Gestión de almacenes – Una guía completa

La gestión de almacenes supervisa las operaciones en un almacén para garantizar un almacenamiento, manipulación y distribución eficaces de las mercancías. A continuación presentamos una guía completa sobre los aspectos básicos de una gestión de almacenes eficaz.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes implica supervisar las operaciones cotidianas de un almacén para garantizar el almacenamiento, la manipulación y la distribución eficaces de mercancías y materiales. Este proceso abarca diversas tareas, como la gestión de inventarios, los procesos de preparación de pedidos y embalaje, la distribución de productos y el cumplimiento de los protocolos de seguridad.

¿Por qué es importante la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es un componente fundamental de la cadena de suministro, cuyo objetivo es controlar el almacenamiento y el movimiento de mercancías dentro de un almacén y procesar las transacciones asociadas, incluidos el envío, la recepción, el almacenamiento y la preparación de pedidos. A continuación exponemos varias razones por las que es esencial una gestión eficaz de los almacenes:

• Operaciones de almacén optimizadas. Una gestión adecuada del almacén garantiza que las mercancías se almacenen de forma eficiente y sean fáciles de localizar, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo dedicados a la manipulación de los artículos. Esta optimización agiliza los tiempos de procesamiento y puede aumentar significativamente la productividad.
• Niveles de existencias precisos. Una gestión eficaz del almacén ayuda a mantener registros precisos de los niveles de existencias, lo que reduce la probabilidad de que se produzcan excesos o desabastecimientos. Esta precisión es vital para mantener los programas de producción y satisfacer las demandas de los clientes.
• Reducción de despilfarros. Al gestionar mejor el inventario, las empresas pueden minimizar la cantidad de existencias caducadas u obsoletas, lo que reduce los despilfarros y aumenta la rentabilidad.
• Utilización más eficiente del espacio. El uso eficiente del espacio de almacenamiento significa que se pueden almacenar más mercancías en un área más pequeña, lo que reduce la necesidad de instalaciones de almacenamiento adicionales y disminuye los costos de almacenamiento.
• Reducción de los costos laborales. Los almacenes bien organizados reducen los movimientos innecesarios, lo que permite utilizar la mano de obra de forma más eficiente y reducir los costos laborales.
• Tiempos de entrega más rápidos. Con un almacén bien gestionado, las mercancías pueden procesarse y enviarse rápidamente, lo que se traduce en tiempos de entrega más cortos para los clientes.
• Mayor precisión en los pedidos. La precisión de los procesos de preparación de los pedidos (picking), embalaje y envío reduce los errores en el cumplimiento de los pedidos, lo que aumenta la satisfacción del cliente y reduce las tasas de devolución.
• Cumplimiento de la normativa. Una buena gestión de almacenes ayuda a garantizar que el almacenamiento y el procesamiento de mercancías cumplen las leyes y normativas pertinentes, lo que es especialmente importante en industrias como la alimentaria, la farmacéutica y la química.
• Medidas de seguridad eficaces. Una gestión eficaz incluye medidas de seguridad adecuadas para evitar robos y daños, salvaguardando los activos de la empresa.
• Agilización de la ejecución de pedidos. La gestión eficaz de los almacenes, crucial para el comercio electrónico, repercute directamente en la rapidez y precisión de la ejecución de los pedidos. Esta eficiencia garantiza que los pedidos se procesen y envíen a tiempo, mejorando la experiencia del cliente.
• Aumento de la satisfacción del cliente. La gestión eficaz de las operaciones de almacén garantiza la puntualidad de las entregas y un servicio de alta calidad, lo que se traduce en una mayor satisfacción y fidelidad de los clientes.
• Satisfacción de las demandas del mercado. Un sistema de gestión de almacenes adaptable permite a las empresas ampliar o reducir sus operaciones en función de la demanda del mercado, lo que supone una ventaja competitiva.

Por tanto, una gestión adecuada de los almacenes puede transformar una empresa, impulsándola hacia una mayor eficiencia y crecimiento.

Gestión de almacenes vs. gestión de inventarios

Aunque tanto la gestión de almacenes como la de inventarios forman parte integral de las operaciones de la cadena de suministro, se centran en aspectos diferentes de la manipulación de materiales y mercancías.

La gestión de almacenes se ocupa principalmente de los aspectos operativos de la gestión de las funciones cotidianas de un almacén. Esto incluye el almacenamiento físico, el movimiento y la distribución de mercancías, garantizando que todo, desde la recepción hasta el envío, se ejecute con eficacia. Las tareas clave incluyen la gestión de inventarios, la optimización de la distribución del almacén, la gestión del personal del almacén y el manejo de los equipos para garantizar el buen funcionamiento y el cumplimiento de las normas de seguridad.

La gestión de inventarios, por su parte, se centra en controlar y supervisar las cantidades de existencias para mantener el equilibrio entre la oferta y la demanda. Implica actividades como la supervisión de los niveles de existencias, la previsión de la demanda futura para evitar el exceso de existencias o desabastecimientos, la gestión de las reposiciones de existencias y el seguimiento de las ventas de productos para mantener la cantidad adecuada de existencias en todo momento.

Una gestión eficaz de los almacenes facilita una mejor gestión del inventario al mejorar la precisión de los registros de existencias y acelerar los procesos de cumplimiento, garantizando así que los niveles de inventario se mantengan óptimos en función de la dinámica de la cadena de suministro en tiempo real.

Consejos para optimizar la distribución de su almacén

Diseñar una distribución optimizada del almacén es fundamental para mejorar la eficacia operativa y la productividad. Una disposición planificada eficazmente reduce los tiempos de procesamiento de los envíos, disminuye los costos operativos y mejora la seguridad. A continuación se indican los pasos necesarios para crear una distribución optimizada del almacén, con ejemplos de disposiciones adecuadas para distintas necesidades operativas:

1. Entienda sus necesidades

Evalúe los tipos y cantidades de artículos almacenados para determinar las necesidades de espacio. Comprenda cómo se mueven las mercancías por su almacén, desde la recepción hasta el despacho, para identificar la disposición más eficaz.

Por ejemplo, coloque los artículos de gran demanda cerca de la zona de expedición para reducir el tiempo de desplazamiento y almacene los artículos voluminosos o más pesados en estanterías más bajas o a nivel del suelo para facilitar su manipulación.

2. Planifique el uso del espacio

Divida el almacén en zonas diferenciadas para la recepción, el almacenamiento, la preparación de pedidos, el embalaje y la expedición. Asegúrese de que cada zona está situada de forma lógica para minimizar los movimientos innecesarios. Utilice el espacio vertical de forma eficaz para maximizar la capacidad de almacenamiento.

Por ejemplo, organice las zonas en una secuencia que se ajuste al flujo de sus operaciones, como situar la zona de embalaje entre las zonas de picking y expedición. Además, sitúe los puntos de control de calidad cerca de las zonas de recepción y expedición para gestionar eficazmente las inspecciones de entrada y las comprobaciones finales antes de la expedición.

3. Optimice las rutas de preparación

Diseñe la distribución para minimizar la distancia que deben recorrer los operarios durante las operaciones de picking. Implemente métodos de preparación de pedidos (picking) como la preparación de pedidos por lotes o zonas para aumentar la eficiencia.

Ejemplos:

• Preparación por lotes. Se utiliza en pedidos con varios artículos pequeños para reducir los desplazamientos. Esto es especialmente útil para empresas de comercio electrónico con pedidos diversos pero pequeños.
• Preparación por zonas. Asigne preparadores a zonas específicas para reducir los desplazamientos y mejorar el tiempo de preparación de pedidos. Ideal para grandes almacenes con categorías de productos claramente segmentadas.

4. Implemente soluciones de almacenamiento flexibles

Utilice estanterías ajustables y unidades de almacenamiento modulares que puedan reconfigurarse a medida que cambien las necesidades de inventario. Esta flexibilidad permite adaptarse a las fluctuaciones estacionales o a los cambios en la demanda de productos.

Por ejemplo, emplee estanterías modulares para entornos de mercancías mixtas en los que los tamaños de los productos varían significativamente y utilice estanterías ajustables en zonas con requisitos de altura de producto variables para optimizar la densidad de almacenamiento y la accesibilidad.

Más información sobre organización de almacenes.

8 pasos esenciales de la gestión de almacenes

Comprender cada paso del proceso de gestión de almacenes puede ayudar a las empresas a optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia general. A continuación se explica en detalle cómo funciona un proceso típico de gestión de almacenes:

Paso 1: Recepción de mercancías

• Inspección y recuento. A su llegada, las mercancías se inspeccionan para comprobar que no presentan daños y se cuentan para asegurarse de que la cantidad coincide con la orden de compra.
• Etiquetado y documentación. Todas las mercancías recibidas se etiquetan y documentan, y la información pertinente se actualiza en el sistema de gestión de almacenes (SGA).

Paso 2: Guardar y almacenar

• Asignación de ubicaciones. A los artículos se les asigna una ubicación específica en el almacén en función de su tipo, tamaño y frecuencia de acceso. Este proceso de determinación de la ubicación óptima de los artículos en un almacén se denomina asignación de ubicaciones.
• Almacenamiento de mercancías. Las mercancías se trasladan a sus ubicaciones designadas utilizando equipos de manipulación adecuados para maximizar la eficiencia del espacio y la accesibilidad.

Paso 3: Control de inventario

• Auditorías periódicas. Se realizan recuentos periódicos de inventario para garantizar que los registros de inventario coinciden con las existencias físicas.
• Recuento cíclico. Los recuentos cíclicos frecuentes de artículos de gran valor o de rápida rotación ayudan a mantener la precisión del inventario sin necesidad de realizar comprobaciones completas del mismo.

Paso 4: Preparación

• Recepción de pedidos. Se reciben los pedidos, tras lo cual se crea una lista de preparación (picking) para el almacén.
• Estrategia de preparación. En función del pedido, se emplean diferentes estrategias de preparación, como la preparación por piezas, preparación por lotes o preparación por zonas, para optimizar el proceso de preparación.

Paso 5: Embalaje

• Verificación. Los artículos se cotejan con la lista de pedidos para garantizar su exactitud.
• Embalaje. Las mercancías se embalan de forma segura para su envío, teniendo en cuenta factores como el peso, las dimensiones y el tipo de mercancía para minimizar los daños durante el tránsito.

Paso 6: Envío

• Carga. Las mercancías embaladas se cargan en camiones de reparto utilizando equipos como montacargas o transpaletas.
• Documentación. Se preparan los documentos de envío, incluidos guías de embarque, facturas y etiquetas de envío.
• Expedición. Las mercancías se envían a su destino y el sistema de gestión de almacenes (SGA) se actualiza para reflejar el envío.

Paso 7: Tratamiento de las devoluciones

• Recepción de devoluciones. Los artículos devueltos se inspeccionan y clasifican en función de su estado y del motivo de la devolución mediante un módulo RMA dentro del SGA.
• Reaprovisionamiento o eliminación. Los artículos en buen estado se reponen, mientras que otros pueden eliminarse o devolverse a los proveedores.

Paso 8: Informes y optimización

• Análisis del rendimiento. Los informes periódicos generados por el SGA ayudan a analizar la eficiencia de diversos procesos.
• Mejora continua. Las conclusiones del análisis de datos se utilizan para optimizar las operaciones, reducir costos y mejorar la prestación de servicios.

Siguiendo estos pasos, los jefes de almacén pueden garantizar un flujo de trabajo fluido desde el momento en que las mercancías entran en el almacén hasta que salen.

Consejos para una gestión eficaz del almacén

A continuación, ofrecemos algunos consejos prácticos para un almacenamiento eficaz:

1. Optimice la distribución y la utilización del espacio

Maximizar el uso del espacio disponible en el almacén puede mejorar significativamente la eficiencia operativa. Considere la posibilidad de reevaluar su distribución colocando los artículos de mayor demanda más cerca de la zona de expedición para reducir el tiempo de preparación de pedidos y utilizando el espacio vertical para el almacenamiento con el fin de liberar valioso espacio en el suelo para facilitar la navegación y un acceso más rápido.

2. Estandarice procesos y procedimientos

La coherencia en las operaciones garantiza que todas las tareas se realicen con eficacia y precisión. Desarrolle y documente procedimientos operativos estándar (POE) para todas las actividades, estandarice los procesos de recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y envío para reducir los errores y el tiempo de capacitación, e implemente un etiquetado y una señalización claros para ayudar al personal a navegar y encontrar los artículos rápidamente.

3. Emplee técnicas eficaces de gestión de inventarios

Mantener los niveles de inventario adecuados es crucial para evitar exceso de existencias o desabastecimientos. Utilice la previsión de la demanda para ajustar los niveles de inventario en función de las necesidades previstas e implemente un programa de recuento cíclico para verificar periódicamente la exactitud del inventario sin interrumpir las operaciones diarias.

4. Mejore la gestión laboral

Optimizar su plantilla es fundamental para aumentar la productividad y reducir costos. Implemente programas de formación cruzada para garantizar que los empleados puedan realizar múltiples tareas, aumentando la flexibilidad en el despliegue de la plantilla, y utilice un software de gestión laboral para realizar un seguimiento del rendimiento e identificar áreas de mejora.

5. Adopte la tecnología y la automatización

La incorporación de tecnología puede agilizar las operaciones y reducir los errores manuales. Invierta en equipos automatizados de manipulación de materiales, como cintas transportadoras, vehículos de guiado automático (AGV) o recolectores robotizados, y utilice el escaneado de códigos de barras para mejorar la precisión y la velocidad del procesamiento del inventario.

6. Haga énfasis en la seguridad y la ergonomía

Un almacén seguro es más productivo, y la atención a la ergonomía reduce las lesiones y eleva la moral. Realice auditorías de seguridad y sesiones de capacitación periódicas para mantener la seguridad en primer plano, y diseñe espacios de trabajo que reduzcan la tensión y la fatiga, como puestos de trabajo ajustables y equipos de manipulación ergonómicos.

7. Implemente un software de gestión de almacenes

La modernización de las operaciones de su almacén con un software especializado como SGA, ERP, MRP o un software de gestión de inventarios puede suponer mejoras significativas. Elija un sistema que integre la gestión del almacén y del inventario para obtener visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias, el estado de los pedidos y la eficiencia del flujo de trabajo, y automatice tareas como el seguimiento del inventario, el procesamiento de pedidos y la elaboración de informes para reducir la carga de trabajo manual y minimizar los errores. Considere un sistema MRP o ERP de fabricación si necesita integrar su almacén con la producción.

KPI importantes para la gestión de almacenes

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son vitales para evaluar la eficacia de las operaciones de almacén, ayudando a los gestores a identificar áreas de mejora y a medir el progreso a lo largo del tiempo. Estos son algunos de los KPI de gestión de almacenes más importantes:

1. Precisión del inventario. Este KPI mide la precisión con la que el inventario físico coincide con el inventario registrado en un sistema de gestión. Una alta precisión reduce las discrepancias de existencias, que pueden causar retrasos en los pedidos y cancelaciones de inventario.
2. Precisión de los pedidos. La precisión de los pedidos se refiere al porcentaje de pedidos enviados sin errores. Es crucial para la satisfacción del cliente y reduce los costos asociados a las devoluciones y los reenvíos.
3. Tiempo del ciclo de cumplimiento del pedido. Mide el tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta que se envía por completo. Reducir este tiempo de ciclo puede mejorar la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
4. Costo de mantenimiento del inventario. Este KPI hace un seguimiento del costo total de mantenimiento del inventario, incluido el almacenamiento, la manipulación, el seguro y la depreciación. La optimización de estos costos puede repercutir significativamente en la rentabilidad global de las operaciones.
5. Envíos a tiempo. Los envíos a tiempo son una medida crítica de la capacidad del almacén para despachar los pedidos en el plazo previsto. Un alto rendimiento en este ámbito suele estar directamente relacionado con la satisfacción y la fidelización de los clientes.
6. Precisión en la preparación de pedidos. La precisión en la preparación de pedidos mide el porcentaje de pickings que son correctos, lo que indica la eficiencia del proceso de preparación y su impacto en la precisión de los pedidos.
7. Tasa de devoluciones. Este KPI mide el porcentaje de productos devueltos por los clientes. Analizar los motivos de las devoluciones puede revelar problemas subyacentes en la calidad del producto o en los procesos de cumplimiento de pedidos.
8. Utilización de la capacidad. Este KPI evalúa la eficacia con la que el almacén utiliza su espacio disponible y puede indicar la necesidad de ampliación o reorganización.
9. Productividad laboral. Las métricas de productividad laboral evalúan el rendimiento del personal de almacén, a menudo medido como unidades recogidas por hora o costos por unidad de envío. Aumentar la productividad laboral puede reducir los costos operativos y mejorar el rendimiento.
10. Rotación de inventarios. La rotación de inventarios mide la frecuencia con la que se venden y reponen las existencias durante un periodo determinado. Unos índices de rotación  de inventarios elevados pueden indicar una gestión eficaz del inventario y una buena demanda de productos.

El seguimiento de estos KPI permite a los jefes de almacén tomar decisiones basadas en datos que agilizan las operaciones, aumentan la eficiencia y mejoran la calidad del servicio. La implementación de un sólido sistema de gestión de almacenes puede ayudar a realizar un seguimiento preciso y en tiempo real de estos KPI, proporcionando información continua sobre las operaciones del almacén.

Ventajas de ERP en la gestión de almacenes

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) ofrece múltiples ventajas que agilizan las operaciones en las instalaciones de fabricación, los centros de distribución y las tiendas minoristas. A continuación se explica en detalle cómo el software puede transformar las operaciones del almacén:

1. Automatización del almacén. El software ERP automatiza procesos de almacén complejos, como el registro y seguimiento de inventarios, y la preparación y embalaje de pedidos. La automatización ayuda a acelerar estos procesos, reduciendo la carga de trabajo del personal y minimizando las posibilidades de que se produzcan cuellos de botella.
2. Reducción de los errores humanos. Los errores humanos en la gestión de los detalles de las unidades de mantenimiento de existencias (SKU), las entradas de pedidos y otras tareas que requieren gran cantidad de datos pueden dar lugar a problemas importantes como la mala gestión del inventario y la insatisfacción de los clientes. El ERP reduce estos errores automatizando la entrada de datos y otras tareas repetitivas, mejorando la precisión de los datos en todas las operaciones del almacén.
3. Mejora de la gestión de pedidos. Los sistemas ERP permiten un mejor seguimiento y gestión de los pedidos desde el momento en que se reciben hasta que se efectúan. Esta capacidad garantiza que los pedidos se procesen con eficacia y que los clientes reciban sus productos a tiempo, lo que aumenta la satisfacción y la fidelidad de los clientes.
4. Visión general de las operaciones. Los sistemas ERP modernos integran toda la empresa, proporcionando una visión unificada de las operaciones y el inventario en toda la organización. Esta integración facilita una mejor toma de decisiones y ofrece una trazabilidad de extremo a extremo de los productos y materiales a lo largo de toda la cadena de suministro.
5. Mitigación de las interrupciones. Al proporcionar datos precisos en tiempo real sobre los niveles de inventario, el estado de los pedidos y las necesidades de material, el software ERP ayuda a los directivos a identificar y abordar los problemas antes de que provoquen interrupciones en la cadena de suministro.

Al aprovechar estas ventajas, el software ERP no sólo mejora la eficacia operativa, sino que también aumenta la fiabilidad y la capacidad de respuesta de la cadena de suministro, lo que lo convierte en una inversión fundamental para cualquier empresa que pretenda optimizar sus operaciones y reducir costos.

Elija el software de gestión de almacenes adecuado

A la hora de seleccionar una solución de gestión de almacenes, tenga en cuenta los siguientes factores:

• Necesidades específicas y escalabilidad. Comprenda sus necesidades operativas específicas y sus planes de crecimiento futuro. Elija un software que no sólo satisfaga los requerimientos actuales, sino que también pueda ampliarse a medida que crezca su empresa.
• En la nube vs. en las instalaciones. Las soluciones basadas en la nube ofrecen la ventaja de unos costos iniciales más bajos, actualizaciones más sencillas y accesibilidad remota. Sin embargo, algunas empresas prefieren las soluciones locales para mejorar el control.
• Reputación y asistencia del proveedor. Elija proveedores conocidos por su fiabilidad y atención al cliente. Investigue su historial de servicios y los testimonios de sus clientes para calibrar su credibilidad y la calidad de sus servicios de asistencia.
• Estructura de precios. Examine detenidamente la estructura de precios. Tenga en cuenta tanto los costos iniciales como los continuos, incluidas las tarifas por actualizaciones, asistencia o módulos adicionales.

Evaluando detenidamente estos factores, las empresas pueden descubrir la solución de gestión de almacenes adecuada que mejore la eficacia operativa, favorezca la escalabilidad y se integre perfectamente en la estrategia más amplia de gestión de la cadena de suministro.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La gestión de almacenes supervisa las operaciones en un almacén para garantizar un almacenamiento, manipulación y distribución eficaces de las mercancías.
• Una gestión eficaz del almacén optimiza las operaciones, mantiene niveles precisos de inventario, reduce los despilfarros y mejora la precisión de los pedidos y los tiempos de entrega, lo que impulsa significativamente la productividad y la satisfacción del cliente.
• La gestión de almacenes se ocupa de las operaciones físicas de un almacén, incluido el almacenamiento y la distribución, mientras que la gestión de inventarios se centra en mantener niveles óptimos de existencias para equilibrar la oferta y la demanda.
• Para optimizar la distribución de un almacén, evalúe sus necesidades de almacenamiento y el flujo operativo, coloque estratégicamente los artículos de gran demanda y utilice el espacio vertical y las soluciones de almacenamiento flexible para mejorar la eficiencia.
• El proceso de gestión de almacenes incluye la recepción de mercancías, el almacenamiento eficaz, el control de inventarios, la preparación de pedidos, el embalaje, el envío, la gestión de devoluciones y la optimización continua mediante análisis periódicos del rendimiento.
• Una gestión eficaz del almacén implica optimizar la distribución, estandarizar los procedimientos, emplear una sólida gestión del inventario, mejorar la productividad de la mano de obra, utilizar la automatización, mantener la seguridad e implementar un completo software de gestión.

Preguntas frecuentes

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