11 consejos de gestión de relaciones con proveedores para empresas en crecimiento

Las relaciones con proveedores desempeñan un papel fundamental en la eficacia de las operaciones de la mayoría de las empresas que manejan inventarios físicos. El objetivo de la gestión de relaciones con proveedores es fomentar asociaciones sólidas que beneficien tanto al comprador como al vendedor.

¿Qué es la gestión de relaciones con proveedores?

La gestión de relaciones con proveedores (Supplier relationship management – SRM, también conocida como gestión de relaciones con vendedores) es un aspecto crítico de la gestión de las compras y la cadena de suministro que se centra en el desarrollo de mejores relaciones con proveedores. El objetivo de la SRM es crear y alimentar relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores clave, mejorando las condiciones de compra, aumentando la rentabilidad general y reforzando la ventaja competitiva de una empresa.

Para una eficaz gestión de relaciones con proveedores, las compras deben transformarse en una función estratégica. Esto implica la segmentación de la base de proveedores, la identificación de proveedores estratégicamente importantes y el desarrollo de asociaciones que vayan más allá de las simples transacciones. Si se centran en la  gestión del rendimiento de los proveedores a través de sus datos, métricas y tablas de puntuación, las empresas pueden garantizar un flujo de información bidireccional que conduzca a una mejora continua.

Ventajas de la gestión de relaciones con proveedores

La gestión de relaciones con proveedores es un enfoque estratégico en la gestión de las compras y la cadena de suministro que puede reportar importantes beneficios. Entre ellos cabe mencionar:

• Mejora del rendimiento de los proveedores. Mediante la aplicación de estrategias eficaces de la SRM, las empresas pueden supervisar el rendimiento de los proveedores utilizando KPIs y tablas de puntuación. Estos datos de rendimiento pueden utilizarse para dar una retroalimentación constructiva a los proveedores, permitiéndoles corregir cualquier punto débil.
• Ahorro de costos. Una mejor relación con los proveedores suele traducirse en mejores condiciones de compra, precios más bajos y menos tiempo dedicado a las actividades de compra.
• Asociaciones más sólidas y mutuamente beneficiosas. La SRM fomenta asociaciones más profundas y estratégicas con los proveedores clave. Esta colaboración bidireccional garantiza que ambas partes se beneficien, lo que se traduce en un mejor servicio, calidad y fiabilidad.
• Ventaja competitiva. Adoptar un enfoque estratégico de la SRM puede proporcionar a las empresas una ventaja competitiva. Mediante el aprovisionamiento estratégico y la segmentación de proveedores, las empresas pueden racionalizar su base de suministros y centrarse en los proveedores estratégicos, mejorando la capacidad de respuesta general del mercado. Además, el ahorro de costos que supone una mejor relación con los proveedores repercute directamente en los resultados.
• Procesos de compra racionalizados. La gestión de relaciones con proveedores agiliza las compras mediante la alineación estratégica de los objetivos de compra y de negocio. La gestión de proveedores también suele implicar el uso de un sistema ERP, que ayuda a aumentar la eficiencia y eliminar el despilfarro en toda la operación.
• Mejor gestión del riesgo. Tener relaciones sólidas con socios estratégicos permite a las empresas mantenerse flexibles y mitigar el riesgo de interrupciones.
• Alineación con la estrategia empresarial. Una SRM eficaz garantiza que las estrategias de los proveedores estén en sintonía con los objetivos empresariales de mayor alcance. Las relaciones estratégicas con los proveedores y la gestión eficaz de los contratos contribuyen a alcanzar los objetivos empresariales a largo plazo.

En definitiva, la gestión de relaciones con proveedores contribuye a optimizar los procesos de compras, mitigar los riesgos, reducir los costos y, en última instancia, alcanzar los objetivos empresariales estratégicos y aumentar la rentabilidad.

11 consejos de gestión de relaciones con proveedores para empresas en crecimiento

Implementar procesos adecuados de la gestión de relaciones con proveedores es especialmente importante para las empresas que están creciendo o quieren crecer. A medida que aumentan los volúmenes de productos, es necesario asegurarse de que sus proveedores estén en sintonía con usted en cuanto a la demanda prevista y las limitaciones presupuestarias. A continuación, compartiremos algunos consejos que las empresas en crecimiento pueden seguir para mejorar su estrategia de gestión de proveedores y sus flujos de trabajo.

Seleccione cuidadosamente a los proveedores

En primer lugar, seleccione nuevos proveedores basándose en valores mutuos como el compromiso con la sostenibilidad, la edad adecuada de los trabajadores y otras consideraciones éticas. A continuación, evalúe el historial crediticio y la capacidad para satisfacer sus pedidos de acuerdo con el crecimiento previsto. Cree procedimientos operativos estándar para evaluar a cada candidato a proveedor.

Cree un proceso de integración

El proceso de integración de un nuevo proveedor es una fase crítica, que implica la introducción a las políticas, procedimientos y expectativas de la empresa. Este paso garantiza que los nuevos proveedores comprendan su papel y las normas que deben cumplir. Una integración eficaz facilita unas operaciones más fluidas y sienta las bases de una relación sólida.

Segmente a sus proveedores

Segmentar a los proveedores implica clasificarlos en función de varios criterios, como su importancia para la empresa, su nivel de riesgo, sus gastos y su rendimiento.

En primer lugar, identifique a los proveedores críticos para sus operaciones comerciales y objetivos estratégicos. A continuación, evalúe el impacto de cada proveedor en el riesgo y la rentabilidad de su cadena de suministro.

A continuación, los proveedores pueden agruparse en categorías. Uno de los métodos más populares para ello es la matriz de Kraljic que divide a los proveedores en:

• Proveedores estratégicos. Se trata de proveedores fundamentales para su empresa, ya que venden productos únicos que no están disponibles en ningún otro lugar o presentan una calidad de producto que supera ampliamente a la competencia. Las relaciones con estos proveedores requieren el máximo cuidado y esfuerzo.
• Proveedores cuello de botella. Estos proveedores ofrecen productos únicos o con pocas alternativas, pero menos críticos para su negocio. La gestión del riesgo también es prioritaria en este caso, ya que cualquier interrupción podría tener un impacto significativo debido a la falta de sustitutos.
• Proveedores de apoyo. Estos proveedores venden productos importantes pero no únicos, ya que hay muchas alternativas en el mercado. En esta categoría, la atención debe centrarse en negociar condiciones y precios favorables debido al panorama competitivo.
• Proveedores no críticos. Este grupo incluye a los proveedores que suministran productos estándar que pueden sustituirse fácilmente. En esta categoría, los procesos de adquisición pueden simplificarse e incluso automatizarse, minimizando así los costos relacionados con esta categoría.

Esta segmentación permite centrar las iniciativas de gestión de relaciones con proveedores, garantizando que los recursos se asignan eficazmente para gestionar y desarrollar adecuadamente las relaciones con cada categoría de proveedores.

Establezca canales de comunicación claros

La comunicación eficaz es la columna vertebral de cualquier relación sólida con un proveedor. Establecer canales de comunicación claros garantiza que ambas partes puedan compartir fácilmente información, actualizaciones y preocupaciones. Esto puede incluir reuniones periódicas, líneas directas de contacto y plataformas digitales para las interacciones cotidianas. Unos canales claros ayudan a resolver los problemas con rapidez, alinear las expectativas y fomentar la transparencia, que es esencial para la confianza y la colaboración.

Pague a tiempo

El pago puntual es una forma sencilla pero eficaz de generar confianza y fiabilidad con sus proveedores. Demuestra su compromiso con una relación justa y profesional. Los pagos puntuales ayudan a los proveedores a gestionar mejor su tesorería, lo que contribuye a su estabilidad operativa y a su voluntad de hacer un esfuerzo adicional para satisfacer las necesidades de su empresa. También puede posicionarle como cliente preferente, lo que puede llevarle a obtener mejores condiciones y un servicio prioritario.

No prometa más de la cuenta

Establecer expectativas realistas es crucial en las relaciones con proveedores. Prometer demasiado, ya sea en relación con el volumen de pedidos, la programación de los pagos o los plazos del proyecto, puede tensar la relación y provocar la insatisfacción de ambas partes. Sea sincero sobre sus necesidades y capacidades desde el principio. Esta transparencia ayuda a construir una asociación basada en la confianza y el respeto mutuo, garantizando una colaboración a largo plazo.

Defina y haga seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPIs)

Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) son esenciales para medir y gestionar eficazmente el rendimiento de los proveedores. Definir unos KPIs claros, medibles y acordados mutuamente ayuda a ambas partes a entender qué se entiende por éxito. Estas métricas pueden abarcar varios aspectos de la relación, como la calidad, la puntualidad de las entregas, la gestión de costos y la contribución a la innovación. Cree tablas de puntuación de los proveedores para seguir y comparar fácilmente el rendimiento de sus proveedores. La revisión periódica de estos KPIs puede dejar en evidencia áreas de mejora e impulsar la mejora continua del rendimiento.

Establezca objetivos claros

Es vital establecer objetivos claros y alcanzables para cada relación con los proveedores. Estos objetivos deben estar en consonancia con su estrategia empresarial general y sus planes de gestión de suministros. Los objetivos pueden ir desde la reducción de costos y la mejora de la calidad hasta la innovación y la sostenibilidad. Tener objetivos claros ayuda a centrar las iniciativas y los recursos, garantizando que tanto usted como su proveedor trabajen para conseguir resultados comunes.

Redacte contratos detallados

Un contrato detallado sienta las bases de una relación satisfactoria con el proveedor. Debe definir claramente las condiciones de contratación, incluidos los precios, los tiempos de entrega, las normas de calidad y los mecanismos de resolución de conflictos. Un contrato bien redactado garantiza que ambas partes comprendan claramente sus derechos y obligaciones, reduciendo la posibilidad de malentendidos y conflictos.

Proporcione retroalimentación

Para mantener y mejorar el rendimiento de los proveedores, es fundamental recibir información periódica y constructiva. No sólo debe centrarse en las áreas que necesitan mejoras, sino también reconocer los logros y las contribuciones a su empresa. Las sesiones de retroalimentación pueden ser una oportunidad para el diálogo abierto, que podría fomentar la innovación y ayudarle a identificar oportunidades para una mayor colaboración.

Implemente un software de gestión de relaciones con proveedores

Un software de gestión de proveedores (supplier management software o SRM) puede mejorar significativamente la eficiencia y eficacia de su proceso de SRM. Estas herramientas ofrecen funciones como el seguimiento del rendimiento, la gestión de riesgos y las plataformas de colaboración, lo que permite obtener información en tiempo real y agilizar la comunicación. La implementación de este tipo de software puede ayudar a automatizar tareas rutinarias, mantener una base de datos centralizada de información sobre proveedores y facilitar la toma de decisiones estratégicas.

Utilice el software ERP para gestionar los proveedores

Aunque hay soluciones de software que se centran específicamente en la gestión de proveedores, un sistema integrado como un ERP beneficiaría mucho más a cualquier empresa a largo plazo. Un sistema ERP reúne varias funciones en toda la empresa, proporcionando una solución holística que soporta la gestión de relaciones con proveedores, las compras en general, así como otros procesos empresariales esenciales, como las ventas, la gestión de la cadena de suministro, la gestión de inventarios, la fabricación y los análisis financieros.

Más que una simple base de datos centralizada de datos operativos, el software ERP está diseñado para mejorar la colaboración tanto dentro de la empresa como con proveedores y clientes. La planificación de la producción puede alinearse estrechamente con las ventas y las compras para garantizar que los productos lleguen al taller en el momento adecuado y que los pedidos se cumplan con prontitud. Los informes compilados automáticamente pueden utilizarse para comunicar deficiencias o buenos resultados. El estado de los pedidos puede seguirse fácilmente y los clientes pueden estar al corriente de cualquier contratiempo en el proceso.

Estos informes automatizados permiten a las empresas vigilar de cerca el rendimiento de sus proveedores: el seguimiento de los retrasos en las entregas, la calidad de las mercancías entrantes y las variaciones de precios, entre otras cosas, le permite evaluar y comparar fácilmente el rendimiento de sus proveedores. Una planificación precisa de la producción le permite prever sus necesidades de materiales  para los próximos meses o los pedidos entrantes, lo que le permite programar las compras con rapidez y eficacia. Además, los pedidos de compra no pueden quedar en el olvido cuando se utiliza correctamente un sistema ERP. De este modo, no se perderá ningún pedido ni se duplicarán los pedidos, lo que evitará tanto el desabastecimiento como el exceso de existencias.

Principales aspectos a tener en cuenta

• Establecer y cultivar relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores clave es crucial para mejorar las condiciones de compra, aumentar la rentabilidad y asegurar una ventaja competitiva.
• Una SRM eficaz requiere transformar las compras de una mera actividad operativa a una función estratégica centrada en el desarrollo de asociaciones sólidas y la gestión del rendimiento de los proveedores mediante datos, métricas y tablas de puntuación.
• La implementación de estrategias de SRM puede conducir a un mejor rendimiento de los proveedores, ahorro de costos, asociaciones más sólidas, ventaja competitiva, procesos de compras racionalizados, mejor gestión del riesgo y alineación con la estrategia empresarial.
• La selección de nuevos proveedores basada en valores y capacidades mutuas y la creación de un proceso de incorporación estructurado son esenciales para sentar las bases de unas relaciones satisfactorias con los proveedores.
• Segmentar a los proveedores en función de su importancia para la empresa y de su repercusión en el riesgo y la rentabilidad de la cadena de suministro permite centrar los esfuerzos de gestión de forma más eficaz.
• El empleo de un software SRM o la integración de sistemas ERP mejora la eficiencia y la eficacia de la gestión de relaciones con proveedores, lo que permite un mejor seguimiento del rendimiento, la gestión de riesgos y la toma de decisiones estratégicas.

Preguntas frecuentes

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