¿Qué es Configure, Price, Quote (CPQ)?

Configure, Price, Quote (CPQ) es una herramienta de ventas que facilita el cálculo de los precios y tiempos de entrega de productos complejos y configurables, y la generación rápida de cotizaciones con la información pertinente.

¿Qué es Configure, Price, Quote (CPQ)?

Configure, Price, Quote ó configuración, precio y cotización (CPQ) es una herramienta de ventas que simplifica y agiliza el proceso de creación y distribución de cotizaciones o presupuestos para productos o servicios complejos. CPQ permite a los equipos de ventas configurar productos personalizados en función de las necesidades y requisitos del cliente, determinar los costos y precios de venta en función de las configuraciones, y producir documentos de cotización y facturas profesionales que pueden compartirse instantáneamente con el cliente.

El proceso de CPQ puede dividirse en los siguientes pasos:

1. Configuración de productos. El equipo de ventas selecciona y configura los productos y servicios que cumplen los requisitos del cliente. El software CPQ ofrece una interfaz fácil de usar para configurar opciones, características y accesorios, al tiempo que garantiza que las configuraciones son válidas y cumplen cualquier norma y restricción empresarial.
2. Cálculo del precio. Una vez completada la configuración del producto, la solución CPQ calcula el precio adecuado en función de las configuraciones, los descuentos y cualquier otra regla de asignación de precios. Si la CPQ es una funcionalidad dentro de un sistema ERP/MRP, el software también puede utilizar los programas de producción y la capacidad disponible para ofrecer una estimación precisa del tiempo de entrega.
3. Generación de cotizaciones. El software CPQ genera una cotización de aspecto profesional que incluye los productos, servicios, precios configurados y cualquier otra información relevante. Algunos sistemas también permiten una facturación rápida convirtiendo automáticamente la cotización en un pedido concreto.
4. Gestión de cotizaciones. La solución CPQ proporciona una plataforma centralizada para gestionar cotizaciones, realizar un seguimiento de su estado, obtener una visión general del proceso de ventas y realizar cambios según sea necesario. Cuando se utiliza un sistema basado en la nube, los equipos de ventas pueden acceder al sistema de cotizaciones desde cualquier lugar y colaborar con otras partes interesadas para obtener el mejor resultado.

El objetivo principal de los sistemas Configure, Price, Quote es hacer que el proceso de venta sea más eficaz y sin errores, y mejorar la experiencia del cliente proporcionándole cotizaciones claras, precisas y detalladas.

Las herramientas de CPQ suelen ser un software específico o una funcionalidad de las plataformas CRM o los sistemas ERP. Aunque los procesos primitivos de Configure, Price, Quote también pueden configurarse con plantillas de hojas de cálculo, no se recomienda hacerlo, ya que las hojas de cálculo son muy complejas y propensas a errores.

¿Cómo funcionan los sistemas de Configure, Price, Quote?

El software CPQ suele utilizar una combinación de datos, como catálogos de productos, reglas de asignación de precios e información específica del cliente, para generar cotizaciones. Esta información puede introducirse manualmente o a través de integraciones con otros sistemas, como el software ERP. El software utiliza procesos basados en reglas para configurar automáticamente los productos en función de las necesidades y limitaciones del cliente, determinar el precio correcto y generar una cotización. La cotización resultante refleja el costo exacto de la configuración del producto basándose en la información introducida en el sistema.

Ventajas del software CPQ

Utilizar un sistema CPQ tiene muchas ventajas. Entre ellas se incluyen:

1. Mayor eficacia. CPQ automatiza muchas de las tareas manuales y repetitivas que conlleva la generación de cotizaciones, liberando a los equipos de ventas para que puedan centrarse en vender y establecer relaciones con los clientes.
2. Precios precisos. CPQ garantiza que las cotizaciones sean precisas, coherentes y conformes con las normas y restricciones empresariales. Elimina el riesgo de errores e incoherencias que pueden surgir de los procesos manuales.
3. Cotizaciones más rápidas. Con CPQ, las cotizaciones pueden generarse y entregarse a los clientes en una fracción del tiempo que se tarda en crearlas manualmente. El resultado son tiempos de entrega más rápidos, ciclos de ventas más cortos y una mayor satisfacción del cliente.
4. Mejor experiencia del cliente. Dado que CPQ proporciona cotizaciones claras, precisas y detalladas en una fracción del tiempo en comparación con los métodos manuales, se traduce en una mejor experiencia del cliente y una mayor probabilidad de ganar la venta.
5. Aumento de las ventas. Al agilizar el proceso de cotización y mejorar la precisión, CPQ puede conducir a un aumento de las ventas y mejorar la productividad del equipo de ventas.
6. Mejor colaboración. La CPQ proporciona una plataforma centralizada para que los equipos de ventas gestionen las cotizaciones y colaboren con otras partes interesadas para obtener el mejor resultado. Si la CPQ forma parte de un sistema ERP/MRP, las cotizaciones de ventas pueden incluir estimaciones precisas de los plazos de entrega, mientras que los pedidos de los clientes pueden convertirse en órdenes de fabricación y programarse para la producción en unos pocos clics.

En resumen, el CPQ puede mejorar significativamente el proceso de ventas y aumentar la eficacia, la precisión y las ventas.

¿Cuándo debe utilizar el software Configure, Price, Quote?

El software CPQ podría ser útil en cualquier empresa que fabrique productos con opciones de personalización, pero la verdadera importancia del CPQ se revela una vez que las cotizaciones se vuelven demasiado difíciles de manejar para un sistema tradicional de gestión de relaciones con los clientes. Esto puede ocurrir debido a varios factores, entre ellos:

1. Productos configurables de alta complejidad. Cuando se venden productos con muchas opciones, variaciones y dependencias, CPQ puede simplificar y automatizar el proceso de personalización y asignación de precios de los productos. La complejidad de los productos es la razón principal para implantar sistemas CPQ.
2. Cotizaciones de gran volumen. Si una empresa empieza a recibir grandes volúmenes de peticiones de oferta de forma regular, puede ser muy difícil escalar el trabajo de los vendedores adecuadamente. CPQ puede automatizar muchas partes del proceso, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear cada cotización, y haciendo que su equipo de ventas sea mucho más escalable.
3. Ventas multicanal. Cuando se vende a través de múltiples canales (venta directa, revendedores, comercio electrónico), CPQ puede garantizar que cada canal está asignando precios y cotizando productos de forma coherente, reduciendo el riesgo de erosión de márgenes.
4. Estrategias de precios complejas. CPQ puede automatizar estrategias de precios complejas, como descuentos por volumen, precios escalonados y precios agrupados, lo que facilita a los equipos de ventas la entrega de cotizaciones precisas.

Producir productos complejos y configurables es la primera y principal razón para implantar un software CPQ. Sin embargo, si desea beneficiarse de una funcionalidad similar pero CPQ le parece demasiado específico, puede buscar un software ERP de fabricación con funciones avanzadas de lista de materiales (BOM).

CPQ como parte de un ERP de fabricación

Tradicionalmente, la funcionalidad Configure, Price, Quote ha estado presente en aplicaciones CRM avanzadas como Salesforce, o en ERPs de nivel empresarial caros y complejos como SAP. Ahora, MRPeasy ofrece una funcionalidad similar también a los pequeños fabricantes en su software ERP de fabricación disponible como solución SaaS (software como servicio) basada en la nube. En concreto, la funcionalidad Matrix BOM de MRPeasy permite configurar productos con parámetros, mientras que la funcionalidad BOM multinivel simplifica la gestión de productos complejos.

Cuando CPQ se integra como una funcionalidad dentro de un sistema ERP de fabricación, además de configurar y poner precio a los productos, proporciona una solución completa para gestionar todos los aspectos de la producción. La integración entre CPQ y el sistema ERP de fabricación permite un flujo continuo de datos que agiliza la configuración de productos, la asignación de precios y cotizaciones, la creación de órdenes de fabricación, la reserva y el seguimiento de inventarios, etc.

En particular, la funcionalidad principal de la lista de materiales (BOM) de un sistema ERP de fabricación proporciona una ventaja significativa para el flujo de trabajo CPQ. Esto es especialmente cierto si la funcionalidad de la lista de materiales incluye una configuración de producto y capacidad de lista de materiales multinivel, como es el caso de MRPeasy.

BOM es un componente fundamental del proceso de fabricación, ya que proporciona un desglose detallado de los materiales y componentes necesarios para fabricar un producto. Al integrar la configuración del producto con la funcionalidad de BOM, el software puede acceder a esta información y utilizarla para configurar y asignar precios con precisión al producto final. Esto proporciona una única fuente de verdad para la información del producto, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la precisión de las cotizaciones.

En un sistema ERP de fabricación, los vendedores pueden introducir los parámetros de un producto configurado y calcular el precio y el plazo de entrega del producto con sólo un par de clics. Al utilizar un sistema basado en la nube, el vendedor puede acceder al software mientras visita a clientes potenciales, generar cotizaciones en ese mismo momento y, potencialmente, cerrar acuerdos mucho más rápido. Integrar el sistema con una plataforma de comercio electrónico, sin embargo, permitiría a los clientes configurar sus propios productos en su sitio web.

Cuando se confirma un pedido, puede convertirse en una orden de fabricación y programarse para la producción en un par de clics.

Una toda su empresa

MRPeasy integra la configuración de productos y las ventas con el inventario, las compras, la producción y las finanzas para proporcionarle herramientas fáciles de usar para gestionar toda su operación.

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Principales aspectos a tener en cuenta

1. Configure, Price, Quote (CPQ) es una herramienta de ventas que simplifica y agiliza el proceso de creación y distribución de cotizaciones para productos o servicios complejos.
2. El proceso CPQ consiste en la configuración del producto, el cálculo del costo del pedido y la generación de la cotización.
3. Los sistemas CPQ ayudan a las empresas a conseguir una mayor eficacia en las ventas, cotizaciones más precisas, una mayor satisfacción de los clientes, una mejor colaboración entre departamentos y un ciclo más corto entre la cotización y el cobro.
4. Debería implantar un software CPQ si vende productos complejos con muchas opciones de personalización, cuando las solicitudes de la cotización se vuelven abrumadoras, cuando vende a través de múltiples canales o cuando se enfrenta a estrategias de precios complejas.

Preguntas frecuentes

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