Guía de gestión de listas de materiales (BOM) para fabricantes en crecimiento

Una lista de materiales (BOM) es un documento que define los materiales utilizados en la fabricación de un producto. Pero la gestión de listas de materiales es mucho más que elaborar una lista de artículos. A continuación explicamos cómo gestionar sus listas de materiales de forma experta.

¿Qué es una lista de materiales?

Una lista de materiales (bill of materials, o BOM) especifica los materiales y componentes utilizados para fabricar un producto. Crea una base para la planificación de la producción al garantizar la alineación entre el inventario, las compras y la producción.

Las listas de materiales suelen ir acompañadas de hojas de ruta de producción, lo que crea una “receta de producto” completa al combinar los ingredientes con los procesos de fabricación necesarios para construir el producto.

¿Qué es la gestión de listas de materiales?

Crear una lista de materiales es sólo el primer paso. Gestionar correctamente las listas de materiales es un proceso que dura toda la vida útil del producto, por lo que forma parte integral de la gestión del ciclo de vida del producto (o PLM por sus siglas en inglés). La gestión de una lista de materiales incluye:

1. Creación de la lista de materiales

Una lista de materiales eficaz empieza con una lista exhaustiva de todos los componentes necesarios para fabricar el producto, incluidas las materias primas, los subconjuntos y, si es necesario, los consumibles. Esto incluye asignar números de pieza y descripciones claras a cada artículo y definir las cantidades necesarias.

Durante el desarrollo de productos más complejos, como la electrónica o la maquinaria, primero se crea la lista de materiales de ingeniería (EBOM) para definir el diseño del producto. Esto sirve de base para la lista de materiales de fabricación (MBOM), que especifica cómo se construirá el producto final en el taller. Una gestión eficaz de las listas de materiales también implica convertir perfectamente las listas de materiales de ingeniería en listas de materiales de fabricación.

2. Estructuración de la lista de materiales

Una estructura adecuada de la lista de materiales es necesaria para una mayor claridad y eficacia cuando los productos alcanzan cierta complejidad. Dependiendo del producto, la lista de materiales puede estructurarse como una lista de materiales de un solo nivel, que enumera los componentes directamente relacionados con el producto final, o como una lista de materiales de varios niveles, que incluye subconjuntos y sus componentes.

3. Añadir la hoja de ruta

La hoja de ruta de producción define la secuencia de operaciones necesarias para convertir los componentes en un producto terminado. Especifica los pasos, las herramientas, las máquinas y el tiempo necesarios para cada etapa de la producción. La adición de una hoja de ruta integra aún más la lista de materiales con la planta de producción y hace posible una planificación de la capacidad y una programación de la producción más precisas.

4. Integración de la lista de materiales con el inventario

La vinculación de las listas de materiales a las unidades de mantenimiento de stock (SKU) dentro del sistema de gestión de la producción garantiza un seguimiento preciso de los materiales y componentes de un producto. Cuando los materiales y sus cantidades están definidos con precisión en la lista de materiales, puede utilizarse para calcular las necesidades de material para los próximos pedidos o periodos, comparar las necesidades con los niveles de inventario actuales y realizar las compras necesarias.

5. Habilitación de personalizaciones

Las listas de materiales configurables o matriciales se utilizan para gestionar las variaciones en el diseño del producto. A diferencia de las listas de materiales estáticas, estos formatos dinámicos permiten combinaciones flexibles de materias primas, componentes y subconjuntos para satisfacer requisitos específicos del cliente o demandas del mercado. Este enfoque reduce la necesidad de crear listas de materiales completamente nuevas para cada variante del producto, lo que ayuda a agilizar el proceso de personalización al tiempo que preserva la integridad de la estructura de la lista de materiales.

6. Registro de las actualizaciones de la lista de materiales

La gestión de las revisiones de la lista de materiales garantiza que las actualizaciones, como los cambios de materiales o las optimizaciones de diseño, se documenten y apliquen sin interrupciones. El registro de cada cambio de ingeniería le permite saber en qué iteración se encuentra actualmente y le ayuda a volver a una versión anterior de la lista de materiales cuando sea necesario.

Ventajas de una gestión eficaz de las listas de materiales

Una gestión eficaz de las listas de materiales conlleva una serie de ventajas que le ayudan a ahorrar recursos y aumentar la eficiencia. Estas ventajas incluyen:

1. Estandarización y coherencia

Una lista de materiales correctamente definida introduce la estandarización en el proceso de fabricación al garantizar que todos tengan la misma idea de lo que se incluye en el producto. Al definir los componentes de un producto y su proceso de ensamblaje, se asegurará de que el artículo se fabrique siempre de la misma manera y con las mismas piezas.

2. Menos confusión entre ingeniería y producción

Una gestión eficaz de las listas de materiales garantiza que la lista de piezas, materiales e instrucciones proporcionada por ingeniería sea clara y completa para los equipos de fabricación. Al estandarizar los datos del producto y alinear las listas de materiales de ingeniería con las de fabricación, se eliminan los errores de comunicación y se garantiza que ambos equipos trabajan con la misma versión actualizada de la estructura del producto. Las listas de materiales bien definidas y detalladas son especialmente importantes cuando se subcontratan algunos procesos a fabricantes.

3. Gestión eficaz de la cadena de suministro y de los materiales

Documentar con precisión los componentes de un producto, incluidas sus cantidades, dimensiones y otras características, le permite obtener los materiales exactos que se ajustan a sus necesidades. En segundo lugar, al integrar la lista de materiales con la gestión de inventarios y las compras, puede hacer un seguimiento de su inventario de materiales, prever rápidamente las necesidades de material para pedidos entrantes o periodos completos, y evitar desabastecimientos y excesos de inventario.

4. Mejora de la planificación y programación de la producción

Tras prever sus necesidades de material para el periodo, las empresas pueden alinear las compras con la producción para que los materiales necesarios lleguen al taller en el momento oportuno, evitando al mismo tiempo el exceso de existencias. Además, los programas de producción pueden elaborarse teniendo en cuenta los tiempos de entrega reales de los materiales y tiempos de ciclo definidos en la hoja de ruta de producción.

5. Mejor estimación y seguimiento de los costos

Una gestión eficaz de las listas de materiales sienta las bases para estimar y hacer un seguimiento de los costos de material y mano de obra. Cuando llega un pedido, pueden utilizarse los datos de la lista de materiales para estimar los costos de material y mano de obra en función del número de unidades pedidas. Posteriormente, a medida que se fabrican los productos, los trabajadores pueden notificar el consumo de material y las horas de mano de obra para calcular los costos de producción reales y compararlos con las estimaciones. Una estimación precisa, junto con el conocimiento exacto del destino del dinero, garantiza una fijación de precios y una rentabilidad adecuadas.

6. Mejor calidad y menos residuos

La estandarización de sus productos y procesos con listas de materiales y hojas de ruta garantiza que se fabriquen siempre de forma coherente. Esto mejora la calidad general del producto y reduce el desperdicio de material. Utilizar las hojas de ruta y los tiempos de ciclo como base para controlar la eficiencia de la producción también permite a los fabricantes mejorar sus procesos.

7. Trazabilidad

Una gestión adecuada de la lista de materiales vincula los productos a piezas específicas, lo que es un requisito previo para el seguimiento de lotes. El seguimiento de lotes se utiliza entonces para mantener un registro de los lotes de material que se utilizaron en productos específicos y de los clientes que recibieron estos productos. Esto permite a las empresas rastrear las causas de los defectos de los productos y organizar las devoluciones.

Problemas habituales en la gestión de listas de materiales

Aunque sus listas de materiales sean sencillas, gestionarlas e integrarlas con el inventario y el taller puede traer complicaciones. Estos son los problemas de gestión de listas de materiales más comunes:

1. Datos inexactos o incompletos. La falta de información o la información incorrecta sobre los productos puede interrumpir la producción y provocar errores costosos. Sin una lista de materiales precisa, los fabricantes se arriesgan a retrasos, pedidos excesivos o escasez en la cadena de suministro.
2. Listas de materiales demasiado complejas. En el caso de los productos más sencillos, las listas de materiales innecesariamente detalladas o con varios niveles pueden ralentizar los flujos de trabajo y crear confusión en el taller. Simplificar las listas de materiales siempre que sea posible ayuda a agilizar el proceso de desarrollo de productos.
3. Escasa integración con el inventario. Cuando las listas de materiales no están vinculadas a los sistemas de inventario, los fabricantes carecen de visibilidad sobre el consumo de materiales y los niveles de existencias, lo que provoca ineficiencias en las compras y cuellos de botella en la cadena de suministro.
4. No hay control de versiones. Sin una gestión adecuada de los cambios, los equipos pueden utilizar versiones obsoletas de las listas de materiales, lo que provoca incoherencias entre ingeniería, compras y producción.
5. Procesos manuales de gestión de listas de materiales. Dado que vincular varias funciones como las listas de materiales y el inventario en herramientas manuales como Excel es muy complicado, puede dar lugar a ineficiencias, errores humanos y una colaboración limitada.

Todos estos problemas comunes de gestión de listas de materiales pueden reducir su eficacia, costarle dinero y alargar el plazo de comercialización de sus productos. Una forma de mitigar todo esto es implementando un software de gestión de listas de materiales.

Gestión de listas de materiales con ERP de fabricación

Todos estos problemas se pueden resolver y obtener beneficios implementando un sistema eficaz —como un software ERP de fabricación (planificación de recursos empresariales)— para gestionar sus listas de materiales y sus operaciones en general.

El software ERP de fabricación integra la gestión de listas de materiales con las ventas, el inventario, las compras, la producción y las finanzas para automatizar cientos de procesos administrativos y de gestión, como las actualizaciones de inventario, el control de revisiones, el seguimiento de pedidos y costos, etc. Esto garantiza que todas las partes interesadas tengan una visión general en tiempo real de las versiones actuales de las listas de materiales, los pedidos, los costos de producción, las necesidades de material, etc.

Cuando se trata de productos complejos que constan de muchos subconjuntos, o productos con variaciones (por ejemplo, de color o tamaño), un potente sistema ERP de fabricación como MRPeasy también le proporciona las herramientas para gestionar listas de materiales configurables y de varios niveles.

Con todos estos datos centralizados y fácilmente accesibles, la comunicación entre departamentos se vuelve rapidísima y la colaboración se eleva a un nivel muy superior. Este intercambio ágil de información conduce inevitablemente a una gestión más eficiente de la cadena de suministro y el taller.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Una lista de materiales especifica los materiales, componentes y cantidades necesarios para fabricar un producto. Actúa como columna vertebral de la planificación de la producción, garantizando la alineación entre los procesos de diseño, inventario y compras.
• La gestión de una lista de materiales implica su creación, estructuración, integración con el inventario y revisión a lo largo del tiempo. Este proceso garantiza la exactitud de los datos de los productos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde el desarrollo hasta la producción y las fases posteriores.
• Al vincular las listas de materiales a los sistemas de inventario, los fabricantes pueden prever las necesidades de material, reducir el exceso de existencias y la escasez, y obtener una mejor visibilidad de los costos de material. Esta integración ayuda a optimizar los flujos de trabajo de producción y favorece una asignación eficiente de los recursos.
• Las listas de materiales configurables y matriciales permiten combinaciones flexibles de materiales y componentes, admitiendo variaciones de producto sin necesidad de crear listas de materiales completamente nuevas. Esto aumenta la eficiencia y acelera la personalización para satisfacer las distintas demandas del mercado.
• Los sistemas ERP de fabricación, como MRPeasy, centralizan los datos de las listas de materiales, los integran con las compras y la producción, y automatizan el control de las revisiones. Esto permite actualizaciones en tiempo real y la colaboración entre departamentos, reduciendo la ineficacia y mejorando la gestión de la cadena de suministro.
• Las listas de materiales estandarizadas garantizan la coherencia en el uso de los materiales, reduciendo los residuos y mejorando la calidad del producto. Cuando se combina con el seguimiento de lotes, la gestión de listas de materiales facilita la trazabilidad completa, lo que ayuda a los fabricantes a abordar los defectos y cumplir la normativa con eficacia.

Preguntas frecuentes

También le puede interesar: ¿Qué son los coproductos y cómo gestionarlos?