¿Qué es el desabastecimiento y cómo evitarlo?

Aunque el desabastecimiento puede sugerir que un producto es popular, suele tratarse de errores costosos en la gestión del inventario que es mucho mejor evitar que controlar posteriormente. En este artículo veremos qué es el desabastecimiento, cómo se produce y qué pueden hacer las empresas para evitarlo.

¿Qué es el desabastecimiento?

Un desabastecimiento se produce cuando un artículo del inventario que tiene demanda está agotado. En otras palabras, el desabastecimiento es una situación en la que las materias primas, los subconjuntos o los productos terminados sin nivel de existencias tienen órdenes pendientes de fabricación o de clientes.

El desabastecimiento es lo contrario del exceso de existencias –una situación en la que un artículo del inventario tiene un nivel de existencias considerablemente superior a la demanda. Los desabastecimientos son la pesadilla de fabricantes, distribuidores y minoristas por igual, ya que pueden provocar graves interrupciones en la cadena de suministro, atascar los ciclos de fabricación y dificultar el cumplimiento.

Desabastecimiento vs existencias agotadas vs pedidos pendientes

Técnicamente, los artículos sin nivel de existencias no constituyen un desabastecimiento a menos que las órdenes entrantes de fabricación o de clientes creen una demanda de los mismos. Los artículos agotados (OOS por sus siglas en inglés) pueden ponerse a la venta o incluirse en las órdenes de fabricación antes de que estén en existencias, suponiendo que exista un nivel adecuado de control de existencias.

En el caso de los productos terminados, esto se llamaría disponible en pedido pendiente –una situación en la que los productos pueden incluirse en las órdenes de venta antes de que estén en existencia. Esto presupone un sistema de gestión de ventas capaz de dar cuenta de los artículos OOS. Los minoristas y distribuidores deben tener cuidado, ya que la logística de la cadena de suministro se complica cuando se permite el pedido pendiente.

Los artículos OOS también pueden seguir siendo útiles en órdenes de fabricación o trabajos en proceso. Se trataría de materiales o subconjuntos comprados que se espera que estén en existencia pero que aún no han llegado. Con la ayuda de un sistema MRP eficaz, por ejemplo, los artículos esperados pueden reservarse de antemano en las operaciones de mantenimiento. Ninguna de las situaciones anteriores constituiría un desabastecimiento.

Causas habituales de desabastecimiento

Los desabastecimientos pueden deberse a muchas razones, entre las que destacan las previsiones deficientes, los problemas de gestión del inventario y las interrupciones de la cadena de suministro. Aunque en muchos casos el desabastecimiento puede minimizarse o eliminarse mediante una planificación preventiva, también pueden surgir rápidamente por problemas repentinos en la cadena de suministro o por aumentos repentinos de la demanda. Veamos algunas causas habituales de desabastecimiento.

Mala gestión de la tesorería

Una mala gestión de la tesorería puede contribuir significativamente al desabastecimiento. Cuando las empresas no disponen de liquidez suficiente, pueden verse obligadas a retrasar la compra de nuevas existencias, lo que puede provocar desabastecimientos. Esta situación suele empeorar por una mala planificación financiera o por gastos imprevistos que pueden sobrecargar el presupuesto. Un flujo de caja inadecuado también puede impedir que una empresa aproveche los descuentos por compras al por mayor o las reposiciones de emergencia.

Escasa optimización del inventario

La escasa optimización del inventario y el mantenimiento de registros de inventario inexactos son las principales causas de desabastecimiento. Cuando los datos de inventario no se actualizan con regularidad o las discrepancias no se abordan con rapidez, las empresas pueden acabar con un exceso de existencias o desabastecimientos. Una optimización deficiente del inventario puede deberse a una gestión ineficiente del almacén, a la falta de integración entre los sistemas de inventario, a errores humanos o a otras razones.

Gestión ineficaz de los pedidos

Los retrasos en el procesamiento de pedidos, los errores de cumplimiento o la falta de comunicación entre departamentos también pueden provocar que el inventario se agote más rápido de lo que se repone. Por ejemplo, si un pedido de un cliente no se registra correctamente, es posible que no se solicite al gestor de inventario que reponga existencias, lo que provocaría un desabastecimiento inesperado. La optimización de los flujos de trabajo de procesamiento de pedidos y la aplicación de prácticas de gestión de almacenes pueden ayudar a mitigar estos riesgos de desabastecimiento.

Mal rendimiento de los proveedores

El mal rendimiento de los proveedores es otro factor crítico que puede provocar desabastecimientos. Los proveedores que no entregan a tiempo, suministran bienes de mala calidad o cambian con frecuencia sus condiciones pueden perturbar la cadena de suministro y provocar constantes desabastecimientos. Las empresas que dependen en gran medida de un único proveedor son especialmente vulnerables a estos problemas.

El establecimiento de relaciones sólidas con proveedores fiables, la diversificación de la base de proveedores y la evaluación periódica del rendimiento de los proveedores pueden ayudar a hacer frente a estos riesgos.

Baja precisión en la previsión de la demanda

Otro culpable habitual de los desabastecimientos es una previsión de la demanda mal realizada. Las previsiones imprecisas pueden deberse a la utilización de datos obsoletos, a no tener en cuenta las tendencias del mercado o a no integrar las opiniones de los clientes en el proceso de previsión. Cuando se subestima la demanda, es posible que las empresas no almacenen suficientes productos para satisfacer las necesidades de los clientes, lo que provoca desabastecimientos. Los análisis automatizados o los programas maestros de producción pueden ayudar a aumentar la precisión de las previsiones.

Problemas logísticos

Las interrupciones de la cadena de suministro pueden causar problemas de inventario repentinos e inesperados, incluyendo desabastecimientos. Estas interrupciones pueden deberse a la inestabilidad política, problemas de transporte, cambios repentinos en las políticas reguladoras, etc. La interconexión de las cadenas de suministro globales modernas significa que una interrupción en una parte del mundo puede tener efectos regionales o incluso globales.

Para mitigar el impacto de las interrupciones de la cadena de suministro, las empresas deben desarrollar planes de contingencia, adoptar un enfoque preventivo de la gestión del rendimiento de los proveedores e invertir en herramientas de visibilidad de la cadena de suministro.

Aumentos repentinos de la demanda

Impulsados por tendencias estacionales, actividades promocionales o acontecimientos inesperados del mercado, los aumentos repentinos de la demanda pueden provocar a menudo desabastecimientos. Cuando la demanda de los clientes aumenta inesperadamente, las empresas pueden tener dificultades para reponer existencias con la rapidez suficiente para satisfacer las necesidades de los clientes. El resultado puede ser la pérdida de ventas y la insatisfacción del cliente.

Para gestionar los aumentos repentinos de la demanda, las empresas deben emplear estrategias de inventario flexibles, como el stock de seguridad o los sistemas de inventario justo a tiempo (just-in-time). El análisis de los datos históricos de ventas y el seguimiento de las tendencias del mercado pueden ayudar aún más a anticiparse y prepararse para posibles picos.

Las consecuencias del desabastecimiento

Los desabastecimientos pueden afectar a una empresa de diferentes maneras. En todos los casos, sin embargo, terminan afectando a la retención de clientes y a la reputación de la marca. A continuación se exponen algunas de las consecuencias negativas que puede acarrear el desabastecimiento para las empresas:

• Pérdida de ventas e ingresos. Los desabastecimientos provocan una pérdida de ventas, ya que los clientes acuden a la competencia para satisfacer sus necesidades. Esto repercute directamente en los ingresos y puede afectar a las ventas futuras debido a la disminución de la fidelidad de los clientes. Una tasa de desabastecimiento elevada y constante puede reducir considerablemente la cuota de mercado y debilitar la estabilidad financiera de las empresas.
• Aumento de los costos operativos. Además de la pérdida de ingresos, el desabastecimiento también conlleva costos adicionales en forma de gastos de envío urgente, horas extraordinarias, gastos de reabastecimiento de emergencia, etc. Todos estos factores sobrecargan los presupuestos y reducen la rentabilidad global.
• Menor satisfacción del cliente. La disponibilidad de los productos es uno de los principales indicadores de la satisfacción del cliente. El desabastecimiento afecta significativamente a esta satisfacción, provocando frustración e insatisfacción cuando los productos no están disponibles. Esto puede dar lugar a reseñas negativas, una menor lealtad de los clientes y una reducción en la repetición de la compra.
• Reembolsos y costos de pedidos pendientes. Además de un aumento de los costos operativos, el desabastecimiento suele requerir reembolsos o la gestión de pedidos pendientes, lo que conlleva costos y cargas administrativas adicionales. Su gestión puede llevar mucho tiempo y ser costosa, lo que sobrecarga aún más los recursos. Las situaciones de desabastecimiento frecuentes y los pedidos pendientes no planificados perjudican la rentabilidad y complican la gestión del inventario.
• Impacto en la reputación de la empresa. El desabastecimiento constante puede dañar la reputación de una empresa de fabricación o de venta al por menor. Esto puede afectar a las relaciones con los clientes directos, los socios de distribución, las partes interesadas y los proveedores.
• Interrupción de los programas de producción. El desabastecimiento de materias primas o componentes esenciales puede causar importantes trastornos en la programación de la producción, lo que provoca retrasos y un aumento del tiempo de inactividad. Esto afecta a la producción de un fabricante y puede tener un efecto cascada en los ciclos de producción posteriores.

¿Cómo calcular el costo de desabastecimiento?

Cuantificar el impacto negativo del desabastecimiento es esencial para comprender la carga financiera que supone. Hay formas informativas de hacerlo. Por ejemplo, basta con sumar los gastos de envío acelerado o las horas extraordinarias de trabajo ocasionadas por un desabastecimiento. Lo mismo ocurre con los gastos de las transacciones y el trabajo administrativo derivado de la gestión de devoluciones o pedidos pendientes.

Una métrica destacada para calcular el costo de desabastecimiento sería el Valor de Ventas Perdidas (LSV, por sus siglas en inglés), que indica la cantidad de ingresos perdidos por una Unidad de Mantenimiento de Stock (SKU) con demanda pendiente. Para calcular el LSV, multiplique el precio de venta por unidad del artículo por el número de unidades no vendidas debido a un desabastecimiento. Este último dato puede obtenerse multiplicando el número promedio de ventas del artículo por la duración del desabastecimiento.

Valor de las ventas perdidas = Ventas promedio por día x duración del desabastecimiento en días x precio por unidad

Por ejemplo, si las ventas promedio diarias de un artículo son de 10 unidades, el desabastecimiento dura 5 días y el precio de venta por unidad es de $40, el valor de las ventas perdidas sería:

Valor de las ventas perdidas=10×5×40=$2.000.

¿Cómo evitar el desabastecimiento?

Como hemos visto, evitar el desabastecimiento es crucial para mantener un alto grado de satisfacción de los clientes, conservar una capacidad de producción óptima y garantizar un funcionamiento sin problemas. Para terminar este artículo, veamos algunos métodos eficaces para evitar el desabastecimiento y mantener niveles óptimos de inventario.

Utilice el stock de seguridad y el punto de pedido (ROP)

El stock de seguridad son existencias adicionales que se mantienen para evitar el desabastecimiento en caso de aumentos inesperados de la demanda o retrasos en el suministro. Actúa como amortiguador frente a las incertidumbres de la demanda y el suministro. Para determinar el nivel óptimo de stock de seguridad, las empresas deben analizar los datos históricos de ventas, prever la variabilidad de la demanda y tener en cuenta los tiempos de entrega. El análisis de los datos de producción o ventas puede ayudar a calcular los niveles adecuados de stock de seguridad.

Un punto de pedido (ROP) es el nivel de inventario al que deben pedirse nuevas existencias para reponer el inventario antes de que se agote. Se calcula en función del tiempo de entrega y el índice de demanda de un artículo, más su nivel de stock de seguridad, si corresponde. Establecer puntos de pedido precisos permite a las empresas garantizar y automatizar parcialmente la reposición de existencias.

Optimice la gestión de proveedores y de la cadena de suministro

La gestión eficaz de los proveedores es crucial para evitar el desabastecimiento. Establecer relaciones sólidas con proveedores fiables garantiza un suministro puntual y constante de mercancías. Diversificar la base de proveedores puede mitigar el riesgo de depender de un único proveedor, lo que puede provocar interrupciones en la cadena de suministro si el proveedor no cumple con sus entregas. Las empresas deben evaluar periódicamente el rendimiento de los proveedores en función de criterios como la puntualidad en las entregas, la calidad y la flexibilidad.

La gestión de los retos logísticos también es esencial para evitar desabastecimientos. Esto incluye optimizar la logística, planificar la cadena de suministro, mantener una comunicación clara con proveedores y proveedores logísticos, etc.

Aumente la precisión de la previsión de la demanda

Una previsión de la demanda precisa es fundamental para mantener unos niveles óptimos de inventario y evitar el desabastecimiento. Una previsión eficaz implica analizar los datos históricos de ventas, las tendencias del mercado y la estacionalidad para predecir la demanda futura. Los análisis avanzados y los modelos de aprendizaje automático pueden mejorar la precisión de las previsiones identificando patrones y realizando predicciones basadas en datos.

El software de planificación de la producción puede desempeñar un papel importante en la mejora de la precisión de las previsiones. Estas herramientas integran varias fuentes de datos, proporcionan información en tiempo real y facilitan la colaboración entre departamentos. Al aprovechar este tipo de software, las empresas pueden crear previsiones más precisas y alinear los niveles de inventario con la demanda real, reduciendo así la probabilidad de desabastecimiento.

Aumente la precisión del inventario y la trazabilidad

La inexactitud de los datos de inventario puede dar lugar a niveles de existencias incorrectos, con el consiguiente exceso de inventario o desabastecimiento. La implementación de modernos sistemas de gestión de inventarios puede ayudar a las empresas a lograr una mayor precisión del inventario mediante la automatización de la entrada de datos y la integración del inventario con las ventas y las compras.

La trazabilidad también es crucial en la gestión del inventario. Mediante el seguimiento del inventario a lo largo de la cadena de suministro, las empresas pueden identificar y resolver rápidamente las discrepancias, garantizando que los niveles de existencias se reflejen con exactitud. Los sistemas avanzados de gestión de inventarios ofrecen funciones como el escaneado de códigos de barras y la tecnología RFID, que reducen el riesgo de desabastecimiento al proporcionar visibilidad de los movimientos de las existencias en todo el sistema.

Implemente prácticas de mejora continua y Just-In-Time (JIT)

Las prácticas de mejora continua (IC, por sus siglas en inglés), como la gestión ajustada de inventarios, Six Sigma y otros modelos de IC, pueden ayudar a las empresas a perfeccionar sus procesos de inventario. Por ejemplo, la gestión ajustada de inventarios se centra en reducir los despilfarros y optimizar los niveles de inventario, garantizando que las empresas mantengan la cantidad justa de existencias.

La gestión de inventarios Just-In-Time (JIT), o justo a tiempo, es otra estrategia eficaz para evitar el desabastecimiento. El objetivo del JIT es reducir los costos de mantenimiento de inventario mediante la recepción de mercancías sólo cuando se necesitan en el proceso de producción, minimizando así los niveles de inventario. La aplicación del JIT requiere una estrecha coordinación con los proveedores y una cadena de suministro bien gestionada para garantizar las entregas a tiempo. La mejora continua y las prácticas JIT fomentan un enfoque proactivo de la gestión de inventarios, mejorando la eficiencia operativa y la fiabilidad en general.

Implemente un software de gestión de inventarios

La implementación de un software de gestión de inventarios (IMS, por sus siglas en inglés), es una de las formas más eficaces de evitar el desabastecimiento. Un buen IMS centraliza los datos de inventario, automatiza los procesos de reposición de pedidos y se integra con otros sistemas empresariales, como los de fabricación y compras. Esto garantiza que los niveles de inventario estén alineados con la programación de la producción y los tiempos de entrega de los proveedores.

Un IMS también puede calcular los niveles óptimos de stock de seguridad, establecer puntos de pedido automatizados y proporcionar visibilidad en tiempo real del estado del inventario. Puede aprovechar los análisis avanzados para mejorar la previsión de la demanda y ofrecer información sobre el rendimiento del inventario. Al centralizar el recuento de existencias y proporcionar cálculos precisos de los tiempos de entrega, un IMS es, sin lugar a dudas, la herramienta más potente para ayudar a las empresas a mantener niveles óptimos de inventario y minimizar el riesgo de desabastecimiento.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Un desabastecimiento se produce cuando un artículo del inventario con demanda está agotado, lo que provoca interrupciones en la cadena de suministro y problemas de cumplimiento.
• El desabastecimiento es distinto de la falta de existencias, ya que se refiere específicamente a situaciones en las que existe demanda pero no hay existencias disponibles.
• Las principales causas de desabastecimiento son la mala gestión de la tesorería, la escasa optimización de las existencias, la gestión ineficaz de los pedidos, el mal rendimiento de los proveedores, la escasa precisión de las previsiones de la demanda, los problemas logísticos y los aumentos repentinos de la demanda.
• Es importante cuantificar el costo de desabastecimiento para comprender su impacto financiero, incluyendo la pérdida de valor de las ventas, el aumento de los costos operativos y el manejo de reembolsos o pedidos pendientes.
• Prevenir el desabastecimiento es crucial para mantener la satisfacción del cliente, garantizar la fluidez de las operaciones y salvaguardar la rentabilidad de la empresa. Entre las estrategias eficaces figuran la utilización de stock de seguridad y puntos de pedido, la optimización de la gestión de proveedores, el aumento de la precisión en la previsión de la demanda, la mejora de la precisión y trazabilidad del inventario y el uso de un software de gestión de inventarios eficaz.

Preguntas frecuentes

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