Control de inventario por código de barras – Ventajas y consejos

Tanto si dirige una pequeña empresa como un gran almacén, la gestión del inventario es clave para el buen funcionamiento. El código de barras simplifica esta tarea y hace que el proceso de inventario sea más rápido, preciso y mucho más fácil de manejar.

¿Cómo puede el código de barras aumentar el control del inventario?

El control de inventario consiste en gestionar las existencias para tener siempre lo que se necesita, sin que sobre ni falte. Un buen control del inventario mantiene el equilibrio adecuado y le ayuda a evitar quedarse sin artículos o tener un exceso de existencias. Esto ahorra dinero y evita retrasos en el e-commerce (comercio electrónico) o la producción.

Los códigos de barras ayudan a agilizar la gestión del inventario de varias formas clave:

• Seguimiento de los niveles de existencias. El escaneado de código de barras puede actualizar los niveles de existencias en tiempo real para reducir los errores humanos en la introducción de datos.
• Recepción y envío. Los códigos de barras permiten escanear rápidamente los envíos entrantes y compararlos con los pedidos de compra. También garantizan la precisión de los envíos porque su equipo puede escanear los artículos antes de que salgan del almacén.
• Identificación de productos. Los sistemas de código de barras simplifican la gestión de las unidades de mantenimiento de existencias (SKU), ya que a cada SKU o artículo individual se le puede asignar un código de barras único.
• Recuento físico. Los códigos de barras agilizan el proceso de inventario, permiten realizar recuentos de existencias y recuentos cíclicos rápidos y precisos y simplifican el mantenimiento de registros de inventario precisos.
• Eficacia en la gestión de inventarios. Aunque los códigos de barras en sí no desencadenan acciones, escanearlos en puntos clave, como la recepción de envíos, puede optimizar el control de existencias. De este modo, si las existencias caen por debajo de un punto de pedido, su sistema de gestión de inventario (SGI) puede emitir una alerta para evitar que se agoten las existencias.

Pero demos un paso atrás y veamos qué son los códigos de barras para comprender mejor su utilidad.

¿Qué son los códigos de barras?

Los códigos de barras son imágenes legibles por máquina formadas por líneas o formas que contienen datos digitales. Cuando se escanean, permiten la identificación y el seguimiento de los artículos de inventario asociados a ellos. Convierten la información en un patrón legible por máquina, normalmente formado por líneas negras y espacios en blanco (para código de barras 1D) o formas (para código de barras 2D como códigos QR o matrices de datos). Cuando se escanea, esta información codificada se descodifica en algo que su sistema de gestión de inventario puede entender, como identificadores (ID) de producto o números de serie.

Aunque los códigos de barras tradicionales y bidimensionales almacenan datos, tienen importantes diferencias. A la hora de decidir cuál elegir, debe tener en cuenta la cantidad de datos que necesita almacenar y dónde y cómo se van a utilizar. A continuación, presentamos cada tipo de código de barras y sus ventajas.

Código de barras 1D de uso rápido y universal

Los códigos de barras tradicionales, formados por líneas verticales, se ven habitualmente en los productos y almacenan datos más sencillos, como un código universal de producto (UPC) o un número de artículo europeo (EAN). Requieren un escáner de código de barras para su lectura y son perfectos para el control de inventarios por su rapidez y sencillez de lectura. Los códigos de barras 1D se utilizan ampliamente para tareas básicas como el seguimiento de inventarios y la fijación de precios.

Códigos QR para más información

Los códigos QR, un tipo de código de barras bidimensional, consisten en retículas cuadradas que pueden contener más datos que los códigos 1D, como URL, texto u otros detalles. Los códigos QR se escanean fácilmente con un smartphone, lo que los hace ideales para usos orientados al consumidor, como marketing, pagos o enlaces a sitios web. Son mejores para manejar información más compleja y pueden ayudar a la trazabilidad de productos, ya que pueden almacenar detalles de lotes o datos de inspección.

Códigos de matriz de datos para un uso compacto y de alta densidad

Los códigos Data Matrix (códigos de matriz) son códigos bidimensionales, muy parecidos a los códigos QR, pero destacan en aplicaciones industriales y de alta precisión en las que el espacio es limitado. Debido a su diseño pequeño y compacto y a su alta densidad de datos, funcionan especialmente bien en la industria de la fabricación, aeroespacial o sanitaria, donde es esencial el seguimiento de piezas pequeñas y críticas. Estos códigos suelen estar diseñados para resistir ambientes difíciles y mantener la legibilidad en elementos diminutos como placas de circuitos, dispositivos médicos o componentes aeroespaciales.

La importancia del control de existencias

Un control de existencias eficaz es esencial para mantener el buen funcionamiento de sus operaciones. Para los fabricantes, es crucial mantener este equilibrio, ya que unas existencias mal gestionadas pueden provocar retrasos en la producción, un aumento de los costos o la pérdida de oportunidades de venta. A continuación presentamos algunos consejos para mejorar el control de existencias y cómo pueden ayudar los códigos de barras:

• Establezca puntos de pedido claros. Establezca puntos de pedido para cada artículo de su inventario para prevenir la escasez y evitar costosos retrasos en la producción. Así, cuando un artículo se escanea a medida que se consume en la tienda, puede mantenerse informado sobre la disminución de las existencias.
• Utilice el seguimiento en tiempo real. El seguimiento de las existencias en tiempo real le permite ver exactamente lo que hay disponible en cada momento. Los códigos de barras facilitan esta tarea actualizando los niveles de inventario al instante con cada escaneado.
• Optimice el almacenamiento y la recuperación. Una organización adecuada es clave para encontrar y recuperar rápidamente las existencias. En un sistema de gestión de almacenes correctamente configurado, los códigos de barras pueden incluir datos sobre la ubicación exacta de un artículo. Esto ahorra tiempo y reduce los errores de picking (preparación de pedidos).
• Realice recuentos periódicos de los ciclos. Los recuentos periódicos le ayudarán a detectar las discrepancias a tiempo. Los códigos de barras aceleran este proceso al permitir escaneos rápidos y precisos sin detener las operaciones.

¿Qué es un sistema de inventario por código de barras?

Un sistema de inventario por código de barras es una herramienta que utiliza código de barras y escáneres para rastrear y gestionar los artículos del inventario. A los artículos en existencias se les asigna un código de barras, que puede escanearse en puntos clave de la cadena de producción para actualizar instantáneamente los niveles de inventario, cambiar el estado de los pedidos, etc.

Existen dos tipos principales de sistemas de inventario por código de barras:

1. Sistemas de código de barras autónomos. Se trata de soluciones sencillas de software y escáner que permiten a las empresas escanear y hacer un seguimiento del inventario con una funcionalidad limitada sin necesidad de integraciones complejas. Estos sistemas suelen utilizar escáneres de código de barras conectados a un computador o dispositivo móvil para actualizar registros básicos de inventario u hojas de cálculo.
2. Sistemas de gestión de inventarios con funcionalidad de código de barras integrada. Un buen software de gestión de inventarios (IMS) incluye funciones de código de barras integradas. A diferencia de los sistemas de código de barras autónomos, que funcionan de forma independiente, estos sistemas integran la tecnología de código de barras de forma integral con la operación de producción o distribución a gran escala. Esto significa que gran parte del seguimiento del inventario está automatizado y que los datos procedentes del escaneado de código de barras fluyen automáticamente entre los departamentos de compras, producción, cumplimiento de pedidos y otros.

Aunque ambos sistemas ayudan a mejorar la precisión, reducen los errores y facilitan la gestión del inventario, los sistemas integrados ofrecen mucha más automatización y aumento de la eficiencia.

¿Cómo se configura un sistema de inventario por código de barras?

Configurar un sistema integrado de inventario por código de barras es más sencillo de lo que parece si se aborda paso a paso. Estas son algunas pautas que le ayudarán a empezar:

Identifique las necesidades de su empresa

En primer lugar, evalúe sus necesidades de gestión de inventarios. Por ejemplo, si fabrica productos electrónicos, es posible que necesite hacer un seguimiento individualizado de los componentes pequeños y de gran valor. Como fabricante de alimentos, puede dar prioridad a la trazabilidad de materias primas perecederas y al control de lotes. Definir estas necesidades le ayudará a elegir las mejores soluciones de gestión de inventarios para mejorar el control de las existencias y el cumplimiento de la normativa.

Elija su sistema de código de barras

Decida entre implementar un sistema básico de código de barras como solución autónoma de seguimiento de inventario o utilizar un avanzado software de inventario por código de barras. Si opta por un software avanzado, asegúrese de que admite el tipo de integraciones con otras funcionalidades de producción que tenga previsto utilizar. Asimismo, compruebe si el software permite el uso de escáneres o dispositivos móviles para agilizar el seguimiento del inventario.

Seleccione su equipo

Además, preste atención al tipo de hardware que va a utilizar para el sistema de código de barras y a su compatibilidad con el software que prefiera. Dependiendo de su presupuesto y de la escala de sus operaciones, elija entre escáneres láser portátiles o aplicaciones de escaneado para dispositivos inteligentes. También debe contar con una impresora fiable capaz de producir etiquetas de código de barras duraderas que puedan soportar las condiciones de almacenamiento o manipulación. Por ejemplo, un fabricante de productos farmacéuticos puede necesitar impresoras de transferencia térmica para obtener etiquetas duraderas que soporten el almacenamiento en frío.

Integración de código de barras y software de producción

La integración de los códigos de barras con el software de fabricación mejora tanto la precisión como la eficacia de las operaciones. Con sistemas como MRPeasy, los códigos de barras se convierten en algo más que etiquetas: son herramientas para el acceso instantáneo a los datos, el seguimiento y la racionalización de los flujos de trabajo. Al asignar código de barras a artículos de inventario, ubicaciones de existencias y órdenes de fabricación, los fabricantes reducen la introducción manual de datos, ahorran tiempo y mejoran la precisión en cada paso del proceso.

La integración de código de barras de MRPeasy permite ejecutar tareas críticas como la recepción de mercancías, la preparación de pedidos y el ajuste de existencias con un rápido escaneado. Estas actualizaciones automáticas garantizan que los datos de inventario permanezcan actualizados, lo que permite a los planificadores y gestores de producción tomar decisiones bien fundamentadas basadas en información en tiempo real. Los datos de los códigos de barras fluyen perfectamente entre las tareas, manteniendo sincronizados los procesos de producción y reduciendo el tiempo dedicado a verificar las existencias o a localizar los artículos en la planta.

Los costosos escáneres de código de barras ya no son necesarios. La aplicación móvil de MRPeasy permite convertir cualquier smartphone o tableta en un escáner de código de barras, lo que permite gestionar el inventario desde cualquier punto del taller. Esta integración permite a las empresas reducir los costos de hardware y añade agilidad a la gestión del inventario, haciendo que toda la operación sea más ágil y eficiente. Al vincular el escaneado de código de barras con un software de fabricación eficaz, su empresa establece las bases para una gestión de la producción más rápida e inteligente.

Principales aspectos a tener en cuenta

• El control de inventario mediante código de barras permite realizar un seguimiento eficaz y preciso de las existencias, reduciendo la introducción manual de datos, actualizando los niveles de existencias en tiempo real y mejorando los flujos de trabajo de producción.
• Los códigos de barras son herramientas valiosas en la gestión de inventarios, ya que simplifican la identificación de existencias, agilizan los procesos de recepción y envío y facilitan un recuento físico más rápido.
• El control de inventarios es importante para mantener niveles óptimos de existencias que eviten retrasos en la producción, reduzcan los costos de almacenamiento y mantengan el buen funcionamiento de las operaciones.
• Configurar un sistema de inventario por código de barras es sencillo si se aborda paso a paso. Implica seleccionar cuidadosamente el software de inventario, los equipos y las integraciones en función de las necesidades específicas de su empresa.
• El software de inventario avanzado incluye la función de código de barras integrada, que automatiza el flujo de datos entre departamentos, se integra con las tareas de producción y permite el escaneado con smartphone para una gestión de existencias flexible y rentable.

Preguntas frecuentes

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