Die Vor- und Nachteile des Einsatzes eines MRP-Systems

Wenngleich sich MRP-Systeme unter KMUs immer schneller zum Standard entwickeln, müssen sich Herstellungsunternehmen über ihre Vor- und Nachteile im Klaren sein, bevor sie sich für die Einführung neuer Software entscheiden. Neben den allgemeinen Pros und Kontras, die die meisten MRP-Systeme mit sich bringen, gibt es jedoch auch einige Aspekte, die sich von Anbieter zu Anbieter stark voneinander unterscheiden können.

Was ist ein MRP-System?

MRP als Material Requirements Planning oder Manufacturing Resource Planning (MRP II) ist eine softwaregestützte Methode zur Bestands- und Produktionsplanung, die es mittlerweile seit knapp 30 Jahren gibt.

Ein MRP-System ist im Grunde genommen dafür gedacht, Büroarbeiten wie Dateneintragungen und die Kommunikation zwischen Abteilungen zu standardisieren und zu automatisieren. Es sammelt Daten aus dem gesamten Unternehmen und bindet alles zusammen, damit jeder Unternehmensbereich mit aktuellen Daten über seine Aufgaben informiert wird und eine sogenannte „Single Source of Truth“ geboten wird. So wissen Bestandsmanager über ihre Bestandsniveaus und -anforderungen Bescheid, Produktionsplaner über den Produktionsbedarf und die Ressourcenverfügbarkeit und die Buchhaltung über Cashflow, Kosten usw.

Das alles hört sich natürlich wunderbar an, doch wenn Sie vorhaben, eine MRP-Software in Ihrem Unternehmen einzuführen, benötigen Sie dennoch ein klares Bild über all die Vor- und Nachteile dieser Systeme. Das Kernversprechen einer jeden Lösung mag zwar ähnlich sein, allerdings können sich die Vor- und Nachteile von System zu System unterscheiden. In diesem Artikel werfen wir einen allgemeinen Blick auf die Pros und Kontras von MRP-Systemen.

Die Vorteile von MRP-Systemen

1. Die richtige Einführung führt zu Ergebnissen

Wie mit jedem methodischen Ansatz ans Management ist der Schlüsselvorteil von MRPs, dass Sie mit fortlaufender Disziplin die Ergebnisse erhalten, die das System verspricht zu liefern. Ein MRP-System kann Ihnen definitiv weitaus bessere Ergebnisse bringen als wahllos zu handeln oder das Rad selbst neu zu erfinden, so wie viele Unternehmen es versuchen. Es braucht jedoch Zeit und Geduld, bis sich die ersten Ergebnisse offenbaren.

2. Verbesserte interne Kommunikation

Ein MRP- oder ERP-System fungiert als geschäftliche Kommunikationsinfrastruktur und bringt alle Abteilungen ins selbe Informationsfeld. Erfolgt beispielsweise ein Verkauf, nutzt das System verfügbare Daten, um präzise die Leadzeit und die Kosten der Bestellung zu schätzen. Der Kundenauftrag kann dann sofort in einen Fertigungsauftrag umgewandelt werden, während gleichzeitig der Produktionsplan aktualisiert und die optimale Produktionszeit gefunden werden kann, sodass der Auftrag rechtzeitig fertiggestellt wird. Lagermitarbeiter hingegen wissen, wann und wo Materialien gebraucht und Artikel in der Produktion verbraucht werden, was sofort in den Bestandsniveaus der Software reflektiert wird. Bei korrekten Dateneintragungen können manche Systeme (laufend Inventursysteme) sogar fortlaufend die Bilanz des Unternehmens aktualisieren, wodurch Buchhaltern das Leben deutlich leichter gemacht wird. Alle gesammelten (und in Statistiken umgewandelten) Daten können bei den verschiedensten geschäftlichen Entscheidungen eine gewaltige Hilfe sein.

3. Bessere Materialplanung

Die Aufzeichnung all Ihrer Bestandsbewegungen und die Einbindung von Kunden-, Bestell- und Fertigungsaufträgen in die Bestandsdaten ermöglicht es der Software, Materialbedarfe präzise zu schätzen. Abgesehen davon können Sie mithilfe von Funktionen wie dem Sicherheitsbestand und dem Bestellpunkt Fehlmengen und Überbestand vermeiden. Außerdem können Sie anhand der historischen Daten im System Trends erkennen und deutlich bessere Nachfrageprognosen aufstellen.

4. Verfolgbarkeit in der Lieferkette

Softwaregestützte Bestands- und Produktionsverfolgung können weiterhin drastisch die Verfolgbarkeit erhöhen. Wenn jedes Ereignis in der Lieferkette eine Spur hinterlässt, können Sie Ungereimtheiten bis auf ihre Grundursache zurück verfolgen, leicht Produktrückrufe organisieren und die Gründe für Nichtkonformität ausmerzen. Das ist insbesondere wichtig in Branchen mit strikten Vorschriften, wie Lebensmittel, Arzneimittel, Automobil usw., erweist sich jedoch unabhängig von Ihren Waren als nützlich.

5. Optimierung von Ressourcen

Wenn Sie jederzeit verfügbare, aktuelle Daten stets greifbar haben, erhalten Sie die Gelegenheit, Kosten, Bestandsniveaus, Belegschaft usw. zu optimieren. Ihr Unternehmen wird dadurch flexibler und effizienter. Viele Methoden zur Bestandskontrolle werden von MRP-Systemen ideal ergänzt – die Menge an verfügbaren Daten stellt präziserer Kalkulationen für die Mindestbestellmenge, optimale Bestellmenge, Sicherheitsbestand, ABC-Analysen usw. sicher. Die mit einem MRP-System mögliche effiziente Produktionssteuerung gibt Ihnen das Wissen um Material- und Mitarbeiterbedarf sowie Einblicke darüber, ob Sie zu viel oder zu wenig Ihrer Produktionskapazität nutzen. Ein integriertes Buchhaltungsmodul, das einige Lösungen mit anbieten, lässt Sie außerdem ein Auge auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens werfen und mögliche Geldabflüsse erkennen.

6. Beseitigung von Büroaufgaben

Ein MRP-System automatisiert viele Büroaufgaben in Bezug auf Dateneintragungen und Kommunikation. Werkzeuge wie Barcode-Scanner können zum Beispiel gemeinsam mit MRP-Software eingesetzt werden, um manuelle Bestandsmanagementmethoden auszumerzen. Kapazitätsplanung und Produktionssteuerung erfolgen automatisch im System, was wertvolle Zeit für Produktionsmanager freimacht und so die Effizienz verbessert. Automatische Dateneintragungen und Kalkulationen verhindern außerdem menschlichen Irrtum, während der automatische Informationsaustausch zwischen Abteilungen, mit Lieferanten und mit Kunden Fehlkommunikationen verhindert.

7. Bessere Kundenbeziehungen

Das Hauptanliegen der Kunden ist, dass sie ihre Bestellung wie versprochen erhalten – in der vorher abgesprochenen Menge, dem Zeitfenster und dem Preis. Dies ist eine komplexe Aufgabe, sollten Sie sich auf verschiedene Datenquellen und Bauchgefühl verlassen, wenn Sie Ihren Kunden Zeit und Kosten mitteilen. Ein MRP-System kann diese Zahlen automatisch kalkulieren, basierend auf Ihren aktuellen Bestandsniveaus, Leadzeiten von Lieferanten und verfügbarer Produktionskapazität. So werden präzise Lieferungen vielmehr zur Regel als zur Ausnahme. Selbst wenn einige unerwartete Probleme in Ihrem Produktionsprozess auftreten, können Sie sofort Ihre Kunden über eine verspätete Lieferung informieren, damit sie sich wiederum zeitnah darum kümmern können, in ihrem Unternehmen die nötigen Schritte einzuleiten.

8. Verbesserte Skalierbarkeit

Im Gegensatz zu manuellen Methoden oder Tabellen können MRP-Systeme leicht mit Ihrem Unternehmen wachsen und so für die nötige Flexibilität des schnelllebigen Geschäftsumfelds von heute liefern. Die Verwaltung von hunderten Stücklisten (BOMs) und tausenden SKUs, ganz zu schweigen von Lieferanten, Kunden und Ihren eigenen Mitarbeitern ist eine Mammutaufgabe. Mit der richtigen MRP-Software, die sich der Entwicklung Ihres Unternehmens anpasst, können Sie sich diese Aufgabe um ein Vielfaches leichter machen.

Die Nachteile von MRP-Systemen

Neben diesen vielen Vorteilen von MRP-Systemen gibt es jedoch auch einige Nachteile. Durch die richtige Planung des Einführungsprozesses können diese jedoch minimiert werden.

1. Die Einführung erfordert Ressourcen

Unternehmen müssen hierbei nicht nur die Lizenz- oder Abonnementkosten des MRP-Systems berücksichtigen; die Einführung einer geschäftlichen Software benötigt immer Zeit, die von anderen Aktivitäten weggenommen werden muss, insbesondere wenn Sie die Einführung eigens im Haus vornehmen. Vor der eigentlichen Einführung brauchen Sie außerdem viel Zeit, um verschiedene Lösungen zu bewerten. Falls Sie einen Einführungsberater engagieren, müssen Sie auch in Betracht ziehen, dass dessen Gehalt oft die Kosten der Software übersteigt.

2. Geschäftsbedürfnisse müssen klar definiert werden

Wenn Sie eine Software wählen, müssen Sie zunächst alle Geschäftsbedürfnisse erkennen, die das System decken soll. Ansonsten riskieren Sie es, das falsche Produkt für Ihr Unternehmen auszusuchen, wodurch Sie entweder nicht die Vorteile erhalten, die Sie sich vorstellen, oder das System aufgrund seiner komplexen Einführung und Anwendung zum Geldschlucker wird. Ihr gewähltes MRP sollte all die Funktionen mitbringen, die Sie brauchen, und das zu Kosten, die das System tragen kann, und mit einer Anwenderfreundlichkeit, die den IT-Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter entspricht.

3. Jeder muss einverstanden sein

Die Einführung einer neuen Software wirkt sich auf das gesamte Geschäft aus und kann nicht erfolgen, ohne dass zunächst die Abteilungsleiter und später auch die Arbeiter diese Änderung unterstützen. Ein Unternehmen muss seine Prozesse der Software entsprechend ändern, nicht umgekehrt, was zu erheblichem Unmut unter Mitarbeitern führen kann, die an alte Verfahrensweisen gewohnt sind und es ablehnen, „etwas zu reparieren, das schon funktioniert“. Mit vernünftigen Argumenten und effektiver Kommunikation kann jedoch jedem klar gemacht werden, wie die Software sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen helfen kann.

Lesen Sie mehr über Änderungsmanagement in der Produktion – Die Einführung eines MRP-System.

Datengenauigkeitsrisiko als Nachteil

Sie könnten bereits gehört haben, dass eines der größten Risiken eines MRP-Systems ist, Daten fortlaufend und präzise eintragen zu müssen. Ansonsten könnten die Ergebnisse enttäuschend oder gar abträglich sein. Dies ist jedoch kein Nachteil, der ausschließlich für MRP- oder ERP-Systeme gilt. Wenn Sie ein Unternehmen manuell mit Stift und Papier verwalten, können Sie ebenfalls Fehler machen – tatsächlich sogar noch mehr. In einem MRP-System ist es außerdem leichter, Dateneintragungsfehler ausfindig zu machen, weil die Daten viel einfacher navigiert werden können. Die Fehlerbehebung wird ebenfalls automatisch in anderen Bereichen reflektiert, die von ihr betroffen sind, wodurch Korrekturen viel schneller und weniger schmerzhaft werden.

Wichtige Aspekte, die von Anbieter zu Anbieter variieren.

Es gibt eine gewaltige Anzahl an Softwareanbietern, die Herstellungsunternehmen bedienen, und es kommen fortlaufend neue dazu. Diese Vielfalt auf dem Markt könnte gut sein, wenn Sie genau definierte Kriterien für Ihre Software haben; je unklarer Ihre Anforderungen jedoch sind, desto schwerer wird es, die perfekte Lösung zu finden. Ein Unternehmen sollte die folgenden Aspekte berücksichtigen, bevor es sich auf die Suche nach einem MRP-System begibt:

1. Preis. Der Preis eines MRP-Systems kann von 50$ pro Monat für eine Cloud-basierte Lösung bis hin zu hunderttausenden Dollar für eine Vor-Ort-Lösung reichen. Unternehmen sollten außerdem die Einführungskosten berücksichtigen, wenn Sie zur Prozessunterstützung Spezialisten brauchen.
2. Funktionenspektrum. Viele MRP-Systeme wurden als Erweiterung für bereits bestehende Buchhaltungssoftware entwickelt, was das System sehr buchhaltungslastig macht. Funktionen in Bezug auf die Fertigung könnten in einigen Lösungen unterentwickelt sein. Deshalb sollten sich Hersteller für eine Lösung entscheiden, die speziell für die Fertigungsbranche entwickelt wurde.
3. Anwenderfreundlichkeit. MRP-Systeme sind berüchtigt dafür, sich sperrig und schwierig navigieren zu lassen – und bei älteren Systemen ist das immer noch der Fall. Für Unternehmen, deren Belegschaft IT-technisch nicht unbedingt hochbegabt ist, sollte die Anwenderfreundlichkeit der Software für jeden Nutzer, vom Management bis in die Fertigung, eines der Hauptanliegen sein.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Ein MRP-System ist im Grunde genommen dafür gemacht, Büroaufgaben wie Dateneintragungen und die Kommunikation zwischen Abteilungen zu standardisieren und zu automatisieren.
• Selbst wenn moderne MRP-Systeme ein Muss für wachstumsorientierte Herstellungsunternehmen geworden sind, ist es nötig, die allgemeinen Vor- und Nachteile dieser Softwares zu kennen sowie die individuellen Pros und Kontras einzelner Anbieter.
• Die Vorteile, die ein MRP-System anbieten kann, sind: verbesserte interne Kommunikation, bessere Materialplanung, Verfolgbarkeit in der Lieferkette, Ressourcenoptimierung, Beseitigung von Büroaufgaben, bessere Kundenbeziehungen und erhöhte Skalierbarkeit.
• Allgemein lassen sich diese Vorteile mit fortlaufender Disziplin erreichen, sprich durch die richtige Einführung der Software und die Prüfung der internen Prozesse des Unternehmens.
• Zu den möglichen Nachteilen zählen: Hohe Ressourcenanforderung des Einführungsprozesses, Notwendigkeit einer klaren Definition der geschäftlichen Bedürfnisse vor der Einführung und die Bereitschaft eines jeden Angestellten, bei der Einführung des neuen Systems mitzuarbeiten.
• Einige könnten behaupten, ein gängiger Nachteil eines MRP-Systems sei, dass Dateneintragungen fortlaufend und präzise erfolgen müssen, damit das System Ergebnisse liefern kann. Dieses Argument lässt sich jedoch auf jedes System anwenden, selbst auf die, die mit Stift und Papier umgehen.
• Wichtige Aspekte, die ein Hersteller berücksichtigen muss, bevor er sich für ein MRP-System entscheidet, sind außerdem: Der Preis der Software, das von ihm angebotene Funktionenspektrum und seine Anwenderfreundlichkeit. Diese Faktoren können von Anbieter zu Anbieter stark variieren und müssen auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein.

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