¿Cómo comunicarse eficazmente en una empresa manufacturera?

El intercambio de información es necesario para desencadenar cualquier tipo de acción y, como tal, la comunicación es una parte esencial de cualquier empresa de fabricación. Por lo tanto, mejorar el proceso y las prácticas de comunicación puede tener un efecto significativo en la eficiencia de su empresa.

¿Qué es la comunicación en la fabricación?

La comunicación en la fabricación es el intercambio de información relativa al proceso de fabricación entre cualquiera de las dos partes que forman parte de la cadena de suministro de un producto fabricado. Esto incluye los contactos con los proveedores y los clientes, así como las interacciones entre los departamentos y los empleados de la empresa de fabricación.

La comunicación es inevitable. En cualquier empresa, las personas tienen que intercambiar información para conseguir cualquier cosa, por ejemplo, al hacer un pedido o enviar un programa de producción. Pero a pesar de que la comunicación es la base y la savia de cualquier negocio, muchas empresas manufactureras podrían mejorar sus prácticas de comunicación.

Un intercambio de información más eficaz podría suponer beneficios muy reales, como un menor número de accidentes laborales, una mayor eficiencia en la producción, una mayor calidad de los productos y una mayor satisfacción tanto de los clientes como de los empleados.

Por otro lado, las prácticas de comunicación deficientes, especialmente las que se basan en métodos orales y en papel, podrían dar lugar a malas condiciones de trabajo, a un exceso de residuos, a una baja calidad de los productos, a retrasos en las entregas y a clientes y empleados insatisfechos.

¿Cómo mejorar la comunicación en la industria?

Hay varias formas directas e indirectas de mejorar la comunicación en una empresa de fabricación. Desde el fomento de las interacciones sociales hasta la provisión de una infraestructura para el intercambio de información, he aquí algunos enfoques que le ayudan a construir una empresa más estrechamente conectada.

Proporcionar formación

La formación relacionada con la seguridad, así como con las nuevas tecnologías y la maquinaria implantada en las instalaciones, es una necesidad para todas las partes implicadas. Pero más formación no es siempre mejor formación. Las sesiones de formación deben ser claras, centradas y concisas, y las lecciones aprendidas deben arraigarse posteriormente con la ayuda de materiales complementarios entregados a los empleados, fijados en las paredes cerca de los equipos y añadidos a las carpetas de instrucciones. Una forma eficaz de mejorar la incorporación de los nuevos empleados es asignarles un compañero experimentado que pueda ayudarles a aprender al mismo tiempo que los incorpora a la cultura de la empresa.

Crear zonas comunes

Las zonas comunes de las instalaciones, como el comedor o la cocina, tienen otra finalidad además de la obvia. Son los lugares donde se reúnen y socializan las personas cuyo trabajo no coincide directamente. Varios departamentos se reúnen en estas salas para interactuar y descubrir nuevas perspectivas a través de los debates. Las zonas comunes no sólo facilitan el espíritu de equipo, sino que también actúan como incubadoras de nuevas ideas que pueden dar lugar a mejoras.

Organizar eventos

Los eventos de creación de equipos son una gran manera de mejorar y fortalecer las relaciones en el lugar de trabajo. Dar a los empleados la oportunidad de interactuar fuera de la rutina laboral les permite establecer conexiones más profundas que pueden mejorar el espíritu de equipo, la comunicación en el lugar de trabajo y, en consecuencia, su eficiencia laboral. Pero los eventos también pueden celebrarse con proveedores y clientes por la misma razón. Tener interacciones más casuales con sus proveedores y clientes puede fortalecer sus importantes relaciones y, a menudo, ayudar a descubrir áreas que podrían mejorarse y nuevas ideas que podrían implementarse.

Reunirse regularmente

Reunirse regularmente no significa reunirse siempre que sea posible. Ha habido muchas reuniones que bien podrían haber sido un correo electrónico o un mensaje de texto. Pero no hay que rechazar las reuniones periódicas. De hecho, una reunión semanal del equipo sigue siendo una forma estupenda de ponerse al día, proporcionar actualizaciones y coordinar actividades.

Utilizar los informes de taller

Los datos más importantes relacionados con la producción proceden del taller y es un pecado mortal para la fabricación no recopilar estos datos. Los datos básicos que los trabajadores deben comunicar son el tiempo de trabajo o de máquina (es decir, el tiempo trabajado en un pedido/producto), los materiales consumidos y los productos acabados. Estos tres tipos de informes le permiten dar retroalimentación a los gerentes de planta y a los trabajadores, así como calcular los costos de producción, la efectividad general del equipo (OEE), la productividad de los trabajadores y muchas otras métricas importantes que pueden ayudarle a mejorar la eficiencia de su operación.

Crear una infraestructura de comunicación

Sin embargo, lo mejor que puede hacer para conseguir la máxima eficacia en la comunicación es construir una infraestructura de comunicación lógica y eficaz que integre toda su empresa y estandarice el proceso de comunicación.

• Cree procedimientos operativos estandarizados de comunicación. Defina una cadena de mando, los responsables de determinados tipos de asuntos, qué canales de comunicación utilizar con distintos niveles de urgencia, etc.
• Utilice señales visuales e impresiones de instrucciones. Marque las diferentes áreas y los diferentes tipos de inventario, coloque señales y carteles de seguridad, utilice cinta adhesiva para crear pasillos de circulación en los pisos, coloque instrucciones cerca de la maquinaria, etc. Una buena organización del almacén y de la fábrica siempre facilita una comunicación eficaz.
• Implementar software. Hay diferentes tipos de software con diversos grados de complejidad que pueden mejorar significativamente la comunicación en el lugar de trabajo. Desde simples aplicaciones de mensajería hasta plataformas para compartir documentos en la nube, pasando por completos sistemas ERP en la nube, disponer de información fácilmente accesible en tiempo real sobre lo que ocurre en la empresa os da a ti y a tus empleados la oportunidad de actuar con una eficiencia nunca vista.

Aunque los procedimientos normalizados de trabajo y las indicaciones visuales han sido elementos básicos de la comunicación empresarial durante mucho tiempo, el software también se está convirtiendo rápidamente en algo indispensable en el panorama de la pequeña industria moderna.

Aplicaciones útiles para mejorar la comunicación

La selección y la implantación de software siempre son un problema. Con tantas opciones disponibles, cada vez es más difícil encontrar la aguja en el pajar: un software que se adapte a su empresa. En primer lugar, es importante definir con detalle lo que necesita en un software. Esto le permitirá determinar qué tipo de solución necesita. Estos son los tipos básicos de software que se utilizan para mejorar la comunicación en la fabricación:

Aplicaciones de correo electrónico y mensajería

Los correos electrónicos y las aplicaciones de mensajería son una forma sencilla y eficaz de comunicarse con su equipo. El correo electrónico puede utilizarse para enviar documentos, programas de producción, agendas de reuniones, etc. Las aplicaciones de mensajería, sin embargo, pueden utilizarse para transmitir información más urgente, como cambios o retrasos de última hora. Este tipo de aplicaciones envían notificaciones a los smartphones de los destinatarios para que puedan ser alertados en cuestión de segundos. Las aplicaciones de mensajería también son buenas para las conversaciones casuales en equipo y muchas de ellas también admiten llamadas de voz y vídeo.

Ejemplos: Skype, Facebook Messenger

Aplicaciones colaborativas

Las aplicaciones de colaboración van un paso más allá de la simple mensajería y también pueden utilizarse para compartir y editar documentos, gestionar proyectos, crear y hacer un seguimiento de las tareas, y mucho más. Las personas pueden ser asignadas a equipos que pueden utilizar su canal de mensajería privado para comunicarse, mientras que los temas generales pueden ser discutidos en grupos más grandes. Estas aplicaciones suelen tener también soporte móvil para que los empleados puedan recibir notificaciones en sus teléfonos inteligentes sobre nuevas tareas o mensajes.

Ejemplos: Slack, Google Workspace

Sistemas ERP de fabricación

Los sistemas MRP y ERP se han convertido en la parte fundamental de las operaciones de muchas empresas manufactureras hoy en día. Estos sistemas están diseñados para el intercambio en tiempo real de información relacionada con todas las partes vitales de una organización: pedidos de clientes, inventario, planificación de la producción, necesidades de material, compras, finanzas, gestión de equipos, etc.

Este tipo de software suele ser una red de información estrechamente entretejida, en la que una pequeña entrada puede reverberar o arrastrar información por todo el sistema para producir, por ejemplo, los costes de producción y los plazos de entrega de los nuevos pedidos de los clientes, los calendarios de producción con las órdenes de fabricación añadidas recientemente, las estadísticas para obtener información importante sobre sus eficiencias, y mucho más. Algunos sistemas ERP/MRP también permiten añadir anexos y notas a los puestos de trabajo y a los pedidos para transmitir información e instrucciones adicionales.

También se pueden asignar derechos de usuario para que el equipo de ventas sólo pueda acceder al CRM, el departamento de compras sólo pueda ver los datos relacionados con el aprovisionamiento o el inventario, los trabajadores del taller sólo puedan acceder a sus programas de producción personales y al módulo de informes, etc.

Tener esta información precisa en tiempo real a un solo clic permite a sus empleados estar siempre al día en lo que respecta a los datos relativos a sus trabajos. Los planificadores de inventarios pueden ver las necesidades de material para un período determinado, los planificadores de producción pueden crear instantáneamente programas precisos y los vendedores pueden elaborar presupuestos con estimaciones precisas de precios y plazos de entrega en cuestión de minutos. En resumen, todo lo que ocurre en la empresa puede ser seguido y revisado dentro de un sistema simple, haciendo que la comunicación vital dentro de la empresa, así como con los clientes y proveedores, sea rápida como un rayo.

Ejemplos: MRPeasy, SAP

Principales aspectos a tener en cuenta

• La comunicación en la fabricación es el intercambio de información relativa al proceso de fabricación entre cualquiera de las dos partes que forman parte de la cadena de suministro de un producto fabricado.
• Un intercambio de información más eficaz podría suponer beneficios muy reales, como un menor número de accidentes laborales, una mayor eficiencia en la producción, una mayor calidad de los productos y una mayor satisfacción tanto de los clientes como de los empleados.
• Unas prácticas de comunicación deficientes pueden dar lugar a unas condiciones de trabajo deficientes, a un exceso de residuos, a una baja calidad de los productos, a retrasos en las entregas y a clientes y empleados insatisfechos.
• La comunicación puede mejorarse proporcionando una infraestructura para el intercambio de información, así como creando las condiciones para las interacciones sociales en el lugar de trabajo.
• Hoy en día, los programas informáticos se utilizan ampliamente para facilitar una mejor comunicación tanto interna como externa.

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