Cotización de la fabricación – Consejos de mejora para pequeñas empresas

La elaboración de cotizaciones es una parte crucial de cualquier empresa de fabricación y si se hace mal, se corre el riesgo de perder ventas, malgastar recursos y cometer costosos errores en la fijación de precios. En este artículo, exploramos la cotización de la fabricación y sus errores más comunes, y ofrecemos consejos para mejorar el proceso.

¿Qué es la cotización de la fabricación?

La cotización de la fabricación es el proceso de estimar y compartir el costo y los tiempos de entrega de los productos solicitados por los clientes. Implica calcular los costos de mano de obra, gastos generales y materiales, así como el tiempo de producción, para proporcionar estimaciones precisas. Elaborar cotizaciones con precisión es crucial, ya que los errores pueden ser costosos y a menudo repercuten negativamente en la satisfacción del cliente.

En la elaboración de cotizaciones intervienen varios departamentos: ventas, producción y compras. Los equipos de ventas reúnen los requisitos del cliente, mientras que el departamento de producción evalúa la viabilidad y los plazos. Las compras y la gestión de la cadena de suministro suelen estar involucradas y se encargan de garantizar la disponibilidad de los materiales. La colaboración interna eficaz es imprescindible para garantizar la precisión de las cotizaciones y requiere una comunicación considerable dentro de la empresa.

La importancia de las cotizaciones exactas en la fabricación

Las cotizaciones desempeñan un papel mucho más importante en las operaciones de fabricación de lo que podría parecer a primera vista. Una estimación precisa de los costos garantiza la rentabilidad, la competitividad y la satisfacción del cliente. Una vez fijado el precio acordado para el pedido de un cliente, las sorpresas posteriores pueden salir caras.

Una cotización precisa:

• … permite tomar mejores decisiones sobre precios. Un proceso de cotización bien estructurado garantiza que los fabricantes fijen precios competitivos para sus productos manteniendo la rentabilidad. El cálculo preciso de los costos y la flexibilidad en el proceso de elaboración de cotizaciones ayudan a evitar la fijación de precios excesivos o insuficientes.
• … proporciona información sobre la demanda. Las solicitudes de cotización (RFQ por sus siglas en inglés) dan a los fabricantes una idea de las necesidades de los clientes y de las tendencias del mercado. El análisis de los datos de las cotizaciones ayuda a las empresas a anticiparse a la demanda, conocer mejor el mercado y optimizar en consecuencia la planificación de la producción.
• .. garantiza la flexibilidad hacia los clientes. Un proceso de elaboración de cotizaciones rápido y ágil permite a los fabricantes responder a las peticiones de los clientes con mayor eficacia. Esto mejora la satisfacción del cliente y aumenta las posibilidades de conseguir pedidos repetidos.
• … mejora la asignación de recursos. Al minimizar las comunicaciones innecesarias de ida y vuelta, las empresas pueden asignar los recursos de forma más eficaz. Esto ayuda a reducir los residuos de fabricación y mejora la eficiencia global.

Sistemas de cotización manuales vs. automatizados

Los fabricantes manejan las cotizaciones de dos formas principales: el enfoque manual y el moderno sistema automatizado. Cada uno tiene su lugar, dependiendo del tamaño de la operación, la complejidad de las cotizaciones y el nivel de control que la empresa quiera tener sobre el proceso.

Cotización manual

Las cotizaciones manuales dependen de los equipos de ventas, los ingenieros y los responsables de compras para intercambiar datos de fabricación y otra información relevante mediante hojas de cálculo, correos electrónicos y llamadas telefónicas. Se trata de un enfoque práctico que da a los fabricantes pleno control sobre el proceso, lo que les permite ajustar costos y márgenes y personalizar las cotizaciones en función de la experiencia.

La cotización manual funciona bien para empresas con un catálogo de productos pequeño o un flujo constante de clientes habituales con pedidos predecibles. También puede ser eficaz para trabajos de fabricación a medida basados en proyectos y flujos de trabajo de ingeniería bajo pedido.

Las cotizaciones manuales permiten un análisis más matizado, en el que la experiencia humana desempeña un papel importante en la fijación de precios. Sin embargo, como todo se introduce manualmente, existe un mayor riesgo de incoherencias o retrasos, sobre todo al gestionar pedidos personalizados o costos de material fluctuantes. También requiere mucho más tiempo que el uso de sistemas automatizados.

Sistemas de cotización automatizados

Los sistemas de cotización automatizados, como el software CPQ (Configure, Price, Quote), eliminan el trabajo manual de la ecuación. En lugar de conciliar los últimos costos de material o buscar cotizaciones anteriores en correos electrónicos, estos sistemas extraen datos de una fuente central, como un sistema ERP, CRM o una base de datos de precios, para generar cotizaciones automáticamente.

Este enfoque es más adecuado para fabricantes que manejan productos complejos, grandes volúmenes de cotizaciones o un elevado número de SKU (unidades de mantenimiento de existencias), o para clientes que esperan tiempos de entrega rápidos. El sistema garantiza la coherencia de los precios, incluso cuando diferentes vendedores generan cotizaciones. Además, la automatización simplifica la introducción de cambios en tiempo real en la mano de obra, los materiales y los gastos generales, por lo que las cotizaciones siguen siendo precisas aunque los costos fluctúan.

Decidirse por un sistema de cotizaciones depende tanto de las preferencias como de cómo esté configurada la fabricación. Algunas empresas prefieren las cotizaciones manuales por su control y flexibilidad, mientras que otras dependen de ellas debido a la falta de automatización de los datos de fabricación. Sin embargo, casi todo el mundo puede beneficiarse de la velocidad y la coherencia de los sistemas automatizados. Para muchos, lo mejor es un enfoque híbrido, en el que la automatización gestiona el volumen y las complejidades de los datos, pero los humanos realizan los ajustes finales.

Principales problemas en el proceso de cotización

La elaboración de cotizaciones puede ser complicada, ya que implica a varios equipos, costos fluctuantes y expectativas variables de los clientes. Estos son algunos de los mayores obstáculos a los que se enfrentan a diario los fabricantes.

Procesos manuales y lentos

La recopilación de datos sobre precios, la comprobación de la disponibilidad de existencias y la espera de aprobaciones internas prolongan el proceso de cotización. Depender en exceso de métodos manuales como las hojas de cálculo o el boca a boca puede ralentizarlo aún más e introducir incoherencias, aumentando el riesgo de errores. Y en un mercado competitivo, la lentitud de las respuestas puede significar perder el trabajo en favor de alguien más rápido.

Datos inexactos o anticuados

Los datos obsoletos o inexactos sobre precios, materiales, programas de producción, o capacidades darán lugar a cotizaciones incorrectas. Esto afecta inevitablemente a la rentabilidad y a la confianza de los clientes. Según Experian Data Quality, las imprecisiones en los datos cuestan a las empresas de fabricación importantes cantidades de dinero, hasta un 12% en ingresos perdidos.

Manipulación de productos complejos

La elaboración de cotizaciones se complica aún más cuando se trata de productos muy personalizados o de varios componentes. Cada pequeño ajuste, desde cambios de material hasta especificaciones personalizadas, afecta al precio final. Hacer un seguimiento de todos estos cambios puede ser engorroso, sobre todo si se hace a mano. Los recálculos constantes o la doble comprobación de las especificaciones son señales de que el proceso necesita cierta racionalización.

Cuellos de botella en la aprobación

Una vez elaborada la cotización, es necesaria la aprobación multilateral. Esto puede llevar más tiempo del previsto, sobre todo en los pedidos más complejos. Por ejemplo, puede que el departamento de ventas quiera consultarlo con el de ingeniería, o que la dirección quiera revisar el precio antes de comprometerse. Aunque la supervisión es importante, las largas cadenas de aprobación pueden frustrar a los clientes que están dispuestos a seguir adelante.

Falta de datos históricos para la optimización

Si las cotizaciones anteriores no se almacenan y sus datos no son accesibles de forma estructurada, algunas tareas se duplican cada vez que llega una nueva solicitud. Sin una forma sencilla de consultar precios anteriores, los equipos pierden tiempo recalculando costos que ya estaban disponibles. O lo que es peor, pierden oportunidades de perfeccionar sus estrategias de precios basándose en datos anteriores.

Fluctuaciones de materiales y costos

Los precios de las materias primas, la mano de obra y el transporte fluctúan constantemente. Los sistemas de cotización que no tienen en cuenta este factor pueden infravalorar los trabajos, absorbiendo así los costos adicionales, o sobrevalorarlos y ahuyentar a los clientes. Mantener las cotizaciones actualizadas con los cambios del mercado es clave para proteger los márgenes de rentabilidad.

7 consejos para mejorar la cotización de la fabricación

Cotizar correctamente es tanto una cuestión de precisión como de garantizar que los clientes obtengan un trato justo y rentable. Unos pocos cambios clave pueden marcar la diferencia entre un proceso de cotización fluido y otro caótico.

1. Garantizar siempre la exactitud de los datos

Una cotización es tan buena como los datos que la respaldan. Los precios de los materiales y los gastos generales de fabricación fluctúan, y los calendarios de producción cambian. Si su sistema no se mantiene al día, puede estar subestimando los precios, con la consiguiente pérdida de beneficios, o sobreestimando los precios y contribuyendo a la pérdida de ventas. Establezca una rutina para mantener actualizados los datos de costos y evitar estimaciones obsoletas.

2. Estandarizar los procedimientos de cotización

Si los distintos miembros del equipo utilizan métodos diferentes para generar cotizaciones, los precios serán desiguales. Un proceso estandarizado de elaboración de cotizaciones ayuda a mantener la coherencia, reduciendo las discrepancias y garantizando que cada cliente obtenga un precio fiable. Ya sea mediante plantillas, software o directrices internas estrictas, contar con un proceso establecido reduce la confusión y los errores.

3. Aprovechar los datos históricos de cotización

Evite tener que volver a empezar desde cero cada vez. Llevar un registro de cotizaciones anteriores, sobre todo de trabajos similares, ayuda a acelerar el proceso y a identificar tendencias, adaptarse a los cambios del mercado y afinar los márgenes basándose en cifras reales y no en conjeturas.

4. Medición y seguimiento de la precisión de las cotizaciones

Si los costos finales no coinciden con los cotizados, hay un problema. Compara periódicamente los precios cotizados con los costos reales del trabajo para ver dónde te estás equivocando. El seguimiento de la precisión a lo largo del tiempo ayuda a perfeccionar la estrategia de precios, a detectar gastos ocultos y a garantizar que no estás perdiendo beneficios poco a poco por cotizaciones mal calculadas.

KPIs (indicadores clave de rendimiento) relacionados a la cotización que deben tenerse en cuenta para su seguimiento:

• Tasa de conversión de cotización por pedido. Permite conocer el porcentaje de cotización que se convierten en pedidos y puede ofrecer información sobre la estrategia de precios y la confianza del cliente.
• Tiempo promedio de elaboración de una cotización. Este KPI registra el tiempo que se tarda en generar y enviar una cotización. Las respuestas más rápidas pueden mejorar las tasas de conversión.
• Tasa de revisión de cotizaciones. Indica la frecuencia con la que las cotizaciones necesitan ajustes antes de su aprobación, lo que apunta a ineficiencias en la estimación de costos o a cambios en los requisitos del cliente.
• Precisión del margen. Este KPI mide lo cerca que está el margen de beneficio real del margen estimado originalmente en la cotización, proporcionando información sobre la planificación de la producción y la precisión de la estimación de costos.

5. Dar prioridad a los pedidos y clientes de gran valor

Un cliente habitual con un pedido grande probablemente merezca más atención que una consulta puntual que quizá nunca se convierta en negocio. Asignar recursos adicionales a las oportunidades de alto valor es inteligente y garantiza que los clientes estratégicos reciban las cotizaciones más rápidas y competitivas, lo que les mantendrá satisfechos y les asegurará el retorno del negocio.

6. Considerar la posibilidad de establecer listas de precios aceleradas

Algunos clientes necesitan una cotización rápida y a menudo están dispuestos a pagar más por ello. Ofrecer una opción de precios acelerados puede ayudar a conseguir pedidos urgentes y justificar el esfuerzo adicional necesario para acelerar la producción. Una estructura clara de precios de urgencia mantiene la equidad y evita que las peticiones de última hora alteren el flujo de trabajo.

7. Automatizar el sistema de cotizaciones

Por último, la automatización de partes o de todo el proceso de la cotización es la más prometedora para aumentar la eficiencia operativa. Si su equipo dedica más tiempo a las hojas de cálculo, a conciliar imprecisiones o a las idas y venidas entre departamentos que a las ventas reales, es hora de automatizar. Un buen software de CPQ agiliza los cálculos, extrae precios en tiempo real y ayuda a garantizar que todos las cotizaciones sean precisas, coherentes y rápidas. No se trata de sustituir a las personas, sino de equiparlas con herramientas eficaces y liberar tiempo para tareas más significativas.

Software de cotizaciones de la fabricación para pequeños fabricantes

Para las pequeñas empresas, la elaboración de cotizaciones puede parecer un continuo dilema: ¿se toma el tiempo necesario para que todos los detalles sean correctos o se apresura a responder antes de que el cliente siga adelante? ¿Es el proceso lo bastante rápido para hacer negocios o lo bastante preciso para mantener la rentabilidad?

El software de cotizaciones ayuda a las pequeñas empresas a generar cotizaciones de forma rápida y precisa, eliminando conjeturas o tener que recalcular los trabajos cada vez. Un buen sistema de cotizaciones, especialmente cuando se integra en el software ERP de fabricación, realiza un seguimiento de las cotizaciones y pedidos de venta de los clientes, aplica reglas de fijación de precios estandarizadas, ayuda a mantener actualizados los costos de material y mucho más. Simplifica el proceso de ventas y la gestión del inventario, automatiza la introducción de datos y los cálculos de costos de fabricación, y proporciona una visión general de todo el proceso de fabricación.

Con una funcionalidad de cotizaciones integrada, los pequeños fabricantes pueden centrarse menos en el papeleo y más en suministrar productos de alta calidad y hacer crecer su negocio. El sistema adecuado es mucho más que acelerar el proceso de elaboración de cotizaciones —se trata de crear un funcionamiento más fluido y escalable.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La elaboración de cotizaciones en la fabricación es el proceso de estimar los costos y tiempos de entrega de las solicitudes de venta y enviarlos a los clientes. Implica calcular los gastos de material, mano de obra y gastos generales, garantizando al mismo tiempo precios y condiciones competitivas.
• Un proceso de elaboración de cotizaciones preciso mejora las decisiones de fijación de precios y la satisfacción del cliente. Unas cotizaciones claras y bien estructuradas ayudan a las empresas a conseguir pedidos, optimizar la asignación de recursos y mantener la rentabilidad.
• Dependiendo de las necesidades del fabricante, tanto los sistemas de cotización manuales como los automatizados tienen su lugar. Los manuales permiten flexibilidad y control, mientras que los automatizados mejoran la velocidad, la coherencia y la escalabilidad, por lo que son más adecuados para gestionar grandes volúmenes de pedidos.
• Entre los problemas más comunes a la hora de cotizar se encuentran los datos obsoletos, los cuellos de botella en la aprobación, los precios incoherentes y la fluctuación de los costos de material. Si no se abordan de forma coherente, suelen provocar retrasos, pérdidas de ingresos e ineficiencias operativas.
• La optimización del proceso de cotización mediante la estandarización, la automatización y la precisión de los datos conduce a un mejor rendimiento empresarial. Los fabricantes pueden agilizar las operaciones y crear un sistema de cotizaciones más competitivo aprovechando la tecnología, haciendo un seguimiento de la precisión de las cotizaciones y dando prioridad a los clientes de alto valor.

Preguntas frecuentes

Siga leyendo en nuestro blog: ¿Qué es el costeo por trabajo y cómo hacerlo bien?