Wie können Sie die Engpasstheorie anwenden?

Die Engpasstheorie (oder TOC, aus dem Englischen für „Theory of Constraints“) ist eine Methode zur Prozessoptimierung, die in Fertigung, Lieferkette, Vertrieb oder anderen Geschäftsbereichen angewendet werden kann. Dieser Leitfaden gibt Ihnen ein grundlegendes Toolkit, mit dem Sie mit der TOC beginnen können.

Was ist die Engpasstheorie?

Die Engpasstheorie ist eine Management-Philosophie, die darauf abzielt, geschäftliche Prozesse fortlaufend zu optimieren und Organisationen bei der Zielerfüllung zu unterstützen.

Eliyahu M. Goldratt, der Schöpfer dieser Theorie, nannte sie ein „Denkwerkzeug, das es Menschen möglich macht, simple Lösungen für scheinbar komplexe Probleme zu entwickeln“.

Das grundlegende Konzept der Engpasstheorie lautet, dass jedes System oder jeder Prozess einen Engpass hat, der als der wichtigste begrenzende Faktor des Systems gesehen werden kann. Die Engpasstheorie selbst ist eine Methode, jenen Engpass aufzudecken und ihn anschließend solange zu optimieren, bis er nicht mehr das größte Prozesshemmnis ist.

Einfach ausgedrückt konzentriert sich die TOC darauf, das schwächste Glied des Prozesses zu finden und es stärker zu machen.

Was ist ein Engpass?

Ein Engpass kann alles sein, das einen Prozess hemmt. Laut der Engpasstheorie gibt es jedoch normalerweise nur einen (und niemals mehr als ein paar) großen Engpass in jedem gegebenen System.

In der Fertigung werden Engpässe oft als Bottlenecks bezeichnet. Diese könnten direkt im Produktionsprozess auftreten, allerdings auch beim Einkauf, Vertrieb, Marketing usw.

Engpässe lassen sich in zwei Kategorien aufteilen:

• Interne Engpässe offenbaren sich als Unfähigkeit, vollständig auf die Marktnachfrage zu reagieren, sprich nicht in der Lage zu sein, gemäß der Kundenbedürfnisse zu produzieren. Interne Engpässe können sich auf Ausrüstung (z.B. wenn die Betriebspraktiken suboptimal sind oder wenn Maschinen veraltet oder schlecht gewartet sind); Personen (Mangel an Fachkräften oder Motivation); oder Richtlinien (Unternehmensregeln, die maximalen Output verhindern, z.B. eine Richtlinie gegen Überstunden) beziehen.
• Externe Engpässe beziehen sich auf unzureichende Nachfrage nach der produzierten Ware auf dem Markt oder fehlendes Angebot der Materialien, die für die Produktion aller Güter erforderlich sind. Sie können demnach verringert werden, indem Marketing oder Vertrieb verbessert oder bessere Lieferanten gefunden werden.

Ein Unternehmen kann es mit vielen Problemen zu tun bekommen, intern wie extern, doch laut der Engpasstheorie sollten sie auf höchst fokussierte Weise behoben werden, wobei ein Engpass nach dem anderen priorisiert wird. Falls der Durchsatz eines Engpasses zu einem Punkt optimiert wird, an dem er nicht länger der dringendste Faktor im System ist, wurde der Engpass „durchbrochen“.

Lesen Sie sich hier außerdem mehr über die Durchsatzzeit durch.

Die Fünf Fokussierungsschritte der Engpasstheorie

Die Fünf Fokussierungsschritte der Engpasstheorie helfen, interne, physische Engpässe aufzudecken und zu optimieren. Sie lauten:

1. Identifizieren Sie den Engpass. Stellen Sie sicher, dass Sie das schwächste Glied in der Organisation wählen. Falls Sie irgendeinen anderen Teil Ihres Geschäfts stärken, wird dieses schwächste Glied jedweden anderweitig gemachten Fortschritt nichtig machen.
2. Lasten Sie den Engpass voll aus, um ihn zu verbessern. Lernen Sie, Anwendung und Produktivität des Engpasses zu maximieren. Betreiben Sie den Engpass rund um die Uhr mit voller Belegschaft. Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch. Trainieren Sie die Engpassbetreiber. Messen Sie die Gesamtanlageneffektivität des Engpasses, um die Gründe für Ineffizienzen zu finden, falls sie auf den ersten Blick nicht eindeutig waren. Kaufen Sie nicht einfach mehr vom Engpass, anstatt zu versuchen, ihn so effizient wie möglich zu machen.
3. Ordnen Sie alle anderen Prozesse unter, um den Engpass zu unterstützen. Das bedeutet, den Engpass nicht zu überladen und andere Prozesse, falls nötig, zu verlangsamen. Falls andere Prozesse mehr produzieren als der Engpass handhaben kann, könnte dies zu überschüssigem Bestand an unfertigen Erzeugnissen, länger als nötigen Leadzeiten und häufigem Feuerlöschen führen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, den Engpass nie Aktivität zu berauben. Führen Sie einen gewissen Sicherheitsbestand, um sicherzustellen, dass der Engpass jederzeit qualitative Inputs erhält. Es ist außerdem sehr wichtig, Ihre Angestellten entsprechend des neuen Fokus auf die Eliminierung des Engpasses auszubilden.
4. Beheben Sie den Engpass, indem Sie mehr Ressourcen zu seiner Unterstützung einbringen. Falls Sie die Kapazität des Engpasses maximiert haben, können Sie damit anfangen, in zusätzliche Unterstützung zu investieren – Ausrüstung, Humanressourcen, Raum usw. Dieser Schritt sollte jedoch nie als erste Maßnahme erfolgen, außer Sie finden heraus, dass die Engpassursache mit unzureichenden Ressourcen für den Prozess zusammenhängt.
5. Wiederholen Sie den Prozess, um fortlaufende Verbesserungen in all Ihren Prozessen sicherzustellen. Falls Sie einen Engpass bis zu einem Punkt beheben, an dem er nicht länger das schwächste Glied ist, kehren Sie zum ersten Schritt zurück und finden Sie einen neuen zu verbessernden Engpass.

Wenn Sie diese fünf Schritte befolgen, werden Sie Ihre Engpässe aller Wahrscheinlichkeit nach finden und abmildern können. Sie brauchen sich auch keine Sorgen darüber zu machen, einen falschen Engpass zu finden, weil diese fünf Fokussierungsschritte Fehler relativ schnell automatisch korrigieren.

Die Denkwerkzeuge der Engpasstheorie

Die Denkwerkzeuge der Engpasstheorie sind Prozessoptimierungswerkzeuge, die hauptsächlich im Falle von nicht-physischen Engpässen eingesetzt werden. Diese Werkzeuge lassen sich zum Beispiel im Vertrieb, Marketing und Finanzen anwenden und können andererseits als Toolkit zur persönlichen Entwicklung herangezogen werden.

Sie können die Denkwerkzeuge anwenden, um interne Richtlinienengpässe zu lösen und Ihre Belegschaft zu motivieren oder sie als Ergänzung für die Fünf Fokussierungsschritte einbringen, wenn Sie Probleme bei Produktions-, Bestands- oder Lieferkettenprozessen lösen.

Die wichtigsten Fragen, die die Denkwerkzeuge zu beantworten versuchen, sind:

• Was soll geändert werden?
• Wohin soll die Veränderung führen?
• Wie soll die Veränderung verursacht werden?

Die zentrale Prämisse der Denkwerkzeuge ist, dass alle kleineren Probleme einem Kernproblem entspringen. Das bedeutet, dass diese kleineren Probleme häufig nur Symptome größerer, tiefer verwurzelter Probleme sind.

Um die Denkwerkzeuge effektiv zu nutzen, müssen sie in einer Gruppe eingeführt werden. Dies hindert Einzelpersonen daran, ihre persönliche Meinung aufzuerlegen, was der Engpass oder unerwünschte Wirkungen sind. So kann die Organisation als Ganzes durch die einzelnen „Widerstandsschichten“ arbeiten und zum größeren, objektiveren Bild des Problems gelangen.

Die Fragen werden durch Erstellung eines “Baumdiagramms” angegangen, das aus den Symptomen (den unerwünschten Wirkungen), den erwünschten Wirkungen, neuen Ideen (in der TOC-Literatur auch als Injektionen bekannt), Anliegen, Bedingungen, Taktiken und Strategien besteht. Diese Bäume stehen in Bezug zu den oben erwähnten wichtigen Fragen.

1. Was soll geändert werden?

Der Gegenwartsbaum bildet alle Ursache-Wirkungs-Beziehungen zwischen den unerwünschten Wirkungen ab und hilft, das Kernproblem zu identifizieren.

2. Wohin soll die Veränderung führen?

Die folgenden Ergänzungen zum Baumdiagram behandeln die Abbildung der erwünschten Wirkungen, Injektionen, möglichen Ergebnissen und zu erfüllenden Bedingungen.

Der Zukunftsbaum zeigt den idealen Zustand der Prozesse. Er nimmt den Gegenwartsbaum und fügt ihm Injektionen hinzu (neue Ideen, die eingeführt werden sollen), die zu besseren Ergebnissen führen sollten (erwünschten Wirkungen).

Die Negativen Zweige bilden Anliegen ab, die jedes Unternehmensmitglied hinsichtlich der Ergebnisse der Injektionen haben könnte. Diese Phase behandelt im Grunde genommen die Frage „Was könnte die größere Auswirkung einer Veränderung sein?“

Die Wolke wird verwendet, um Konflikte zu beheben, die aufgrund der Veränderung entstehen könnten. Sie bildet die Logik hinter ihnen auf folgende grundlegende Weise ab:

Das A im Diagramm stellt ein gemeinsames Ziel dar, die blauen Boxen B und C sind Anforderungen für die Zielerreichung und D und D’ stellen entgegengesetzte Voraussetzungen dar. Die grundlegende Formel besagt, dass um A zu erreichen, entweder B oder C nötig ist, B allerdings nicht mit D‘ erreicht werden kann und C nicht mit D.

3. Wie soll die Veränderung verursacht werden?

Der Strategie- und Taktik-Baum bildet sämtliche kleineren Ziele ab, die erreicht werden müssen, bevor das größere Ziel erreicht werden kann. Er gibt eine detaillierte Beschreibung des Aktionsplans, der befolgt werden muss, und stellt Metriken auf, durch die das Team seinen Fortschritt messen kann.

Die Anwendung der Engpasstheorie mit einem ERP-System

Wenngleich die beiden als Alternative zueinander gesehen wurden, bringt die Anwendung der Engpasstheorie zusammen mit einem ERP-System einige Vorteile:

1. Ein ERP-System liefert Ihnen Daten über die Performance Ihrer Ressourcen, wodurch Ihnen die Aufdeckung eines Engpasses deutlich leichter fallen wird.

Durch die Nutzung von Berichtsdaten aus der Fertigung kann das System automatisch die Gesamtanlageneffektivität (OEE), die Total Effective Equipment Performance (TEEP) und andere Metriken kalkulieren.

2. Während der Behebung des Engpasses kann die Echtzeitdatensammlung eines ERP-Systems genutzt werden, um einen präzisen Überblick zu erhalten, wie gut das System nach der Einführung von Veränderungen funktioniert.

Sie brauchen nicht erst auf das Ende einer Woche oder eines Monats zu warten, bis Sie Berichte erhalten; sobald die Daten von der Fertigungsebene kommen, werden Berichte aktualisiert und es können historische Trends beobachtet werden.

3. Allem voran bietet eine ERP-Software einen hochgradigen Überblick über Ihr Geschäft im Allgemeinen und macht Ihre aktuelle Lage transparenter. Allein das wird Ihnen helfen, viele Engpässe zu bemerken, zu kommunizieren und auf natürliche Weise zu beheben.

Das System bietet Ihnen einen Weg, mit Mitarbeitern zu kommunizieren, wichtige Notizen zu hinterlassen, Verfahren zu dokumentieren, jederzeit aktualisierte Anweisungen bereitzustellen und Prozesse besser zu leiten. Alles in allem macht es Ihre Organisation agiler in Bezug auf das Veränderungsmanagement.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Die Engpasstheorie ist eine Methodensammlung, die zur Beseitigung von System- oder Prozesshemmnissen verwendet wird. Obwohl sie ursprünglich für die Fertigungsindustrie entwickelt wurde, wurde sie vom Bestandsmanagement über Finanzen bis hin zur persönlichen Entwicklung überall eingesetzt.
• Ein Engpass kann alles sein, das einen Prozess behindert. Laut der Engpasstheorie existiert jedoch zu jedem Zeitpunkt immer nur ein Engpass – das schwächste Glied im System. In der Fertigung werden Engpässe Bottlenecks genannt. Diese können im Produktionsprozess auftreten, allerdings auch anderswo im Unternehmen.
• Engpässe können behoben werden, indem die Fünf Fokussierungsschritte und die Denkwerkzeug-Methodik angewandt werden. Wenngleich sich die Fünf Fokussierungsschritte hauptsächlich auf die Beseitigung von internen, physischen Engpässen konzentrieren und die Denkwerkzeuge auf nicht-physische Engpässe, können die beiden Ansätze sehr wohl auch gemeinsam verwendet werden.
• Die vorteilhaften Wirkungen der Einführung der Engpasstheorie lassen sich schrittweise erweitern, wenn sie gemeinsam mit einem ERP genutzt wird.

Quellen:

Eliyahu M. Goldratt and Jeff Cox. The Goal: A Process of Ongoing Improvement.

Eliyahu M. Goldratt. What Is This Thing Called Theory of Constraints and How Should It Be Implemented.

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