10 mayores errores de implantación de ERP en las PYME

El software ERP de fabricación tiene el potencial de transformar una empresa, pero tenga cuidado con estos errores comunes que cometen las pequeñas empresas al implementarlo.

1. No considerar todas sus necesidades

Conocer todas sus necesidades es crucial en el proceso de selección de un ERP. Por muy básico que suene, las empresas de fabricación suelen pasarlo por alto, implementando un software en función de los requisitos de un único departamento o para aliviar sus dolores más inmediatos.

Si se le asigna a un jefe de producción la tarea de encontrar el software adecuado, este corre el riesgo de centrarse en los requisitos de la planta de producción y descuidar los de otros departamentos, como compras, gestión de inventarios o ventas. En ocasiones, un nuevo directivo puede traer un sistema con el que trabajó en una empresa anterior sin evaluar si es adecuado para la empresa actual. El resultado final es que el sistema elegido no logra ofrecer todo su valor a la empresa.

La solución es colaborar con las partes interesadas de toda la empresa para crear una lista de requisitos más completa.

2. Elegir software sólo para el corto plazo

Aunque considerar los requisitos actuales de toda su operación ya es bastante difícil, también tiene que tener en cuenta sus planes futuros a la hora de elegir una solución. El software ERP de fabricación debe ser un producto con un largo ciclo de vida, lo que significa que su empresa debe poder crecer con él durante al menos 10-15 años. Y aunque un sistema rudimentario puede solucionar algunos problemas a corto plazo, es posible que agote rápidamente su capacidad para adaptarse a sus necesidades cada vez más complejas.

Durante mi carrera como consultor de software, he visto empresas a las que su sistema ERP se les ha quedado pequeño en menos de dos años, lo que les ha obligado a reiniciar todo el proceso de implementación. Es decir, dinero tirado a la basura.

Por eso es necesario tener en cuenta también sus necesidades futuras y seleccionar un software que:

– Es capaz de crecer con la empresa;

– Se integra con varias aplicaciones de terceros para aumentar su funcionalidad;

– Toma en consideración las propuestas de desarrollo de los clientes.

3. Desarrollo de software personalizado

Aunque muchos directivos de pequeñas empresas afirman que sus requisitos son únicos, los problemas a los que se enfrentan las pequeñas empresas y los procesos que utilizan son notablemente similares. En cualquier caso, muchas pequeñas empresas optan por el desarrollo de software personalizado. Aunque esto suele suponer decenas o cientos de miles de dólares en gastos adicionales, también conlleva algunas consideraciones adicionales.

En primer lugar, los desarrolladores de software suelen carecer de experiencia en fabricación, lo que les impide comprender los detalles íntimos de la gestión de una operación de producción y, por tanto, crear una solución eficaz para ella.

En segundo lugar, actualizar el software para eliminar errores o desarrollar funcionalidades adicionales tendrá un costo adicional y dependerá de los caprichos del desarrollador del software. No es extraño que en pocos años las empresas pierdan el soporte del sistema desarrollado a su medida.

4. Buscar una solución rápida

Implementar un software que respalde las funciones de toda su operación no debería ser tarea fácil. Aunque existen soluciones que dan prioridad a la facilidad de uso, incluso estos sistemas requieren un verdadero esfuerzo de configuración, aunque se contrate a un consultor para que haga la mayor parte del trabajo.

Sin embargo, muchas pequeñas empresas con poca o ninguna experiencia en software ERP esperan una varita mágica que solucione todos sus problemas en un instante. No están dispuestos a dedicar los recursos adecuados a la implementación, o se precipitan en ella sin realizar las pruebas o la validación de datos apropiadas. Además, a menudo, la prioridad del “trabajo real” se impone y se pierde el impulso de la implementación. El resultado es un sistema que no funciona, un regreso a los antiguos métodos manuales y dinero que se va por el desagüe.

En su lugar, los fabricantes deben gestionar sus expectativas y darse cuenta de que el software ERP no es una varita mágica, sino una estructura que permite a la empresa solucionar activamente sus propios problemas. En la mayoría de los casos, la implementación debe ser un proceso gradual, empezando por la gestión de inventarios y avanzando cuando el conjunto anterior de funcionalidades se haya configurado correctamente. Establecer KPI realistas a corto plazo es una buena forma de demostrar el rendimiento de la inversión durante el proceso de implementación.

5. Utilización de datos deficientes

La regla de oro del ERP es “basura que entra, basura que sale” (garbage in, garbage out), lo que significa que los datos de baja calidad conducen inevitablemente a resultados de baja calidad, mientras que los datos de alta calidad son vitales para obtener resultados de alta calidad. Sin embargo, durante la implementación, los fabricantes suelen pensar que basta con migrar todos los datos de su sistema anterior al nuevo. Esto puede hacer que toda la implementación comience sobre una base defectuosa, ya que los datos heredados pueden estar rotos, obsoletos, en un formato incorrecto o, simplemente, no reflejar la nueva forma de trabajar introducida por la implementación del ERP.

Antes de proceder a la migración, hay que revisar cuidadosamente la pertinencia y la calidad de los datos. Es importante tener en cuenta que empezar de cero siempre es mejor que construir el sistema sobre datos erróneos.

6. No asignar un responsable de la implementación

Contar con un promotor del proyecto que sea claro y competente es vital para impulsar el proyecto y superar los obstáculos. El promotor del proyecto debe ser alguien creíble, respetado en toda la empresa y con un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa. Lamentablemente, no es de extrañar que las empresas asignen esta función crítica a alguien sin la autoridad o el conocimiento necesarios de la empresa, lo que da lugar a malos resultados de implementación.

Por ejemplo, designar como jefe de proyecto a una persona encargada de la salud y la seguridad con pocos conocimientos de las operaciones de fabricación puede dar lugar a una falta de respeto por parte del equipo y a una escasa aceptación por parte de los trabajadores. Esto puede provocar resistencia al nuevo sistema desde el primer día, poniendo en peligro toda la implementación.

Para evitarlo, asegúrese de que el promotor del proyecto no sólo está involucrado con el sistema en el día a día, sino que también tiene autoridad para impulsar el proyecto, superar obstáculos y garantizar la responsabilidad de todo el equipo del proyecto.

7. Falta de compromiso de las partes interesadas

El éxito de la implementación de un sistema ERP requiere la participación y el compromiso de las principales partes interesadas de toda la organización. Lamentablemente, a menudo esto se pasa por alto o sólo se tiene en cuenta a posteriori. Sin el apoyo de estos líderes funcionales, es probable que la implementación se enfrente a importantes obstáculos, como la resistencia al cambio y la falta de un uso adecuado del sistema.

Es fundamental identificar a todas las partes interesadas en una fase temprana del proyecto y desarrollar un plan claro para mantener su compromiso y entusiasmo con el nuevo sistema. La comunicación periódica, las actualizaciones sobre los avances y su participación en las decisiones clave pueden ayudar a mantener su interés y apoyo. Recuerde que una parte interesada que no se comprometa puede hacer descarrilar el proyecto, por lo que su participación es fundamental de principio a fin.

8. Falta de participación de los trabajadores

El cambio puede ser inquietante, especialmente cuando implica nuevas tecnologías y procesos que alteran la forma en que las personas realizan su trabajo. Sin una gestión del cambio adecuada, esta resistencia natural al cambio puede provocar un rechazo significativo por parte de los trabajadores, lo que socavaría el proceso de implementación.

Es esencial gestionar el cambio con eficacia mediante una comunicación clara, coherente y bidireccional. Abordar los miedos de frente —ya sea el temor a que la tecnología sustituya puestos de trabajo o la preocupación por cómo cambiarán las tareas diarias— puede ayudar a aliviar la resistencia. Explicar las ventajas del nuevo sistema y cómo facilitará el trabajo o lo hará más eficiente puede ayudar a ganarse a los empleados escépticos. Además, involucrarlos en el proceso y proporcionarles un amplio apoyo puede convertir a posibles detractores en defensores.

9. Capacitación insuficiente de los empleados

Incluso el mejor sistema ERP fracasará si los empleados no reciben la capacitación adecuada. Uno de los mayores errores que cometen las pequeñas empresas es subestimar la importancia de una capacitación exhaustiva y continua. El sistema solo será tan eficaz como las personas que lo utilicen y, sin una capacitación adecuada, los empleados pueden tener dificultades para adaptarse, lo que dará lugar a errores e ineficiencias.

La capacitación no sólo debe abarcar cómo utilizar el sistema, sino también cómo cambiará los procesos cotidianos de cada departamento o equipo. Al comunicar claramente estos cambios y ofrecer capacitación práctica, los empleados pueden adquirir la confianza necesaria para utilizar el sistema con eficacia, lo que garantiza una transición más fluida y mejores resultados generales.

10. No integrarse con otros sistemas

Los sistemas ERP están diseñados para ser el eje central de las operaciones de una empresa, pero no funcionan aisladamente. No integrar el ERP con otras aplicaciones empresariales existentes —como el software de contabilidad— puede dar lugar a duplicaciones de datos, errores e ineficiencias. Esto no sólo añade una complejidad innecesaria, sino que también puede dar lugar a la pérdida de oportunidades para la automatización y la toma de decisiones basada en datos.

Antes de implementar el ERP, es fundamental identificar todos los sistemas existentes que deben integrarse y planificar en consecuencia. Esto garantiza que los datos fluyan sin problemas entre los sistemas, reduciendo el riesgo de errores y haciendo que toda la operación sea más eficiente.

También le puede interesar: Los 3 errores más comunes en la gestión de almacenes