Vorlaufzeit Grundlagen – Definitionen, Tipps und Tools für Hersteller

Was ist die Vorlaufzeit und wie können Sie sie messen? Wie können Sie Ihre Vorlaufzeiten verkürzen und zuverlässiger werden? Hier finden Sie einen umfassenden Leitfaden zu einem Thema, das sich direkt darauf auswirkt, wie zufrieden Ihre Kunden sind.

Was ist die Vorlaufzeit?

Die Vorlaufzeit ist die Zeit, die für die Ausführung eines Auftrags benötigt wird, von der Auftragsbestätigung bis zur vollständigen Auslieferung des Auftrags. In der Fertigungsindustrie haben Unternehmen meist mit drei Arten von Vorlaufzeiten zu tun:

• Die Materialvorlaufzeit ist die Zeit, die die Lieferanten benötigen, um die bestellten Waren an den Hersteller zu liefern.
• Die Produktionsvorlaufzeit ist die Zeit, die von der Einreichung eines Fertigungsauftrags bis zum Eingang des fertigen Produkts im Lager vergeht.
• Die Kundenvorlaufzeit ist die Zeit, die das Unternehmen benötigt, um die Waren zu produzieren und/oder an seine Kunden zu liefern, sprich von der Bestellung bis zur Erfüllung.

Die Kundenvorlaufzeit wird in den Produktionsmodi Lagerfertigung („Make-to-Stock“ oder MTS) und Auftragsfertigung („Make-to-Order“ oder MTO) unterschiedlich gehandhabt. Bei MTO bezeichnet die Produktionsvorlaufzeit den erwarteten Zeitrahmen vom Kundenauftrag über die Produktion bis zur Auslieferung. Bei MTS hingegen werden die Kundenaufträge aus dem Lagerbestand erfüllt, der dann mit einem weiteren Fertigungsauftrag aufgefüllt wird. Make-to-Stock-Vorlaufzeiten sind daher viel kürzer als die von Make-to-Order-Unternehmen.

Ein weiterer Begriff ist die kumulative Vorlaufzeit, die eine Kombination aus Materialvorlaufzeit, Produktionsvorlaufzeit und Kundenvorlaufzeit ist. Dabei wird davon ausgegangen, dass keine Materialien auf Lager sind und alles erst bei Lieferanten bestellt werden muss. Sie misst also die Zeit, die von der Bestätigung eines Kundenauftrags über die Bestellung und den Erhalt der benötigten Materialien bis zur Herstellung des Produkts und dessen Auslieferung an den Kunden vergeht.

Andere zeitbasierte Fertigungsmetriken

Neben den Vorlaufzeiten gibt es noch viele andere zeitbezogene Kennzahlen, deren Verfolgung für Hersteller nützlich sein kann. Dazu gehören die Durchlaufzeit, die Zykluszeit und die Taktzeit. Obwohl sie oft mit der Vorlaufzeit verwechselt werden, handelt es sich dabei um verschiedene Indikatoren, die unterschiedliche Prozesse beschreiben.

Die Durchlaufzeit gibt an, wie lange es dauert, ein Produkt von Anfang bis Ende herzustellen. Dieser KPI misst nur die Zeit, die ein Produkt im Produktionsprozess verbringt, einschließlich der Zeit, die für die Verarbeitung, die Inspektion, den Transport und die Warteschlangenbildung aufgewendet wird. Die Durchlaufzeit ähnelt der Produktionsvorlaufzeit, berücksichtigt aber nicht die Zeit zwischen dem Einreichen eines Fertigungsauftrags und dem Beginn der Produktion, z.B. den Prozess der Verlagerung von Materialien aus dem Lager in die Fertigung.

Die Zykluszeit gibt an, wie lange es dauert, einen bestimmten Teil des Produktionsprozesses abzuschließen, z. B. das Lackieren eines Tisches.

Die Taktzeit ist die Zeit, die die Produktionsprozesse bei der aktuellen Nachfragerate benötigen sollten, um sicherzustellen, dass die Produkte rechtzeitig fertiggestellt werden und die Leerlaufzeiten auf ein Minimum reduziert werden.

Lesen Sie mehr über Durchlaufzeit und über Zykluszeit und Taktzeit.

Wie können Sie Ihre Vorlaufzeiten reduzieren?

Es liegt im Interesse eines jeden Herstellers, seine Vorlaufzeiten zu verkürzen. Schneller Service und pünktliche Lieferungen schaffen zufriedene Kunden – so einfach ist das. Und durch die Reduzierung der oben genannten Durchlaufzeiten und anderer zeitbasierter Metriken verkürzen sich die Durchlaufzeiten für die Kunden. Das liegt daran, dass die Durchlaufzeiten der Kunden direkt von allen anderen Faktoren beeinflusst werden.

Verkürzung der Materialvorlaufzeiten

Die Materialvorlaufzeiten lassen sich verkürzen, indem Sie Ihre Lieferanten entsprechend Ihren Anforderungen qualifizieren und deren Leistung konsequent bewerten. Wenn die Liefergeschwindigkeit für Sie wichtig ist, finden Sie hier einige Tipps:

• Bevorzugen Sie lokale Lieferanten gegenüber ausländischen. Das ist eine Selbstverständlichkeit. Neben der größeren Nähe und der schnelleren Lieferung sprechen Sie mit einem lokalen Lieferanten buchstäblich dieselbe Sprache, was Kommunikationsfehler vermeidet.
• Bestellen Sie häufiger kleinere Mengen. Anstatt große Mengen zu bestellen, verteilen Sie den Bedarf über einen bestimmten Zeitraum. Auch wenn dies mit höheren Transportkosten verbunden ist, kann der verbesserte Cashflow, der durch die schnellere Ausführung der Bestellungen entsteht, dies aufwiegen.
• Kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten. Teilen Sie ihnen Ihre Umsatzprognosen mit, damit sie sich besser auf die Bestellungen einstellen können. Schaffen Sie Anreize für frühzeitige Lieferungen. Teilen Sie ihnen die Ergebnisse ihrer Leistungsbewertungen mit, damit sie ihren Service verbessern können.
• Verwenden Sie eine Beschaffungssoftware. Mit einer speziellen Software für das Beschaffungsmanagement können Sie Lieferengpässe verhindern und dafür sorgen, dass Probleme in der Lieferkette auf ein Minimum reduziert wird. Die besten Systeme verknüpfen Ihre Materialbedarfsplanung und Ihre Kommunikation mit den Lieferanten miteinander.

Lesen Sie mehr über Beschaffungsmanagement.

Verbesserung Ihrer internen Prozesse

Die Verbesserung der internen Prozesse und der Kommunikation in Ihrem Unternehmen wird die Produktivität steigern und höchstwahrscheinlich die üblichen Vorlaufzeiten um ein Vielfaches verkürzen. Interne Prozesse, die die Vorlaufzeiten beeinflussen, sind:

• Auftragsabwicklung. Die Zeit, die Ihr Unternehmen mit der Bearbeitung von Kundenaufträgen, Fertigungsaufträgen und Bestellungen verbringt, wirkt sich direkt auf Ihre Vorlaufzeiten aus. Insbesondere bei papierbasierten Bestellungen mit mehreren Kontrollmechanismen kann die Auftragsbearbeitung die Vorlaufzeiten erheblich verlängern, als sie eigentlich müssten.
• Produktionsplanung und -steuerung. Richtige Planung und Steuerung sind das A und O. Nicht zu wissen, ob Materialien oder Arbeitskräfte verfügbar sind, ist ein todsicherer Weg, um Terminüberschneidungen, Flaschenhals, Fehlbestände, Produktionsausfälle und letztendlich Fristverlängerungen und längere Vorlaufzeiten zu verursachen. Wenn Sie dagegen genau wissen, was und wann etwas passieren muss, können Sie Ihren Kunden kürzere Lieferzeiten versprechen und diese Versprechen auch einhalten. Lesen Sie mehr über Produktionsplanung und Produktionssteuerung.
• Bestandsmanagement. Verwirrung im Lagerraum kann für ein Unternehmen schädlich sein, denn sie führt zu toten, abgelaufenen und veralteten Beständen, erhöht die Lager- und Arbeitskosten und verlängert die Suchzeiten. Mit den richtigen Tools und Techniken fürs Bestandsmanagement können Sie jedoch Ihre Lagerprozesse optimieren. Wenn Sie Ihren Bestand ordentlich und logisch organisieren, können Sie die Kommissionierzeit verkürzen und die benötigten Materialien schneller in die Produktion und die fertigen Waren in den Versand bringen. Lesen Sie mehr über Lagerorganisation und Bestandsmanagement.

Führen Sie ein ERP-System für die Fertigung ein, um viele auftragsbezogene Prozesse zu automatisieren, die Produktion präzise zu planen und zu terminieren und einen besseren Überblick über Ihre Kundenaufträge, Ihren Materialbedarf, Ihre Lieferanten und Ihre Lagerbestände zu erhalten.

Wie können Sie Kunden mit genauen Lieferzeiten versorgen?

Einen Kunden über eine verspätete Lieferung zu informieren, ist immer eine furchtbare Aufgabe. Wenn verspätete Lieferungen jedoch zur Norm werden, haben Sie ein Problem. Es ist so einfach, sich damit abzufinden, dass eine Verspätung von ein paar Tagen keine große Sache ist. Wenn Sie den Spieß jedoch umdrehen und über die Unannehmlichkeiten nachdenken, die entstehen, wenn Ihre eigenen Lieferanten zu spät liefern, werden Sie Ihre Meinung sicher ändern.

Fälligkeitstermine gibt es aus gutem Grund. In der Fertigungs- und Vertriebsbranche dreht sich alles um Materialien und Produkte – und wenn diese nicht da sind, wo sie sein sollten und wenn sie es sein sollten, bricht das Geschäft zusammen. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie Ihren Kunden genaue Lieferfristen nennen. Wenn Ihre Kunden wissen, dass sie sich bei der Planung ihrer Geschäfte auf genaue Lieferungen verlassen können, werden sie höchstwahrscheinlich bei Ihnen bleiben und Sie auch weiter empfehlen.

Die beste Möglichkeit, genaue Lieferzeiten anzugeben, ist die Verwendung eines ERP-Systems mit integrierten Modulen für Customer Relationship Management, Produktionsplanung, Beschaffung und Bestandsmanagement. Alle Daten, die diese Abteilungen betreffen, werden in einem ERP-System zentralisiert. Dank der Informationen zu Lagerbeständen, Materialbedarf, Produktionsplänen und Lieferzeiten von Lieferanten kann die Software die Fälligkeit von Kundenbestellungen genau abschätzen.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Die Vorlaufzeit ist die Zeit, die für die Ausführung eines Auftrags von der Auftragsbestätigung bis zur Lieferung benötigt wird.
• Fertigungsunternehmen messen in der Regel die Materialvorlaufzeit, die Produktionsvorlaufzeit und die Kundenvorlaufzeit, manchmal auch die kumulative Vorlaufzeit.
• Die Materialvorlaufzeit ist die geschätzte Zeit, die die Lieferanten eines Unternehmens benötigen, um Bestellungen zu erfüllen.
• Die Produktionsvorlaufzeit ist die geschätzte Zeit, die für die Fertigstellung eines Fertigungsauftrags benötigt wird.
• Die Kundenvorlaufzeit ist die geschätzte Zeit, die für die Erfüllung eines Kundenauftrags benötigt wird.
• Die kumulative Vorlaufzeit ist die geschätzte Zeit, die benötigt wird, um einen Kundenauftrag zu bestätigen, eine Bestellung für die Materialien aufzugeben und auf deren Eintreffen zu warten, die Waren zu produzieren und sie an den Kunden zu liefern.
• Hersteller verfolgen auch andere zeitbasierte Metriken wie Durchlaufzeit, Zykluszeit und Taktzeit.
• Die Vorlaufzeiten für den Kunden lassen sich sowohl durch die Verbesserung Ihrer Beschaffungspraktiken und der Lieferantenleistung als auch durch die Rationalisierung interner Prozesse wie Auftragsabwicklung, Produktionsplanung und -terminierung sowie Bestandsverwaltung verringern.
• Ein ERP-System ist unerlässlich, um eine bessere interne und externe Kommunikation zu gewährleisten: zwischen Abteilungen, mit Lieferanten und mit Ihren Kunden.

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