¿Cómo gestionar las bajas de inventario?

Las bajas de inventario ayudan a las empresas a eliminar de sus registros los artículos invendibles. Este artículo explica qué son las bajas de inventario, la diferencia entre bajas de inventario y depreciaciones y cómo gestionarlas manualmente o con software para mantener el inventario bajo control.

¿Qué es una baja de inventario?

Una baja en inventario es un método contable utilizado para eliminar artículos de sus registros de inventario cuando ya no pueden venderse. Esto suele ocurrir cuando los artículos están dañados, caducados u obsoletos. Una baja de inventario demuestra que estos artículos ya no tienen ningún valor para su empresa.

Bajas de inventario vs. depreciaciones

Es importante no confundir una baja de inventario con una depreciación. Veamos con más detalle la diferencia entre baja de inventario y depreciación.

Baja de inventario. Una baja de inventario elimina por completo el valor de un artículo. Esto suele hacerse cuando el inventario ya no tiene valor para la empresa. Los casos más comunes son productos dañados, productos caducados o inventario obsoleto que ya no es relevante para el mercado. Por ejemplo, un distribuidor de alimentos puede dar por perdido un inventario que ha superado su fecha de caducidad. Una baja de inventario es una decisión definitiva porque marca un artículo como invendible y que debe eliminarse de los libros contables de la empresa.

Depreciaciones. Una depreciación reduce el valor del inventario sin eliminarlo por completo. Se utiliza cuando un artículo aún puede venderse, pero no a su precio original. Por ejemplo, los productos fuera de temporada o los artículos con pequeños defectos pueden requerir una depreciación. En este caso, se reduce el valor del artículo para alinearlo con el valor justo de mercado, garantizando la exactitud financiera al tiempo que se mantiene el artículo en stock.

La principal diferencia entre las bajas de inventario y las depreciaciones radica en el impacto en los registros financieros. Las bajas de inventario eliminan los inventarios y su valor del balance, mientras que las depreciaciones simplemente reducen el valor contable al tiempo que conservan parte del valor del inventario.

Tipos de bajas de inventario

Las bajas de inventario pueden producirse por muchas razones, y cada tipo de baja de inventario puede tener un impacto único en su empresa. Identificar por qué se producen estas bajas de inventario es esencial para mantener la exactitud de sus registros financieros. Estos son los tipos más comunes de bajas de inventario:

Inventario obsoleto. Se trata de artículos que ya no se pueden vender porque han quedado obsoletos o han dejado de tener demanda. Esto ocurre a menudo con los productos de temporada que ya no se venden o los productos electrónicos que han sido sustituidos por modelos más nuevos. Cuando el inventario se queda obsoleto, ocupa un valioso espacio de almacenamiento e inmoviliza un capital que podría utilizarse para artículos más rentables.

Productos dañados. Los productos pueden dañarse de muchas maneras: durante la manipulación, el transporte o debido a factores ambientales como temperaturas extremas o humedad. Por ejemplo, los aparatos electrónicos dañados por el agua o la ropa rota ya no son aptos para la venta y deben darse de baja. Eliminar estos artículos dañados de sus registros evita la sobrevaloración de su inventario y garantiza que sus estados financieros reflejen el verdadero estado de sus existencias.

Estropeamiento (para productos perecederos). Los productos estropeados afectan sobre todo a las empresas que trabajan con alimentos, bebidas o productos farmacéuticos. Cuando los artículos superan su fecha de caducidad o se almacenan incorrectamente y se estropean, se vuelven invendibles y deben darse de baja.

Robo o pérdida. Los robos o pérdidas se producen cuando el inventario desaparece debido a hurtos por parte de los empleados, robos en tiendas o errores administrativos como el extravío de artículos. Estos artículos aún deben contabilizarse, por lo que es necesario darlos de baja para ajustar sus registros de inventario. También le ayuda a identificar las tendencias de pérdidas y a evaluar la eficacia de sus estrategias de prevención de pérdidas.

¿Por qué es importante gestionar las bajas de inventario?

Gestionar el inventario es esencial para mantener una imagen financiera sana y precisa de su empresa. Si gestiona las bajas de inventario correctamente, podrá tomar mejores decisiones y evitar errores costosos. A continuación explicaremos por qué es importante gestionar las bajas de inventario en su empresa:

1. Evaluación de su salud financiera

Si las bajas de inventario no se gestionan correctamente, pueden dar lugar a una visión sesgada de la salud financiera de su empresa. Por ejemplo, si no elimina de sus libros contables los artículos dañados, obsoletos o invendibles por cualquier otro motivo, el valor de su inventario será más alto de lo que debería ser. Esto puede dar la falsa impresión de que su empresa está en mejor situación financiera de lo que realmente está.

Cuando su balance muestra un valor de inventario superior al que realmente tiene, puede influir negativamente en sus decisiones. Es posible que piense que dispone de más recursos de los que realmente tiene, lo que puede dar lugar a desabastecimientos o a oportunidades perdidas de sustituir artículos obsoletos por otros que se venderían mejor.

Como el valor del inventario dado de baja se registra como gasto en el balance, repercute en el costo de los bienes vendidos (COGS) y, en consecuencia, en los ingresos netos de la empresa. Este ajuste proporciona una imagen más precisa de la rentabilidad al reflejar las pérdidas de inventario que afectan al beneficio bruto.

Por tanto, las bajas de inventario afectan directamente a los fondos propios. Cuando se dan de baja activos, se reducen los beneficios no distribuidos de la empresa, lo que repercute en los fondos propios que figuran en el balance. Esta relación destaca la importancia de una gestión precisa del inventario para reflejar fielmente el valor de la empresa a los inversores y las partes interesadas.

Además, cuando el costo real del mantenimiento de su inventario no se refleja con exactitud, la previsión del flujo de caja y la elaboración del presupuesto se vuelven más difíciles.

2. Mantener registros de inventario precisos para fines contables y fiscales

Los registros de inventario precisos son esenciales tanto para fines contables como fiscales. Si sus registros de inventario no coinciden con el estado real de sus existencias, puede causar problemas durante las auditorías financieras o las evaluaciones fiscales. Si sus registros incluyen artículos que deberían haber sido dados de baja, podría parecer que su empresa tiene más activos de los que realmente tiene. Esta discrepancia puede generar dudas durante una auditoría y complicar las evaluaciones fiscales.

Para fines fiscales, las bajas de inventario se reconocen como pérdidas, lo que repercute en los ingresos tributables. Sin embargo, las empresas deben seguir una normativa específica y mantener la documentación adecuada para beneficiarse de estas deducciones fiscales. Mantener sus registros de inventario precisos y actualizados le permite reclamar las deducciones a las que tiene derecho.

Además, las empresas suelen utilizar el método de las provisiones para crear una reserva para la obsolescencia del inventario, ajustando en consecuencia sus deducciones fiscales. Este método ayuda a las empresas a gestionar los niveles fluctuantes de inventario, reservando recursos para posibles bajas de inventario.

3. Mejora de la eficacia operativa

Una gestión adecuada de las bajas de inventario mantiene la exactitud de sus registros financieros y contribuye al buen funcionamiento de sus operaciones. Cuando se sabe lo que realmente hay en existencias, resulta más fácil identificar los artículos obsoletos o de baja rotación. Esta información le ayuda a perfeccionar las decisiones de compra y a evitar la acumulación de artículos invendibles en su inventario.

Si gestiona las bajas de inventario de forma proactiva, podrá liberar recursos físicos y financieros. De este modo, su equipo puede centrarse en las existencias que contribuyen activamente a los ingresos.

4. Mejor flujo de caja

Una gestión del inventario eficaz, incluidas las bajas a tiempo, desempeña un papel importante en el mantenimiento de un flujo de caja saludable. Dar de baja los artículos invendibles ayuda a liberar el flujo de caja al reducir la cantidad de inventario sobrante. Con registros precisos, las empresas pueden asignar mejor los recursos a los productos que contribuyen a la rentabilidad.

5. Previsiones más precisas

Mantener registros de inventario precisos, incluidas las bajas de inventario, permite mejorar las previsiones y la planificación. Al conocer las pérdidas de inventario, las empresas pueden tomar decisiones más informadas sobre los pedidos futuros y los niveles de existencias necesarios.

La gestión de las bajas de inventario puede parecer una pequeña parte del proceso empresarial general, pero tiene un gran impacto. Hacerlo bien garantiza la exactitud de los registros financieros y la toma de decisiones operativas basadas en cifras reales.

Cómo gestionar manualmente las bajas de inventario

La gestión manual de las bajas de inventario requiere unos cuantos pasos claros para garantizar que sus registros sean precisos y sus estados financieros estén actualizados. Aunque es un proceso que lleva tiempo, es necesario para contabilizar correctamente los artículos que han perdido su valor. A continuación explicaremos cómo hacerlo:

1. Identifique las existencias invendibles

Empiece por identificar los artículos que deben darse de baja. Puede tratarse de productos dañados, caducados, obsoletos o desaparecidos. Las revisiones y auditorías periódicas del inventario son fundamentales para detectar estos problemas a tiempo. Durante este paso, separe estos artículos de su stock habitual para evitar confusiones y asegurarse de que no se incluyen por error en su inventario activo.

2. Registre los detalles de cada baja de inventario

Documente cada elemento que se va a dar de baja. Este paso implica crear un registro que incluya información clave como:

Descripción del artículo. ¿Qué producto se da de baja?

Motivo de la cancelación. ¿Está dañado, caducado u obsoleto?

Cantidad. ¿Cuántas unidades se ven afectadas?

Fecha. ¿Cuándo se efectuó la baja?

Valor. ¿Cuál es el costo o valor que se retira del inventario?

3. Ajuste los niveles de inventario

Después de registrar los detalles de la baja, actualice sus registros de inventario para reflejar estos cambios. Esto significa ajustar el recuento de existencias para mostrar que los artículos dados de baja ya no forman parte de su inventario vendible.

4. Actualice los registros financieros

Registrar con precisión una baja de inventario en sus registros contables es esencial para mantener la transparencia financiera y el cumplimiento de los principios contables generalmente aceptados (PCGA). Así es como suele funcionar el proceso contable:

• Registro. Para registrar una baja, la empresa realiza una entrada de débito en la cuenta de gastos de baja de inventario y la correspondiente entrada de crédito en la cuenta de inventario. Esta acción elimina el valor del inventario obsoleto de los activos de la empresa, alineando los registros de inventario con el valor real de mercado.
• Cuenta de contra activo. Las empresas pueden utilizar una cuenta de contra activo como provisión para obsolescencia de inventario. Esta cuenta se utiliza para prever posibles pérdidas futuras debidas a la obsolescencia de las existencias, lo que ayuda a repartir en el tiempo el impacto en los estados financieros.

Seguir estos pasos le ayudará a gestionar manualmente las bajas de inventario y a mantener registros precisos. Aunque puede consumir mucho tiempo, un enfoque sistemático garantiza que sus estados financieros muestren el valor real de su inventario y evita sorpresas durante las auditorías.

Cómo gestionar las bajas de inventario con el software de inventario

Utilizar un software de gestión de inventarios para gestionar las bajas de inventario puede ahorrar tiempo y reducir los errores en comparación con la gestión manual. El software agiliza cada paso del proceso, desde la identificación de los artículos invendibles hasta la actualización automática de los registros financieros. A continuación explicaremos cómo gestionar eficazmente las bajas mediante un software de inventario:

1. Configure su software para las bajas de inventario Antes de empezar, asegúrese de que su software de inventario puede gestionar las bajas de inventario y admite diferentes tipos de bajas por categoría, es decir, daños, deterioro o robo. La categorización de las bajas le ayudará a hacer un seguimiento de los motivos de las mismas y a generar informes.

2. Marque los artículos para darlos de baja
Cuando identifique artículos invendibles, délos de baja directamente en el software. Esto normalmente implica seleccionar el artículo, elegir el motivo de la cancelación e introducir la cantidad. MRPeasy le permite incluso añadir notas detalladas para que pueda mantener un registro de por qué se eliminaron los artículos. Posteriormente, el software actualiza automáticamente los niveles de inventario y el balance.

3. Genere informes y documentación Su software de inventario debe incluir herramientas de generación de informes que le permitan realizar un seguimiento y revisar las bajas de inventario a lo largo del tiempo. Puede consultar informes detallados que muestren qué artículos se han dado de baja, los motivos de cada baja y el impacto financiero. Esta documentación facilita el análisis de patrones, la preparación para auditorías y la justificación de las bajas de inventario en caso que sea necesario.

El uso de software de inventario para gestionar las bajas de inventario no sólo ahorra tiempo y minimiza los errores, sino que también proporciona una mejor visibilidad y control de su inventario.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Una baja de inventario es un método para eliminar artículos invendibles de los registros de inventario, normalmente debido a daños, caducidad u obsolescencia, lo que refleja que estos artículos ya no tienen valor para la empresa.
• Mientras que una baja de inventario elimina por completo el valor de un artículo de los registros contables, una depreciación reduce su valor, lo que permite que el artículo permanezca en existencias pero con una valuación más baja y precisa.
• Los tipos más comunes son el inventario obsoleto (caducado o que ya no tiene demanda), las mercancías dañadas, los productos estropeados (para artículos perecederos) y las pérdidas debidas a robos o errores administrativos. Cada tipo afecta de forma diferente al inventario y a los registros financieros.
• Una gestión adecuada de las bajas de inventario garantiza una visión realista de la salud financiera de la empresa. Las bajas reducen los activos en el balance y afectan a la rentabilidad en el balance al registrar las pérdidas como gastos.
• Las bajas precisas son esenciales para fines fiscales y pueden reducir los ingresos tributables mediante el reconocimiento de pérdidas. Los registros detallados son cruciales para que las auditorías demuestren que los valores de los activos de la empresa son exactos y justificables.
• Al dar de baja rápidamente los artículos invendibles, las empresas pueden optimizar sus operaciones, centrándose en las existencias rentables y mejorando el flujo de caja al reducir el exceso de inventario.
• Las bajas de inventario pueden gestionarse manualmente, aunque esto puede requerir mucho tiempo. El software de gestión de inventarios simplifica el proceso, reduce los errores y proporciona información a través de herramientas de elaboración de informes, lo que contribuye a mejorar la toma de decisiones y las previsiones.

Preguntas frecuentes

También le puede interesar: Sistema de inventario periódico vs. perpetuo