Verwenden der agilen Methodik für die ERP-Systemimplementierung

Agile Methodik für die Softwareentwicklung gibt es seit Anfang der 2000er Jahre. Es begann als eine Möglichkeit, die bisherige Methodik der “Wasserfall”-Entwicklung zu überwinden, um Mängel im Wasserfall-Entwicklungsprozess zu beheben. Bis zur Einführung der agilen Methodik war die Softwareentwicklung ein langer und linearer Prozess.

Dazu war im Vorfeld ein großer Dokumentationsaufwand erforderlich. Es folgten dann lange technische Spezifikationen, bevor mit der Codierung begonnen werden konnte. Der Prozess war sehr technisch, zeitaufwändig, teuer und oft mit großen Margen oberhalb des Budgets.

Aber der Aufwand und die Dauer der Implementierung erwiesen sich als übertrieben und Agile Development entstand als Möglichkeit, diese Probleme zu lösen. Agile Development stützte sich auf Zusammenarbeit, Selbstorganisation und das Management von Veränderungen, um funktionierende Segmente der Software in kurzen Zeiträumen von einigen Wochen oder Monaten bereitzustellen. Es stützte sich weniger auf Dokumentation und starres Projektmanagement, sondern auf die Freigabe iterativer Segmente des fertigen Ganzen. Dieser Ansatz, der sich auf Teams, kurze Sprints und Tests stützt, übertraf die Wasserfallmethode und lieferte überlegene Software in kürzerer Zeit und mit geringeren Kosten.

Von den Besten lernen

Trotz seiner Herkunft als Softwareentwicklungsmethodik ist es letztendlich einfach eine “Best Practices”-Methode, die darauf abzielt, einen Prozess zu verbessern und zu rationalisieren. Und als die Philosophie von Agile Development reifte, fand sie auch in anderen Implementierungen ihren Weg. Agile Manufacturing verwendet viele der gleichen Prinzipien, um schnell auf Kundenanforderungen zu reagieren. Sie ist für viele Unternehmen zu einem kritischen Schritt im Lean-Prozess geworden und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Kundentrends und Marktveränderungen. Und jetzt stellen Unternehmen fest, dass es auch für die Implementierung anderer komplexer Softwaresysteme gut geeignet ist.

Da immer mehr Unternehmen die Vorteile der Erweiterung ihres Unternehmens um ein ERP-System entdecken, sind sie oft mit dem enormen Aufwand und der Zeitintensität der ERP-Implementierung konfrontiert.  Intuitiv gehen viele dieser Unternehmen mit einem linearen Adoptionsprozess wie der oben genannten alten Wasserfallmethodik fort, oder sie beauftragen einen externen Berater, der oft auf die gleiche Weise vorgeht.  Aber so wie die Agile Methodik in der Softwareentwicklung und als Verbesserung der Fertigungsstrategie überlegen war, hat sie sich auch als Methodik für die Implementierung eines ERP-Systems etabliert.  Und während dies für größere Unternehmen hilfreich ist, ist es für kleine und mittlere Unternehmen sehr willkommen, bei denen eine ERP-Implementierung aufgrund der Kosten, des Zeitaufwands und der technischen Fähigkeiten, die herkömmliche Implementierungsstrategien erfordern, oft schwierig oder gar unmöglich ist.

Schritte bei der Implementierung eines agilen ERP-Systems

Mit der Agile Development Methodik gibt es Schritte, die an die Implementierung des ERP-Systems angepasst werden können:

1. Anstatt die Arbeitsabläufe und technischen Anforderungen zu dokumentieren, hat jedes gewünschte Feature seine eigene Story, die oft als Product Backlog Creation bezeichnet wird. Hier definieren Manager, wie das System arbeiten soll, um ihren Prozess zu optimieren und Funktionen so weit wie möglich zu automatisieren. Die heutigen ERP-Plattformen sind extrem anpassungsfähig und die Fähigkeit, eine „Geschichte zu erzählen“, bedeutet, die Inputs und Funktionen, die ein Segmentdesign beinhalten sollte, in natürlicher Sprache zu beschreiben.
2. COTS Sobald die Story für Schlüsselprozesse definiert ist, müssen die Benutzer definieren, was über die “Commercial Off The Shelf”-Funktionalität (COTS) der gewählten ERP-Plattform verfügbar ist und was nicht. Während ERP-Plattformen viele Funktionen “Out of the Box” bieten, sind diese nicht Plug and Play und es werden Independent Software Vendors (ISV) benötigt, die beauftragt werden müssen, um das System an die geschäftliche Nutzung jedes Unternehmens anzupassen. Wenn das Unternehmen einen externen Berater für die Implementierung einsetzt, kann der Berater erklären, was die Funktionalität tun kann und was nicht. Das Unternehmen wird entscheiden, ob dies für sie geeignet ist oder ob zusätzliche Programmierung oder ISVs erforderlich sind.
3. Sprints Sobald die Funktionalität und die ISV-Anforderungen festgelegt sind, verwendet die Agile-Methodik “Sprints”, um fertige Segmente der ERP-Implementierung zu liefern. Die Teams sind klein und bestehen aus Schlüsselpersonen und Interessengruppen innerhalb des Unternehmens, die zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen, Strategien für die Dateneingabe zu entwickeln und zu definieren, wie das Modul innerhalb des Funktionsbereichs des Segments weiter an ihre Geschäftsanforderungen angepasst wird. Es gibt kurze, spezifische Zeitziele für die Lieferung des Segments und eine regelmäßige und überwachte Verantwortlichkeit für jedes Teammitglied, um sicherzustellen, dass jeder seinen Beitrag leistet. Sprints unterscheiden sich in einer ERP-Implementierung ein wenig dadurch, dass das zu entwerfende Segment möglicherweise größer sein muss, als es normalerweise in Agile verwendet wird. So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Finanzsegment oder ein Bestandssegment nicht in kleineren Teilen entwickelt werden kann, da es im Ganzen benötigt wird, damit das Segment überhaupt funktioniert. Aber mit diesen Ausnahmen im Hinterkopf können Teams mit den richtigen Mitgliedern und Fähigkeiten gebildet werden, um ein größeres Segment zu produzieren und das mit der Anpassungsfähigkeit von Agile.
4. Scrum Meetings Eines der Hauptmängel der Wasserfallmethode war, dass Teams oft in starre, unveränderliche Kurse einsperrte, die nicht leicht geändert werden konnten, wenn die Notwendigkeit einer Änderung offensichtlich war. Bei Sprints sind Änderungen selbstverständlich, und “Scrum”-Teams arbeiten gemeinsam daran, auftretende Probleme zu durchsuchen, zu diskutieren und Alternativen zu entwickeln, um die Änderung in das gelieferte Segment der Implementierung einzubauen. Diese Besprechungen ergeben oft “To Do”-Typenlisten, die den relevanten Teammitgliedern mit dem als Ziel verwendeten Liefertermin zugeordnet sind.
5. Testen und Demo Ein weiterer wichtiger Unterschied in Agile vs. Waterfall ist, dass in Agile die Tests auf dem Weg oder nahe dem Ende des Segments durchgeführt werden. Da das Testen zu Ergebnissen führt, wird sich das Team auf eine Version einigen, die alle “Story”-Elemente abdeckt und so arbeitet, dass sie die Anforderungen der Story mit der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erfüllt, um die Änderungen an der Programmierung oder Dokumentation während der Arbeit vorzunehmen. Nach Abschluss der Tests wird eine Demo des Moduls durchgeführt, damit jeder im Sprint-Team sehen kann, wie das Segment für seine Stakeholderbedürfnisse funktioniert.
6. Fazit Als Segment “Goes Live” können Teams die im Sprintprozess gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um die Teamleistung in bevorstehenden Sprints für andere Funktionsbereiche zu verbessern und so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu erreichen.

Im Gegensatz zur Wasserfallmethode setzt Agile nicht nur auf Veränderungen, sondern auch auf die Verfeinerung und Anpassung der Programmierung der ERP-Segmente. Während es in den Zeitfenstern Ebbe und Flut gibt, ist es oft kostengünstiger, Sprint-Elemente im Laufe der Zeit zu ändern, als zurück zu gehen und zu ändern, nachdem das gesamte System in allen Funktionsbereichen vollständig live ist. Der kollaborative Prozess, regelmäßige Meetings und Tests des Segments verbessern die endgültige Implementierung und stellen sicher, dass weniger und kostengünstigere Änderungen erforderlich sind, sobald das gesamte System funktionsfähig ist.

Vorteile des Einsatzes agiler Methodik bei der Implementierung von ERP-Systemen

Die Verwendung einer agilen Methodik für eine ERP-Implementierung ist der Wasserfallmethode überlegen. Es ist besonders effektiv für kleine und mittlere Unternehmen, die über begrenzte Ressourcen, wenig bis gar keine interne IT und eine begrenzte Zeitspanne verfügen, um ihre Prozesse in ein ERP zu integrieren. Die Verwendung der Agile-Methode bietet mehrere wesentliche Vorteile:

Flexibilität

Teams können Segmente entwickeln, die nicht nur für die Geschäftsanforderungen des Unternehmens funktionieren, sondern auch für die Kultur und die verfügbaren Ressourcen. Diese Flexibilität erstreckt sich auch auf den Build-Prozess selbst, da das neue System Änderungen an traditionellen und oft zentralen Betriebsverfahren erfordern kann. Mit dem für den Segmentaufbau verantwortlichen Team ermöglicht die Zusammenarbeit schnelle Änderungen zur Anpassung an die neue Software.

Vertrauensbildung

ERP-Implementierungen sind von Natur aus unbequem und sogar beängstigend. Sie verlangen, dass das ganze Unternehmen neue Fähigkeiten erlernt und eine lange Lernkurve durchläuft. Häufig kann der Beginn mit Segmenten oder Modulen, die schnell entworfen und implementiert werden können, das Vertrauen des Unternehmens stärken. Diese “Quick Win”-Strategie wird es den Mitarbeitern ermöglichen, sich wohler zu fühlen und sich in die Veränderung einzuarbeiten, da sie einen schnellen und effektiven Nutzen gegenüber einem älteren Prozess sehen.

Teambildung und Zusammenarbeit

Bei der traditionellen Wasserfall-Entwicklung ist die Einführung vorbestimmt und die Dokumentation und Spezifikation erfolgt innerhalb eines kleineren Kompetenzbereichs, oft mit wenig oder gar keinem Input von Mitarbeitern außerhalb der IT. Auch bei der traditionellen Methode wurden Änderungen oft über einen längeren Zeitraum und zu höheren Kosten durchgeführt. Die Funktionalität war während des “Debuggens” möglicherweise eingeschränkt und je nach Kosten und Ressourcen konnten einige Änderungen überhaupt nicht vorgenommen werden. Der kollaborative Charakter der agilen Methodik und ihre Betonung von Teams und Verantwortlichkeit stellen sicher, dass eine größere Stichprobe von Mitarbeitern in den Aufbau einbezogen wird. Dadurch kann der daraus resultierende ERP-Rollout von Anfang an individueller und an die Bedürfnisse der Anwender im Unternehmen angepasst werden.

Kundenspezifische Funktionalität

Benutzer verlassen sich oft auf spezifische Berichte und Kennzahlen, um die erforderlichen Aufgaben innerhalb des Unternehmens zu erfüllen. Die Verwendung der Agile-Methodik zur Implementierung eines neuen ERP ermöglicht es, Metriken und Berichte zu bestimmen und speziell für Benutzer zu entwickeln, die sie benötigen. Mit der Wasserfallmethode können diese Berichte und Kennzahlen von IT-Mitarbeitern, die nicht wissen, dass sie benötigt werden, nicht einbezogen werden, oder sie können nicht den Datenstand innerhalb dieser Kennzahlen und Berichte bereitstellen, der für die Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Unternehmen, die die Agile Methodik für die Implementierung von ERP-Systemen einsetzen, werden eine Zunahme der Zusammenarbeit, der organisatorischen Beteiligung und des Buy-in verzeichnen. Dies ist in den agilen Prozess integriert. Alle Unternehmen werden potenziell niedrigere Kosten und eine flexiblere, anpassungsfähigere und individuellere Programmierung des ERP sehen, die eine geringere Lernkurve und weniger “Debugging” am Ende erfordert. Dies führt zu niedrigeren Kosten und höherer Benutzerzufriedenheit, was angesichts der Investitionen eines Unternehmens in sein ERP-System und der Nutzungsdauer ein wichtiger Faktor ist. Kleine und mittlere Unternehmen, die oft mit immer weniger Ressourcen konfrontiert sind und über deutlich weniger internes IT-Know-how verfügen, würden besonders profitieren.