Uno de los ganadores de Dragons’ Den fabrica con confianza gracias al software MRP

El innovador fabricante de sujetacables y herramientas eléctricas Grays Clip implementó el software MRP antes de que su producto saliera al mercado. Ahora, el sistema les ayuda a garantizar una alta calidad del producto, una planificación eficaz y una trazabilidad completa. “MRPeasy es fácil de entender”, afirma Julie Gray, copropietaria. “Es un sistema agradable, sencillo y claro”.

Una nueva poderosa herramienta para electricistas

David Gray es un electricista de Irlanda del Norte convertido en empresario que inventó una nueva herramienta eléctrica que cambiaría la vida de los electricistas de todo el mundo. Sus inventos (el ViperClip y la ViperClip Gun), permiten sujetar los cables eléctricos durante la construcción de forma más rápida, sencilla y segura que con las abrazaderas tradicionales, que se clavan a martillazos.

David y su esposa Julie han dedicado toda su vida a sacar sus productos al mercado: invirtieron todos sus ahorros en el negocio, desarrollando el producto durante 10 años antes de empezar a fabricarlo y venderlo. En 2021, sólo les quedaban mil libras y muy pocas opciones cuando solicitaron participar en el programa de televisión Dragons’ Den (conocido como Shark Tank en Estados Unidos y otros países) para conseguir financiación adicional para su sueño. Los jueces vieron un tesoro en su invento y les proporcionaron lo que necesitaban para llevar ViperClip a los electricistas de todo el mundo.

En 2024, Grays Clip Limited acaba de lanzar sus productos al público en general y emplea a 5 personas para fabricar los clips internamente, mientras subcontrata la producción de la clip gun y sus accesorios.

La experiencia como analista empresarial condujo al software integrado

Como analista empresarial especializada en selección e implementación de software, Julie Gray sabía que necesitaban un sistema que integrara todas las operaciones.

“Queríamos un sistema que lo conectara todo, intercambiara información automáticamente entre distintos departamentos, y redujera la cantidad de datos duplicados necesarios para mantenerlo todo al día”, explica.

Julie evaluó diferentes ofertas de software, pero pensaba que eran demasiado complejas o demasiado simples para su negocio. Entonces, un conocido le recomendó MRPeasy y enseguida tomó la decisión.

“MRPeasy está justo en el medio en cuanto a facilidad de uso y funcionalidad”, afirma. “Aunque no hace absolutamente todo lo que necesitamos, cubre la mayor parte y, como consultora de software, sé que hay que llegar a consensos para tomar una decisión equilibrada”.

Implantación del software antes de aceptar pedidos

Julie quería que el sistema estuviera listo y funcionando antes de empezar a aceptar pedidos, ya que consideraba que implementarlo cuando ya estaban a pleno rendimiento habría sido mucho más difícil.

“Sentí que era importante dar ese salto porque, de lo contrario, siempre estaríamos tratando de ponernos al día”, afirma.

La implementación del software fue un esfuerzo conjunto de Julie, su Director de Operaciones, Alex, y su consultor de desarrollo de productos, Oliver. Cada uno de ellos trabajó en su área específica del software y se reunieron periódicamente para asegurarse de que todo estaba alineado entre los departamentos. Como la implementación del software se hizo al mismo tiempo que el desarrollo del proceso de fabricación, la solución tardó más de lo habitual en ponerse en marcha.

“La implementación tardó unos seis meses”, dice Julie. “Pero no se debió a la complejidad del software, sino a los retrasos que estábamos teniendo por nuestra parte”.

El nuevo sistema garantiza la calidad y la trazabilidad

Ahora que el sistema está implementado y los productos se están enviando, Grays Clip utiliza MRPeasy para seguir el recorrido de cada artículo, desde la compra hasta la entrega final, pasando por la producción. Como subcontratan la fabricación de las ViperClip Guns, es especialmente importante asegurarse de que los clientes reciben un producto funcional.

“La calidad es muy importante para nosotros”, dice Julie. “Vigilamos los datos de calidad de nuestros subcontratistas y realizamos inspecciones de calidad adicionales internamente. Los números de serie nos permiten seguir los detalles de cada producto”.

La empresa también utiliza MRPeasy para gestionar las devoluciones de los clientes. Disponer de un rastro digital asociado a cada producto ayuda al equipo a rastrear las incoherencias de calidad desde la reclamación del cliente hasta la causa raíz del problema. Esto permite al equipo solucionar rápidamente cualquier problema en sus procesos o comunicar claramente si el problema es de un proveedor.

Planificación precisa y procesos fluidos

El nuevo software también ha introducido una planificación meticulosa en la empresa. Tras determinar su demanda prevista, pueden crear órdenes de fabricación para cualquier cantidad de producto que se necesite. A continuación, el software examina los niveles actuales de existencias y la capacidad de producción y calcula automáticamente lo que hay que pedir, cuándo puede empezar la producción y cuánto tiempo tardará.

“Siempre podemos asegurarnos de que tenemos existencias y personal suficientes para atender los pedidos”, afirma Julie. “Ese aspecto de planificación en MRPeasy es muy importante para nosotros”.

A Julie también le gusta el hecho de que MRPeasy se integra con muchos otros sistemas esenciales para su negocio, como ShipStation, Shopify y Xero.

“Las integraciones garantizan que nuestros procesos estén perfectamente conectados de principio a fin”, afirma.

Las listas de precios y el etiquetado facilitan el día a día

Como Grays Clip vende sus productos a través de varios canales y a diferentes tipos de clientes, también se benefician enormemente de la funcionalidad de listas de precios de MRPeasy. Esto les permite crear diferentes sistemas de precios, por ejemplo, para pedidos a granel de distribuidores versus artículos individuales pedidos a través de Shopify. La facturación también se realiza a través de MRPeasy, que luego sincroniza la información con su sistema de contabilidad y proporciona una cómoda visión general de las facturas pendientes, el flujo de caja y otras métricas financieras.

“Otra pequeña cosa cotidiana que ha hecho nuestro trabajo más eficiente es el sistema de etiquetado de MRPeasy”, dice Julie. “El software genera automáticamente etiquetas con códigos de barras y otra información del producto que luego podemos imprimir y pegar fácilmente en nuestros paquetes”.

A otros fabricantes que deseen implementar un software de fabricación, Julie les sugiere un enfoque gradual, adoptando un área de funcionalidad a la vez. E incluso a las personas que no están acostumbradas a trabajar con ordenadores les recomienda MRPeasy.

“MRPeasy es fácil de entender”, afirma. “Es un sistema agradable, sencillo y claro”.

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