¿Qué es el inventario justo a tiempo (JIT)?

Si busca una forma de reducir los costos de inventario al tiempo que agiliza sus operaciones, necesita conocer el inventario justo a tiempo (just-in-time o JIT). En este artículo le explicaremos qué es el inventario justo a tiempo, cómo funciona, en qué se diferencia de los métodos de inventario tradicionales y cómo puede implementarlo con éxito en su empresa.

¿Qué es el inventario justo a tiempo (JIT)?

El inventario justo a tiempo (JIT) es una estrategia de gestión de inventarios que gira en torno a un concepto sencillo: abastecerse de lo que se necesita cuando se necesita. Es como comprar la comida justo antes de cocinar para que los ingredientes estén frescos y no se desperdicien en la despensa.

Para los minoristas y otros tipos de empresas, el sistema JIT funciona de forma similar, pero se centra en reducir los costos asociados al almacenamiento y la gestión de grandes cantidades de existencias. En lugar de llenar los almacenes con suministros que podrían acumular polvo, las empresas piden y reciben los productos justo a tiempo para la producción o el envío. Esto significa que no están inmovilizando efectivo en exceso de inventario y no tienen que pagar por espacio de almacenamiento para guardar artículos durante largos periodos de tiempo.

Por tanto, JIT equivale a menos residuos, menores costos y mayor rentabilidad.

Inventario JIT vs. métodos de inventario tradicionales

Para muchas empresas, implementar la gestión de inventarios “justo a tiempo” supone un gran cambio. Los métodos tradicionales de gestión de inventarios, a menudo denominados inventarios “por si acaso”, se basan en el principio de mantener existencias de reserva para hacer frente a una demanda inesperada o a contratiempos en la cadena de suministro. Con este planteamiento, se tienen suficientes existencias a mano para evitar desabastecimientos e interrupciones.

El JIT, por el contrario, consiste en minimizar esa reserva. En lugar de almacenar “por si acaso”, las empresas sólo piden artículos cuando los necesitan. Taiichi Ohno, el padre del Sistema de Producción Toyota, desarrolló este concepto para racionalizar el proceso de fabricación de Toyota y eliminar los residuos.

Los métodos de inventario tradicionales conllevan elevados costos de inventario debido al procesamiento y mantenimiento de las existencias. Además, inmovilizan capital en el propio inventario. Esto puede dar lugar a una reducción del flujo de caja y a una respuesta más lenta a los cambios en la demanda de los consumidores, ya que todas las empresas quieren vender su inventario existente antes de actualizar su portafolio.

Por el contrario, entre las ventajas del JIT se encuentran la reducción de los niveles de inventario, la disminución de la necesidad de grandes almacenes y la reducción del riesgo de acumular existencias obsoletas. Permite a las empresas ser más ágiles y adaptarse rápidamente a los cambios en la demanda de los clientes y a los cambios del mercado.

Ventajas del inventario justo a tiempo

El cambio a un enfoque de inventario justo a tiempo (JIT) requiere una reflexión detenida. Demos un vistazo a las ventajas que puede obtener implementando la gestión de inventarios JIT:

• Reducción de los costos de mantenimiento de inventario. Con el sistema JIT, las empresas pueden reducir los costos de inventario al disminuir la necesidad de espacio de almacenamiento, seguros y mantenimiento. Menos requisitos de almacenamiento significan menos gastos y más flujo de caja para reinvertir.
• Menor riesgo de obsolescencia. Cuando no se acumula una gran cantidad de existencias, hay menos riesgo de acumular stock muerto. JIT evita el exceso de inventario y mantiene las existencias alineadas con la demanda real de los clientes.
• Mejor flujo de caja y liquidez. Al comprar sólo lo necesario para la producción inmediata, las empresas pueden liberar capital, que puede destinarse a otras prioridades.
• Mayor colaboración con los proveedores. Dado que el sistema JIT se basa en entregas pequeñas y frecuentes, fomenta asociaciones más estrechas con proveedores fiables. Este enfoque colaborativo garantiza el cumplimiento sin problemas de los pedidos y la estabilidad de las cadenas de suministro.

¿Cuándo deben las empresas implementar el inventario JIT?

El inventario JIT es más adecuado para las empresas que pueden mantener una coordinación y previsión precisas. Estos son los casos en los que el JIT funciona bien:

• Demanda estable. Ideal para empresas con patrones de demanda predecibles.
• Proveedores fiables. Las empresas deben contar con proveedores fiables que puedan realizar entregas frecuentes y puntuales. Los retrasos o la escasez pueden paralizar las operaciones.
• Costos de almacenamiento elevados. Si el almacenamiento del exceso de inventario es costoso o el espacio es limitado, el JIT puede ayudar a reducir los gastos generales.
• Necesidad de agilidad. Las empresas que necesitan pivotar rápidamente se benefician de la capacidad de JIT para adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado. Esto resulta especialmente útil en sectores como el automotriz, en el que las preferencias de los clientes cambian con frecuencia.

Consideraciones antes de implementar el inventario JIT

Aunque el inventario JIT ofrece muchas ventajas, su implementación no está exenta de riesgos o desafíos. Antes de dar el paso, evalúe las siguientes consideraciones:

Fiabilidad de los proveedores

Con el sistema JIT, todo depende de que los materiales o componentes lleguen a tiempo. Si se produce un contratiempo (como un retraso en el envío o la escasez de un proveedor), todo el proceso de producción podría detenerse. Para mitigar este riesgo, trabaje con proveedores fiables que puedan garantizar la puntualidad de las entregas.

Previsión precisa

Para asegurarse de que se piden los materiales adecuados en el momento oportuno, el sistema JIT requiere una previsión de la demanda. Sin herramientas de previsión fiables ni datos históricos, su empresa podría sufrir escasez o exceso de producción.

Integración tecnológica

El sistema JIT se nutre de datos en tiempo real y de una comunicación eficaz entre departamentos. Invertir en un sistema de gestión de inventarios, como ERP o MRP, es una buena forma de garantizar un intercambio eficaz de datos. Sin la tecnología adecuada para controlar los niveles de inventario, los programas de producción y el estado de los proveedores, la gestión del JIT puede convertirse en una pesadilla.

Guía paso a paso para implementar el inventario JIT

Implementar el inventario justo a tiempo no es sólo cuestión de pulsar un interruptor. Requiere una cuidadosa planificación y ejecución. A continuación presentamos una guía paso a paso para empezar:

1. Evaluar el inventario actual

Comience por evaluar sus niveles actuales de inventario y procesos de gestión de inventario. Identifique áreas de desperdicio, ineficiencias o exceso de existencias.

2. Mejorar la previsión de la demanda

Una previsión precisa de la demanda es crucial para el JIT. Implemente herramientas y sistemas de previsión que proporcionen información en tiempo real sobre la demanda de los clientes y las tendencias del mercado.

3. Fortalecer las relaciones con los proveedores

JIT se basa en entregas puntuales y constantes. Asóciese con proveedores fiables y receptivos para conseguir entregas puntuales y constantes.

4. Adoptar un sistema ERP y MRP

Implemente un sistema ERP o MRP para el seguimiento del inventario y agilizar las operaciones. Esto puede ayudar a minoristas, distribuidores y fabricantes a implementar el sistema JIT con mayor eficacia, ya que les permite controlar los niveles de inventario y el cumplimiento de los pedidos. Obtenga más información al respecto en la siguiente sección.

5. Optimizar los niveles de inventario

Reduzca gradualmente sus niveles de inventario basándose en los datos de su sistema ERP/MRP y en las previsiones de demanda. Empiece por reducir los artículos no críticos, o incluso los niveles de stock de seguridad, si es conveniente para su empresa.

6. Estandarizar los procesos

Establezca procedimientos operativos estandarizados (SOP) para cada aspecto del JIT con el fin de mantener la coherencia.

Cómo funcionan juntos ERP y JIT

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y de planificación de recursos de fabricación (MRP) son herramientas esenciales para implementar eficazmente el inventario justo a tiempo. Sin el software de gestión de inventario adecuado, gestionar un sistema de inventario justo a tiempo puede ser como conducir con los ojos vendados. Así es cómo los sistemas ERP/MRP apoyan el inventario JIT:

• Visibilidad del inventario en tiempo real. Los sistemas ERP proporcionan información actualizada sobre los niveles de inventario, los envíos entrantes y los índices de utilización. Esto ayuda a las empresas a saber exactamente cuándo deben hacer nuevos pedidos y evitar desabastecimientos o excesos de existencias.
• Fácil acceso a los datos históricos. Un sistema ERP puede recopilar los datos históricos que necesita para elaborar previsiones precisas de la demanda. Con una previsión precisa de la demanda, puede ajustar su inventario a la demanda real de los consumidores.
• Gestión e integración de proveedores. Con un sistema ERP, las empresas pueden hacer fácilmente un seguimiento del rendimiento de los proveedores, gestionar las compras y mantener una comunicación transparente con ellos. Esto ayuda a fortalecer las relaciones con los proveedores y permite entregas más fiables y constantes.
• Programación y control de la producción. Los sistemas ERP agilizan los programas de producción alineándolos con los datos de inventario en tiempo real y los pedidos de los clientes. Esto reduce los tiempos de entrega.
• Pedidos automatizados. Los sistemas ERP pueden configurarse para enviar notificaciones de pedido cuando el inventario alcanza un umbral predefinido y generar pedidos de compra previamente preparados.
• Datos y análisis centralizados. Un sistema ERP sólido centraliza todos sus datos de inventario. Su sistema ERP facilita el análisis de tendencias, el seguimiento del rendimiento y la identificación de áreas de mejora continua.

Un sistema ERP es, por tanto, un componente esencial para el éxito de un sistema de inventario JIT. Sincroniza el inventario con la demanda y garantiza el flujo fluido de mercancías a lo largo de la cadena de suministro. Cuando los sistemas JIT y ERP/MRP están alineados, las empresas pueden mejorar sus operaciones, reducir costos y aumentar la satisfacción general del cliente mediante la entrega puntual de productos de calidad.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La gestión de inventarios “justo a tiempo” se centra en almacenar sólo lo que se necesita, cuando se necesita, minimizando los residuos y reduciendo los costos relacionados con el almacenamiento y la manipulación del exceso de inventario.
• La gestión tradicional de inventarios, o inventario “por si acaso”, implica mantener un stock de reserva para hacer frente a una demanda impredecible, mientras que el JIT minimiza este stock de reserva, confiando en una coordinación precisa para satisfacer la demanda a medida que surge.
• El sistema JIT funciona mejor en empresas con patrones de demanda estables, proveedores fiables, costos de almacenamiento elevados y necesidad de agilidad para responder con rapidez a las cambiantes condiciones del mercado.
• La implementación del sistema JIT requiere proveedores fiables, una previsión precisa de la demanda y la integración de datos en tiempo real a través de la tecnología para garantizar la reposición puntual de las existencias y la fluidez de las operaciones.
• Los sistemas ERP son esenciales para gestionar eficazmente el JIT, proporcionar visibilidad del inventario en tiempo real, automatizar los pedidos y mejorar la gestión de proveedores para agilizar los procesos de producción y de la cadena de suministro.

Preguntas frecuentes

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