Contabilidad de fabricación – Una guía sencilla

La contabilidad de fabricación es un proceso interno de gestión empresarial que ayuda a los directivos a vigilar el rendimiento fiscal de una operación de fabricación. En este artículo se examinan los procesos básicos de la contabilidad de fabricación y se definen sus términos más importantes.

¿Qué es la contabilidad de fabricación?

La contabilidad de fabricación es un conjunto de procesos de gestión de inventarios y producción que se utilizan para supervisar y controlar los costes de fabricación de los productos. La contabilidad de fabricación utiliza técnicas que permiten a una empresa obtener información sobre el rendimiento financiero de las actividades de producción, aumentando así la eficacia y el control operativos. El proceso gira principalmente en torno al cálculo de métricas clave como el coste total de fabricación, el coste de los bienes fabricados (COGM), el coste de los bienes vendidos (COGS), y la decisión sobre la valoración del inventario y los métodos de cálculo de costes de producción más adecuados para el caso de uso de una empresa.

A diferencia de la contabilidad financiera, que determina los resultados financieros de toda la empresa y los pone a disposición de fuentes externas a través de los estados financieros, la contabilidad de fabricación está diseñada específicamente para medir lo que ocurre dentro de una fábrica o instalación de producción: cuánto cuesta producir cada producto vendido, cuánto beneficio obtiene, etc. Por lo tanto, es sobre todo un proceso de gestión empresarial interna destinado a mejorar la toma de decisiones en materia de presupuestación, control de costes, análisis de restricciones y márgenes, etc.

Dado que se utiliza sobre todo como una herramienta de toma de decisiones interna, la contabilidad de fabricación no necesita, por lo general, ajustarse a normas y procedimientos financieros como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) o las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Una excepción relevante es la valoración de las existencias, que generalmente debe ajustarse a las jurisdicciones locales a efectos fiscales. Las empresas manufactureras suelen utilizar los datos del proceso contable de fabricación para elaborar informes financieros conformes. Los sistemas de software de gestión de inventarios y MRP también compilan automáticamente los datos de la contabilidad de fabricación en informes fácilmente utilizables.

Explicación de los costes de fabricación

El objetivo principal de la contabilidad de fabricación es el seguimiento y el control de las distintas métricas orientadas a los costes de producción. Empezando por los más fundamentales, vamos a verlos con un poco más de detalle.

Coste total de fabricación

La gran pregunta a la que debe responder cualquier empresa de fabricación para conocer su situación financiera es: ¿cuáles son los costes totales asociados a los artículos de fabricación? La métrica que pretende responder a esta pregunta es el coste total de fabricación (TMC), también conocido como coste total de producción. El TMC se calcula sumando todos los costes asociados a la producción de artículos. Estos se dividen en costes directos y costes indirectos:

• Los costes directos, como su nombre indica, son costes directamente vinculados a la producción de bienes específicos. Los costes directos se dividen en costes directos de material, costes directos de mano de obra y gastos directos diversos. Los costes directos de material representan el coste de adquisición de todos los artículos del inventario que componen un producto acabado. En otras palabras, es el coste total de adquisición de todos los componentes de una lista de materiales. El coste de la mano de obra directa representa el total de los gastos de mano de obra de todos los que han trabajado en la producción de un producto acabado. Es decir, el coste de la mano de obra de todos los trabajadores que trabajan específicamente en el acabado de un producto. Los gastos diversos directos son costes como los cánones, los derechos de licencia o los derechos de patente que se pagan por unidad de producción. En conjunto, los costes directos también se denominan costes primarios.
• Los costes indirectos, también conocidos como gastos generales de fabricación, son todos los gastos de una operación de fabricación que no están ligados a la producción de productos acabados específicos, pero que una empresa tiene que soportar para mantener la operación. Incluyen los materiales y la mano de obra indirectos, los suministros y las piezas de repuesto, el alquiler y los servicios públicos, la depreciación, los costes financieros y prácticamente todo lo que una empresa de fabricación tiene que afrontar y que no es un coste directo. Algunos ejemplos de materiales y mano de obra indirectos son los equipos de mantenimiento, los suministros de limpieza, los gastos del personal de apoyo a la fabricación, los especialistas en control de calidad, los directores de producción, etc.

Una fórmula sencilla para calcular el coste total de fabricación es

TMC = (materiales directos + mano de obra directa + miscelánea directa) + gastos generales de fabricación

O en otras palabras:

Coste total de fabricación = Coste principal + Gastos generales de fabricación

Beneficios/pérdidas de la fábrica

El cálculo del TMC es imprescindible para conocer la salud financiera de una empresa de fabricación y hacer que la operación sea más rentable. Entre otras métricas clave que se derivan de él está el Beneficio/Pérdida de Fábrica. Este KPI determina la diferencia entre el coste de producción de un producto acabado y su valor de mercado. Si el coste de producción es inferior al valor de mercado de un producto, se añade un recargo que constituye el beneficio de fábrica. Si el coste de producción es más alto, el valor será negativo, lo que culminará en la pérdida de la fábrica. Los fabricantes lo utilizan para decidir si fabrican un producto o subconjunto, o lo adquieren.

COGM y COGS

El coste total de fabricación también informa de dos KPI cruciales para determinar el beneficio bruto y el margen bruto de una empresa: el coste de los bienes fabricados (COGM) y el coste de los bienes vendidos (COGS).

• Mientras que el TMC muestra el gasto total de una operación de fabricación en su conjunto, el Coste de los Productos Fabricados lo limita a los productos que se terminaron durante un ejercicio económico. Si hay productos sin terminar al final del periodo de producción, estos artículos no se incluyen en los costes de producción. Sin embargo, si toda la producción termina dentro del periodo, los COGM son iguales a los TMC. El cálculo de los costes de producción es importante para los fabricantes porque permite conocer de forma fiable el nivel de los costes de producción y los beneficios en relación con las ventas al final del periodo fiscal.

COGM = Inventario inicial de trabajo en curso (WIP) + Coste total de producción – WIP final

• A partir del COGM, el Coste de las Mercancías Vendidas designa únicamente el coste total de las mercancías que se han vendido dentro del ejercicio económico. Se utiliza para determinar el beneficio bruto y estimar el resultado final de la empresa. El COGS figura en la cuenta de resultados como un gasto y ofrece a las empresas la posibilidad de fijar precios rentables, mediar el nivel de ingresos imponibles y hacer un seguimiento de la rentabilidad.

COGS = Inventario inicial de productos terminados + COGM – Inventario final de productos terminados

Costes variables y fijos

En la industria de la fabricación hay otros indicadores clave de rendimiento centrados en los costes que aumentan el control sobre el rendimiento fiscal de una operación de fabricación y permiten una mejor toma de decisiones sobre las capacidades de producción, como el coste total, el coste medio y el coste marginal. Otro de ellos es la distinción entre costes variables y fijos.

Los costes variables son gastos que una empresa soporta de forma proporcional a su volumen de producción. A medida que aumenta el volumen de producción, también lo hacen los costes variables, y viceversa. Un buen ejemplo serían los costes de embalaje de los productos acabados, pero también los servicios públicos como la calefacción y el agua, así como algunos gastos de mano de obra, etc. Los costes variables son líquidos y pueden ajustarse. Los costes fijos, por el contrario, incluyen gastos concretos que generalmente no pueden ajustarse fácilmente. Entre ellos se encuentran gastos como las cuotas de las hipotecas de las instalaciones de almacenamiento o de los almacenes, los préstamos bancarios, la depreciación de la maquinaria y los equipos, y algunos costes de mano de obra. El conocimiento de los costes variables y fijos ayuda a los fabricantes a tomar decisiones sobre los volúmenes de producción, a ajustarse a las tendencias del mercado, etc.

Valoración del inventario

Como todos los gastos relacionados con la fabricación se dividen en diferentes tipos de costes, el inventario de artículos físicos se divide en tres tipos básicos: Inventario de Materias Primas, Inventario de Productos en Curso (WIP) e Inventario de Productos Terminados. La función de los inventarios de materias primas y productos terminados se explica por sí misma. El inventario WIP, sin embargo, es un poco más complejo. El inventario WIP está formado por artículos que ya están en el proceso de fabricación y que aún no han sido terminados.

Esta distinción es importante desde el punto de vista de la contabilidad de fabricación porque el inventario WIP ya ha incurrido en algunos costes de producción, como los materiales, la mano de obra y los gastos generales, que deben tenerse en cuenta para garantizar que las cuentas reflejen unas finanzas precisas. El valor de las existencias desempeña un papel importante en las finanzas y la rentabilidad de una empresa, ya que afecta directamente a los costes de producción, a los costes de ventas y a las obligaciones fiscales. De hecho, gran parte de la contabilidad de fabricación puede considerarse como aspectos del proceso más amplio de gestión de inventarios.

Cálculo de los valores del inventario

Existen varios métodos para llevar a cabo la valoración de inventarios, cada uno de ellos beneficioso en diferentes casos de uso y mercados, o para diferentes tipos de fabricación. Generalmente se denominan métodos de valoración de inventarios o de cálculo de costes, o métodos de asunción de costes y flujos. Dado que la valoración de las existencias afecta directamente a la carga fiscal, el proceso suele estar regulado y debe ajustarse a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) en Estados Unidos, o a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) en otros países. Aunque hay muchos métodos diferentes para calcular el valor del inventario, los PCGA y las NIIF sólo aceptan cuatro entre ellos: FIFO, LIFO, SE y WAC. Vamos a repasarlos rápidamente:

• El método FIFO (First In, First Out) se basa en la suposición de que el primer artículo producido es el primero que se vende o, al contrario, que el primer artículo del inventario de materias primas se utilizará primero en el WIP. Como los precios de los artículos suelen aumentar con el tiempo debido a la inflación, la utilización del método FIFO permite una mayor valoración de las existencias finales. Esto significa un menor COGS y un mayor beneficio bruto declarado. Sin embargo, también significa una mayor renta imponible.
• El método Last In, First Out, o LIFO, es el opuesto al FIFO, y supone que el último artículo producido es el primero que se vende, o que la materia prima más nueva constituirá el primer WIP. El método LIFO suele maximizar el COGS y minimizar el valor final de las existencias, lo que conlleva una reducción de los ingresos netos, beneficiosa para reducir la carga fiscal.
• El método de identificación específica ( Specific Identification o SE) es la opción más sencilla. El SE supone que el precio de cada artículo del inventario se registra por separado, lo que proporciona la valoración de inventario más precisa posible. Sin embargo, el método SE sólo puede ser utilizado de forma realista por algunas industrias manufactureras y, sobre todo, por los fabricantes de productos discretos, ya que intentar hacer un seguimiento de los palillos individuales o de las coberturas de las magdalenas, por ejemplo, es poco práctico.
• El método del Coste Medio Ponderado (Weighted Average Cost o CPP) es un método intermedio, en el que el coste de los productos disponibles para la venta se divide por el número de productos acabados disponibles para la venta. De este modo se obtiene un coste medio ponderado por unidad que puede asignarse al inventario final y al COGS. El WAC es útil, por ejemplo, para el mencionado fabricante de palillos, en el que el coste individual por unidad es muy difícil o imposible de asignar.

Conteo de inventario

Además del cálculo del coste del inventario por pieza, también es importante hacer un seguimiento del número total de unidades de inventario disponibles. Los dos tipos comunes de inventario que se pueden organizar a la luz de esto son el sistema de inventario perpetuo y el periódico.

• El sistema de inventario periódico organiza el recuento del inventario entre períodos de tiempo predeterminados. Todos los artículos del inventario se cuentan físicamente y el COGS se calcula al mismo tiempo. El sistema periódico es útil para las empresas más pequeñas con inventarios más reducidos que no constan de artículos muy diversificados. El inconveniente es que la información sobre los niveles de inventario sólo es realmente precisa justo después del recuento.
• El sistema perpetuo es más complejo, pero proporciona datos mucho más precisos sobre los niveles de inventario. Se basa en la recopilación y agregación de datos continuos sobre todos los movimientos de inventario. Como resultado, el COGS también puede calcularse de forma continua. El recuento perpetuo está disponible casi exclusivamente gracias a los programas informáticos de gestión de inventarios. Por tanto, en la mayoría de los casos de uso, un sistema perpetuo es muy superior al recuento periódico, aunque tiene el precio de tener que implantar un software específico.

Leer más sobre Métodos de valoración de inventario

Métodos de cálculo de costes de producción

Un último aspecto de la fabricación que influye en gran medida en la contabilidad de la fabricación es el cálculo de los costes de producción. Dado que la suma de los costes directos suele ser un asunto sencillo, ésta gira principalmente en torno al cálculo de la parte de los costes indirectos por producto. Existen varios métodos de cálculo de costes que informan a la contabilidad de costes a su manera. A continuación, vamos a analizar cuatro de los más comunes.

Cálculo de costes estándar

El cálculo de costes estándar es quizás el método de cálculo de costes más común. Se basa en el cálculo de tarifas estándar para los costes directos e indirectos de los productos. Estos “estándares” predeterminados suelen basarse en las experiencias anteriores de la empresa y se actualizan periódicamente para reflejar las fluctuaciones del mercado.

El cálculo de costes estándar es muy beneficioso para crear y pulir los presupuestos, ya que ofrece estimaciones de costes predefinidas que pueden compararse con los gastos reales. Esto permite conocer los gastos de la empresa y revelar las ineficiencias. La principal desventaja radica en tener que actualizar los estándares de forma rutinaria, lo que puede resultar arduo en caso de que las condiciones del mercado cambien constantemente.

Cálculo del coste del trabajo

El método de cálculo de costes por ordenes de trabajo calcula los costes por proyecto o unidad de fabricación, por lo que resulta útil para los fabricantes de productos por encargo, los fabricantes de productos para la construcción y similares. Un proceso típico de cálculo de costes por encargo para un proyecto sumará sus costes directos y añadirá una parte de los gastos generales de fabricación de la empresa proporcional a la cantidad de espacio de almacenamiento, servicios públicos, etc. que se haya asignado al proyecto.

El cálculo del coste de los trabajos es ventajoso para obtener valores de coste cercanos a la realidad por proyecto o producto acabado. Sin embargo, a veces es difícil de gestionar, ya que el seguimiento individual y la asignación de los costes pueden llevar mucho tiempo.

Cálculo de costes por procesos

Este método de cálculo de costes es similar al de los trabajos, pero calcula los costes de los artículos sumando los costes directos y los gastos generales por etapa de procesamiento del ciclo de vida de un producto, en lugar de hacerlo por artículo o trabajo individual. Esto lo convierte en un método de cálculo de costes favorable para los fabricantes de procesos y otras empresas que producen un gran número de unidades idénticas.

El cálculo de costes por proceso es beneficioso para ahorrar tiempo, ya que no es necesario calcular los costes de cada unidad. El inconveniente es que los costes por unidad pueden resultar inexactos, ya que el redondeo de los costes por proceso puede introducir discrepancias.

Costeo basado en actividades (ABC)

El ABC es un método de cálculo de costes común, aunque complejo, que se basa en la identificación por separado de los costes indirectos de todas las actividades de producción y su asignación a grupos de costes, es decir, a grupos de costes generales relacionados que se producen con actividades específicas. El coste de los gastos generales de un grupo de costes se divide entonces por el número de unidades de la actividad para obtener la tasa de actividad, una cantidad fija que se añade al coste de cada unidad.

El ABC es una metodología de cálculo de costes muy precisa que ayuda a incluir los costes indirectos en los precios unitarios. Sin embargo, puede ser más difícil de aplicar que el cálculo de costes estándar o por trabajo, ya que se requiere una visión más detallada del proceso de fabricación.

Mejores prácticas de contabilidad en la fabricación

Como hemos visto, la contabilidad de fabricación incluye una visión de los procesos absolutamente fundamental para garantizar la salud financiera de su empresa de fabricación. Si se aborda con el suficiente escrutinio, la contabilidad de fabricación permitirá conocer todos los costes operativos de una empresa y permitirá a los directivos tomar decisiones informadas sobre cómo impulsar los ingresos y aumentar los beneficios. Para terminar este artículo, echemos un vistazo a algunas de las mejores prácticas de la contabilidad de fabricación que deberían estar en lo alto de la lista de tareas.

• Aumentar los conocimientos financieros. Aunque el trabajo pesado de las finanzas debe dejarse en manos de contables profesionales, sigue mereciendo la pena entender el aspecto financiero de una operación de fabricación. Una gran parte de la contabilidad de fabricación gira en torno a la elaboración de informes que permitan a la dirección tomar decisiones empresariales mejor informadas. Por lo tanto, es imperativo que los responsables de la toma de decisiones tengan una comprensión suficiente de los datos financieros.
• Decida desde el principio entre la contabilidad de caja o la de devengo. La contabilidad de caja es una estrategia contable por la que los gastos, así como los beneficios, se registran una vez que los fondos cambian físicamente de manos. La contabilidad por el principio de devengo, en cambio, es una estrategia más complicada, aunque posiblemente más útil, en la que las transacciones se registran a medida que se producen las ventas, independientemente de cuándo se realicen los pagos. La contabilidad por devengo es la opción más popular. Sin embargo, muchos fabricantes, especialmente los más pequeños, siguen optando por la contabilidad de caja. Si se planea escalar a lo grande, hay que tener en cuenta que en EE.UU. la contabilidad de caja sólo es aceptada por el IRS como una excepción y está limitada a empresas con menos de 26 millones de dólares de ingresos medios anuales.
• Presupuestar e invertir de forma realista. Establecer un presupuesto de gastos al principio del periodo financiero puede ser una gran ayuda para aprovechar los riesgos y gestionar las inversiones. El presupuesto siempre debe ser determinado por expertos y basarse en un conocimiento exhaustivo de los resultados financieros anteriores de la empresa, así como en un análisis de mercado. La realización de cualquier inversión a gran escala también debe ir precedida de un riguroso análisis de viabilidad y del rendimiento de la inversión.
• Tenga siempre fondos a mano. Los gastos inesperados pueden surgir muy repentinamente en el espacio de la fabricación moderna. Si todos los fondos de la empresa están inmovilizados en activos o stock, no reaccionar ante una emergencia o una oportunidad de negocio puede suponer un importante golpe financiero para su empresa. Por tanto, los pagos y los costes deben cubrirse estratégicamente. Una buena idea es aplicar también un control eficaz del inventario: tener niveles óptimos de inventario no sólo inmovilizará fondos en stock innecesario, sino que reducirá los gastos generales y minimizará el despilfarro.
• Utilizar un software de contabilidad de fabricación competente. Manejar la contabilidad de fabricación manualmente es posible, pero muy poco práctico en la mayoría de los casos. El software de contabilidad de fabricación está diseñado para automatizar la mayor parte de la contabilidad y puede aumentar enormemente la visión financiera y la eficiencia de la gestión de inventarios. Los buenos proveedores van mucho más allá del simple cálculo de las métricas de costes y la compilación de informes: pueden simplificar enormemente el análisis de tendencias, utilizar previsiones inteligentes, incluir normas de cumplimiento y mucho más.

Recomendamos utilizar un software que esté bien integrado con la solución general de gestión de la producción y el inventario elegida. Esto garantiza un movimiento de datos sin fisuras entre la planta de producción, el inventario y el back office, y simplifica aún más la gestión de su empresa. Si todavía tiene que implantar un sistema MRP, considere la posibilidad de elegir uno con capacidades integradas de elaboración de informes financieros. Por ejemplo, MRPeasy incluye la estimación del coste del producto con un solo clic, informes inteligentes e integraciones con los principales proveedores de software financiero como Xero y QuickBooks Online.

Principales aspectos a tener en cuenta

• La contabilidad de fabricación es un conjunto de procesos de gestión de inventarios y de producción que se utilizan para supervisar y controlar los costes de fabricación de los productos.
• El proceso gira principalmente en torno a las prácticas de contabilidad de costes y a la realización de la valoración de las existencias y el cálculo de los costes de producción.
• Los parámetros más importantes de la contabilidad de fabricación son el coste total de producción, los gastos generales de fabricación, el coste de los productos fabricados y el coste de los productos vendidos.
• Las mejores prácticas para la contabilidad de fabricación incluyen el aumento de los conocimientos financieros, la elección de una estrategia contable adecuada, la elaboración de un presupuesto realista, la gestión del flujo de caja y la elección de un software de contabilidad de fabricación competente.
• El software de contabilidad de fabricación debe integrarse adecuadamente con el sistema general de gestión de inventarios para evitar la duplicación de datos y aumentar la eficiencia operativa.

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