Costos de inventario – Una rápida visión de conjunto

Los costos de inventario constituyen una parte sustancial de los gastos totales de cualquier empresa de fabricación o distribución. Para garantizar la buena salud financiera de su empresa, es necesario saber cómo dar sentido a estos gastos y cómo equilibrarlos.

¿Qué son los costos de inventario?

Los costos de inventario son todos los gastos en los que se incurre al adquirir, almacenar y gestionar el inventario.

En las empresas que se dedican a los productos, ya sea fabricándolos o simplemente vendiéndolos, las existencias constituyen una parte sustancial del balance. Según “Quantitative Analysis for Management”, de Barry Render, Ralph Stair y Michael Hanna, las existencias pueden representar hasta el 50% del capital total invertido por una empresa, lo que las convierte en uno de los activos más caros e importantes.

Pero el coste real de la compra del inventario no es el único coste asociado al mismo. Si se añaden los gastos de funcionamiento de la mano de obra, el espacio del inventario, las mermas, etc., los costos, ya de por sí elevados, se verán incrementados notablemente. Esta es una de las mejores razones por las que hay que utilizar técnicas adecuadas de gestión y control de inventarios: para minimizar el inventario y los costos en los que incurre.

Tipos de costos de inventario

El costo de inventario más directo, el costo de capital, incluye el precio de compra de los bienes, así como cualquier interés u otros costos incurridos si la empresa pide un préstamo para pagar su stock. Otros costos relacionados con las existencias pueden clasificarse en tres grupos básicos: costos de mantenimiento, costos de pedido y costos de escasez. Estas categorías pueden desglosarse en costos separados y más específicos.

Costos de mantenimiento

Los costos de mantenimiento de existencias son todos los costos relacionados con el almacenamiento de las mismas. Estos incluyen:

• Costos de almacenamiento. Son los costos asociados al espacio en el que almacena su inventario, incluyendo el alquiler, los servicios públicos y el seguro.
• Costos de mano de obra. Se componen de los salarios de los empleados de inventario que reciben, recogen, despachan, gestionan y auditan el inventario, y los que se ocupan del mantenimiento y la limpieza de los espacios de inventario.
• Costos de oportunidad. Estos costos se producen cuando se inmoviliza demasiado efectivo en las existencias, lo que puede impedir que la empresa invierta ese dinero en nuevas oportunidades, como nuevos empleados, marketing, innovación, etc.
• Depreciación. Naturalmente, el valor de las existencias de una empresa puede disminuir con el tiempo, lo que a su vez genera costos de depreciación.
• Obsolescencia. Cuando las mercancías del inventario se deprecian hasta no tener valor (por ejemplo, cuando los productos perecederos caducan), empiezan a representar un valor negativo porque siguen ocupando espacio en el inventario y tiempo de trabajo de los empleados del mismo. A esto se le llama stock muerto y hay que identificarlo y tratarlo rápidamente.
• Pérdidas. Los costos relacionados con la pérdida de inventario debida a robos, fraudes, daños o errores en los registros se denominan costos de merma.

Costos de pedidos

Los costos de pedidos se componen de los gastos derivados de la recopilación y realización de los mismos, así como de los costos relacionados con el transporte de la mercancía hasta las instalaciones:

• Costos de mano de obra del departamento de compras, es decir, para la preparación de pedidos, la búsqueda de proveedores, la comunicación, etc.
• Costos de transporte si la empresa tiene que pagar el transporte de la mercancía (por ejemplo, cuando el tamaño del pedido no es suficiente para que el proveedor proporcione transporte gratuito).

Costos de agotamiento de existencias

También llamados costos de escasez, los costos de falta de existencias se producen cuando se pierden oportunidades de venta y los trabajadores están ociosos debido a niveles insuficientes de inventario. Entre ellos se encuentran:

• Paros de producción. Los costos de mano de obra y los gastos generales de la fábrica se acumulan independientemente de que se realice o no trabajo real.
• Envíos de emergencia. Los proveedores pueden cobrar un suplemento por entregas más urgentes que las especificadas en su contrato.
• Pérdida de fidelidad de los clientes. No poder atender los pedidos de los clientes puede hacer que estos se dirijan a un competidor, lo que le hará perder un valioso negocio.

¿Cómo reducir los costos de inventario?

Aunque el inventario siempre será una de las partes más caras del negocio, hay formas de minimizar los costos relacionados con él. La mejor manera de hacerlo es mantener sólo la cantidad de inventario que se necesite en cada momento. Esto significa que el inventario tiene que estar muy optimizado y que hay que implementar un software de gestión de inventario.

En la optimización de inventarios, las dos preguntas básicas son

• ¿Cuándo hacer un pedido?
• ¿Cuánto pedir?

Para encontrar respuestas a estas preguntas siempre hay que llegar a un compromiso entre algunos de los costos de inventario mencionados. “¿Cuándo pedir?” tiene que equilibrar los costos de mantenimiento del inventario y los costos de agotamiento de existencias; “¿Cuánto pedir?” tiene que encontrar un término medio entre los costos de mantenimiento y los costos de pedido. Estas son algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarle a equilibrar sus costos de inventario:

Seguimiento de su inventario

El seguimiento del inventario significa registrar y supervisar el movimiento de las mercancías en la empresa. Asegurarse de que se hace un seguimiento de todos los artículos le proporciona una buena visión general de la cantidad de stock que tiene y de dónde se encuentran las diferentes SKU, así como de los productos que se venden bien y los que se quedan en el almacén sin usar. También le permite evitar la depreciación, la caducidad y la obsolescencia de los productos.

Más información sobre el seguimiento del inventario.

Pasar de las hojas de cálculo a un software ERP/MRP

Las hojas de cálculo son una forma viable de gestionar su inventario sólo cuando está empezando o si su inventario es muy pequeño. Pero si ya está operando un negocio serio, es el momento de actualizar a un software ERP/MRP. Estos sistemas automatizan gran parte de la comunicación y la entrada de datos que se produce en la empresa, reducen los errores humanos y recopilan grandes cantidades de datos que puede utilizar para tomar decisiones mejor informadas sobre su inventario.

Utilizar los datos para crear previsiones precisas

Los datos recogidos por un sistema ERP le permiten crear previsiones precisas sobre la cantidad de mercancía que va a necesitar en un periodo determinado para responder a la demanda regular. Saber cuánto pedir en un momento dado ayuda a evitar tanto las roturas de stock como el exceso de existencias, manteniendo el inventario al mínimo pero conservando la capacidad de cumplir con los pedidos.

Establecer puntos de reposición y stocks de seguridad

El punto de pedido (ROP) es un método para determinar el momento más factible para reponer su stock. Cuando los niveles de inventario descienden hasta un punto determinado (el ROP), es el momento de hacer otro pedido.

El stock de seguridad, sin embargo, es una reserva de existencias que se mantiene por si acaso en situaciones en las que la demanda es mayor de lo esperado, o cuando una entrega de un proveedor se retrasa. Cuando esto ocurre, el colchón le proporciona los medios para seguir operando sin interrupciones.

Organice su almacén

Mantener la organización física de su almacén es un requisito esencial para una gestión eficaz del inventario. En un almacén bien organizado, los empleados pueden desplazarse de forma rápida y segura, lo que supone una mayor rapidez en la preparación de pedidos. Sin embargo, tener los artículos del inventario almacenados de forma ordenada podría ahorrar mucho espacio de inventario.

Más información sobre la organización del almacén.

Cuente su stock regularmente

La realización de inventarios le ayuda a descubrir productos obsoletos, dañados o caducados que se han pasado por alto. Pero también puede ayudarle a identificar robos, fraudes y errores de registro. Por ello, es importante realizar recuentos de inventario, independientemente de si utiliza un sistema ERP o no. Para no interrumpir el trabajo en toda su empresa con frecuentes recuentos de inventario físico, puede optar por los recuentos cíclicos.

Utilizar técnicas de control de inventario

El uso de técnicas de control de inventarios, como el sistema “Just in Time” o “Economic Order Quantity” (EOQ), le permite revisar sus prácticas de pedido, así como mantener el inventario y los costos asociados al mismo al mínimo.

Justo a tiempo

El sistema “Just in Time” (JIT) se centra en comprar y mantener el mínimo necesario para operar a corto plazo. Esto significa que los pedidos se realizan con más frecuencia, pero para cantidades más pequeñas. Sin embargo, el modelo JIT puede crear problemas cuando hay fluctuaciones en la demanda o cuando se produce una interrupción repentina en la cadena de suministro. No obstante, en caso de demanda y oferta constantes, el enfoque JIT puede reducir drásticamente los costos de inventario y mejorar el flujo de caja de una empresa.

Cantidad de pedido económico

La cantidad económica de pedido o Economic Order Quantity (EOQ) es una técnica de control de inventarios en la que una empresa calcula las cantidades ideales de bienes que deben comprarse en un solo pedido. Esto se hace para garantizar unos niveles de inventario suficientes al tiempo que se minimizan los costos de compra, recepción y almacenamiento de las mercancías. Sin embargo, el EOQ sólo funciona cuando la demanda no fluctúa.

Utilizar el código de barras

El uso de códigos de barras y escáneres de códigos de barras para el seguimiento de los movimientos de inventario reduce drásticamente el tiempo dedicado a la introducción de datos. También ayuda a minimizar el riesgo de errores humanos y a garantizar una contabilidad rápida y precisa. Todos estos aspectos combinados reducen los costos de inventario relacionados con las tareas administrativas que son fáciles de automatizar.

Más información sobre los sistemas de inventario por código de barras.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Los costos de inventario son todos los gastos en los que se incurre al adquirir, almacenar y gestionar el inventario.
• Aunque el precio que se paga por el stock a los proveedores puede representar hasta el 50% del total de las inversiones de capital de la empresa, también hay otros gastos que hay que controlar y equilibrar.
• Los costos de mantenimiento de las existencias consisten en los costos de almacenamiento, los costos de mano de obra de los almacenes, los costos de oportunidad, así como los costos relacionados con la depreciación, la obsolescencia y la merma de las existencias.
• Los costos de los pedidos incluyen los relacionados con el transporte de las mercancías a sus instalaciones, así como los derivados de las actividades del departamento de compras, como la búsqueda de proveedores y la realización de pedidos.
• Los costos de agotamiento de existencias (también conocidos como costos de escasez) son los costos derivados del tiempo de inactividad de los empleados en las instalaciones, los envíos de emergencia y la pérdida de oportunidades por no poder cumplir con los pedidos, lo que en última instancia puede suponer la pérdida de fidelidad de los clientes y el daño a la reputación de la empresa.
• El objetivo de la optimización del inventario es encontrar un equilibrio entre los diferentes costos de inventario.
• Algunas de las mejores formas de optimizar los costos de inventario son el seguimiento de las existencias (preferiblemente con un sistema ERP que admita códigos de barras), la utilización de datos para crear previsiones precisas de la demanda, el establecimiento de puntos de reorden y stocks de seguridad definidos matemáticamente, la organización física de su almacén, la realización de recuentos periódicos de inventario y el uso de técnicas de control de inventario como el justo a tiempo o la cantidad de pedido económico o Economic Order Quantity (EOQ).

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