El Efecto Látigo y cómo gestionarlo

El efecto látigo es un fenómeno de la cadena de suministro relacionado con los cambios repentinos en las señales de la demanda, cuando un ligero movimiento de la demanda puede provocar grandes oscilaciones en toda la cadena de suministro. Para evitar un “latigazo” destructivo al final, las empresas deben estar preparadas para mitigar el efecto.

Las perturbaciones siempre han formado parte de los retos de la gestión de la cadena de suministro. Cuando se producen, los directivos deben responder de forma que no se produzcan inventarios excesivos o insuficientes. En tiempos normales, estas perturbaciones pueden gestionarse ajustando las previsiones, los acuerdos de compra y las decisiones logísticas. Pero las recientes oleadas de perturbaciones han creado un tsunami de fuerzas perturbadoras.

Las guerras económicas, los aranceles, las catástrofes naturales, los bloqueos de canales y otras perturbaciones a gran escala de los últimos años ya estaban en marcha cuando la pandemia COVID-19 de 2020 llevó la perturbación a un nivel completamente nuevo. Y aunque la economía mundial está emergiendo lentamente del caos que se produjo, han arraigado nuevas fuerzas perturbadoras como la congestión de los puertos, la escasez de mano de obra, la escasez de transporte marítimo y patrones de demanda extraños.

A medida que los directivos de la cadena de suministro se esfuerzan por responder a esta nueva realidad, van tomando forma nuevas pautas que deben tenerse en cuenta en la gestión de la cadena de suministro. Sin embargo, un problema tradicional persiste y se ha convertido en un peligro aún más importante debido a estas fuerzas. Ese problema se conoce como efecto látigo.

¿Qué es el efecto látigo?

El efecto látigo es un término utilizado para describir un fenómeno relacionado con las señales de demanda.

Los seres humanos tendemos a “creer” que las pequeñas fluctuaciones de la norma se compensarán y, por tanto, no importan. El efecto látigo demuestra que, cuando existe una cadena de acontecimientos interdependientes estrechamente conectados, ocurre exactamente lo contrario. En lugar de anularse unas a otras, estas pequeñas desviaciones se suman y amplifican, provocan nuevas desviaciones y, al final, pueden hacer que las cosas se desmoronen por completo.

La analogía está relacionada con un látigo, donde un pequeño movimiento de la muñeca se convierte en grandes movimientos del látigo, lo que hará que el extremo del mismo supere la velocidad del sonido y produzca un “latigazo” destructivo.

La demanda se mide en el punto de venta o de uso de los clientes. Si esa demanda es repentinamente superior o inferior a lo habitual, se produce el pánico si el sistema de previsión y planificación de la demanda de una empresa no está equipado para gestionar esa variación. Y en ese pánico en el que la demanda sube o baja de repente, puede desencadenarse una reacción en cadena.

Cuando se produce esta reacción en cadena, el siguiente participante inmediato en la cadena de suministro compensará en exceso o en defecto el cambio en la demanda con un margen desproporcionado. A esta reacción le sigue una respuesta desproporcionada similar por parte del siguiente participante o vendedor de la cadena.

Esta serie de reacciones exageradas continúa hacia atrás en la cadena de suministro hasta que esa señal de demanda se ha amplificado enormemente más allá de la realidad. Los estudios han demostrado que fluctuaciones tan pequeñas como +/- 5% pueden retroceder en la cadena de suministro, donde el cambio acumulativo puede resultar hasta en un +/- 40%.

El efecto látigo puede producirse a menudo en ambas direcciones, lo que significa que una vez que se produce una sobreestimación o subestimación, los participantes en la cadena de suministro empiezan a compensar en la dirección opuesta. En tales casos, la cadena de suministro de una empresa puede colapsarse en algunos o todos sus materiales o componentes necesarios.

¿Qué causa el efecto látigo?

El efecto látigo comienza como un aumento normal de las señales de demanda. Lo que inicia la reacción en cadena es la respuesta de las personas que forman parte de las cadenas de suministro a las diversas estructuras de proveedores y la tendencia de esos agentes a buscar stock de seguridad o a crear una conjetura sobre un nivel de existencias inferior.

Entre las causas del efecto látigo se incluyen:

• Actualización de las previsiones de la demanda – Cuando los miembros de la cadena de suministro empiezan a ajustar sus previsiones para compensar una oscilación significativa al alza o a la baja, utilizan los datos de la persona anterior de la cadena. Esta actualización puede producirse varias veces por parte de los miembros de la cadena de suministro. Con cadenas más largas, la magnitud del error de cálculo es mucho mayor. Los nuevos objetivos de producción del proveedor no reflejan la señal de demanda original al final del proceso.
• Preparación de pedidos – Al igual que la actualización de previsiones, la preparación de pedidos es el resultado de la toma de decisiones humanas sobre la marcha. Las razones pueden ser acomodar los problemas de envío y logística, como las cargas completas de camiones (FTL), los tiempos de preparación de los equipos o los procedimientos de manipulación del inventario. Cuantos más miembros apliquen el redondeo al alza o a la baja, más se distorsionará la señal de demanda.
• Precios fluctuantes – Fluctuaciones debidas a la inflación o a las reducciones o aumentos estacionales de existencias pueden influir en el “efecto látigo”. A menudo, durante las temporadas de vacaciones, los distribuidores aumentan los pedidos de forma significativa basándose en sus estudios internos de ventas. O pueden realizar rebajas y descuentos para reducir las existencias que no se mueven o hacer sitio en el almacén para nuevos productos. Todo ello puede interpretarse como un repunte de la demanda y desencadenar el “efecto látigo” en la cadena ascendente. A los proveedores les resulta aún más difícil comprenderlo cuando las cantidades de los pedidos varían mucho. El resultado son nuevos ajustes de las previsiones que las hacen más imprecisas.
• Racionamiento y juego – En épocas de escasez de suministro, muchos proveedores entregan porcentajes más pequeños de los pedidos realizados por el cliente final. Este modo de entrega puede deberse a que están sometidos a una gran presión de capacidad e intentan servir a más clientes de los que pueden atender con la producción actual. Puede ser un intento de reducir las cantidades de los pedidos hasta que su proveedor anterior pueda suministrar más componentes. Cuando se produce este racionamiento, los clientes intermedios pueden intentar jugar con el sistema para satisfacer sus necesidades. Lo hacen aumentando el pedido total para que el porcentaje que reciben cubra su posición en el pedido. Con el tiempo, pueden reducir el pedido total una vez que hayan recibido existencias que cubran su demanda real.
• Capacidad tecnológica – La gestión de la cadena de suministro se hacía tradicionalmente con apretones de manos, comunicación cara a cara o llamadas telefónicas, faxes y correo electrónico. Consistía en el uso de hojas de cálculo y muchas suposiciones humanas. Y cada miembro de la cadena de suministro puede tener también un nivel diferente de capacidad tecnológica. Cuando esto sucede, un miembro puede estar utilizando un software sofisticado mientras que su proveedor ascendente utiliza hojas de cálculo, y otro proveedor ascendente utiliza un MRP local anticuado. Esto provoca problemas de comunicación y significa que los datos del proveedor son erróneos o están desfasados en el tiempo.

Gestión del efecto látigo

La herramienta más eficaz para combatir el efecto látigo es el uso de software. La mayoría de los sistemas MRP y ERP disponen de una funcionalidad nativa que permite un control estricto del inventario mediante códigos de barras y la automatización del inventario. Este tipo de software también dispone de funciones para gestionar y automatizar las compras. Puede realizar previsiones con datos casi en tiempo real para predecir con exactitud las señales reales de la demanda y elaborar programas de producción alcanzables.

El tipo y el efecto extremos de las perturbaciones que observan los profesionales de la cadena de suministro de hoy en día hacen que cualquier empresa que funcione con hojas de cálculo e intuición humana tenga más probabilidades de provocar el efecto látigo. Con un sólido software ERP, MRP o de gestión de la cadena de suministro, el efecto látigo puede gestionarse eficazmente al:

• Mejorar la comunicación – La vinculación de los proveedores a lo largo de la cadena de suministro ofrece a todos los miembros una visibilidad integral de la demanda real basada en las ventas. Estos datos se analizan y se aplican a la producción en la fábrica de cada proveedor, donde pueden vincularse además a las listas de materiales (BOM) y a los datos de calidad. La automatización con software libera los datos y los hace accesibles a todos los miembros, aumentando la colaboración y la confianza.
• Afinar la planificación estratégica – Mientras que la demanda estable permite a algunas empresas operar con un inventario push, la demanda fluctuante puede requerir un sistema pull. Es fundamental que el software contenga funciones que permitan optimizar el inventario en función de la disponibilidad, la utilización y los niveles asignados dentro de la producción. También permite a las empresas una mayor automatización mediante códigos de barras y escaneado para realizar un seguimiento de WIP y del inventario en proceso.
• Finalizar la preparación de pedidos por lotes – Los software MRP más modernos pueden tener en cuenta múltiples variables e insumos y crear previsiones y programaciones de producción precisas. Este software puede requerir la eliminación de la toma de decisiones intuitiva humana y permitir la compra automatizada a niveles que reflejen la demanda real. Por ejemplo, si un planificador redondea hacia arriba o hacia abajo para ahorrar $250 en un camión cargado de existencias entrantes y esa decisión provoca un efecto látigo que se traduce en $2500 de inventario innecesario a lo largo del tiempo, el ahorro es negativo. El software puede vincular y automatizar este proceso y proporcionar informes holísticos para obtener cantidades de entrada precisas que reflejen la demanda y no la conveniencia.
• Eliminar el racionamiento y el juego – Los software ERP y MRP almacenan con precisión los datos históricos, pero los combinan con datos de producción casi en tiempo real para ofrecer a la demanda una imagen dinámica y continuamente actualizada. Este sistema también permite una gestión perpetua del inventario. De este modo, las empresas conocen en todo momento sus costos de producción y pueden confiar en los ajustes automatizados para no reaccionar de forma exagerada y desencadenar un efecto látigo.

El efecto látigo puede ser un problema devastador para los fabricantes. Provoca confusión y crea desabastecimiento o exceso de existencias en los almacenes; repercute en el rendimiento de la producción y puede dar lugar a la pérdida de efectivo o a restricciones del flujo de caja al bloquear el capital operativo en forma de inventario. Los sistemas MRP y ERP actuales contienen sólidas funciones que ayudan a automatizar las compras, optimizar el inventario y vincular y analizar la demanda a través de los procesos de producción y las listas de materiales.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El efecto látigo es un fenómeno de la cadena de suministro que se produce cuando un ligero movimiento de la demanda puede provocar grandes oscilaciones en toda la cadena de suministro.
• Cuando la demanda fluctúa repentinamente y el sistema de previsión y planificación de la demanda de una empresa no está preparado para gestionarla, puede surgir el pánico, desencadenando una reacción en cadena en la que cada uno de los siguientes participantes en la cadena de suministro compensará desproporcionadamente por exceso o por defecto el cambio, amplificando la fluctuación mucho más allá de la realidad.
• El efecto látigo puede producirse en ambas direcciones y puede acabar con un colapso de la cadena de suministro.
• Los factores que pueden provocar un efecto látigo son: los ajustes de las previsiones de la demanda, la finalización de la preparación de pedidos por lotes, las fluctuaciones de los precios, el racionamiento y el juego, y las desiguales capacidades tecnológicas de los participantes en la cadena de suministro.
• El “efecto látigo” se puede mitigar con mejores prácticas de comunicación, una planificación estratégica más eficaz, finalizando la preparación de pedidos por lotes y eliminando el racionamiento y el juego.
• Una buena herramienta para gestionar el efecto látigo es un sistema ERP/MRP que ayude a mitigarlo proporcionando una mejor comunicación, aumentando la eficacia de la planificación estratégica, finalizando la preparación de pedidos por lotes y eliminando el racionamiento y el juego.