¿Cómo gestionar los envíos parciales?

Los envíos parciales son entregas de pedidos individuales en varios lotes o etapas, en las que distintas partes del pedido se envían en momentos diferentes en lugar de realizarse todas a la vez. Veamos cómo gestionarlos, tanto desde el punto de vista del cliente como del proveedor.

¿Qué es un envío parcial?

Un envío parcial es la entrega de un mismo pedido en varios envíos. Por ejemplo, un cliente ha pedido 100 unidades pero las recibe en dos envíos de 50 unidades cada uno.

Puede haber varias razones para que un pedido se entregue por partes:

• Los envíos parciales se acordaron de antemano.
• La mercancía escaseaba y el cliente aceptó entregas parciales.
• Algunos artículos resultaron dañados durante la entrega.
• El pedido quedó mal hecho.

Por tanto, los envíos parciales pueden ser tanto un método de cumplimiento de buena fe como un error no deseado.

Ventajas de los envíos parciales

Utilizar los envíos parciales como técnica de gestión de la cadena de suministro puede ser beneficioso tanto para los clientes como para los proveedores.

Desde la perspectiva del cliente, las ventajas de los envíos parciales son:

• Acceso más rápido a los artículos esenciales. Los envíos parciales permiten al cliente recibir artículos esenciales antes de que todo el pedido esté listo para su entrega.
• Reducción de las paradas de producción. La recepción de materiales por piezas permite a los fabricantes continuar la producción en lugar de esperar a que llegue todo el pedido.
• Reducción de la carga de almacenamiento. Repartir la llegada de mercancías permite a las empresas reducir la congestión en el almacén, especialmente en la zona de recepción.

Desde la perspectiva del proveedor, las ventajas de los envíos parciales son:

• Inventario más reducido. Enviar las mercancías tan pronto como están listas ayuda a las empresas a operar con niveles de inventario más bajos, reduciendo los costos de inventario.
• Menos retrasos. Poder entregar una parte de un pedido antes que el resto suele ser mejor que retrasar todo el pedido.
• Mayor satisfacción del cliente. Recibir los artículos críticos antes que el resto del pedido permite al cliente continuar sus operaciones sin interrupciones.

Desventajas de los envíos parciales

Las entregas parciales también pueden complicar las cosas, tanto si usted es el destinatario como el proveedor.

Las desventajas de los envíos parciales para los clientes son:

• Mayor complejidad de gestión. Los envíos múltiples suelen suponer también multiplicar el tiempo dedicado a tareas como los pedidos, la coordinación de las entregas, el pago y la contabilidad, y el seguimiento de los pedidos.
• Reducción de la reserva de inventario. Recibir únicamente los artículos que se necesitan inmediatamente no deja espacio para el stock de seguridad, lo que significa que, en caso de un pico de demanda, se produce un desabastecimiento que podría interrumpir toda la operación.

Las desventajas de los envíos parciales para los proveedores son:

• Mayores costos operativos. Realizar envíos parciales supone una mayor presión para el proveedor, ya que las tareas administrativas y de atención al cliente aumentan junto con el número de envíos. Enviar menos artículos a la vez también aumenta los costos de envío por unidad.
• Mayor complejidad logística. Cuanto mayor es el número de envíos, más se complica la logística, ya que los tiempos de entrega son más ajustados y el personal de reparto está sobrecargado. La gestión de las devoluciones de productos añade otro nivel de complejidad.
• Riesgo para la reputación. Ser incapaz de cumplir los pedidos completos puede afectar la reputación del proveedor, ya que los clientes pueden percibirlo como poco fiable o desorganizado.

Gestión de envíos parciales como cliente

La gestión eficaz de los envíos parciales como parte receptora gira en torno a la reducción de la complejidad, la mejora del seguimiento y la minimización de retrasos o errores. A continuación se explica cómo gestionar los envíos parciales con eficacia:

Establezca prioridades

En primer lugar, tendrá que determinar qué artículos son esenciales para su empresa y comunicárselo a su proveedor. ¿Hay materiales que son vitales para garantizar que no haya interrupciones en el proceso de producción? ¿Hay algún producto que sus clientes necesiten prioritariamente? Marque estos artículos y comuníqueselo a su proveedor. Al dar prioridad a los componentes clave, se asegura de que sus operaciones no se detendrán a la espera de artículos menos importantes.

Comunique las expectativas

Una comunicación clara con su proveedor es esencial para gestionar sin problemas los envíos parciales. Desde el principio, establezca expectativas claras sobre los tiempos de entrega, la prioridad de determinados artículos y los retrasos máximos aceptables para las partes restantes del pedido. Mantenga una línea de comunicación abierta para resolver rápidamente cualquier problema que pueda surgir con los envíos retrasados o incompletos. Asegúrese de que el proveedor entiende qué artículos son críticos y cuáles pueden entregarse más tarde, y solicite actualizaciones o números de seguimiento de cada envío.

Además, si su proceso de producción depende de tiempos de entrega asegúrese de que su proveedor lo sabe para que pueda coordinar los envíos en consecuencia. La falta de comunicación en esta fase puede provocar retrasos o entregas incompletas que interrumpan sus procesos empresariales.

Tenga en cuenta los costos adicionales

Los envíos parciales suelen conllevar gastos de envío adicionales, lo que puede incrementar los gastos generales de las compras. Es importante estar preparado para estos costos adicionales, que pueden incluir gastos de manipulación, transporte y administración por procesar envíos múltiples.

Para evitar sorpresas, solicite siempre por adelantado a su proveedor un desglose de los posibles costos adicionales. También puede negociar estos gastos como parte de su contrato, sobre todo si prevé recibir envíos parciales con regularidad. Disponer de un presupuesto para estos costos adicionales le ayudará a evitar tensiones financieras inesperadas.

Utilice un sistema ERP con funcionalidad de envíos parciales.

Aprovechar un sistema ERP, como MRPeasy, con funcionalidad integrada de envíos parciales puede simplificar la gestión de múltiples entregas. Este tipo de software le permite realizar un seguimiento de cada envío en tiempo real, garantizando que su equipo es plenamente consciente de lo que se ha recibido y lo que aún está pendiente.

A continuación explicaremos cómo puede utilizar MRPeasy para gestionar envíos parciales:

• Cree una orden de compra con la lista completa de artículos que ha pedido. Si el proveedor no puede cumplir todo el pedido a la vez, puede informar de entregas parciales que también se registran en el pedido.
• Actualice los niveles de existencias a medida que llegan los envíos parciales. MRPeasy actualiza automáticamente las existencias de los artículos recibidos mientras mantiene el pedido abierto para el resto del envío. Esto garantiza que su inventario refleje las existencias reales disponibles.
• Siga el progreso del cumplimiento del pedido. Con cada entrada de mercancías notificada, el sistema se actualiza automáticamente, dividiendo el pedido hasta completarlo. Esto garantiza que su equipo tenga una visión clara de los artículos restantes.
• Control de documentos y facturación. MRPeasy puede registrar facturas separadas para los artículos recibidos, manteniendo su contabilidad precisa y sincronizada con las entregas físicas.

Si utiliza un ERP que admita envíos parciales, podrá gestionar pedidos complejos con facilidad, controlar los tiempos de entrega y reducir las posibilidades de que se produzcan errores o se pierdan envíos.

Gestión de envíos parciales como proveedor

La gestión eficaz de los envíos parciales como proveedor requiere un enfoque proactivo para satisfacer las expectativas de los clientes al tiempo que se optimizan los procesos internos. A continuación explicaremos cómo gestionar los envíos parciales con eficacia:

Priorización según las necesidades del cliente

A la hora de gestionar envíos parciales, es fundamental establecer prioridades en función de lo que el cliente necesite con mayor urgencia. Empiece por identificar los productos esenciales para las operaciones o procesos de producción de sus clientes. Por lo general, se trata de artículos que, si se retrasan, podrían provocar una interrupción por parte del cliente.

Por ejemplo, si suministra a un cliente fabricante, es posible que éste necesite determinados componentes para continuar con su línea de producción. Hay que dar prioridad a estos componentes para su envío, aunque otros artículos menos críticos no estén listos para salir. Si se centra primero en los artículos de mayor prioridad, mejorará la satisfacción del cliente y se asegurará de que sus envíos parciales aportan el máximo valor.

Asegúrese de discutir y aclarar las prioridades del cliente antes de procesar el pedido, y ajuste sus procesos logísticos y de cumplimiento en consecuencia.

Comunicación eficaz

Una comunicación eficaz es esencial para evitar confusiones y garantizar que el cliente sepa exactamente qué puede esperar de cada envío parcial. Desde el momento en que se realiza el pedido, informe al cliente de la posibilidad de que se produzcan varios envíos y facilite información detallada sobre lo que se incluirá en cada lote.

Una vez que los envíos parciales estén en tránsito, proporcione actualizaciones en tiempo real mediante números de seguimiento, fechas estimadas de entrega e informes de progreso. Esta transparencia ayuda a gestionar las expectativas del cliente y minimiza la frustración. Si se producen retrasos o cambios en el cronograma de entrega, asegúrese de que se comunican con prontitud para evitar sorpresas negativas.

Una buena comunicación también se extiende a los equipos internos: asegúrese de que sus equipos de almacén, logística y atención al cliente están de acuerdo con el cronograma y el contenido de cada envío parcial. Así se reducen los errores y se garantiza un proceso fluido.

Asegúrese de que la facturación es correcta

La gestión de envíos parciales puede complicar el proceso de facturación. Es importante asegurarse de que la facturación es precisa y refleja sólo lo que se ha enviado. Una facturación desajustada puede provocar la insatisfacción del cliente o incluso disputas, lo que puede dañar las relaciones.

A continuación compartimos cómo mantener una facturación precisa de los envíos parciales:

• Facture por envío. Si su cliente lo prefiere, envíe facturas por cada envío parcial en lugar de esperar a que se complete todo el pedido. Asegúrese de que estas facturas coincidan con los artículos entregados e incluyan los gastos de envío o manipulación acordados.
• Ofrezca facturas consolidadas. A los clientes que prefieran menos facturas, ofrézcales la opción de facturación consolidada una vez que se hayan completado todas las partes del pedido. Esto ayuda a agilizar los procesos contables del cliente.
• Utilice documentación clara. Asegúrese de que todos los envíos estén documentados con listas de empaquetado y detalles claros de los artículos enviados, las cantidades y cualquier costo adicional.

Gestionando cuidadosamente el proceso de facturación, puede evitar cualquier discrepancia o problema de facturación, manteniendo una buena relación financiera con sus clientes.

Utilice un sistema ERP con funcionalidad de envíos parciales.

Utilizar un sistema ERP como MRPeasy con funcionalidad de envíos parciales es crucial para gestionar eficazmente los pedidos que entrega por partes. Este tipo de software le permite supervisar el progreso del cumplimiento de los pedidos, realizar un seguimiento del inventario y garantizar una comunicación precisa con el cliente, todo ello manteniendo una visibilidad total de sus existencias y procesos de envío.

A continuación mostramos cómo MRPeasy puede ayudarle en la gestión de envíos parciales:

• Seguimiento del progreso de los pedidos de los clientes. El seguimiento del estado de los pedidos codificado por colores en MRPeasy facilita el seguimiento del progreso de los pedidos. Puede controlar exactamente lo que se ha enviado y lo que queda por cumplir con sólo hacer clic en el pedido del cliente, y crear fácilmente nuevos envíos parciales. Esta visibilidad es valiosa tanto para su equipo como para sus clientes cuando solicitan actualizaciones.
• Control del inventario. El sistema garantiza que su inventario se refleje con exactitud en cada envío parcial. A medida que se reservan y envían los artículos, los niveles de existencias se actualizan automáticamente, lo que evita el desabastecimiento o el exceso de inventario.
• Integración de la facturación. MRPeasy ayuda a generar facturas para cada envío parcial, garantizando que su facturación coincida con el estado de entrega de cada pedido. Esto minimiza el riesgo de errores de facturación y garantiza un proceso financiero fluido.

Utilizando herramientas ERP como MRPeasy, puede simplificar la gestión de envíos parciales y ofrecer una mejor experiencia a sus clientes.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Los envíos parciales implican la entrega de pedidos individuales en varios lotes. Esta práctica puede producirse por falta de existencias, artículos dañados o acuerdos específicos, y ayuda a los clientes a recibir antes los artículos críticos.
• Las ventajas para los clientes incluyen un acceso más rápido a los artículos esenciales, menos interrupciones de la producción y menos presión sobre el espacio del almacén.
• Para los proveedores, las ventajas de los envíos parciales incluyen una gestión más ágil del inventario, la reducción de los retrasos y la mejora de la satisfacción del cliente.
• Las desventajas para los clientes incluyen una mayor complejidad de gestión, mayores costos administrativos y el riesgo de desabastecimiento.
• Para los proveedores, las desventajas incluyen mayores costos operativos, complejidad logística y riesgo potencial para su reputación.
• Los clientes deben priorizar los artículos críticos, comunicar expectativas claras a los proveedores y utilizar sistemas ERP para realizar un seguimiento eficaz de los envíos.
• Los proveedores deben centrarse en las prioridades del cliente, mantener una comunicación transparente y utilizar sistemas ERP para el control de inventarios y una facturación precisa.

Preguntas frecuentes

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