Gestión automatizada de inventarios – Una guía rápida

Un sistema para la gestión automatizada de inventarios es una solución informática diseñada para automatizar los procesos en el almacén, agilizando así los flujos de trabajo, optimizando los niveles de existencias y reduciendo los costos relacionados con el inventario.

¿Qué es un sistema para la gestión automatizada de inventarios?

Un sistema para la gestión automatizada de inventarios, también llamado sistema de inventario permanente es una solución basada en software cuyo objetivo es automatizar los flujos de trabajo y minimizar el esfuerzo necesario para gestionar el inventario de una empresa. La gestión automatizada de inventarios consta de varias funciones que se realizan de forma automática o semiautomática, como el seguimiento de inventarios, la planificación y la elaboración de informes. El núcleo de un sistema de inventario automatizado es un software de gestión de inventario, como MRP o ERP, con posibles integraciones adicionales que podrían ampliar el alcance del sistema.

Aunque los sistemas de gestión automatizada de inventarios son especialmente convenientes para las empresas que manejan grandes inventarios, empresas de cualquier tamaño pueden beneficiarse de su utilización.

Funcionalidad del software de gestión automatizada de inventarios

Aunque muchas soluciones de software se comercializan a sí mismas como sistemas de inventario automatizados, hay ciertas funcionalidades que debe tener una solución para que pueda considerarse como tal. Estas son las características clave de un sistema de inventario automatizado:

Seguimiento del inventario

Un sistema de inventario automatizado registra los movimientos de existencias en tiempo real y actualiza los datos de inventario según corresponda, proporcionando a los usuarios una visión completa de sus operaciones de inventario. Saber exactamente qué tiene la empresa en existencias, dónde se encuentran los distintos artículos y con qué frecuencia se utilizan o se venden le permite desenvolverse mejor tanto en su almacén físico como en el que tiene “en papel” (en este caso, en un sistema sin papeles). Y todo ello sin necesidad de realizar frecuentes recuentos de inventario. Funcionalidades como el seguimiento de lotes de existencias y el seguimiento de números de serie le permiten deconstruir el recorrido de un producto a lo largo de la cadena de suministro, desde los lotes de materia prima procedentes de un proveedor hasta una sola unidad entregada a un cliente. Una visión general del rendimiento histórico de sus unidades de mantenimiento de existencias también sienta las bases para una previsión precisa de la demanda.

Planificación de inventarios

Gracias a que siempre dispone de información actualizada sobre los niveles de inventario, los pedidos entrantes, las programaciones de producción, etc., un sistema de inventario automatizado le permite planificar con precisión sus compras. Por ejemplo, un sistema MRP permite a los fabricantes calcular las necesidades de material asociadas a un pedido en unos pocos clics, así como emitir órdenes de compra previamente preparadas para las mercancías que falten. Esto mejora significativamente el procesamiento de pedidos y la velocidad de compra. Además, con funcionalidades como el plan maestro de producción, los fabricantes pueden utilizar las previsiones de demanda para crear de forma semiautomática planes de materiales y capacidad a largo plazo.

Valuación de inventarios

En un sistema de inventario automatizado, todo inventario se registra continuamente junto con sus costos. Esto permite al sistema ofrecerle una visión general en tiempo real de lo que tiene en existencias y de cuánto cuesta todo. Además de ver qué parte de su efectivo está inmovilizado en existencias, esto se refleja en el costo de los bienes vendidos (COGS) que tiene un impacto directo en la rentabilidad de la empresa. El COGS también se calcula automáticamente dentro de los sistemas MRP/ERP adecuados.

Informes y análisis de datos

Además del seguimiento de los costos de inventario y del COGS, un sistema para la gestión automatizada de inventarios debe proporcionar docenas de diversos informes y métricas relacionadas con el rendimiento de su inventario. Entre ellos pueden figurar los niveles actuales del inventario, el historial de movimientos de los artículos, estadísticas de calidad, informes críticos de existencias disponibles, informes de antigüedad y caducidad de las existencias, etc. Disponer de esta útil información le permitirá optimizar y gestionar mejor su inventario, evitando los desabastecimientos y el exceso de existencias, minimizando el stock muerto y manteniendo unos niveles de servicio saludables.

Notificaciones relacionadas con el inventario

Si le gusta estar al tanto de sus operaciones, las notificaciones de inventario son imprescindibles en un sistema de inventario. Por ejemplo, las alertas de existencias bajas deben enviarse cuando los niveles de inventario caen por debajo del punto de pedido. Aunque éste es uno de los tipos de notificaciones más importantes en cualquier empresa que venda productos físicos, algunos sistemas también pueden configurarse para notificarle los artículos que requieren inspecciones de calidad, cambios en el estado de los pedidos, nuevas tareas asignadas, etc.

Introducción automática de datos

Una gran parte de la automatización dentro de un sistema para la gestión automatizada de inventarios tiene que ver con la introducción de datos. Con la lectura de códigos de barras los datos se pueden capturar y registrar en una fracción de segundo, y el software los procesa y actualiza al instante en el sistema. Pero eso es sólo la punta del iceberg, ya que estos sistemas automatizan cientos de procesos empresariales que requerirían que alguien introdujera manualmente los datos en un sistema basado en hojas de cálculo. La eliminación de este trabajo que consume tiempo y no aporta valor añadido le permite emplear esos recursos en áreas más estratégicas de la empresa.

Comunicación automatizada

El acceso a la información es clave para tomar buenas decisiones. Los sistemas automatizados de inventario automatizan gran parte de la comunicación necesaria para transmitir información empresarial importante entre empleados y departamentos. Por ejemplo, cuando un empleado de la planta de producción marca un lote de productos terminados en el sistema, los niveles de existencias de este producto concreto lo reflejan al instante. Cuando se vende un gran pedido de productos, las mercancías se registran automáticamente en el inventario y se envían alertas de existencias bajas. Este intercambio instantáneo de información tiene el potencial de agilizar considerablemente los procesos de gestión del inventario en cualquier empresa.

Sincronización multicanal

Un sistema de inventario automatizado moderno y adecuado va más allá de la funcionalidad básica del software, integrándose también con una serie de aplicaciones de terceros. Estas integraciones automatizan el intercambio de datos entre sistemas y le permiten, por ejemplo, vender sus productos a través de plataformas de comercio electrónico como Amazon o Shopify y que cada venta se refleje en los niveles de existencias dentro de su sistema para la gestión de almacenes. De este modo, puede utilizar el software de gestión de inventarios como base para gestionar el inventario a través de múltiples canales de venta.

Gestión de múltiples sedes

Uno de los principios fundamentales del software basado en la nube es que es accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet. Sin embargo, para las empresas en crecimiento, también es necesario poder gestionar por separado varias ubicaciones de almacén sin tener que abrir otra cuenta de software. La gestión de múltiples sedes integrada en el sistema lo hace mucho más escalable, algo para lo que siempre se debe planificar con antelación.

Ventajas de la gestión automatizada de inventarios

La gestión automatizada de inventarios aporta multitud de ventajas a las empresas, independientemente de su tamaño o sector. A continuación le mostramos cómo mejora varios aspectos de las operaciones de su empresa:

1. Reducción de costos. Los sistemas automatizados reducen significativamente los costos operativos al mejorar el control del inventario y eliminar los procesos manuales. De este modo se reducen los gastos de mano de obra y los costos de transporte y se optimizan los niveles de existencias, lo que, en última instancia, mejora los resultados.
2. Minimización del riesgo de errores humanos. Con la gestión manual del inventario, los errores en la introducción de datos y el recuento de existencias son, por desgracia, muy comunes. La automatización mitiga este riesgo al garantizar que los datos son precisos y están actualizados, lo que reduce los costosos errores.
3. Niveles de existencias optimizados. Los sistemas automatizados permiten utilizar los datos históricos de ventas para realizar previsiones precisas de la demanda. También permiten una planificación de materiales y establecer puntos de pedido para un reaprovisionamiento eficaz. Esta optimización ayuda a las empresas a asignar los recursos de forma más eficiente.
4. Mayor visibilidad. Los datos de inventario en tiempo real proporcionan una visión clara de los niveles de existencias, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre compras, ventas y reposición. Esta mayor visibilidad es especialmente beneficiosa para la gestión de la cadena de suministro y los procesos de almacenamiento, ya que cada artículo está documentado.
5. Trazabilidad total. La automatización ofrece una trazabilidad completa de los artículos del inventario, lo que facilita el seguimiento de sus movimientos a lo largo de la cadena de suministro y producción. Esto sienta una base eficaz para el control de calidad, el cumplimiento de la normativa y las retiradas de productos.
6. Cumplimiento más rápido de los pedidos. Un inventario optimizado garantiza que sus niveles de servicio sean lo suficientemente altos como para responder con prontitud a los pedidos de los clientes, aumentando así su satisfacción. Una mejor comunicación en toda la operación también aumenta la velocidad de cumplimiento.
7. Mejor comunicación. La automatización facilita una mejor comunicación, ya sea con otros departamentos y empleados o con proveedores y distribuidores. Siempre que se produce un problema, puede localizarse rápidamente y comunicarse a las partes responsables. Además, los sistemas de inventario automatizados estandarizan y clarifican gran parte de la comunicación relacionada con la gestión de inventarios y las compras.
8. Escalabilidad. Las soluciones de una gestión automatizada de inventarios son escalables, lo que las hace indispensables para las pequeñas empresas. A medida que la empresa crece, el sistema puede adaptarse para gestionar un mayor número de SKUs y otros datos de inventario.

En resumen, los sistemas de gestión automatizada de inventarios aumentan la eficacia operativa, reducen los costos, mejoran la satisfacción del cliente y ofrecen escalabilidad. Son herramientas esenciales para las empresas que buscan optimizar el control de sus inventarios, minimizar los errores y seguir siendo competitivas.

Elegir un software de gestión automatizada de inventarios

Todas las empresas deben seleccionar un software de gestión automatizada de inventarios que se ajuste a sus necesidades operativas específicas. He aquí algunas consideraciones clave:

Los pequeños minoristas o las empresas de comercio electrónico deberían optar por un software de gestión de inventario fácil de usar y rentable. Entre las principales características que hay que buscar están la integración con plataformas de comercio electrónico y sistemas de punto de venta, el seguimiento del inventario en tiempo real y la posibilidad de escanear códigos de barras. El objetivo sería agilizar la gestión de pedidos, reducir la introducción manual de datos y ofrecer acceso móvil para la gestión sobre la marcha. La escalabilidad es esencial para adaptarse al crecimiento del negocio. Además, debe disponerse de un completo servicio de atención al cliente y de recursos de formación para facilitar la adopción del software y la resolución de problemas.

Los distribuidores deben elegir un software de gestión de inventario que haga hincapié en la racionalización de las operaciones de la cadena de suministro. Entre sus principales características se incluyen funciones eficaces de gestión de pedidos, seguimiento del inventario en tiempo real, integración con proveedores y compatibilidad con múltiples sedes. Además, debe ser escalable para adaptarse a las crecientes líneas de productos y redes de distribución, al tiempo que ofrece interfaces fáciles de usar.

Los fabricantes deben elegir un ERP de fabricación o un software MRP. Estas soluciones están diseñadas específicamente para abordar las complejas necesidades de gestión de inventarios de las operaciones de fabricación. El software ERP de fabricación integra el inventario, la producción, las ventas, las compras y las finanzas para proporcionar a los fabricantes una plataforma centralizada para gestionar todas sus operaciones. Ayudan a optimizar las compras de materiales y la planificación de la producción, garantizando el uso eficiente de los recursos y el cumplimiento puntual de los pedidos.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Los sistemas de gestión automatizada de inventarios son soluciones de software que automatizan los procesos relacionados con el inventario.
• Estos sistemas ofrecen funciones como el seguimiento de inventarios en tiempo real, la automatización de la introducción de datos (por ejemplo, escaneado de códigos de barras), la planificación de inventarios y la integración multicanal para la sincronización de datos.
• Las empresas que utilizan sistemas de gestión automatizada de inventarios disfrutan de costos operativos reducidos, errores humanos minimizados, niveles de existencias optimizados, mayor visibilidad, trazabilidad completa, cumplimiento más rápido de los pedidos, mejor comunicación y escalabilidad.
• La elección de un sistema para la gestión automatizada de inventarios debe ajustarse a las necesidades específicas de una empresa, ya sea un pequeño minorista, un distribuidor o un fabricante.

Preguntas frecuentes

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