¿Cómo calcular la cantidad de reorden? Fórmula, consejos y herramientas

Conocer su cantidad de reorden (ROQ por sus siglas en inglés) le ayuda a pedir la cantidad justa de artículos para evitar quedarse sin existencias o tener demasiadas. Esta guía explica cómo calcular la ROQ y cómo herramientas como el software de compras pueden simplificar la gestión del inventario.

¿Qué es la cantidad de reorden?

La cantidad de pedido o cantidad de reorden (ROQ) es una métrica de inventario que designa la cantidad de existencias que debe pedir cuando su nivel de existencias alcanza un punto de reposición. La ROQ esencialmente pregunta: “¿Qué cantidad debemos pedir para mantener un buen nivel de existencias?”. El software de gestión de inventario y compras permite emitir alertas que notifican a los encargados cuando las existencias alcanzan un punto de reorden (ROQ), así como sugerir una cantidad de reorden.

Determinar la ROQ adecuada depende de varios factores clave:

• Uso promedio diario (ADU). Es la cantidad de existencias que la empresa suele utilizar al día.
• Tiempo de entrega. El tiempo que tarda el proveedor en entregar un nuevo pedido una vez realizado.
• Stock de seguridad. Una reserva adicional de existencias que se mantiene a mano para cubrir retrasos inesperados o aumentos de la demanda.

Al calcular la ROQ con estos factores, puede mantener niveles de existencias estables y minimizar el riesgo de desabastecimiento y exceso de existencias. Combinada con la previsión de la demanda, una cantidad de reposición eficaz es una faceta importante del control de existencias.

Cantidad de reorden vs. punto de reorden (ROP)

La cantidad de reorden (ROQ) y el punto de reorden (ROP) desempeñan funciones distintas pero complementarias en la gestión de inventarios. Mientras que la cantidad de reorden determina la cantidad necesaria para reponer existencias, el punto de reorden es una métrica temporal que designa el momento en que es necesario hacer un nuevo pedido para evitar que se agoten las existencias.

En otras palabras, la cantidad de reorden indica a una empresa cuánto debe pedir. Utiliza datos como la demanda, los tiempos de entrega y las limitaciones de los pedidos para calcular el momento óptimo de reposición. Se adapta a cambios como las tendencias del mercado y la estacionalidad. El punto de reorden, por su parte, indica a una empresa cuándo debe realizar un pedido, actuando como señal para iniciar un nuevo pedido de compra a tiempo para evitar que los niveles de existencias desciendan demasiado.

Si conoce tanto el ROP como la ROQ, podrá anticiparse a la demanda y satisfacerla, mantener una cadena de suministro ágil y alcanzar niveles óptimos de existencias en las distintas categorías de productos.

Cantidad de reorden vs. cantidad económica de pedido (EOQ)

La cantidad económica de pedido (EOQ) es otra métrica de compras que hace hincapié en la mejora de la rentabilidad. La EOQ tiene en cuenta más datos que la ROQ –calcula el tamaño de pedido más rentable para minimizar los costos de transporte (mantenimiento de existencias) y los costos de pedido. Mientras que la ROQ se centra en la disponibilidad de existencias, la EOQ está diseñada para encontrar la cantidad de reorden “ideal”. De este modo, la EOQ ayuda a equilibrar los pedidos pequeños frecuentes, que aumentan los costos de pedido, con los pedidos grandes, que aumentan los costos de mantenimiento.

Mientras que la ROQ ayuda a garantizar que siempre haya existencias suficientes para satisfacer la demanda, la EOQ está más orientada a mantener los costos controlables a lo largo del tiempo.

Siga leyendo sobre la cantidad económica de pedido.

Fórmula de cantidad de reorden

La fórmula de la cantidad de reorden es bastante sencilla. Tiene en cuenta otros tres parámetros: el uso promedio diario, el tiempo de entrega del proveedor y el stock de seguridad, si aplica.

Cantidad de reorden = (Uso promedio diario × Tiempo de entrega) + Stock de seguridad

Ejemplo: Supongamos que una empresa vende 20 unidades diarias, con un tiempo de entrega del proveedor de 5 días. Mantienen 50 unidades como stock de seguridad para evitar desabastecimientos. Utilizando la fórmula ROQ:

ROQ = (20 × 5) + 50 = 100 + 50 = 150

Así, reordenarían 150 unidades cuando las existencias alcancen el punto de reorden para mantener un inventario estable.

La importancia de una cantidad de reorden precisa

Establecer una cantidad de reorden (ROQ) precisa es crucial en la gestión de inventarios por las siguientes razones:

Evitar los desabastecimientos y el exceso de existencias

Cuando la ROQ se fija con precisión, se minimizan los desabastecimientos. Así se reduce el riesgo de pérdida de ventas y de clientes frustrados por productos no disponibles. Esto es especialmente importante en sectores con grandes fluctuaciones de la demanda, como el comercio minorista, donde incluso pequeños retrasos pueden provocar costosas interrupciones de la disponibilidad.

Además, una ROQ precisa evita el exceso de existencias. Esto reduce los costos de mantenimiento (es decir, los gastos relacionados con el almacenamiento de mercancías no vendidas). El exceso de existencias puede inmovilizar capital, ocupar espacio y aumentar el riesgo de obsolescencia del inventario.

Impacto en el flujo de caja y la satisfacción del cliente

Para los pequeños fabricantes y distribuidores, una ROQ precisa favorece unas operaciones más fluidas y un mejor flujo de caja. Esto es especialmente importante para las pequeñas empresas con presupuestos limitados, en las que una gestión eficaz del efectivo puede servir de apoyo en otras áreas, como la ampliación de las líneas de productos o la mejora del servicio al cliente.

Un nivel de existencias constante también aumenta la satisfacción del cliente, ya que le permite satisfacer los pedidos con rapidez. Un suministro fiable fortalece las relaciones con los clientes, que saben que pueden confiar en su disponibilidad para satisfacer sus necesidades. Una ROQ precisa favorece la salud financiera e impulsa la eficiencia operativa, ayudando a las empresas a responder a la demanda con eficacia y minimizando los residuos.

Ajustes por tiempos de entrega y demanda

En el mundo real, el tiempo de entrega y el uso promedio diario pueden fluctuar. Las empresas pueden tener que ajustar al ROQ para responder a estos cambios:

• Tiempos de entrega variables. Si los tiempos de entrega de los proveedores se alargan (por ejemplo, de 5 a 7 días), aumentar la ROQ para cubrir el tiempo extra ayuda a evitar desabastecimientos.
• Evolución de la demanda. Durante las temporadas altas o los periodos promocionales, el uso promedio diario puede aumentar, lo que exige una mayor ROQ para satisfacer la mayor demanda sin riesgo de escasez.

Ajustar la ROQ en respuesta a estas variables puede ayudarle a mantener un control eficaz del inventario. De este modo, puede ajustar su estrategia de reposición de existencias a los cambios en la demanda y la dinámica de la cadena de suministro.

¿Cómo puede el software de compras simplificar la reposición?

El software de compras hace que la gestión de las compras, los proveedores y las cantidades de los pedidos sea mucho más eficiente en comparación con los métodos manuales. Los sistemas de compras automatizados simplifican las compras al predecir las necesidades de recompra basándose en datos en tiempo real. Esto incluye:

• Patrones de ventas. Mediante el seguimiento de los datos históricos de ventas, el software de compras puede ayudar a predecir las ROQ con mayor precisión. Lo hace identificando tendencias recurrentes de la demanda. Esta función es especialmente útil si su empresa se enfrenta a menudo a fluctuaciones de la demanda.
• Tiempos de entrega. El programa calcula los tiempos promedios de entrega de materiales y artículos, ajustando las cantidades de pedido en función de los posibles retrasos de los proveedores. Al incorporar los tiempos de entrega a los cálculos de la ROQ, se puede evitar que se agoten las existencias y realizar los pedidos en el momento justo.
• Demanda estacional. Muchos sistemas de compras disponen de funciones de previsión estacional, que reconocen los periodos de demanda alta y baja. Esta función es esencial si su empresa vende productos estacionales. Puede ajustar las ROQ en función de las subidas o bajadas de ventas previstas.

El completo software ERP de fabricación con un módulo de compras eficaz ofrece otras funciones que simplifican la gestión de inventarios y las operaciones de compra. Entre las principales funciones se incluyen:

• Previsión de la demanda. Al analizar las ventas pasadas y las tendencias actuales del mercado, las herramientas de previsión de la demanda proporcionan información que permite establecer ROQ más precisas. Esto reduce las suposiciones.
• Pedidos automatizados. Cuando los niveles de inventario alcanzan el punto de reorden, el software no sólo le avisa para que haga nuevos pedidos de materiales, sino que también genera automáticamente pedidos de compra anticipados y le ayuda a realizar su seguimiento. Esto minimiza el riesgo de error humano y mantiene estables los niveles de inventario sin necesidad de supervisión manual.
• Herramientas de gestión de proveedores. Estas herramientas ayudan a las empresas a gestionar las relaciones con múltiples proveedores, realizar un seguimiento del rendimiento de cada proveedor y seleccionar las mejores opciones en función del tiempo de entrega, el precio y la fiabilidad. Una gestión eficaz de los proveedores contribuye además a una ROQ precisa, ya que mantiene actualizados los datos sobre tiempos de entrega y mejora la fiabilidad de la cadena de suministro.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La cantidad de reorden es la cantidad de existencias que hay que pedir cuando el inventario alcanza un punto de pedido predefinido, lo que garantiza unos niveles de inventario constantes y evita desabastecimientos o exceso de existencias.
• La fórmula de cantidad de reorden es ROQ = (uso promedio diario × tiempo de entrega) + stock de seguridad, lo que permite a las empresas calcular la cantidad exacta de inventario que necesitan en función del uso, los tiempos de entrega y el stock de seguridad.
• La ROQ determina cuánto pedir, mientras que el ROP indica cuándo pedir. Juntas, ayudan a mantener niveles óptimos de existencias y una cadena de suministro fluida.
• Establecer la ROQ correcta previene los desabastecimientos, evita el exceso de inventario, favorece el flujo de caja y mejora la satisfacción del cliente al garantizar que los productos estén siempre disponibles.
• El software de compras moderno simplifica los cálculos de la ROQ analizando los patrones de ventas, los tiempos de entrega y las tendencias de la demanda, mientras que funciones como la previsión de la demanda, los pedidos automatizados y la gestión de proveedores agilizan aún más la reposición del inventario.

Preguntas frecuentes

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