Los 3 errores más comunes en la gestión de almacenes

Gestionar un almacén de forma eficiente no es tarea fácil. Desde la gestión del inventario hasta la capacitación del personal, hay muchos factores que pueden afectar a su funcionamiento. Un paso en falso puede provocar retrasos considerables, un aumento de los costos e incluso riesgos para la seguridad. Este artículo analiza algunos de los errores más comunes en la gestión de almacenes y ofrece soluciones prácticas para evitarlos.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es el proceso de supervisar y organizar todas las actividades que tienen lugar en un almacén. Estas actividades incluyen la recepción de materiales y pedidos, el almacenamiento del inventario, la gestión de los niveles de existencias, la recogida y el embalaje de los artículos para su envío, y el despacho de los pedidos de manera eficiente. El objetivo principal de la gestión de almacenes es que el almacén funcione sin problemas.

Sin embargo, a veces este objetivo puede resultar difícil de alcanzar. Los errores ocurren y, cuando ocurren, pueden ralentizar las operaciones y provocar una experiencia negativa de los clientes con su empresa. Veamos los errores más comunes en la gestión de almacenes y cómo evitar que se produzcan en su empresa.

Error nº 1: Mala gestión del inventario

Empecemos por uno de los errores más comunes en el almacenamiento: la mala gestión del inventario. Este error puede tener consecuencias de largo alcance en las operaciones de almacén y en la eficiencia de la gestión de la cadena de suministro.

La mala gestión del inventario suele deberse a la falta de seguimiento del mismo. También puede deberse a una planificación inadecuada o a la utilización de procesos obsoletos que se realizan en papel. A continuación se describen las consecuencias negativas de una mala gestión del inventario:

• Pedir demasiado o muy poco. El exceso de existencias puede ser un gran problema. Tener más existencias de las necesarias ocupa un valioso espacio en el almacén y bloquea fondos que podrían utilizarse mejor en otras áreas de la empresa. Además, los productos que permanecen demasiado tiempo en las estanterías corren el riesgo de quedar obsoletos o caducar, sobre todo en sectores en los que las tendencias cambian rápidamente o los productos tienen una vida útil limitada. Esto no sólo desperdicia recursos, sino que puede acarrear pérdidas económicas. Por otro lado, si no hace suficientes pedidos, puede quedarse sin existencias. Quedarse sin existencias puede paralizar los procesos de realización de pedidos. ¿Cuál es el resultado final? Retrasos, pedidos pendientes y clientes descontentos. Esto puede dañar su reputación y provocar la pérdida de ventas y de la confianza de los clientes.
• Falta de seguimiento en tiempo real. Es importante controlar y actualizar constantemente los niveles de inventario a medida que los artículos entran y salen del almacén. Sin embargo, muchos almacenes no utilizan el seguimiento en tiempo real porque confían en métodos anticuados como el registro en papel. Esto puede dar lugar a recuentos de inventario inexactos, lo que aumenta la probabilidad de que se produzcan excesos de existencias o desabastecimientos.
• Previsiones imprecisas. Si no dispone de datos suficientes para predecir la demanda con exactitud o de las herramientas para hacerlo con eficacia, corre el riesgo de tener exceso de existencias y desabastecimientos. El exceso de existencias no sólo reduce el espacio disponible en el almacén, sino que también inmoviliza sus recursos. Los desabastecimientos se traducen en ventas perdidas y clientes decepcionados. Ninguna de las dos opciones es buena.
• Inventarios muy poco frecuentes. El inventario, o recuento físico de todos los artículos del almacén, es una práctica necesaria para garantizar la precisión del mismo. Sin embargo, los inventarios poco frecuentes pueden dar lugar a discrepancias entre las existencias reales y las registradas en el sistema. Estas discrepancias pueden costarle dinero y dar lugar a pedidos incumplidos y a un exceso de inventario.
• Utilizar métodos manuales. Como ya se ha mencionado, los métodos manuales de gestión de inventarios, como llevar registros en papel o utilizar hojas de cálculo, son propensos al error humano. Además, estos métodos anticuados son más lentos y menos fiables que los sistemas automatizados.

Buenas prácticas para evitar una mala gestión del inventario

¿Cómo combatir la mala gestión del inventario? Implemente una solución de gestión de almacenes (SGA). Un SGA automatiza el seguimiento del inventario y proporciona datos en tiempo real sobre los niveles de existencias. Esto reduce el riesgo de errores humanos y mejora la productividad general, proporcionando una solución de gestión de almacenes todo en uno.

Otra buena práctica consiste en realizar auditorías periódicas. Las auditorías de inventario ayudan a mantener la exactitud de las existencias y a identificar las discrepancias en una fase temprana. Esta práctica evita exceso de existencias y desabastecimientos al garantizar que el inventario real coincide con los niveles registrados. El uso de códigos de barras y herramientas de automatización del almacén reduce aún más los errores y aumenta la precisión de las existencias. Los inventarios periódicos o incluso el recuento parcial sólo de las mercancías más críticas es otra forma eficaz de abordar estos problemas.

Una planificación adecuada también es clave. Una previsión y planificación precisas de la demanda son cruciales para mantener unas existencias optimizadas. Analizar los datos históricos de ventas, las tendencias del mercado y las variaciones estacionales permite predecir la demanda de los clientes y las necesidades de existencias y ajustar los niveles de inventario en consecuencia.

Error nº 2: Mala distribución del almacén

Una mala distribución del espacio puede convertirse fácilmente en una pesadilla para la gestión del almacén. Veamos por qué.

• Disminución de la productividad. El primer problema importante es la disminución de la productividad. Si el almacén no está optimizado, sus empleados pasarán más tiempo recorriendo trayectos de picking más largos para localizar y recuperar artículos. Esta ineficacia no sólo ralentiza el cumplimiento de los pedidos, sino que también aumenta los costos de mano de obra, ya que se necesita más tiempo para realizar tareas que deberían ser más rápidas y sencillas. Una disposición ineficiente puede convertir lo que debería ser un proceso sencillo en un calvario que requiere mucho tiempo.
• Aumento de los índices de error. Otra consecuencia crítica es el aumento de los índices de error. En un almacén mal organizado, los artículos no se almacenan de forma lógica, lo que puede confundir a sus empleados durante el proceso de picking. La confusión a menudo conduce a errores tales como recoger los artículos equivocados o cantidades incorrectas, lo que inevitablemente resulta en un cumplimiento inexacto de los pedidos. Pero sus empleados no serán los únicos confundidos. Cuando un cliente recibe un pedido equivocado, también se siente confundido. Y esa confusión se convertirá rápidamente en insatisfacción y desconfianza.
• Aumento de los costos laborales. El aumento de los costos laborales está estrechamente relacionado con las ineficiencias causadas por una mala distribución. Cuando los trabajadores tienen que dedicar más tiempo a buscar y recoger artículos, aumenta la mano de obra total necesaria para satisfacer los pedidos. Esto infla los costos operativos, lo que ya es una mala noticia de por sí, pero además repercute en la eficiencia general del almacén. También afecta a su rentabilidad. En lugar de centrarse en tareas que mejoran la productividad, los empleados se ven desbordados por las ineficiencias básicas de una distribución subóptima.
• La seguridad. Luego está la cuestión de la seguridad. Los riesgos para la seguridad son un problema crítico que a menudo se pasa por alto y que se deriva de una mala distribución del almacén. Los espacios desordenados o mal organizados pueden crear numerosos riesgos para la seguridad, como pasillos bloqueados, artículos mal colocados y caminos inseguros. Estos peligros aumentan el riesgo de accidentes y lesiones, lo que puede perturbar su actividad y dar lugar a costosas reclamaciones de indemnización por accidentes laborales y posibles problemas legales.

Mejores prácticas para mejorar la distribución del almacén

• Para combatir estos problemas, dedique tiempo a organizar el almacén. La organización minimizará el tiempo de desplazamiento y optimizará los flujos de trabajo.

• Los artículos de gran demanda deben guardarse en lugares de almacenamiento más accesibles para agilizar la preparación de pedidos (picking), el almacenamiento y la manipulación de materiales. Maximice el espacio de su almacén aprovechando las soluciones de almacenamiento vertical, como estanterías y palés. Así mantendrá despejado el suelo y mejorará la accesibilidad al inventario.

• Considere la posibilidad de aplicar la regla 80/20, también conocida como principio de Pareto o gestión de existencias ABC. Según la regla 80/20, en primer lugar, identifique el 20% de los artículos de su inventario que generan el 80% de las ventas. A continuación, coloque estos artículos en la ubicación más accesible de su almacén para ahorrar tiempo y esfuerzo.

• Cree caminos sin obstáculos para que las carretillas elevadoras y el personal se desplacen por el almacén. Esto reducirá el riesgo de accidentes y optimizará los flujos de trabajo. Zonifique el almacén dividiendo el espacio en zonas específicas según las distintas funciones. Por ejemplo, puede tener zonas separadas en el almacén para la recepción, el almacenamiento, la preparación de pedidos (picking), el embalaje y el envío. De este modo agilizará los procesos y reducirá la confusión.

• El uso de un sistema de gestión de almacenes puede ayudarle a supervisar las ubicaciones de las existencias en tiempo real, así como proporcionar información valiosa sobre la disposición más óptima de los almacenes en función del flujo de mercancías. Un SGA analiza los datos sobre movimientos de inventario y cumplimiento de pedidos e identifica patrones para optimizar el almacenamiento. También realiza un seguimiento de los movimientos y sugiere ajustes en la distribución para reducir los tiempos de desplazamiento y mejorar la utilización del espacio.

• También es una buena práctica revisar y ajustar periódicamente la distribución del almacén. A medida que cambien las necesidades de su empresa, estas evaluaciones periódicas garantizarán que la configuración siga siendo eficiente. Al adaptarse a los nuevos productos, los cambios estacionales y los cambios en el volumen de pedidos, puede mantener su almacén funcionando sin problemas.

Error nº 3: Falta de capacitación del personal

La capacitación insuficiente es uno de los errores más comunes que pueden perjudicar las operaciones de almacén. Puede deberse al deseo de la empresa de reducir los costos laborales. Sin embargo, a menudo se debe a la alta rotación de personal, con pocos empleados disponibles para capacitar a los nuevos empleados. También puede darse la injusta suposición de que los trabajadores recién contratados pueden aprender en el puesto de trabajo sin necesidad de recibir una capacitación formal. Sea cual sea la causa, la falta de capacitación genera ineficacia, un aumento de los errores humanos y pone en riesgo la seguridad.

A continuación explicamos cómo la falta de capacitación puede afectar negativamente a su empresa:

• Ineficacia operativa. Cuando los empleados no reciben la capacitación adecuada, es posible que no comprendan plenamente sus funciones o cómo realizar las tareas de forma eficiente. Esto provoca retrasos y cuellos de botella en las operaciones de almacén.
• Mayor índice de error. Los empleados sin experiencia son más propensos a cometer errores en la gestión de inventarios, la preparación de pedidos y otras tareas críticas. Como resultado, su empresa tendrá que hacer frente a niveles de inventario inexactos y a una ejecución incorrecta de los pedidos. Estos errores pueden provocar la insatisfacción de los clientes y costos adicionales para corregirlos.
• Riesgos para la seguridad. Sin una capacitación adecuada en protocolos de seguridad, aumentará el riesgo de accidentes y lesiones. Esto no sólo interrumpirá su producción, sino que también puede dar lugar a mayores costos de salud y seguridad y a un mayor índice de incidentes. El personal sin capacitación puede desconocer los procedimientos correctos para manipular equipos o materiales. Las prácticas inseguras pueden perjudicar a sus empleados e incluso poner a sus clientes en riesgo de sufrir lesiones. Por ejemplo, una manipulación incorrecta de los materiales puede dañar la mercancía y hacer que los clientes reciban productos defectuosos o inseguros.
• Menor satisfacción del cliente. Cuando los pedidos no se cumplen con precisión o puntualidad, la confianza y la fidelidad de los clientes pueden verse gravemente afectadas. Estos errores o retrasos pueden provocar la insatisfacción de los clientes y una pérdida de clientes.

Buenas prácticas para implementar programas de capacitación eficaces

Para combatir los problemas anteriores, desarrolle programas de capacitación completos y eficaces. No se trata sólo de un detalle, sino de una parte esencial de una gestión eficaz del almacén. Un programa de orientación exhaustivo debe abarcar todos los aspectos de las operaciones de almacén, desde la gestión del inventario hasta los procedimientos de seguridad. De este modo, los nuevos empleados comprenderán sus funciones y responsabilidades desde el primer día.

La capacitación no debe detenerse tras la orientación. Implemente programas de capacitación continua para mantener al personal actualizado sobre las últimas tecnologías, procedimientos y mejores prácticas.

Cuando sea posible, capacite a los empleados para que desempeñen varias funciones en el almacén. La capacitación cruzada es una medida inteligente para la mayoría de las empresas porque aporta flexibilidad y ayuda a mantener la productividad durante la escasez de personal o los periodos de mayor actividad. Asimismo, dé prioridad a la capacitación en salud y seguridad para garantizar que todos los empleados entienden y cumplen los protocolos de seguridad y reducir así el riesgo de accidentes.

Aproveche diferentes formas de capacitación, como sesiones en vivo, módulos de capacitación en línea, tutoriales en video y simulaciones interactivas. Esta variedad de presentaciones de capacitación puede hacer que su capacitación sea más atractiva y eficaz. La retroalimentación y las evaluaciones en tiempo real ayudan a realizar un seguimiento del progreso y a identificar áreas de mejora.

Si invierte en programas de capacitación completos y continuos, podrá mejorar la productividad general, reducir los errores y aumentar la seguridad. Un personal bien capacitado es crucial para mantener la eficiencia de las operaciones de almacén y garantizar la satisfacción del cliente.

Reflexiones finales

Evitar los errores habituales en el almacén es crucial para mantener un funcionamiento ágil y seguro. Centrándose en la gestión adecuada del inventario, optimizando la distribución del almacén y garantizando una capacitación exhaustiva del personal, puede mejorar significativamente la productividad y reducir los errores. Recuerde que un almacén bien organizado y eficiente mejora su rentabilidad, al tiempo que eleva la moral de los empleados y la satisfacción de los clientes.

Implementar un software de gestión de almacenes adecuado o un sistema ERP (planificación de recursos empresariales) de fabricación puede ser uno de los medios más eficaces para mejorar el proceso de gestión de almacenes. Los sistemas modernos basados en la nube son rentables y ricos en funciones, y proporcionan un control de inventario avanzado, trazabilidad de extremo a extremo y escalabilidad.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Un seguimiento adecuado del inventario evita exceso de existencias y desabastecimientos, mejora la eficiencia del almacén y reduce los costos de producción y mantenimiento.
• Una distribución del almacén bien diseñada minimiza el tiempo de desplazamiento, reduce los costos de mano de obra y mejora la seguridad.
• La capacitación continua y exhaustiva del personal minimiza los errores, aumenta la productividad e incrementa la seguridad.
• La implementación de un sistema de gestión de almacenes (SGA) contribuye al seguimiento del inventario en tiempo real y a la optimización de la distribución.
• Revisar y ajustar periódicamente los procesos y la disposición de los almacenes puede reducir la ineficacia y garantizar una rápida adaptación a las necesidades cambiantes de la empresa.
• Garantizar que todo el personal esté capacitado en procedimientos de seguridad reduce el riesgo de accidentes y protege tanto a sus empleados como a sus clientes.

Preguntas frecuentes

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