Zyklische Inventur – Ein einfacher Leitfaden

Eine effektive Inventur ist für jedes Unternehmen unerlässlich, aber traditionelle Methoden können störend sein. Die zyklische Inventur bietet einen flexibleren Ansatz, der Ihre Betriebsabläufe reibungslos am Laufen hält, ohne dass es zu einer vollständigen Stilllegung kommt. Sehen wir uns an, was eine zyklische Inventur ist und warum sie wichtig ist.

Was ist eine zyklische Inventur?

Die zyklische Inventur ist eine Methode zur Bestandsprüfung, bei der ein Teil Ihres Bestands regelmäßig und rotierend statt auf einmal gezählt wird. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie Ihren Bestand in mundgerechte Stücke schneiden. Sie können einen Teil Ihres Bestands auf einmal zählen, anstatt Ihren gesamten Betrieb stillzulegen, um alles auf einmal zu zählen. Auf diese Weise läuft Ihr Geschäft reibungslos weiter, während Sie Ihren Bestand nach und nach überprüfen.

Die zyklische Inventur ist eine Form der kontinuierlichen Bestandsverwaltung, bei der die Lagerbestände kontinuierlich aktualisiert werden. Sie stützt sich in der Regel auf digitale Tools wie Bestandsmanagementsoftware, Barcode-Systeme und RFID-Tools zur Bestandsverfolgung, zur Erkennung von Bestandsabweichungen und zur genauen Erfassung der Lagerbestände in Echtzeit.

Zyklische Inventur vs. jährliche Inventur

Es gibt zwei Möglichkeiten, um den Überblick über Ihren Lagerbestand zu behalten: die zyklische Inventur und die jährliche Inventur. Sehen wir uns die Unterschiede an.

Die jährliche Inventur ist genau das, wonach sie klingt: Sie wählen einen Tag oder vielleicht ein paar Tage im Jahr aus, an denen Sie alles in Ihrem Inventar zählen. Bei diesem Ansatz stoppen Sie die Produktion, holen alle an Bord und zählen jeden Artikel in Ihrem Lager. Das ist eine riesige Aufgabe und kann stressig sein, weil sie Ihren regulären Betrieb stört. Außerdem können Fehler, die im Laufe des Jahres auftreten, erst an diesem großen Zähltag auffallen.

Bei der zyklischen Inventur hingegen wird ein anderer Ansatz verfolgt. Anstatt alles auf einmal in Angriff zu nehmen, zählen Sie das ganze Jahr über regelmäßig kleinere Teile Ihres Lagerbestands. Dadurch ist die zyklische Inventur nicht so überwältigend. Und es ist nicht erforderlich, dass Sie Ihr Geschäft schließen. Ein weiterer großer Vorteil? Sie können Fehler früher erkennen und beheben, als wenn Sie nur einmal im Jahr zählen würden.

Was ist also besser? Das hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab, aber viele Unternehmen sind der Meinung, dass die zyklische Inventur mehr Vorteile bietet. Sie ist weniger störend, hält Ihren Bestand genauer und passt besser in den täglichen Betriebsablauf. Die jährliche Inventur ist für einige kleinere Unternehmen immer noch eine gute Option. Die meisten Unternehmen könnten jedoch von der effizienten Methode der zyklischen Inventur profitieren.

Arten der zyklischen Inventur

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der zyklischen Inventur. Welche Sie wählen, hängt von Ihren Zielen bei der Bestandsverwaltung und den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Sehen wir uns die gängigsten Arten der zyklischen Inventur an.

Zyklische Inventur mit Kontrollgruppe

Bei dieser Methode konzentrieren Sie sich darauf, immer wieder denselben Satz von Artikeln zu zählen. Die Idee ist, klein und kontrolliert anzufangen, damit Sie Ihren Zählprozess feinabstimmen können. Wenn Sie sich an diese Gruppe halten, können Sie Probleme in Ihrer Zählmethode oder Unstimmigkeiten in Ihren Bestandsaufzeichnungen erkennen. Diese Methode eignet sich hervorragend, wenn Sie neu im Bereich der zyklischen Inventur sind, da sie Sie Fehler frühzeitig erkennen lässt.

Zyklische Inventur mit Stichproben

Die zyklische Inventur mit Stichproben ist ziemlich unkompliziert – Sie wählen einfach Artikel aus, die Sie nach dem Zufallsprinzip zählen möchten. Mit dieser Methode erhalten Sie einen guten Überblick über die Genauigkeit Ihres Bestands, ohne sich auf einen bestimmten Bereich konzentrieren zu müssen. Mit der Zeit stellt diese zufällige Methode sicher, dass jeder Artikel in Ihrem Bestand gezählt wurde.

Diese Methode eignet sich gut, wenn Ihr Bestand relativ stabil ist und Sie die Dinge einfach halten möchten. Sie ist auch nützlich, wenn Sie wenig Zeit oder Ressourcen haben, da Sie flexibel entscheiden können, was und wann Sie zählen.

Auf ABC-Analyse basierende zyklische Inventur

Bei der zyklischen Inventur auf Basis der ABC-Analyse geht es darum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie basiert auf dem Pareto-Prinzip, das besagt, dass 80 % Ihres Umsatzes aus 20 % Ihres Bestands stammen. Indem Sie Ihre wertvollsten Artikel (die 20%-Gruppe oder Gruppe A) häufiger zählen, stellen Sie sicher, dass Ihr wichtigster Bestand immer korrekt ist.

Um eine ABC-zyklische Inventur durchzuführen, teilen Sie Ihren Bestand je nach Wichtigkeit in die Gruppen „A“, „B“ und „C“ ein. Artikel der Gruppe „A“ werden häufiger gezählt, Artikel der Gruppe „B“ seltener und Artikel der Gruppe „C“ am seltensten. Verwenden Sie diese Methode, um Prioritäten für Ihre Zeit- und Ressourcenplanung zu setzen. Diese Methode ist ideal, wenn Sie über eine Vielzahl von Inventargegenständen verfügen, von denen einige viel wichtiger sind als andere.

Prozesskontrollierte zyklische Inventur

Die prozesskontrollierte zyklische Inventur kombiniert die Bestandsaufnahme mit Qualitätsprüfungen. Bei dieser Methode werden Artikel nicht nur gezählt, sondern auch auf ihren Zustand und die Qualitätsstandards überprüft. Diese Methode eignet sich für Branchen, in denen die Produktqualität ebenso wichtig ist wie die Quantität.

Warum ist die zyklische Inventur für die Bestandsverwaltung wichtig?

Die zyklische Inventur ist möglicherweise einer der klügsten Schachzüge, die Sie für Ihr Unternehmen machen können. Hier sind die Gründe dafür:

Genauigkeit

Durch die zyklische Inventur bleiben Ihre Bestandsaufzeichnungen das ganze Jahr über korrekt. Durch die regelmäßige Überprüfung kleiner Teile Ihres Bestands können Sie Fehler erkennen und beheben, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Wenn Ihre Aufzeichnungen korrekt sind, wissen Sie genau, was vorrätig ist, sodass Sie Bestellungen umgehend ausführen und frustrierende Verzögerungen vermeiden können. Diese Genauigkeit hilft Ihnen auch bei der Verwaltung des Lagerumschlags. Eine bessere Bestandskontrolle bedeutet, dass Sie wissen, wann Sie nachbestellen müssen, damit Sie nicht zu viel oder zu wenig auf Lager haben.

Kosteneinsparungen

Überbevorratung und Fehlmengen sind häufige Probleme bei der Bestandsverwaltung, und beide können kostspielig sein. Überbevorratung bindet Ihr Kapital in Produkten, die sich nicht schnell genug verkaufen. Dies kann Sie Geld für die Lagerung kosten und bindet Bargeld. Fehlmengen hingegen bedeuten verpasste Verkaufschancen. Sie werden unzufriedene Kunden haben, wenn deren Nachfrage Ihr Angebot übersteigt.

Durch eine Verbesserung der Bestandsgenauigkeit mithilfe von Methoden wie der zyklischen Inventur können Sie sowohl Überbestände als auch Fehlmengen vermeiden. Wenn Sie genau wissen, was Sie auf Lager haben, können Sie Ihren Bestellprozess besser kontrollieren und vermeiden, zu viel oder zu wenig zu bestellen.

Einhaltung von Vorschriften

Genaue Aufzeichnungen dienen nicht nur dazu, Geld zu sparen. Sie sind auch unerlässlich, um gesetzliche und finanzielle Berichtsstandards zu erfüllen. Wenn Sie regelmäßig eine zyklische Inventur durchführen, wissen Sie, dass Ihre Bestandsdaten immer auf dem neuesten Stand sind. Dies erleichtert die Einhaltung von Vorschriften, insbesondere wenn Sie Prüfungen unterliegen. Genaue Aufzeichnungen erleichtern den Prüfungsprozess und schützen Ihr Unternehmen vor möglichen Strafen.

Betriebliche Effizienz

Im Gegensatz zu den großen, störenden jährlichen Zählungen ist die zyklische Inventur weniger invasiv. Sie können Ihr Geschäft am Laufen halten, während Sie gleichzeitig Ihren Lagerbestand überprüfen.

Die Einrichtung eines zyklischen Inventursystems

Die Einrichtung eines zyklischen Inventursystems muss nicht kompliziert sein. Hier ist ein Vorschlag für einen Arbeitsablauf, wie Sie beginnen können:

Wählen Sie die richtige Methode für die zyklische Inventur

Entscheiden Sie zunächst, welche Zähltechnik am besten zu Ihrem Unternehmen passt, z. B.:

• ABC-Methode. Konzentrieren Sie sich darauf, hochwertige oder schnelldrehende Artikel häufiger zu zählen.
• Stichprobenverfahren. Zählen Sie regelmäßig verschiedene Artikel im Laufe des Jahres, um die Genauigkeit zu überprüfen.
• Kontrollgruppenverfahren. Zählen Sie wiederholt eine kleine Gruppe von Artikeln, um sie mit der Gesamtgenauigkeit zu vergleichen.

Das Ziel besteht darin, eine Methode auszuwählen, die Ihr Inventar genau hält, ohne zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen.

Legen Sie eine Zählfrequenz fest

Der nächste Schritt besteht darin zu entscheiden, wie oft Sie Ihre Zykluszählungen durchführen. Dies ist keine Einheitslösung und hängt beispielsweise davon ab, wie viel Inventar Sie haben, wie viel Ihre Artikel wert sind und wie schnell sie sich bewegen. Wenn einige Ihrer Produkte dazu neigen, „aus den Regalen zu fliegen“ oder einen hohen Wert haben, sollten Sie in Betracht ziehen, sie häufiger zu zählen als die weniger beliebten oder kostengünstigeren Produkte.

Entwickeln Sie einen Zykluszählplan

Sobald Sie herausgefunden haben, was und wie oft gezählt werden soll, ist es an der Zeit zu entscheiden, wann Sie zählen. Erstellen Sie einen Zeitplan für die zyklische Inventur. Denken Sie daran, dass Beständigkeit Trumpf ist. Wählen Sie bestimmte Tage oder Zeiten für Ihre Zählungen aus und halten Sie sich daran. Mit der Zeit wird die zyklische Inventur zu einem festen Bestandteil Ihrer Routine, und genau hier geschieht das Wunder. Durch die Einhaltung einer regelmäßigen zyklischen Inventur bleibt Ihr Bestand genau und aktuell.

Schulen Sie Ihr Team

Ihr System zur zyklischen Inventur hängt von den Personen ab, die die Zählung durchführen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team genau weiß, wie es regelmäßige Inventuren durchzuführen hat und warum sie wichtig sind. Eine angemessene Schulung minimiert menschliche Fehler.

Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Schließlich sollten Sie die Implementierung von Bestandsmanagementsoftware (IMS), Lagerverwaltungssystemen (WMS), Barcodes oder RFID-Systemen in Betracht ziehen, um den Prozess reibungsloser zu gestalten. Bestandsverwaltungssysteme automatisieren den Prozess der Bestandszählung, indem sie regelmäßige zyklische Zählungen planen, Aufgaben an Mitarbeiter zuweisen und die Fertigstellung verfolgen. IMS kann Ihre Bestandsaufzeichnungen automatisch in Echtzeit aktualisieren. Wenn Sie Echtzeitinformationen über Ihre Lagerbestände erhalten, können Sie bessere Entscheidungen über Bestellungen und Nachbestellungen treffen.

Häufige Herausforderungen bei der zyklischen Inventur

Die zyklische Inventur ist eine großartige Möglichkeit, einen genauen Bestand zu führen, ist jedoch auch an gewisse Herausforderungen gekoppelt. Hier sind die häufigsten Probleme, mit denen Sie konfrontiert werden könnten:

Menschliches Versagen

Menschliches Versagen ist ein allgegenwärtiges Risiko. Menschen machen Fehler, besonders beim Zählen von Inventar. Fehlzählungen, Fehler bei der Dateneingabe und das einfache Übersehen von Artikeln können zu Ungenauigkeiten führen. Um diese Fehler zu minimieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter in der Inventurzählung gut geschult sind. Sie können auch eine doppelte Überprüfung in Ihren Zählablauf integrieren.

Ressourcenzuweisung

Die zyklische Inventur ist zeit- und arbeitsaufwendig, was bedeutet, dass Sie sie mit Ihren täglichen Abläufen in Einklang bringen müssen. Es kann schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für Ihre Zählungen zu finden, ohne Ihren Geschäftsbetrieb zu stören. Planen Sie Ihre zyklische Inventur für Zeiten ein, in denen Sie wissen, dass es ruhig sein wird (z. B. vor oder nach einem Feiertag).

Probleme bei der Systemintegration

Die Integration der zyklischen Inventur in Ihre bestehenden Bestandssysteme kann manchmal eine Herausforderung darstellen. Wenn Ihre Systeme nicht gut zusammenarbeiten, kann dies zu Dateninkonsistenzen führen oder den Zählvorgang komplizierter machen. Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass Ihr Bestandsverwaltungssystem oder Ihr ERP-System für die Fertigung korrekt eingerichtet ist und gut mit den anderen von Ihnen verwendeten Tools, wie z. B. Ihren Barcode-Scannern oder RFID-Tools, zusammenarbeitet.

Widerstand gegen Veränderungen

Seien wir ehrlich: Die meisten Menschen mögen keine Veränderungen. Die Einführung eines neuen Verfahrens zur zyklischen Inventur könnte bei Ihren Mitarbeitern auf Widerstand stoßen. Sie sind möglicherweise an die alte Vorgehensweise gewöhnt und zögern, diese zu ändern. Um ihre Zustimmung zu erhalten, erklären Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile der zykllischen Inventur und beziehen Sie sie von Anfang an in den Prozess ein. Wenn Mitarbeiter sehen, wie die zyklische Inventur ihre Arbeit erleichtern und den Gesamtbetrieb verbessern kann, werden sie die Änderung eher annehmen.

Was sind die besten Verfahren für die zyklische Inventur?

Wie Sie das Beste aus der zyklischen Inventur herausholen:

• Seien Sie konsequent. Halten Sie sich an einen regelmäßigen Zählplan, damit die zyklische Inventur zu einem routinemäßigen Bestandteil Ihrer Abläufe wird. Diese Konsistenz trägt dazu bei, dass Ihre Bestandsaufzeichnungen im Laufe der Zeit korrekt bleiben.
• Priorisieren Sie wichtige Artikel. Konzentrieren Sie sich auf hochwertige, schnelldrehende oder kritische Artikel. Diese sollten häufiger gezählt werden, um kostspielige Fehler zu vermeiden.
• Nutzen Sie Technologie. Technologie kann die zyklische Inventur einfacher und genauer machen. Tools wie Barcode-Scanner, RFID-Tags und Bestandsmanagementsoftware können den Prozess beschleunigen und Fehler reduzieren.
• Schulen Sie Ihr Team. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, wie Sie die zyklische Inventur korrekt durchführen, und verstehen, warum sie wichtig ist. Eine angemessene Schulung führt zu genaueren Ergebnissen.
• Überprüfen Sie und passen Sie an. Um Genauigkeit zu gewährleisten, müssen Sie sich dazu verpflichten, Ihren zyklischen Inventurprozess regelmäßig zu bewerten. Wenn etwas nicht funktioniert, seien Sie bereit, Änderungen vorzunehmen.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Die zyklische Inventur ist eine Methode zur regelmäßigen, rotierenden Prüfung des Lagerbestands, um die Genauigkeit zu gewährleisten, ohne den Betrieb zu stören. Sie ist ein zentraler Bestandteil der kontinuierlichen Bestandsführung, bei der die Lagerbestände kontinuierlich aktualisiert werden.
• Die Bedeutung der zyklischen Inventur liegt in ihrer Fähigkeit, die Bestandsgenauigkeit zu verbessern, Kosten zu senken und die betriebliche Effizienz zu steigern. Regelmäßige, kleine Zählungen helfen, Überbestände, Fehlmengen und übersehene Fehler zu vermeiden, die sonst unbemerkt bleiben würden.
• Es gibt verschiedene Arten von zyklischen Inventurverfahren, darunter Kontrollgruppen, Zufallsstichproben, ABC-Analysen und Prozesskontrollen. Jede Methode dient unterschiedlichen Bestandsanforderungen und ermöglicht es Unternehmen, ihren Ansatz auf maximale Effizienz zuzuschneiden.
• Die Einrichtung der zyklischen Inventur kann die Auswahl der richtigen Zählmethode, die Erstellung eines Zeitplans, die Schulung des Personals und den Einsatz von Technologie umfassen. Konsistenz und Planung sind der Schlüssel, um die zyklische Inventur zu einem nahtlosen Bestandteil des täglichen Betriebs zu machen.
• Bestandsmanagementsoftware kann den Prozess der zyklischen Inventur automatisieren und optimieren, indem sie Bestandsaufzeichnungen in Echtzeit aktualisiert, Zählungen plant und menschliche Fehler reduziert, was zu einer genaueren Bestandsverfolgung führt.

Häufig gestellte Fragen

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