Gestión de adquisiciones – Guía rápida para pequeños fabricantes

La gestión de adquisiciones es algo más que llamar por teléfono y organizar la compra de materiales. Es una parte vital de cualquier operación de fabricación que ayuda a garantizar que los materiales adecuados estén en el lugar y el momento adecuados.

¿Qué es la gestión de adquisiciones?

La gestión de adquisiciones es el proceso de gestión de todas las actividades relacionadas con las compras de una empresa para adquirir materiales en condiciones aceptables. Se trata de un proceso empresarial estratégico para controlar y gestionar los aspectos clave de la adquisición de materiales, desde la planificación y el abastecimiento de bienes y servicios hasta la gestión de proveedores, la contratación y la entrega.

La gestión de adquisiciones es importante para garantizar materias primas o servicios de alta calidad con tiempos de entrega aceptables y precios y condiciones de compra competitivos. Unas prácticas de adquisición eficaces ayudan además a establecer buenas relaciones con los proveedores, mitigar los riesgos de suministro y simplificar el cumplimiento de la normativa gracias a una visibilidad y un seguimiento precisos de la documentación física.

Un equipo de adquisiciones que funcione bien aumenta la eficacia operativa de todo el esfuerzo de fabricación al simplificar la planificación de la producción, garantizar materias primas de alta calidad y mantener controlados los costos de material.

¿Qué son exactamente las adquisiciones y en qué se diferencia de las compras?

¿Qué son las adquisiciones?

Las adquisiciones son el proceso de localizar, negociar y adquirir bienes y servicios adecuados de una fuente externa para una empresa. Es algo más que comprar materias primas o suministros para la empresa. Las adquisiciones se refieren a todos los procesos que satisfacen las necesidades de la empresa en cuanto a bienes y servicios subcontratados.

Las compras son un aspecto central de la adquisición, pero no lo es todo. Antes hay que buscar proveedores adecuados, evaluar sus productos y negociar las condiciones, y después hay que hacer el seguimiento, recibir y comprobar la conformidad de los productos y gestionar el papeleo correspondiente.

El papel de las adquisiciones en la gestión de la cadena de suministro

Las adquisiciones son un subconjunto del proceso más amplio de gestión de la cadena de suministro. La gestión de la cadena de suministro abarca todo el ciclo de vida del producto, desde la adquisición de materias primas y el tránsito hasta el inventario, la producción y el envío a los clientes, incluidas las devoluciones o las reclamaciones de garantía.

Al ocuparse del primer tramo de la cadena de suministro del producto, las adquisiciones desempeñan un papel fundamental en la gestión de la cadena de suministro. Influye directamente en la eficacia y fiabilidad de toda la cadena. Al garantizar que las materias primas o los componentes de alta calidad se obtienen a costos óptimos y se entregan a tiempo, la adquisición actúa como base para el buen funcionamiento de la empresa. Cualquier interrupción o ineficacia en la adquisición puede repercutir en toda la cadena de suministro, causando retrasos, aumentando los costos, afectando a la calidad del producto y, en última instancia, a la satisfacción del cliente.

Etapas clave del proceso de adquisición

Dado que la gestión de adquisiciones implica muchos procesos, a las empresas más pequeñas puede resultarles difícil estar al tanto de todo. Esto es especialmente cierto si no se dispone de un equipo de adquisiciones designado o si la función del responsable de adquisiciones se divide entre empleados con otras responsabilidades.

Examinemos el proceso de adquisición y sus diferentes etapas desde la perspectiva de un fabricante. Es una buena idea elaborar un plan de gestión de adquisiciones en el que se describan los procesos centrales de adquisición. Dado que la planificación de adquisiciones es una parte importante de su negocio de fabricación, debe estar en estrecho contacto con los departamentos de ventas, finanzas y planificación de la producción.

1. Planificación de las necesidades

En primer lugar, hay que determinar qué hay que comprar, cuándo y en qué cantidades. Esto significa que las finanzas y la planificación de la producción deben participar en el proceso de adquisición desde el principio.

Compruebe los artículos necesarios en sus listas de materiales para determinar qué hay que adquirir y en qué cantidad. A continuación, consulte su programa de producción para determinar los últimos plazos de entrega y asegurarse de que puede cumplir los pedidos de trabajo a tiempo. Tenga en cuenta el costo máximo viable de adquisición de los artículos, ya que el costo directo de material de sus artículos es un factor importante a la hora de calcular los costos de producción y fijar precios competitivos.

Esto le proporcionará amplia información sobre los elementos necesarios. Según el sector, puede haber otros requisitos para los materiales, como normas de conformidad y calidad, certificaciones, etc. La tarea del departamento de adquisiciones es desglosar y proporcionar estos datos de forma fiable para todos los artículos subcontratados.

Esto es posible hablando con las personas pertinentes y documentando los requisitos en papel o en hojas de cálculo. Sin embargo, el software de fabricación moderno facilita enormemente la planificación de las necesidades de material al automatizar gran parte del proceso y consolidar los datos entre departamentos.

2. Búsqueda de proveedores

Una vez determinadas las necesidades de materiales, la cuestión es decidir a quién comprárselos. El objetivo es sencillo: encontrar proveedores que puedan suministrar la cantidad y calidad adecuadas de productos a precios competitivos y que cumplan los plazos de entrega.

Empiece por investigar a los posibles proveedores y tenga en cuenta factores como su reputación, capacidad, fiabilidad y cumplimiento de las normas del sector. Considere la posibilidad de realizar un flujo de trabajo de aprobación, que puede implicar solicitar y evaluar cotizaciones o propuestas, comparar condiciones y asegurarse de que el proveedor cumple sus requisitos específicos, como certificaciones o manipulación especial de determinados materiales.

La gestión de las relaciones con los proveedores también es una parte fundamental del aprovisionamiento. Establecer asociaciones a largo plazo permite mejorar los precios, dar prioridad a los pedidos cuando hay mucha demanda y facilitar la comunicación. Es igualmente importante diversificar la base de proveedores y segmentar a los proveedores para mitigar riesgos como las interrupciones del suministro o la volatilidad de los precios.

También deben investigarse otros socios proveedores, como empresas de logística o servicios de transporte, y determinar su capacidad para cooperar con los proveedores de materiales seleccionados.

3. Negociación de las condiciones

En esta fase del proceso de adquisición, usted discute y se asegura unas condiciones favorables con los proveedores elegidos. Las negociaciones garantizan que ambas partes comprenden y acuerdan claramente las expectativas, responsabilidades y condiciones de cooperación. Una negociación clara sienta las bases para una relación mutuamente beneficiosa con el proveedor, así que sea minucioso. Además, no se sienta bloqueado si las negociaciones no van según lo previsto ya que siempre puede renegociar o elegir otro proveedor.

Aspectos clave de las negociaciones

• Fijación de precios. Negociar el mejor precio para los materiales o servicios suele ser la máxima prioridad. Esto puede lograrse mediante una licitación, en la que los proveedores presentan cotizaciones, o mediante negociaciones directas. Pero precio no siempre equivale a valor. Evalúe otros factores, como la calidad, los descuentos por volumen y el costo total de propiedad, para asegurarse de obtener el mejor valor.
• Plazos de entrega. Defina claramente los plazos de entrega para alinearlos con su programa de producción. Discuta los tiempos de entrega, los métodos de envío y los planes de contingencia ante posibles retrasos para evitar interrupciones en la producción.
• Niveles de servicio. Acuerde las expectativas de servicio, como los tiempos de respuesta a las consultas, la disponibilidad de piezas de repuesto y la asistencia técnica. En el caso de materiales críticos, negocie acuerdos de nivel de servicio (SLA) para garantizar un rendimiento constante del proveedor.

4. Contratación

Una vez negociadas las condiciones, el acuerdo debe formalizarse mediante la redacción y firma de un contrato de proveedor. Este sirve de marco jurídico para la relación comercial y debe incluir, como mínimo, lo siguiente.

• Términos y condiciones. Define claramente las condiciones de pago, las sanciones por incumplimiento, las garantías y las vías de resolución de conflictos.
• Plazos. Especifica fechas de entrega, tiempos de entrega aceptables y otros hitos para proyectos a largo plazo.
• Procedimientos normalizados de trabajo (PNT). Los PNT incluyen directrices operativas para la comunicación, la realización de pedidos, las inspecciones de calidad, la notificación de problemas, etc.
• Alcance de la cooperación. Detalla las funciones y responsabilidades de ambas partes. Habla de las expectativas y formula los términos para que sean contractualmente vinculantes.

Un contrato de adquisición bien redactado minimiza los malentendidos y protege los intereses de ambas partes. Una negociación clara y la formalización de acuerdos mediante contratos exhaustivos ayudan a establecer marcos sólidos de colaboración. Es un gran paso para garantizar las mejores condiciones para ambas partes y fomentar asociaciones a largo plazo.

5. Compras

Las compras son el aspecto central de las adquisiciones, y se realizan normalmente a través de órdenes de compra (PO). Estos documentos detallan la información acordada sobre los bienes que se van a adquirir. Suelen incluir información como el precio y otros costos, la descripción y las especificaciones del producto, la cantidad, las condiciones del pedido y otras obligaciones.

Los pedidos de compra no son contratos con los proveedores, pero el pedido se convierte legalmente en vinculante una vez que el proveedor proporciona una confirmación del pedido. Si ya tiene una relación contractual, entonces los pedidos de compra se basan en el contrato del proveedor que detalla contractualmente los acuerdos por trabajo específico. Puede enviar las órdenes de compra manualmente a través de plantillas de correo electrónico o automatizar el proceso utilizando una solución de software de adquisición o MRP para agilizar la gestión de las órdenes de compra. En las grandes empresas, los pedidos de compra suelen ir precedidos de una solicitud de compra en la que un departamento pide al departamento de compras que envíe un pedido de compra.

Es importante mantener un registro sistemático de todos los pedidos de compra y hacer un seguimiento de su estado a lo largo del proceso de adquisición. Esto ayuda a garantizar un seguimiento puntual de los pedidos pendientes, minimiza el riesgo de errores y permite una fácil conciliación con las facturas y los recibos de entrega. Los sistemas de adquisición modernos suelen ofrecer herramientas automatizadas para hacer un seguimiento de los pedidos de compra y de su estado.

Cuando el proveedor reciba su pedido, determinará la disponibilidad de la mercancía y, si todo es correcto, le enviará una confirmación de pedido. Esta contiene los detalles del pedido y sirve de base para la factura.

A continuación, se envía la mercancía y el proveedor prepara una factura por el pedido. Las facturas pueden enviarse antes de la entrega o junto con la mercancía. La secuencia de estas acciones depende de los acuerdos detallados en el contrato del proveedor.

Mantener un registro de facturas, recibos y correspondencia es vital para sus procesos empresariales y a efectos de cumplimiento y auditoría. Estos documentos también sirven de referencia para resolver cualquier disputa o discrepancia. Las prácticas de facturación y entrega puntuales contribuyen a generar confianza con los proveedores y a garantizar colaboraciones fluidas en el futuro.

7. Entrega, control de conformidad y pago

Cuando llega la mercancía, hay que inspeccionarla para comprobar su calidad, cantidad y conformidad con el pedido. Compruebe si hay daños visibles, discrepancias en la cantidad o variaciones de las especificaciones acordadas. Este paso es esencial para evitar que materiales defectuosos o de calidad inferior entren en el proceso de producción. Muchos fabricantes utilizan notas de entrada de mercancías para documentar y realizar un seguimiento de las entregas con el fin de agilizar las operaciones.

Una vez confirmada la entrega, coteje la factura del proveedor con el pedido de compra y el recibo de entrega correspondientes. Esto garantiza que el importe facturado coincide con el precio y las condiciones acordadas, que la cantidad entregada coincide con la orden de compra y que los cargos adicionales, como los gastos de envío o los impuestos, son exactos y se ajustan a lo acordado. Cualquier discrepancia debe resolverse rápidamente para evitar retrasos en el pago o disputas con el proveedor.

Tras verificar la factura y la entrega, proceda al pago según las condiciones acordadas. Esto podría implicar pagos por adelantado, pagos parciales o el pago completo tras la recepción. Una vez más, la automatización de las aprobaciones de pago a través del software de fabricación o adquisición puede ayudar a agilizar este proceso.

Otras actividades de adquisición

Además del ciclo de adquisición anterior, el proceso de gestión de adquisiciones también implica la gestión y el mantenimiento de buenas relaciones con los proveedores, la gestión de los contratos con los proveedores y la adopción de un enfoque sistemático y proactivo de la gestión de riesgos. Repasemos estos aspectos con más detalle.

Gestión de proveedores

La gestión de proveedores, también conocida como gestión de vendedores, es una parte concreta de las adquisiciones que va más allá de las negociaciones y transacciones iniciales. Se trata de establecer relaciones sólidas con los proveedores para garantizar un rendimiento constante y beneficios mutuos.

La gestión de proveedores incluye la evaluación de su rendimiento y el control de su fiabilidad, la selección y segmentación de proveedores y la garantía de que cumplen las condiciones acordadas. Los indicadores clave de rendimiento (KPI), como las tasas de entrega a tiempo, la consistencia de la calidad y la capacidad de respuesta a consultas o problemas, deben ser objeto de un seguimiento constante. Las evaluaciones y métricas periódicas ayudan a identificar a los proveedores de bajo rendimiento y ofrecen oportunidades para mejorarlos o sustituirlos si es necesario.

Además del control del rendimiento, es fundamental fomentar las buenas relaciones con los proveedores. La comunicación clara, los pagos rápidos y el respeto mutuo pueden animar a las empresas a dar prioridad a los pedidos de compra y ofrecer mejores condiciones, como descuentos o calendarios de pago flexibles. Aprovechar el software de compras puede agilizar aún más estas tareas, proporcionar información y automatizar procesos rutinarios como el seguimiento del rendimiento.

Gestión de contratos

La gestión de contratos garantiza que las relaciones formales con proveedores y socios logísticos sigan siendo precisas y estén actualizadas. La gestión de contratos implica crear, archivar, mantener y revisar los contratos con proveedores de acuerdo con un protocolo para garantizar el cumplimiento de los términos y la alineación con las necesidades cambiantes de la empresa.

Un proceso de gestión de contratos bien estructurado empieza por archivar adecuadamente todos los acuerdos con los proveedores, de modo que se pueda acceder a ellos fácilmente para consultarlos. Las revisiones periódicas ayudan a identificar oportunidades para renegociar las condiciones, ajustar los volúmenes o añadir disposiciones cuando cambian las circunstancias. Por ejemplo, las fluctuaciones de los precios de mercado o incluso los cambios en los calendarios de producción pueden dar lugar a modificaciones de los contratos.

La estandarización de los contratos también puede ahorrarle tiempo y reducir los errores. Una documentación clara y formatos coherentes ayudan a garantizar que ambas partes entiendan todas las condiciones y proporcionan una base sólida para gestionar la relación con el proveedor. La revisión periódica de los contratos es otra tarea importante del responsable de compras, ya que garantiza que los acuerdos sigan siendo pertinentes y se ajusten a las necesidades de la empresa.

Gestión de riesgos

La adquisición conlleva inevitablemente riesgos. Fuera de las propias paredes de la empresa, simplemente hay mucho menos control sobre los bienes, las prácticas organizativas, las estructuras de trabajo, los protocolos de seguridad, etc. Un enfoque proactivo de la gestión de riesgos es esencial para protegerse de las interrupciones y garantizar un proceso de compra sin problemas.

Entre los riesgos más comunes en las adquisiciones se encuentran las interrupciones de la cadena de suministro, los problemas con la calidad de los productos y la volatilidad de los precios. Las tácticas de mitigación van desde la diversificación de la base de proveedores, evitar la dependencia excesiva de un único proveedor o mantener un stock de seguridad para los materiales críticos. También deben realizarse auditorías periódicas y evaluaciones del rendimiento de los proveedores para descubrir posibles problemas antes de que escalen.

También pueden surgir riesgos de factores externos como acontecimientos geopolíticos, catástrofes naturales o cambios normativos. La planificación de contingencias en su estrategia de compras puede ayudarle a hacer frente a estas incertidumbres. Por ejemplo, establezca proveedores de reserva, asegure los envíos críticos o trabaje con proveedores de regiones de menor riesgo.

La importancia de una gestión de adquisiciones eficaz

Las adquisiciones son el primer y más importante eslabón de la cadena de suministro. Esto lo convierte en un aspecto crítico del éxito operativo general. Una gestión de adquisiciones eficaz garantiza la adquisición de los materiales adecuados en el momento oportuno, al mejor precio y con una calidad fiable. Profundicemos en las razones clave por las que una gestión de adquisiciones eficaz es tan vital para los fabricantes.

• Garantiza la calidad de los materiales. La calidad de las materias primas repercute directamente en la calidad del producto final. Los materiales de mala calidad pueden provocar ineficiencias en la producción, un aumento de los residuos y la insatisfacción de los clientes. Las adquisiciones son fundamentales para obtener materiales de alta calidad que cumplan las normas del sector y los requisitos de producción específicos.
• Controla los costos de material. Los costos de material suponen alrededor del 70% del costo total promedio de fabricación, lo que afecta significativamente al balance final de una empresa. Una gestión eficaz del gasto implica negociar precios competitivos, aprovechar los descuentos por volumen e identificar oportunidades de ahorro sin comprometer la calidad. Optimizar los costos de material ayuda a mantener precios competitivos y a proteger los márgenes de beneficio.
• Apoya flujos de trabajo de producción eficientes. Una adquisición bien hecha es un requisito previo para que los flujos de trabajo de producción sean fluidos y puntuales. Los retrasos o la ineficacia en las adquisiciones de materiales alteran los programas de producción, provocan el incumplimiento de los plazos y perjudican la satisfacción del cliente. Garantizar entregas puntuales y mantener una cadena de suministro eficiente minimiza los cuellos de botella y favorece unas operaciones de producción fluidas.
• Mejora la eficiencia operativa. Unos procesos de adquisición bien organizados contribuyen directamente a la eficacia operativa general. Una comunicación clara con los proveedores, una previsión precisa de la demanda y unos pedidos de compra optimizados reducen las cargas administrativas y mejoran la productividad en todos los departamentos. La eficiencia operativa no sólo reduce los costos, sino que también permite a las empresas escalar eficazmente a medida que crecen.
• Establece relaciones sólidas con los proveedores. Los proveedores fiables son activos inestimables. Proporcionan calidad constante, precios competitivos y flexibilidad durante las fluctuaciones o emergencias del mercado. Al cultivar estas relaciones mediante prácticas justas y el respeto mutuo, puede convertir a sus proveedores en socios estratégicos, ayudando a garantizar la estabilidad y la confianza a largo plazo en la cadena de suministro.
• Mitiga los riesgos de suministro. Una adquisición adecuada también sirve como factor contra los riesgos de la cadena de suministro. La diversificación de las bases de proveedores, la supervisión de su rendimiento y la preparación de planes de contingencia protegen a las empresas de las perturbaciones causadas por la volatilidad del mercado. Una gestión proactiva de los riesgos garantiza la resistencia y la continuidad de la actividad empresarial incluso en circunstancias difíciles.
• Impulsa el crecimiento estratégico. Más allá de los beneficios inmediatos, una gestión de adquisiciones eficaz favorece el crecimiento estratégico a largo plazo. Permite a las empresas adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado, introducir productos innovadores con confianza y explorar oportunidades de optimización de costos y sostenibilidad. Al alinear las compras con los objetivos empresariales generales, las empresas pueden lograr una mayor agilidad y una ventaja competitiva.

Gestión de adquisiciones con un software de gestión de adquisiciones

Una adquisición eficaz es la base de una fabricación eficiente, ya que implica muchos procesos interconectados. Depender de sistemas basados en papel u hojas de cálculo desconectadas para gestionar estas tareas puede resultar abrumador y dar lugar a errores. Los métodos manuales se quedan cortos cuando lo que importa es la rapidez de respuesta, la precisión, la visibilidad y la cooperación sin fisuras entre departamentos. Esto es válido para empresas de cualquier tamaño.

Los sistemas digitales de gestión de adquisiciones ofrecen una solución práctica y rentable a estos retos. Proporcionan herramientas intuitivas para gestionar proveedores y documentos, crear pedidos de compra, realizar un seguimiento de los tiempos de entrega y mucho más. La integración de las funciones de adquisición con todo el sistema de fabricación o ERP (planificación de recursos empresariales) permite un flujo de datos fluido entre todos los departamentos pertinentes, como producción, inventario, almacenamiento y finanzas.

Funciones básicas del software de adquisición

• Gestión de órdenes de compra. Garantice que los pedidos se ajusten a las necesidades de producción y facilite el seguimiento a lo largo de todo el proceso de producción. Genere pedidos de compra pre-elaborados en función de las necesidades de material, realice un seguimiento de todas las compras y del estado de los pedidos, y utilice informes que destaquen los artículos del inventario que necesitan reposición.
• Gestión de las condiciones de compra. Disponga de listas de precios de proveedores, opciones de compra para todos los artículos y proveedores preferentes y de reserva definidos en un único sistema.
• Sincronización de la planificación de la producción. Sincronice las compras con los programas de producción para garantizar que los materiales estén disponibles precisamente cuando se necesitan para la fabricación. Registre las compras directamente en las órdenes de fabricación antes de su llegada para reducir el tiempo de inactividad y simplificar la planificación.
• Integración de entregas e inventarios. Vincule directamente las actividades de adquisición con los niveles de inventario y los tiempos de entrega. Esto garantiza que los materiales lleguen a tiempo y en las cantidades correctas, lo que ayuda a evitar el exceso de existencias o los retrasos en la producción.
• Seguimiento de costos y control presupuestario. Realice un seguimiento de los costos y automatice los informes de costos para obtener visibilidad de los gastos de adquisición. Esto ayuda a los fabricantes a identificar oportunidades de ahorro y a mantener un mejor control financiero.
• Automatización de documentos y cumplimiento de normativas. Automatice la creación y organización de los principales documentos de adquisición, como facturas, contratos y recibos. Así se ahorra tiempo y se garantiza el cumplimiento de la normativa, al tiempo que se mantienen registros de auditoría precisos.
• Integración de datos entre departamentos. Conecte a la perfección los procesos de adquisición con los de producción, inventario y finanzas. Mejore la comunicación y la coordinación entre departamentos, garantice operaciones más fluidas, menos papeleo y una mejor toma de decisiones.

Vea este video para obtener una visión general de las capacidades de compra de MRPeasy (en inglés).

Principales aspectos a tener en cuenta

• La gestión de adquisiciones es el proceso estratégico de planificación, abastecimiento, negociación y adquisición de materiales o servicios necesarios para la producción u otros objetivos empresariales.
• Mientras que la gestión de la cadena de suministro abarca todo el ciclo de vida de un producto, desde el abastecimiento de materiales hasta los procesos postventa, la adquisición garantiza específicamente que los insumos se obtengan con la calidad, el precio y en el momento adecuados.
• Los pasos clave del proceso de gestión de adquisiciones incluyen la planificación de requisitos, la búsqueda y selección de proveedores, la negociación de condiciones, la contratación, la compra y entrega, la facturación y la gestión de datos.
• Gestionar las relaciones con los proveedores y su rendimiento es vital para mantener una calidad constante, conseguir mejores precios de los materiales y mitigar los riesgos de suministro.
• La gestión de riesgos y contratos es crucial en la contratación pública para mitigar las interrupciones de la cadena de suministro, la volatilidad de los precios y los problemas de cumplimiento, garantizando al mismo tiempo que los acuerdos sigan siendo pertinentes y eficaces a lo largo del tiempo.
• Los sistemas digitales de adquisición mejoran la eficiencia automatizando los procesos, integrando los datos de todos los departamentos y ofreciendo visibilidad de los costos, el inventario y el rendimiento de los proveedores.

Preguntas frecuentes

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