¿Cómo hacer un inventario? Una guía práctica

Hacer un inventario es el acto de contar y registrar las cantidades de mercancía en el inventario para comparar los resultados con los datos de inventario disponibles y encontrar discrepancias. Es una parte crucial de cualquier empresa que tenga inventario y por eso el proceso de hacer un inventario debe estar rigurosamente organizado.

¿Qué es un recuento de inventario?

Un inventario, también llamado recuento de existencias, es el acto de contar y registrar los artículos de inventario que su empresa tiene actualmente a mano. Esto se hace para comprobar si las cifras coinciden con los datos de su sistema de gestión de inventario, así como para identificar las contracciones de inventario. Como tal, es una parte crucial de cualquier empresa que se ocupe de la fabricación y/o venta de productos.

¿Por qué es importante el inventario?

Por lo general, los especialistas en gestión de inventarios no necesitan que se les explique por qué son importantes los inventarios. Sin embargo, a veces se tiene la impresión de que, si se dispone de un software de gestión de inventarios, los inventarios ya no son necesarios. La verdad es que, independientemente de si se utiliza un software de alta calidad para seguimiento de inventarios o no, los recuentos de inventario siguen siendo necesarios (aunque quizás con menos frecuencia para mantener un inventario saludable). He aquí algunas de las mejores razones por las que los inventarios son importantes.

1. Precisión del inventario

Aunque el uso de un software de gestión de inventario, escáneres de códigos de barras y otras herramientas digitales eliminan gran parte del error humano que prevalece en los métodos de seguimiento manual del inventario, sigue existiendo la posibilidad de que algo quede sin escanear o se pase por alto. Sin embargo, contar con un sistema de dos niveles con software de inventario y tomas de inventario periódicas permite a las empresas asegurarse de que sus datos de inventario son precisos y reflejan la situación real en el almacén. Encontrar regularmente discrepancias puede significar que los empleados necesitan más capacitación.

2. Identificar contracciones

Aunque su sistema de gestión de inventario, ya sea una hoja de cálculo o un programa informático específico, le indicará cuántos artículos debería tener en inventario, las cifras reales pueden ser diferentes. Una de las razones podría ser una contracción o inventario muerto es decir, productos dañados, obsoletos, etc. Y la realización de un inventario es a veces la única manera de descubrirlo. Descubrir mercancías dañadas en el inventario también le da la oportunidad de arreglar las malas condiciones de almacenamiento o mejorar la capacitación de los empleados, que suelen ser los principales responsables de las existencias dañadas. Descubrir existencias con una fecha de caducidad que ya ha pasado, o artículos no vendidos cuya demanda se ha reducido a cero, puede indicar que el seguimiento y la optimización del inventario son deficientes.

3. Descubrir y prevenir el robo

Otra parte de las contracciones de inventario está constituida por las mercancías robadas. A veces, hay discrepancias entre las cifras registradas en el sistema de gestión de inventarios y las obtenidas con un inventario. Cuando esas discrepancias no pueden explicarse mirando los registros de ventas o de fabricación y descubriendo que algunos movimientos de inventario simplemente se han dejado sin registrar, puede apuntar a un robo en la empresa. Asegúrese siempre de que realmente se trata de un robo antes de empezar a acusar a alguien, ya que a veces también puede deberse a que los empleados se deshacen de la mercancía dañada sin darla de baja.

Además de ayudar a descubrir los robos en la instalación, los inventarios de existencias también previenen los robos. Cuando todos en la instalación saben que las existencias se cuentan con frecuencia, esto puede hacer que la gente no intente robar.

4. Contabilidad blindada

Los inventarios inexactos conducen a una estimación inexacta de las pérdidas y ganancias, lo que puede dar lugar a sanciones en caso de auditoría. Estas inexactitudes pueden provenir de un inventario sobrevalorado o subvalorado.

Los registros de inventario pueden inflarse en caso de robo, daños, obsolescencia no descubierta o errores de introducción de datos, así como en caso de fraude intencionado, cuando las cifras muestran que hay más artículos en inventario de los que el recuento de existencias real determina que hay. Esto disminuye el costo de los bienes vendidos (COGS), proporcionando un ingreso neto y un beneficio bruto sobrevalorados.

Sin embargo, los registros de inventario infravalorados muestran que hay menos artículos en el inventario de los que realmente hay, lo que aumenta el COGS y le proporciona un ingreso neto y un beneficio bruto subvalorados.

Por lo tanto, subvalorar o sobrevalorar los registros de inventario tiene un impacto directo en la cuenta de resultados y en los registros fiscales de la empresa.

5. Organización del inventario

Los inventarios también permiten una mejor organización del almacén ayudándole a identificar los artículos extraviados y a devolverlos a su ubicación asignada. También es una buena idea hacer ajustes en la forma en que se colocan los artículos en las estanterías o los estantes mientras se hace un inventario. De este modo, puede evitar que algo se caiga de las estanterías y se dañe, o peor aún, que haga daño a alguien.

Recuento físico completo versus recuento ciclico

Hay un par de enfoques clave para los inventarios: un recuento físico completo y un recuento ciclico. Un recuento físico completo, también conocido como recuento de pared a pared, significa contar todo el inventario de una vez. Esto significa que las operaciones diarias deben detenerse para el inventario, lo que puede suponer la pérdida de muchas horas de trabajo. Por ello, muchas empresas que realizan recuentos físicos completos lo hacen después de que las instalaciones estén cerradas durante el día. Sin embargo, para las empresas que operan 24/7, este enfoque puede resultar muy perturbador, especialmente cuando los inventarios se realizan con frecuencia.

Otro método de inventario es el recuento ciclico. Durante un recuento ciclico, sólo se cuenta una parte del inventario total a la vez, lo que significa que las operaciones pueden continuar sin mucha interrupción, con sólo algunas de las unidades de mantenimiento de existencias afectadas. Para minimizar aún más la interrupción causada por el inventario, sería factible elegir los artículos que se incluirán en un único recuento por su ubicación en el almacén. También se puede utilizar el análisis ABC para determinar qué artículos son más valiosos para la empresa y, por tanto, requieren recuentos más frecuentes.

Pasos de hacer un inventario

La ejecución de un inventario perfecto no es posible sin establecer procedimientos claros y planificar todo el proceso. He aquí los pasos necesarios para llevar a cabo un inventario.

Preparativos para hacer el inventario

Antes de realizar un inventario, ya sea un recuento físico completo o un recuento de ciclo, hay que hacer algunos preparativos:

1. Establezca la(s) fecha(s) y determine el inventario a contar. Para un recuento de pared a pared, esta es una tarea sencilla. Pero en el caso del recuento de ciclos, cree un calendario para contar las diferentes partes de su inventario. En promedio, se recomienda contar cada SKU trimestralmente. Por supuesto, se puede considerar que algunos artículos merecen controles más frecuentes, y otros que pueden ser controlados una vez cada seis meses. Utilice el análisis ABC para ver qué artículos ameritan recuentos más frecuentes.
2. Asigne a un empleado para que se encargue del recuento. Así establecerá una cadena de mando concreta y evitará que se mezclen los roles.
3. Asigne funciones al resto del personal de inventario. Cree equipos de dos o tres empleados: uno para contar, otro para registrar los números y otro (si es necesario) para manejar un montacargas u otra maquinaria de inventario. Asigne a cada equipo un área o SKU para contar.
4. Establezca una hora en la que deben cesar las operaciones relacionadas con el inventario a contar.
5. Informe e instruya al personal sobre sus funciones durante el inventario.
6. Prepare las herramientas necesarias para realizar el inventario. Esto incluye todo, desde bolígrafos y hojas de inventario hasta escáneres de códigos de barras, tabletas y balanzas.
7. Asegúrese de que el almacén esté limpio y ordenado, y que los palés estén estandarizados, es decir, que cada palé contenga sólo un tipo de artículo, preferiblemente en la misma cantidad.

Realización del inventario

Para garantizar un recuento fluido y preciso, también es necesario seguir el protocolo anterior durante el día del inventario:

1. Detener las operaciones. Durante un recuento completo, deben cesar todas las operaciones dentro del almacén. Durante el recuento no debe registrarse ningún movimiento de inventario, ni de entrada ni de salida. En el caso del recuento de ciclos, sólo deben detenerse las operaciones relacionadas con las SKU específicas.
2. Haga que los equipos previamente asignados cuenten el inventario dentro de su jurisdicción. Asegúrese de que prestan atención a cualquier paquete suelto, contando cada artículo del paquete por separado o pesando los paquetes.
3. Haga que los equipos inspeccionen las mercancías para detectar cualquier existencia muerta. Las mercancías dañadas o caducadas deben registrarse por separado.
4. Marque los palés, estanterías o zonas que han sido contadas con una etiqueta de color o una marca previamente acordada.
5. Haga que todos los miembros del equipo firmen las hojas de recuento para que todos se responsabilicen de la exactitud del inventario.
6. Una vez realizado el recuento, el empleado que supervisa el inventario deberá comparar las cifras de las hojas de recuento con las del sistema de gestión de inventarios. En caso de discrepancias notables, hay que volver a contar a fondo los artículos afectados. Si las discrepancias persisten después de un doble recuento, hay que investigar las causas.

Causas de discrepancia en el inventario

Hay muchas razones por las que un inventario puede proporcionar resultados que no coinciden con los datos del inventario. Algunas de las causas más comunes de las discrepancias son:

• Artículos extraviados o mezclados
• Inventario incorrectamente etiquetado
• Contracción por daños, obsolescencia o robo
• Unidad de medida incorrecta en el recuento de las existencias
• Pedidos pendientes que aún no han sido recogidos
• Datos incorrectos o insuficientes registrados en el sistema
• Balanzas no calibradas u otros equipos de toma de inventario defectuosos
• Sistema de gestión de inventarios defectuoso y anticuado

Principales aspectos a tener en cuenta

• El inventario es el acto de contar y registrar los artículos en el inventario para comprobar si hay discrepancias.
• Los recuentos de inventario son necesarios en todas las empresas que tienen existencias, independientemente de lo bien que la empresa utilice su sistema de gestión de inventario.
• Los inventarios ayudan a garantizar la exactitud de los datos del inventario; a detectar las contracciones debidas a robos, obsolescencia o daños; a mantener la exactitud del balance y el buen estado físico de sus instalaciones.
• En lugar de realizar un recuento completo de las existencias, las empresas optan a veces por realizar un recuento de ciclos de sus inventarios. Los recuentos de ciclos se realizan en una pequeña variedad de SKU a la vez, lo que hace que el proceso de recuento de existencias sea menos perturbador para la empresa.
• Los preparativos para hacer un inventario incluyen: fijar la fecha, la hora y el inventario que se va a contar; asignar funciones a los empleados e instruirlos sobre sus tareas; preparar las herramientas necesarias durante un inventario; asegurarse de que el almacén está ordenado y los artículos están bien organizados.
• Durante el inventario, es necesario: detener las operaciones relacionadas con las SKU que se están contando; contar todos los artículos, incluidas las unidades en paquetes sueltos; hacer que los equipos comprueben los artículos en busca de daños, registrando los artículos dañados por separado; marcar las zonas y los palés que se han contado; hacer que todos los miembros del equipo firmen sus hojas de inventario; comparar las cifras con los datos de inventario, volver a contar si es necesario, e investigar las causas de las discrepancias.
• Algunas de las causas más comunes de las discrepancias son: artículos extraviados o mezclados, inventario incorrectamente etiquetado, contracciones, unidades de medida no coincidentes, pedidos pendientes no recogidos, errores en la introducción de datos, equipos de toma de inventario defectuosos y un sistema de gestión de inventario obsoleto.

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