¿Qué es el costo de almacenamiento de inventario y cómo reducirlo?

Los costos de almacenamiento de inventario pueden mermar silenciosamente sus ganancias. Saber cuáles son estos costos —y cómo reducirlos— puede suponer una gran diferencia para su empresa. En esta guía, explicaremos los costos de almacenamiento de inventario, cómo calcularlos y compartiremos estrategias sencillas que le ayudarán a ahorrar dinero y mejorar sus resultados.

¿Qué es el costo de almacenamiento de inventario?

El costo de almacenamiento de inventario se refiere al gasto total en que incurre una empresa para almacenar y mantener las materias primas y las mercancías no vendidas a lo largo del tiempo. Estos costos pueden acumularse rápidamente y afectar a la tesorería y la rentabilidad de la empresa. Entender los costos de almacenamiento puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas que les permitan reducir gastos y optimizar los niveles de inventario.

Componentes del costo de almacenamiento

Según el libro de La Londe y Lambert “Costos de almacenamiento de inventario: Significado, componentes, medios, funciones”, existen cuatro componentes principales del costo de almacenamiento de inventario:

Costos de almacenaje

Los costos de almacenaje son los gastos de depósito y mantenimiento del espacio de almacenamiento para las existencias. Estos costos incluyen el alquiler, los servicios públicos y el mantenimiento de los almacenes y otras instalaciones de almacenaje.

Costos de riesgo de inventario

Los costos de riesgo de inventario son gastos relacionados con los riesgos que asume una empresa al mantener un inventario. Estos costos se derivan de las pérdidas potenciales que pueden producirse mientras las mercancías están almacenadas. Los costos de riesgo incluyen las mermas (pérdidas por robo o daños), la obsolescencia (los artículos se quedan obsoletos) y la depreciación (el valor de las existencias disminuye). Un mayor nivel de existencias aumenta estos riesgos.

Costos de servicio de inventario

Los costos de los servicios de inventario son gastos relacionados con los servicios de apoyo a su inventario, como seguros, impuestos y costos de mano de obra para la manipulación y gestión del inventario.

Costos de capital

Aunque el costo de almacenamiento no incluye directamente el dinero gastado en la compra de inventario, sí incluye otros costos de capital, como los costos de oportunidad. El costo de oportunidad es la diferencia entre el rendimiento del inventario comprado y el rendimiento de la mejor opción de inversión a la que se hubiera renunciado en favor de la compra del inventario.

Por ejemplo, supongamos que compra una determinada cantidad de inventario que le reportaría unos ingresos de $10.000. Sin embargo, puede determinar que gastar ese dinero en publicidad podría haber aportado $15.000 en ventas. En este caso, el costo de oportunidad sería de $5.000.

Además, los costos de capital también podrían incluir los intereses pagados por las existencias.

Por qué es importante reducir los costos de almacenamiento de inventario.

Los elevados costos de almacenamiento de inventario pueden mermar su flujo de caja, reducir la rentabilidad y crear problemas como exceso de inventario. Cuando hay demasiadas existencias almacenadas, se inmovilizan recursos valiosos que podrían invertirse en otras áreas de la empresa. Además de inmovilizar capital, el exceso de existencias también aumenta los costos de almacenaje y expone el inventario a riesgos como la pérdida de valor, la obsolescencia y la depreciación.

Una gestión del inventario eficaz transforma estos retos en oportunidades. Al reducir los costos de almacenamiento, se libera liquidez que puede reorientarse hacia la innovación o el crecimiento. Optimizar los niveles de inventario significa que se necesita menos espacio de almacén, lo que permite reducir los gastos de almacenaje y servicios públicos. La optimización del inventario reduce los costos y hace que todas sus operaciones sean más eficientes.

En concreto, el desglose de los principales costos de almacenamiento le ayudará a detectar áreas de mejora en las siguientes categorías:

1. Costos de almacenaje. ¿Está pagando más de lo necesario por el almacenaje? Revisar los gastos de almacenaje puede revelar ineficiencias en el uso del espacio de su almacén. Los elevados costos de almacenamiento de inventario pueden indicar que está guardando demasiadas existencias o que su espacio podría organizarse mejor.
2. Costos de riesgo de inventario. ¿Su inventario es vulnerable a pérdidas o depreciaciones? El análisis de los costos de riesgo le ayuda a identificar áreas de vulnerabilidad, como contracción, obsolescencia o depreciación.
3. Costos de los servicios de inventario. ¿Está gastando demasiado en seguros y servicios para su inventario? Los costos de servicios como seguros e impuestos pueden acumularse rápidamente, sobre todo si tiene más existencias de las necesarias.
4. Costos de capital. ¿Le convendría comprar más existencias e invertir el dinero en otra cosa? Revisar sus costos de capital puede ayudarle a determinar si sus niveles de inventario están alineados con sus objetivos empresariales y si debería reducir existencias para liberar fondos para oportunidades de mayor rentabilidad.

Cómo calcular el costo de almacenamiento de inventario

Calcular los costos de almacenamiento de inventario no es sólo cuestión de entender las cifras, sino de descubrir gastos ocultos que pueden estar mermando silenciosamente sus beneficios. Conocer estos costos le ayuda a comprender qué parte de su flujo de caja se invierte en mantener el inventario a lo largo del tiempo. Esto puede revelar información valiosa sobre la eficiencia de su gestión de inventario. Unos costos de almacenamiento elevados pueden indicar a menudo un exceso de existencias, un almacenaje ineficaz o una lenta rotación del inventario.

Puede determinar su costo de almacenamiento agrupando los componentes del costo de almacenamiento antes mencionados. A continuación, puede calcular su tasa de costo de almacenamiento.

La fórmula de la tasa de costo de almacenamiento de inventario es muy sencilla:

Costo de almacenamiento de inventario (%) = (Costo total de almacenamiento ÷ Valor total del inventario) × 100

Esta fórmula muestra los costos de almacenamiento como porcentaje del valor total del inventario. Este porcentaje indica claramente qué parte del valor de su inventario se dedica a gastos de almacenamiento de inventario.

Ejemplo de cálculo:

Imagínese que el valor total de su inventario es de $500.000, con los siguientes costos de almacenamiento:

Costos de almacenaje: $10,000

Costos de riesgo de inventario: $5,000

Costos del servicio de inventario: $3,000

Costos de capital: $60,000

La suma de estos costos da un costo total de $78.000. Utilizando la fórmula:

Costo de almacenamiento de inventario (%) = (78.000 ÷ 500.000) × 100 = 15,6%.

Este porcentaje del 15,6% de costos de almacenamiento muestra cuánto gasta sólo en mantener el inventario. Hacer un seguimiento regular de esta cifra puede ayudarle a identificar ineficiencias, reducir gastos innecesarios y tomar mejores decisiones financieras que mejoren el flujo de caja y la rentabilidad.

¿Cuál es la tasa de costo de almacenamiento perfecta?

Las tasas de los costos de almacenamiento de inventario pueden variar significativamente según el sector, el tamaño de la empresa y las prácticas específicas de inventario. Suelen oscilar entre el 12% y el 35% del valor del inventario. Por ejemplo, un estudio publicado en el International Journal of Physical Distribution & Logistics Management señala que, a la hora de estimar los costos de almacenamiento, los responsables suelen utilizar valores de referencia del sector situados dentro de esta escala o valores de manual en torno al 25%.

Es importante reconocer que estas cifras son estimaciones generales. La tasa de costo de almacenamiento real para una empresa específica debe determinarse analizando sus componentes de costo único, incluidos los costos de capital, los gastos de almacenaje, los costos de servicio y los factores de riesgo. Una evaluación precisa de estos elementos es esencial para una gestión eficaz del inventario y el control de costos.

Para un análisis más detallado, La tesis de Cory Lynn Harms, “Comparación de los costos de almacenamiento de inventario en la literatura y en la práctica”, ofrece una amplia revisión de los porcentajes de costo de almacenamiento de inventario que aparecen en la literatura y su aplicación en escenarios reales.

Utilización de la tasa de costo de almacenamiento de inventario como KPI

Un indicador clave de rendimiento (KPI) es un valor medible que muestra la eficacia con la que se alcanza un objetivo empresarial específico. En la gestión de inventarios, el uso de los costos de almacenamiento como indicador clave ayuda a controlar la eficacia con la que la empresa gestiona las existencias y los costos asociados. Por ejemplo, un alto porcentaje de costos de almacenamiento puede indicar problemas como exceso de existencias, espacio de almacén infrautilizado o existencias próximas a la obsolescencia —todo lo cual puede mermar el flujo de caja. Por el contrario, un porcentaje de costos de almacenamiento bajo indica un control eficaz del inventario y un almacenamiento optimizado.

A continuación se explica cómo utilizar eficazmente el costo de almacenamiento del inventario como KPI:

1. Empiece calculando el porcentaje de costo de almacenamiento de inventario a intervalos regulares (por ejemplo, mensual o trimestralmente) para establecer una base de referencia. Utilice la fórmula anterior para calcular el costo de almacenamiento de inventario. Este porcentaje revela qué parte del valor de su inventario se dedica a los costos de mantenimiento y le ofrece un punto de referencia claro para comparar a lo largo del tiempo.
2. Establezca un intervalo objetivo para su KPI basado en los estándares del sector o en objetivos empresariales internos. Definir un intervalo objetivo le ayuda a determinar cómo son unos costos de almacenamiento “saludables” y le proporciona un objetivo por el que trabajar. Según la Association for Supply Chain Management (ASCM), los costos de almacenamiento de inventario suelen situarse entre el 15% y el 25%, aunque pueden variar en función del sector y de las necesidades específicas de la empresa.
3. Desglose los componentes de sus costos de almacenamiento —capital, almacenaje, riesgo y servicios— para ver qué áreas contribuyen más al porcentaje global. Por ejemplo, unos costos de almacenaje elevados pueden indicar un uso ineficaz del espacio de almacén, mientras que unos costos de riesgo crecientes pueden indicar problemas como mermas u obsolescencia. La identificación de estos factores le ayudará a abordar los generadores de costos específicos.
4. Realice un seguimiento regular del KPI para controlar las tendencias e identificar patrones. Si el porcentaje de costos de almacenamiento empieza a aumentar, podría indicar un exceso de existencias, un almacenaje ineficaz o un inventario de baja rotación. El seguimiento de las tendencias puede alertarle de los problemas antes de que se agraven y agoten su flujo de caja.
5. Utilice los resultados del análisis de los KPI para realizar ajustes. Si los costos de almacenaje son elevados, reduzca el exceso de inventario para liberar espacio y reducir gastos. También puede optimizar la distribución del almacén o la rotación del inventario. Ajustando estas áreas, puede reducir gradualmente los costos de almacenamiento.
6. Realice un seguimiento de su KPI de costo de almacenamiento de inventario a lo largo del tiempo para ver si sus cambios están funcionando. Si el porcentaje disminuye de forma constante, significa que está mejorando la gestión del inventario. Sin embargo, si se mantiene dentro del rango objetivo, sus prácticas actuales son efectivas.

El seguimiento periódico de este indicador le facilitará la detección de tendencias y el ajuste de los niveles de existencias para adaptarlos mejor a la demanda.

Estrategias clave para reducir los costos de almacenamiento de inventario

Para reducir los costos de almacenamiento de inventario es necesario aplicar prácticas eficaces de gestión de inventarios. A continuación presentamos algunas estrategias clave para ayudar a reducir estos costos manteniendo la cantidad adecuada de existencias:

Aplique una previsión y planificación de la demanda

Una previsión de la demanda precisa es crucial para optimizar los niveles de existencias y evitar el exceso de stock. Predecir la demanda de los clientes permite hacer los pedidos justos para satisfacer las necesidades sin tener un exceso de existencias. Esto minimiza los costos asociados a los productos no vendidos y libera capital para otras operaciones.

Utilice un sistema de gestión de inventarios

Un sistema de gestión de inventarios en tiempo real ayuda a controlar los niveles de existencias, seguir las tendencias e identificar los artículos de baja rotación. El uso de software de gestión de inventarios para automatizar estos procesos mejora la precisión, reduce los errores y permite realizar ajustes rápidos de las existencias en función de la demanda. Los sistemas avanzados también proporcionan datos valiosos para afinar los puntos de reorden y mejorar la rotación del inventario.

Optimice el stock de seguridad y los puntos de reorden

Equilibrar el stock de seguridad es fundamental para evitar que se agoten las existencias sin mantener un inventario innecesario. Establecer puntos de reorden en función de los tiempos de entrega de los proveedores y de la demanda de los clientes garantiza una reposición eficaz de las existencias. Esta estrategia reduce el riesgo de exceso de existencias y disminuye los costos de almacenamiento.

Minimice los costos de espacio de almacenaje

Organizar eficazmente el espacio del almacén puede reducir los costos de almacenaje. Técnicas como la mejora de los sistemas de estanterías, el ajuste de la distribución del almacén o incluso la reubicación de artículos de gran demanda en lugares accesibles dentro del almacén pueden reducir el espacio necesario para almacenar el inventario. Si alquila espacio de almacén, reducir los niveles de inventario puede permitirle trasladarse a unas instalaciones más pequeñas y rentables.

Mejore la distribución y los procesos del almacén

Una distribución del almacén mal diseñada puede aumentar los costos operativos y reducir la productividad. Optimizar la distribución segmentando las áreas, mejorando la zona de recepción o incorporando soluciones de almacenaje vertical puede reducir los costos de almacenamiento y, al mismo tiempo, aumentar la eficiencia.

Establezca relaciones a largo plazo con los proveedores

Negociar acuerdos a largo plazo con los proveedores puede reducir los costos de almacenamiento de varias maneras. Negociando condiciones como entregas más frecuentes y flexibles, puede minimizar la necesidad de almacenar grandes cantidades de existencias de una sola vez. Los envíos más pequeños y regulares reducen las necesidades de almacenaje y los riesgos de mermas y depreciación. Además, una relación sólida con los proveedores puede ofrecer oportunidades para obtener descuentos en los precios al por mayor, incluso si los envíos se realizan en cantidades más pequeñas.

Controle la rotación de existencias

Mejorar la rotación de existencias centrándose en los artículos de gran demanda y eliminando el exceso de inventario puede reducir los costos relacionados con las mermas, la obsolescencia y la depreciación, al tiempo que reduce su necesidad de un amplio espacio de almacenaje. Revisar periódicamente el rendimiento de las existencias le permite dar prioridad a lo que se vende para poder priorizar la rentabilidad.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El costo de almacenamiento de inventario incluye todos los gastos en que se incurre para almacenar y mantener el inventario, abarcando los costos de almacenaje, riesgo, servicio y capital. Comprender estos costos es esencial para gestionar la tesorería y la rentabilidad.
• Los costos de capital en los costos de almacenamiento no se refieren al precio de compra de las existencias, sino al costo de oportunidad de inmovilizar fondos que podrían generar mayores rendimientos en otro lugar o devengar intereses cuando no se compran inmediatamente.
• El porcentaje de costos de almacenamiento permite conocer la eficacia de la gestión de las existencias. El rango suele oscilar entre el 12% y el 35%, según el sector.
• La fórmula para determinar el costo de almacenamiento es sencilla: se divide el total de los costos de almacenamiento por el valor total del inventario y se multiplica por 100 para expresarlo en porcentaje.
• Unos costos de almacenamiento elevados pueden provocar un exceso de existencias, problemas de tesorería e ineficacia. Estrategias como la previsión de la demanda, los sistemas de gestión de inventarios y la optimización del espacio de almacenaje ayudan a reducir estos costos.
• Hacer un seguimiento de los costos de almacenamiento a lo largo del tiempo como un KPI ayuda a las empresas a identificar ineficiencias, optimizar los niveles de inventario y tomar decisiones financieras informadas.
• Los planteamientos prácticos incluyen mejorar la distribución del almacén, negociar mejores condiciones con los proveedores y centrarse en la rotación de las existencias para minimizar los riesgos y las necesidades de almacenaje.

Preguntas frecuentes

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