Costeo por órdenes de trabajo en 6 sencillos pasos

El costeo por órdenes de trabajo permite a las empresas asignar los costes de fabricación a trabajos específicos, lo que les ayuda a ofrecer presupuestos más precisos, medir la eficiencia de la producción, determinar la rentabilidad de trabajos específicos y elaborar mejores presupuestos.

¿Qué es el costeo por órdenes de trabajo?

El costeo por órdenes de trabajo es la asignación de los costes de fabricación a trabajos específicos o órdenes de clientes. Este método de cálculo de costes es especialmente útil si el fabricante produce artículos a medida y necesita calcular el coste de cada trabajo de fabricación por separado. Si el fabricante produce lotes de productos a medida, los costes aplicados a la orden de trabajo también pueden asignarse a unidades individuales.

Son muchas las ventajas que el cálculo del coste por ordén puede aportar a una empresa de fabricación:

1. Estimar los costes de futuros trabajos con mayor precisión. El costeo por las órdenes de trabajo proporciona a los fabricantes información vital sobre el coste de determinados tipos de trabajos, lo que les permite ofrecer presupuestos más precisos a los clientes. Esto podría mejorar la satisfacción de los clientes y evitar operar con pérdidas.

2. Determinar la rentabilidad de un trabajo. Proporciona información al personal directivo y le permite tomar mejores decisiones empresariales, por ejemplo, qué trabajos realizar para maximizar los beneficios.

3. Medir la eficiencia de los equipos y la mano de obra. El cálculo de costes por ordén requiere un cierto grado de detalle, incluido el seguimiento de las horas de trabajo y de la maquinaria. De este modo, se puede determinar qué equipos o qué empleados están por debajo del estándar de la empresa.

4. Un cálculo preciso de los costes por ordén ayuda a las empresas a elaborar mejores presupuestos. Conocer los costes que conlleva la fabricación de sus productos le permite planificar los presupuestos y los gastos de explotación, así como establecer objetivos de beneficios a largo plazo.

¿Cuáles son los elementos del costeo por órdenes de trabajo?

El costeo por órdenes de trabajo utiliza la suma de todos los costes directos de material, los costes directos de mano de obra y los gastos generales de la fábrica durante un período determinado para calcular el coste por órdenes. Desglosemos estas categorías:

1. Costes de material directo

Los materiales directos son todas las materias primas y componentes que forman parte de la lista de materiales de los productos fabricados. Estos materiales se utilizan en cantidades fácilmente medibles y deben ser objeto de seguimiento.

Todos los demás consumibles que se utilizan en cantidades insignificantes, como tuercas, tornillos, adhesivos, lubricantes, así como guantes y otros productos desechables, son materiales indirectos que forman parte de los gastos generales de la fábrica.

Por ejemplo, en una empresa de fabricación de muebles, la madera y el metal utilizados en la construcción de un sofá, así como el material textil y el relleno de espuma utilizados para el acolchado son materiales directos. Los clavos, los tornillos, el hilo y la cola utilizados forman parte de los materiales indirectos.

• Costes de mano de obra directa

Los costes de la mano de obra directa incluyen los salarios de los empleados que participan directamente en la fabricación de los productos, incluidos los trabajadores de línea, los soldadores, los pintores, los operadores de máquinas, etc.

La mano de obra directa es muy fácil de calcular, ya que todas las empresas hacen un seguimiento de los salarios y las horas de trabajo de sus empleados.

Todos los demás trabajadores del departamento de producción, como los supervisores, los planificadores de producción, el control de calidad y el mantenimiento, forman parte de la mano de obra indirecta que se contabiliza en los gastos generales de la fábrica.

• Gastos generales de fabricación

Los gastos generales de fabricación incluyen todo lo que es necesario en la producción de bienes:

• los materiales que no forman parte de las listas de materiales de los productos
• los salarios de los empleados del departamento de producción que no participan directamente en el proceso de fabricación
• alquiler de instalaciones, servicios públicos y seguros
• la depreciación del equipo

Mientras que los costes directos de mano de obra y de material se pueden rastrear con bastante facilidad, los gastos generales de fabricación son algo completamente distinto. Como todo lo anterior interviene en la fabricación de cada producto, los gastos generales deben asignarse a cada producto por separado. Pero el hecho de que cada producto sea diferente hace que esta tarea sea bastante difícil.

¿Cómo asignar los gastos generales en el costeo por órdenes de trabajo?

Asignar con precisión los gastos generales de fabricación a las órdenes de trabajo es esencial si quiere asegurarse de cobrar un precio por sus productos que sea justo tanto para su empresa como para el cliente. Hay dos enfoques comunes para lograr esto en un entorno de taller de trabajo: los gastos generales predeterminados y el costeo basado en actividades.

Gastos generales predeterminados

La tasa de gastos generales predeterminada se basa en datos históricos sobre los gastos generales y los inductores de costes, como la mano de obra directa o las horas de máquina. Si se dividen los gastos generales de un período determinado entre las horas dedicadas a las actividades de fabricación, se obtiene una tasa de gastos generales que se puede utilizar para aplicar los gastos generales a órdenes de trabajo específicas.

Tasa de gastos generales = Total de gastos generales / Total de horas de trabajo directo

Por ejemplo, si los gastos generales totales de un fabricante de muebles son de 18.000 dólares al mes y se dedican un total de 1.200 horas a actividades de producción, la tasa de gastos generales sería de 18.000 / 1.200 = 15

Ahora, cuando llega un orden de un cliente, la empresa podría estimar aproximadamente el número de horas de mano de obra directa que se dedicarán a la fabricación de los productos, y multiplicar las horas por la tasa de gastos generales.

Gastos generales = Horas de mano de obra directa x Tasa de gastos generales

Por ejemplo, si el orden consiste en fabricar 60 mesas a medida y la empresa calcula que se necesitan 160 horas de mano de obra directa, los gastos generales del orden serían 160 x 15 = 2.400 dólares.

Costeo por actividades

El costeo por actividades es un enfoque en el que se identifican los costes de todas las actividades realizadas en el proceso de ejecución de los órdenes y se asignan a los trabajos en función de las horas dedicadas a cada actividad para ejecutar el orden específico.

En concreto, las actividades se dividen en grupos y se calcula una tasa de gastos generales distinta para cada grupo. Cuando llega un orden de un cliente, la empresa estima las horas que puede suponer el orden para cada pool de actividades para ofrecer un presupuesto.

Este enfoque tiene muchas más variables que el método de los gastos generales predeterminados y, en consecuencia, es mucho más preciso.

Por ejemplo, una empresa de fabricación de muebles puede dividir sus actividades comerciales en tareas administrativas, compras, planificación de la producción, mano de obra directa, gestión de inventarios, etc. Se hace un seguimiento de las horas dedicadas a cada grupo de actividades y luego se utiliza el método de los gastos generales predeterminados.

Sigamos con el ejemplo anterior de 18.000 dólares de gastos generales totales por período y, además de las 1.200 horas de mano de obra directa, la empresa dedicó 500 horas a tareas administrativas, 180 horas a compras, 180 horas a la planificación de la producción y 340 horas a la gestión de inventarios durante el período.

Según las estimaciones, los gastos generales asignados a estas actividades son los siguientes

Actividad	Horas	Gastos generales
Mano de obra directa	1200	6000
Administración	500	4000
Compras	180	1500
Planificación de la producción	180	1500
Gestión de inventarios	340	5000
Total	2400	$18,000

Ahora, para determinar las tasas de gastos generales de cada actividad, se puede dividir el coste estimado de los gastos generales con las horas dedicadas a la actividad:

Actividad	Horas	Gastos generales	Tasa de gastos generales
Mano de obra directa	1200	6000	5
Administración	500	4000	8
Compras	180	1500	8.3
Planificación de la producción	180	1500	8.3
Gestión de inventarios	340	5000	14.7

Si un cliente pide 60 mesas a medida, se calcula que el orden requiere 160 horas de mano de obra directa, 30 horas de administración, 10 horas de planificación de compras y producción y 15 horas de gestión de inventario.

Las horas por actividad se multiplican por la tasa de gastos generales por actividad, con lo que se obtiene el coste de los gastos generales por actividad del orden. A continuación, se suman los gastos generales por actividad para obtener el total de gastos generales de la orden de trabajo.

Actividad	Horas	Tasa de gastos generales	Gastos generales
Mano de obra directa	160	5	800
Administración	30	8	240
Compras	10	8.3	83
Planificación de la producción	10	8.3	83
Gestión de inventarios	15	14.7	220.50
		TOTAL	1426.50

El costeo basado en actividades puede hacerse de la misma manera con órdenes de trabajo para múltiples productos diferentes. En este caso, sólo hay que seguir los mismos pasos con cada producto por separado.

Costeo por orden de trabajo en 6 sencillos pasos

1. Identificar el objeto de coste. En el cálculo del coste por ordén, el objeto de coste es un ordén. Sin embargo, si su empresa fabrica productos estándar, lo mejor sería utilizar el cálculo del coste del producto.

2. Haga un seguimiento de los costes directos relacionados con la orden de trabajo. Simplemente sume los costes directos de material y los costes directos de mano de obra que se producen al cumplir la orden de trabajo.

3. Agrupar los gastos generales. Sume los costes incurridos con la compra de materiales indirectos, las actividades de la mano de obra indirecta y otros costes generales de fabricación como el alquiler, los servicios públicos, los seguros, la depreciación, el impuesto sobre bienes inmuebles, etc.

4. Elija la base de imputación de los gastos generales. Utiliza la tasa de gastos generales predeterminada si quieres facilitarte la vida, o el cálculo de costes por actividades si necesitas una mayor precisión.

5. Asigne los gastos generales para la orden de trabajo (vea los ejemplos anteriores).

6. Calcule el coste total de la orden de trabajo. Para ello, basta con sumar los costes directos y los gastos generales asignados a la orden de trabajo.

Digamos que la producción de las 60 mesas se estima en 4.000 dólares de costes directos de mano de obra, 6.000 dólares de costes directos de material y que la empresa utiliza el cálculo de costes basado en actividades, llegando a un total de 1.426,50 dólares de gastos generales.

Los costes totales incurridos con la orden de trabajo son entonces:

4000 + 6000 + 1426.50 = $11,426.50

Utilización del software para el costeo por las órdenes de trabajo

Hacer estos cálculos manualmente con cada orden, especialmente si se fabrican productos únicos a medida, lleva mucho tiempo. Sin embargo, en el vertiginoso entorno empresarial actual, el tiempo es cada vez más escaso y valioso, y cada hora y cada minuto podrían aprovecharse mejor en otro lugar.

Por suerte, el costeo por las órdenes es una funcionalidad esencial en todo sistema ERP/MRP que se precie.

Un sistema ERP/MRP adecuado le ayuda a seguir fácilmente los costes relacionados con las órdenes de trabajo. Las mejores soluciones de software hacen una estimación inicial y, posteriormente, una vez finalizada la producción, calculan con exactitud el coste real de las órdenes de trabajo basándose en los datos introducidos en el sistema a lo largo de la producción.

El núcleo de esto son las listas de materiales que están intrínsecamente vinculadas a todo, desde las ventas hasta la planificación de la producción, desde las compras hasta las finanzas, lo que le permite calcular las necesidades de material, los plazos de entrega estimados y los costes de las órdenes de trabajo, al tiempo que crea programas de producción precisos, todo ello con sólo unos pocos clics.

En entornos en los que el tiempo de cotización juega un papel importante a la hora de que una venta tenga éxito o no, este tipo de software da a sus usuarios una ventaja sobre los que todavía confían en el lápiz, el papel y las hojas de cálculo.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El cálculo de costes por ordén es la asignación de los costes de fabricación a trabajos específicos o órdenes de clientes.
• Ayuda a las empresas a dar presupuestos más precisos, medir la eficiencia de la producción, determinar la rentabilidad de trabajos específicos y elaborar mejores presupuestos.
• Los costes correspondientes a las órdenes de trabajo son el material directo, la mano de obra directa y los gastos generales de fabricación.
• Los costes de material y mano de obra directos por órdenes pueden seguirse fácilmente, pero los gastos generales de fabricación deben agruparse y asignarse utilizando una tasa de gastos generales predeterminada o un cálculo de costes basado en la actividad.
• El uso de un sistema ERP/MRP permite a las empresas realizar el costeo por órdenes de trabajo en cuestión de minutos, ya sea para la cotización inicial o para la contabilidad final.

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