Wie verwenden Sie Xero in der Fertigung und im Bestandsmanagement?

Xero ist eines der meistgenutzten Buchhaltungssysteme für kleine Unternehmen. Obwohl die Software auch über einige Funktionen für die Bestandsverwaltung verfügt, müssen seriöse Hersteller und Händler einen anderen Weg finden, um die Software für ihr Unternehmen nutzbar zu machen.

Buchhaltungssoftware in der Fertigung und im Bestandsmanagement

Buchhaltungssoftware spielt in der Fertigung und im Bestandsmanagement eine entscheidende Rolle, da sie die Abwicklung von Finanztransaktionen, die Führung von Finanzunterlagen, die Verfolgung von Aufträgen und Kosten und bis zu einem gewissen Grad auch die Verfolgung von Lagerbeständen erleichtert.

Durch den Einsatz von Buchhaltungssoftware können Unternehmen einen hohen Automatisierungsgrad bei vielen Prozessen erreichen, die Datengenauigkeit verbessern und Branchenvorschriften einhalten. Darüber hinaus können Manager dank eines klaren Echtzeit-Überblicks über die Finanzen des Unternehmens fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen und schnell auf Kreditoren, Cashflow-Probleme usw. reagieren.

Aufgrund der Notwendigkeit, Finanz- und Steuervorschriften einzuhalten und eine effiziente Buchführung zu gewährleisten, ist Buchhaltungssoftware eine der ersten Arten von Software, die in Fertigungs- und Vertriebsunternehmen eingeführt wird. Zwei Global Player, die Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen anbieten, sind QuickBooks Online und Xero. In diesem Artikel befassen wir uns mit letzterem.

Lesen Sie auch über die Verwendung von QuickBooks in der Fertigung.

Einsatz von Xero in der Fertigung und im Bestandsmanagement

Zunächst einmal ist Xero perfekt für die Verwaltung der Buchhaltung eines jeden kleinen Unternehmens geeignet. Aber obwohl viele Hersteller und Großhändler Xero auch für die Verwaltung anderer Bereiche ihres Unternehmens nutzen, reicht es bei weitem nicht aus, um alle Anforderungen eines wachsenden Unternehmens zu erfüllen. In der Regel wird es durch eine Reihe verschiedener Tabellenkalkulationen ergänzt, sodass sich diese Art von Managementsystem schnell von einem Schmerzmittel in wirklich schlimme Kopfschmerzen verwandelt.

Während kleine Einzelhändler und einfache E-Commerce-Unternehmen meist mit Xeros Bestandsverwaltungsfunktionen auskommen, benötigen Hersteller und Vertriebsunternehmen erweiterte Funktionen für ihr Bestandsmanagement und die Fertigung.

Schauen wir uns die allgemeinen Funktionen an, die für diese Art von Unternehmen erforderlich sind:

Vertrieb und Angebotserstellung

Händler und Hersteller benötigen eine effektive CRM-Funktionalität, um ihre Verkaufsprozesse zu rationalisieren. Dazu gehören einfache Dinge wie die Verwaltung von Kundendaten, die Erstellung von Angeboten, Kundenaufträgen und Rechnungen, die Überprüfung von Lagerbeständen vor einem Verkauf usw., die in Xero leicht erledigt werden können. Was Xero hingegen nicht bietet, sind wichtige Funktionen für den Vertrieb in der Fertigung, wie z.B. die Schätzung von Produktionskosten und Vorlaufzeiten, die Produktkonfiguration, die Verfolgung des Auftragsstatus, die Erstellung von Verkaufsstatistiken und vieles mehr.

Einkauf

Wie bei der Vertriebsfunktionalität bietet Xero sehr grundlegende Funktionen für den Einkauf, wie z.B. die Erstellung von Bestellungen und eine einfache Auftragsverwaltung. Händler und Hersteller benötigen jedoch auch Tools für das Lieferantenmanagement, mit denen sie Vorlaufzeiten und Staffelpreise berücksichtigen, die Leistung von Lieferanten bewerten, Lieferantenpreise analysieren und den Status von Bestellungen verfolgen können.

Produktionsplanung und -terminierung

Die Software für die Produktionsplanung und -steuerung ist das Herzstück des Managements von Produktionsabläufen. Sie ist unerlässlich, um gut organisierte und effektive Produktionsabläufe zu gewährleisten. Das ist auch etwas, das in Xero völlig fehlt. Die Produktionsplanung beginnt mit der Definition der Stücklisten Ihrer Produkte, die dann mit Ihren Bestands-, Beschaffungs- und HR-Modulen verknüpft werden, sodass das System die optimalen Zeitfenster für die Planung der Produktionsaktivitäten entsprechend der Ressourcenverfügbarkeit und der Vorlaufzeiten der Lieferanten bestimmen kann. Diese Funktionalität und vieles mehr erhalten Sie, wenn Sie Xero mit einer MRP- oder ERP-Software für die Fertigung integrieren.

Bestandsmanagement

Eine genaue und effektive Bestandsverwaltung ist für jedes Unternehmen, das physische Produkte herstellt und/oder verkauft, unerlässlich. Xero verfügt zwar über einige nützliche Funktionen für das Bestandsmanagement, wie z.B. Bestandsverfolgung, Barcodes, Bestandsbewertung und Unterstützung bei der Inventurzählung, aber es fehlen die Tools für eine ordnungsgemäße Kontrolle der Rohmaterial- und WIP-Bestände, der erwarteten und gebuchten Bestände, der Rückverfolgbarkeit und der Bestandsanalyse, die von größeren Herstellern und Händlern benötigt werden. Auch hier würde eine MRP- oder Bestandsmanagementsoftware-Integration die Lücken füllen.

Berichte und Analysen

Das Sammeln und Analysieren von Daten ist für Unternehmen, die sich auf dem Wachstumspfad befinden, von entscheidender Bedeutung, da es den Managern Einblicke in die Leistung der verschiedenen Unternehmensbereiche verschafft und ihnen zeigt, wo Verbesserungspotenzial vorliegt. Xero verfügt zwar über eine ausreichende Finanzberichterstattung, aber viel mehr kann es nicht leisten. Ein ERP-System für die Fertigung kann jedoch Ihre Eingaben verarbeiten, um Ihnen Daten und Statistiken zu liefern, die sich auf alles beziehen, von der Genauigkeit der Produktionsplanung und der Leistung bestimmter SKUs bis hin zu Veränderungen bei den Stückkosten und der Produktionseffizienz bestimmter Mitarbeiter oder Ausrüstungsgegenstände.

Buchhaltung

Obwohl Xero fast alles bietet, was kleine Hersteller in der Buchhaltung benötigen, gibt es immer noch einige Dinge, die es nicht in Petto hat. Diese Teile der Fertigungsbuchhaltung, wie die Berechnung der Herstellungskosten (und damit des Wareneinsatzes), die Verbuchung von bestellten Waren, die noch nicht eingetroffen sind, oder von verkauften Waren, die noch nicht ausgeliefert wurden, und die Zuweisung von Fertigungsgemeinkosten und direkten Arbeitskosten zu den fertigen Waren können nur durch die Integration von Xero mit einem ERP-System für die Fertigung erfolgen.

MRPeasy – das perfekte Xero Add-on für kleine Hersteller und Händler

Lassen Sie sich durch diese fehlenden Funktionen von der Nutzung von Xero jedoch nicht abhalten. Xero wurde schließlich nicht für sie entwickelt. Seinen eigentlichen Zweck – die Buchhaltung – erledigt die Software hingegen tadellos. Und da Xero sehr wohl weiß, dass es nicht alle Bedürfnisse seiner Kunden erfüllen kann, hat Xero ein hervorragendes Integrations-Ökosystem mit Dutzenden von Warenwirtschaftssystemen, CRM-Lösungen und ERP-Systemen von Drittanbietern aufgebaut.

Eine der umfassendsten, benutzerfreundlichsten und kostengünstigsten Lösungen für die Fertigung und im Bestandsmanagement für kleine Unternehmen ist MRPeasy. Hier erfahren Sie, warum Sie es ausprobieren sollten:

Erfüllt alle Anforderungen kleiner Fertigungs- und Vertriebsunternehmen

Erinnern Sie sich an die Funktionen, die Hersteller und Händler benötigen und die Xero nicht bieten kann? MRPeasy deckt sie alle ab. Schnelle Angebotserstellung, effektiver Einkauf, genaue Produktionspläne, vollständige Rückverfolgbarkeit und Transparenz in der Lieferkette und im Lagerbestand, Stücklisten, Meldepunkte und Meldungen über niedrige Bestände, nützliche Berichte und Statistiken aus allen Abteilungen sowie eine fertigungsspezifische Buchhaltung – all das und noch viel mehr ist in der Software enthalten. Das System ist universell, d.h. es ist nicht an eine bestimmte Fertigungsbranche gebunden. Vielmehr zielt es darauf ab, allen kleinen Herstellern und Händlern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie für ihren Erfolg benötigen.

Automatisiert jeden Monat Hunderte von Stunden an Aufgaben

MRPeasy wurde entwickelt, um ständige Verwaltungs- und Dateneingabeaufgaben zu eliminieren. Einige Beispiele hierfür sind:

• Berechnung von Materialbedarf, Produktionskosten und Vorlaufzeiten. Festlegung Ihrer Stücklisten, Produktionspläne, Produktionszykluszeiten sowie Lieferantenpreise und -vorlaufzeiten, und mühelose Ermittlung, wie viel ein Kundenauftrag kosten würde und wann er geliefert werden könnte. MRPeasy-Benutzer berichten von einer durchschnittlichen Steigerung der pünktlichen Lieferungen um 42%.
• Erstellung von Angeboten, Kundenaufträgen, Fertigungsaufträgen, Bestellungen und Verkaufsrechnungen jeweils separat. Mit MRPeasy können Sie ein Angebot in einen festen Kundenauftrag umwandeln, automatisch MOs und POs für fehlende Produkte und Materialien erzeugen und eine professionelle Rechnung erstellen.
• Bestandsverfolgung. Mit der Barcode-Funktion von MRPeasy können Sie Barcode-Etiketten für Ihre Bestandsartikel erstellen und diese mit einem Smartphone, Tablet oder einem speziellen Barcode-Lesegerät einscannen. Scannen Sie einfach einen Barcode und wählen Sie in der App eine Aktion aus, um ihn zu erfassen und Ihre Lagerbestände automatisch zu aktualisieren. Jede Bestandsbewegung wird aufgezeichnet und eine vollständige Rückverfolgbarkeit wird mit minimalem Aufwand erreicht.
• Konfigurieration komplexer Produkte. Die mehrstufigen und Matrix-Stücklistenfunktionen von MRPeasy können den Zeitaufwand für die Konfiguration komplexer Produkte während des Verkaufsprozesses und die Planung der Produktion dieser Produkte erheblich verringern. Mit dem Produktkonfigurator können Sie die erforderlichen vordefinierten Parameter aus einem Dropdown-Menü auswählen und die Fertigungsaktivitäten, einschließlich der Produktion von Unterbaugruppen, sofort planen.

Und das ist nur ein kleiner Teil des Automatisierungsgrades, den MRPeasy bieten kann. Eine kürzlich bei dem amerikanischen Hersteller von Industriechemikalien Bernard Labs durchgeführte MRPeasy-Fallstudie zeigte, dass das Unternehmen nach der Implementierung der Software zwei Verwaltungsmitarbeiter nicht mehr ersetzen musste, nachdem diese in den Ruhestand gegangen waren. Bei einer Mitarbeiterzahl von 22 bedeutete dies erhebliche Einsparungen, die der kleine Hersteller in das Wachstum des Unternehmens stecken konnte.

Sorgt für effiziente Kommunikation

MRPeasy ist Cloud-basiert, d.h. die Software kann von jedem Ort aus mit einem internetfähigen Gerät wie einem Computer, Tablet oder Smartphone und einer Internetverbindung genutzt werden. Dies gewährleistet eine effektive Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen, auch bei Fernarbeit, schafft eine einzige Quelle der Wahrheit und macht Papierdokumente sowie die Überprüfung verschiedener Dokumente überflüssig, um den Dingen auf den Grund zu gehen. Mit MRPeasy hat jeder Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf die Informationen, die seine Arbeit betreffen, während die einzelnen Module und Funktionen der Software miteinander kommunizieren, um Informationen im gesamten Betrieb auszutauschen und zu aktualisieren. Wenn beispielsweise eine Materialbestellung als verspätet markiert wird, spiegelt sich dies sofort im Produktionsplan wider und Sie erhalten ein neues Lieferdatum, das Sie dem Kunden schnell mitteilen können.

Integriert mit verschiedenen E-Commerce-, CRM- und Fulfillment-Plattformen

Genau wie Xero konzentriert sich auch MRPeasy auf seine Stärken: Fertigung und Bestandsmanagement. Um eine umfassendere Unternehmenslösung zu schaffen, verfügt die Software über native Integrationen mit E-Commerce-Plattformen wie Shopify, WooCommerce, BigCommerce und Amazon, CRM-Systemen wie Pipedrive und Salesforce, Fulfillment-Apps Ware2Go und ShipStation und natürlich den Buchhaltungssystemen QuickBooks und Xero. Zusätzliche Integrationen und Anpassungen sind über Zapier oder die offene API möglich, die im Unlimited-Paket zugänglich ist.

Erschwinglich für Unternehmen jeder Größe

Die Pakete von MRPeasy reichen von 49$ bis zu 149$ pro Monat und Benutzer, was die Software zur absolut besten macht, um Funktionalität und Erschwinglichkeit in Einklang zu bringen. Falls Sie mehr als 10 Benutzer haben, kosten die folgenden Benutzer zudem nur noch $79 für ein Paket mit 10 Benutzern. So können Unternehmen die Software auf ihre Mitarbeiter ausweiten, ohne dass die Kosten ins Unermessliche steigen. MRPeasy bietet außerdem eine kostenlose 15+15-tägige Testversion an, für die keine Kreditkarteninformationen erforderlich sind.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Während ein Buchhaltungssystem wie Xero oder QuickBooks oft die erste spezielle Software ist, die in einem Unternehmen eingesetzt wird, stellen Hersteller und Händler schnell fest, dass sie fortschrittlichere Geschäftsmanagementfunktionen benötigen.
• Zu diesen Funktionen gehören Vertrieb und Angebotserstellung, Einkauf, Produktionsplanung und -terminierung, Bestandsverwaltung, Berichte und Analysen und sogar eine fertigungsspezifische Buchhaltung.
• Diese wichtigen Tools sind in modernen cloudbasierten ERP-Systemen für die Fertigung wie MRPeasy vorhanden.

Häufig gestellte Fragen

Lesen Sie mehr über die Integration von MRPeasy und Xero.