Guía de costeo real para fabricantes

El costeo real es vital para garantizar la rentabilidad, especialmente en sectores en los que los costos de producción fluctúan. A continuación explicaremos cómo y por qué implementar el costeo real en su empresa.

¿Qué es el costeo real?

El costeo real es un método específico de contabilidad de costos que registra con precisión los costos reales incurridos durante la producción, incluidos los costos de materiales directo, mano de obra directa y gastos generales de fabricación. A diferencia del costeo estándar, que se basa en costos estimados, el costeo real hace un seguimiento de los gastos a medida que se producen, lo que permite a los fabricantes conocer el costo real de sus productos o pedidos. Este enfoque es muy valioso para las empresas con costos volátiles de material, mano de obra o gastos generales, en las que la estimación de costos puede ser muy imprecisa.

Para evitar confusiones, nos gustaría señalar que en este artículo hablamos del método de “costeo real” para determinar el costo de un producto fabricado. Aunque en entornos no contables, en el lenguaje cotidiano, el término similar ‘costo real’ puede utilizarse a menudo para describir algo relacionado pero distinto. Por ejemplo, cuando alguien dice que “el costo real de X es…”, puede referirse al costo de las mercancías en sus libros contables (independientemente del método utilizado para determinarlo), en contraste con el costo estimado, que hace referencia al costo esperado (ya sea pasado o futuro) del mismo artículo.

Costeo real vs. costeo normal vs. costeo estándar

Cada método de costeo —el costeo real, el costeo normal y el costeo estándar— ofrece enfoques únicos para calcular los costos de producción y se adapta a distintos tipos de operaciones de fabricación:

Costeo real

El costeo real registra los costos reales de materiales, mano de obra y gastos generales de fabricación incurridos durante la producción. Este método proporciona datos de costos precisos, pero puede ser complejo y consumir mucho tiempo debido a la necesidad de llevar un registro meticuloso. Es el mejor para los fabricantes que necesitan una precisión detallada de los costos, especialmente cuando se trata de gastos fluctuantes de materiales, mano de obra o gastos generales. Sin embargo, los verdaderos ‘costos reales’ sólo pueden calcularse cuando se combinan los gastos generales al final del periodo contable; por lo tanto, el costeo normal se utiliza para el seguimiento de los costos en tiempo real.

Costeo normal

El costeo normal es una variante del costeo real que combina los costos reales de materiales directos y mano de obra con una tasa predeterminada de costos indirectos para calcular los costos totales. Ofrece un equilibrio entre la precisión del costeo real y la simplicidad del costeo estándar, proporcionando información en tiempo real sobre los costos sin requerir un seguimiento exhaustivo de datos. Este enfoque es ideal para los fabricantes que necesitan obtener actualizaciones continuas sobre sus costos de producción o en situaciones con gastos generales constantes.

Costeo estándar

El costeo estándar se basa en costos predeterminados basados en datos históricos o en promedios previstos de materiales, mano de obra y gastos generales. Aunque es fácil de aplicar, no refleja los costos en tiempo real, por lo que resulta inexacto para empresas en entornos dinámicos. Este método funciona bien para fabricantes con procesos estables y costos predecibles.

Ventajas del costeo real y el costeo normal

Comprender cuánto dinero gasta en fabricar sus productos es fundamental para mantener y aumentar la rentabilidad. A continuación explicamos cómo su empresa puede beneficiarse del costeo real y del costeo normal:

Entender adónde va su dinero

Con el costeo real y el costeo normal, los fabricantes pueden entender cómo se gasta el dinero en diferentes objetos de costo, como unidades específicas, lotes o pedidos de clientes. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los costos reales de materiales y mano de obra asociados a cada objeto de costo, proporcionando claridad sobre cómo se asignan los recursos a lo largo del proceso de producción. Al identificar patrones de costos en varios objetos de costo, los fabricantes pueden señalar áreas específicas donde podrían mejorar la eficiencia o reducir gastos.

Decidir cuánto deben costar sus productos

El costeo normal permite a los fabricantes calcular el costo total asociado a cada objeto de costo, teniendo en cuenta los costos directos reales. Esta información en tiempo real ayuda a fijar precios que cubran los costos de producción de cada objeto de costo, garantizando la rentabilidad sin depender de estimaciones presupuestarias. Si los costos son superiores a lo previsto, los fabricantes pueden saber qué componentes (por ejemplo, los costos variables de mano de obra o los gastos de material) están provocando los aumentos.

Rápida reacción a las fluctuaciones de los costos

El costeo normal permite a los fabricantes responder rápidamente a las fluctuaciones de los costos. Cuando aumentan los costos de los materiales o de la mano de obra, un sistema de costeo normal proporciona información inmediata sobre cómo estos cambios impactan en los costos por unidad o por pedido. Por ejemplo, si aumenta el costo de un material, los fabricantes pueden cambiar rápidamente de proveedor, o ajustar la lista de materiales o el precio de venta del producto.

Presupuestos y previsiones

Utilizar el costeo real o el costeo normal hace que la presupuestación y la previsión sean más precisas al basar las predicciones en datos históricos reales. En lugar de basarse únicamente en los costos estándar, los fabricantes pueden proyectar los costos futuros basándose en los gastos reales registrados en periodos contables anteriores, lo que permite elaborar presupuestos más precisos. Por ejemplo, si los datos reales indican un aumento constante de los costos de mano de obra asociados a determinados productos, los fabricantes pueden ajustar los presupuestos para reflejar esta tendencia.

Aumento de la rentabilidad

El costeo real y el costeo normal proporcionan visibilidad sobre los costos reales asociados con cada producto o pedido, lo que permite a los fabricantes identificar y controlar ineficiencias, como el exceso de horas de mano de obra o el desperdicio de material. Al hacer un seguimiento de los costos exactos de cada pedido o unidad, los fabricantes pueden realizar ajustes basados en datos para reducir gastos. Además, el costeo real permite a los fabricantes fijar precios que reflejen los gastos reales de producción, garantizando que cada producto cubra sus costos. Cuando los costos reales revelan aumentos inesperados, los fabricantes pueden ajustar los precios para proteger los márgenes de rentabilidad y garantizar un crecimiento sostenible incluso cuando las condiciones del mercado o los precios de los materiales fluctúan.

Seguimiento de los costos reales en hojas de cálculo

Utilizar hojas de cálculo para el costeo real implica realizar un seguimiento meticuloso de los costos de los materiales, mano de obra y gastos generales y vincularlos a productos, lotes y pedidos concretos. Aunque teóricamente es posible, este proceso es muy complejo y requiere una atención constante.

Para empezar, deben crearse hojas de cálculo estructuradas que recojan todos los componentes de costo relevantes para cada lote de productos. Los costos de mano de obra y los gastos generales pueden calcularse de forma relativamente sencilla registrando las horas trabajadas para una tirada de producción. Sin embargo, el verdadero reto consiste en asociar cada lote de productos con los lotes de material correctos y sus respectivos costos.

Para ello es necesario registrar información detallada de cada lote de material, incluidas las cantidades utilizadas, los precios unitarios y los proveedores. Este detalle es fundamental, ya que las fluctuaciones de los precios de las materias primas pueden afectar significativamente los costos de producción. Por ejemplo, si un lote de pan se elabora con harina de dos lotes distintos con precios de compra variables, la hoja de cálculo debe reflejar con precisión el uso proporcional de cada lote para determinar el costo real del lote.

Este nivel de detalle no sólo garantiza la precisión financiera, sino que también respalda las decisiones operativas, como la identificación de oportunidades de ahorro de costos o la selección de lotes de material más rentables. Además, en caso de retiradas de productos o problemas de calidad, un seguimiento preciso permite a los fabricantes localizar los productos afectados y realizar devoluciones específicas.

Sin embargo, a medida que aumenta el volumen de datos, la gestión de todos estos datos en hojas de cálculo resulta lenta y propensa a errores. Las hojas de cálculo carecen de actualizaciones en tiempo real o de integración con otros sistemas, como los de inventario y compras —funciones esenciales para la fabricación moderna. Mientras que las hojas de cálculo pueden ser suficientes para las operaciones a pequeña escala, las empresas más complejas suelen necesitar soluciones de software especializadas para gestionar las complejas demandas del costeo real.

Seguimiento de los costos reales con ERP de fabricación

Las pequeñas empresas de fabricación suelen confiar en hojas de cálculo y programas de contabilidad para hacer un seguimiento de los costos en sus primeras etapas. Aunque este enfoque puede funcionar al principio, rápidamente se vuelve abrumador a medida que crece la producción. Gestionar materiales de múltiples proveedores con precios fluctuantes, vincular lotes de material a productos o lotes de producción específicos y recopilar datos del taller para obtener información puede resultar demasiado complejo para los sistemas manuales.

Un software ERP para la fabricación, como MRPeasy, ofrece una mejor solución al agilizar el costeo normal y el costeo real y garantizar la trazabilidad completa de los costos en todo el proceso de producción. A diferencia de los sistemas genéricos de contabilidad o inventario, MRPeasy está diseñado para realizar un seguimiento de los costos de material y mano de obra en tiempo real y vincularlos a lotes de existencias, pedidos y productos específicos. Esto le permite monitorear continuamente los costos de fabricación, identificar variaciones en los costos y tomar medidas, como ajustar los precios de venta o elegir proveedores más económicos.

Además, al vincular las listas de materiales (BOM) y las rutas de producción a los costos de material y mano de obra, el ERP de fabricación le permite estimar con precisión los costos de producción a la hora de realizar cotizaciones. La integración con el software de contabilidad simplifica aún más los flujos de trabajo, ya que automatiza el intercambio de datos de costos y facilita la conciliación de registros.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El costeo real registra los gastos reales de materiales, mano de obra y gastos generales durante la producción, proporcionando datos de costos precisos a los fabricantes.
• El costeo real ofrece una gran precisión, pero requiere mucho tiempo, mientras que el costeo normal equilibra la información en tiempo real con la eficiencia mediante el uso de costos reales de material y mano de obra junto con tasas de gastos generales predeterminadas. El costeo estándar es más fácil de aplicar, pero menos preciso, ya que se basa en promedios estimados.
• El costeo real y el costeo normal permite a los fabricantes hacer un seguimiento de dónde se gasta el dinero, fijar precios exactos de los productos y responder con rapidez a las fluctuaciones de los costos.
• Aunque las hojas de cálculo pueden ser un punto de partida para el seguimiento de los costos reales, se vuelven ineficaces y propensas a errores a medida que aumenta la producción.
• Los sistemas ERP de fabricación agilizan el costeo normal y costeo real proporcionando un seguimiento de costos en tiempo real, vinculando los costos a pedidos o lotes de existencias específicos y automatizando la gestión de datos. Esto permite a los fabricantes supervisar los costos de forma continua, identificar variaciones y realizar ajustes estratégicos.

Preguntas frecuentes

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