Wie Sie Teillieferungen managen

Teillieferungen sind Lieferungen einzelner Bestellungen in mehreren Chargen oder Etappen, bei denen verschiedene Teile der Bestellung zu unterschiedlichen Zeiten versendet werden, anstatt sie alle auf einmal zu erfüllen. Sehen wir uns an, wie sie sowohl aus der Sicht des Kunden als auch aus der Sicht des Lieferanten gemanagt werden.

Was ist eine Teillieferung?

Eine Teillieferung ist die Lieferung einer einzelnen Bestellung in mehreren Sendungen. Ein Beispiel: Ein Kunde hat 100 Einheiten bestellt, erhält diese jedoch in zwei Lieferungen zu je 50 Einheiten.

Es kann mehrere Gründe dafür geben, dass eine Bestellung in Teilen geliefert wird:

• Teillieferungen wurden im Voraus vereinbart.
• Die Waren waren knapp und der Kunde hat Teillieferungen zugestimmt.
• Einige Artikel wurden während der Lieferung beschädigt.
• Die Bestellung wurde durcheinandergebracht.

Teillieferungen können daher sowohl eine legitime Erfüllungsmethode als auch ein ungewollter Fehler sein.

Die Vorteile von Teillieferungen

Der Einsatz von Teillieferungen als Technik des Lieferkettenmanagements kann sowohl für Kunden als auch für Lieferanten von Vorteil sein.

Aus Kundensicht bieten Teillieferungen folgende Vorteile:

• Schnellerer Zugang zu wichtigen Artikeln. Teillieferungen ermöglichen es dem Kunden, wichtige Artikel zu erhalten, bevor die gesamte Bestellung versandbereit ist.
• Weniger Produktionsausfälle. Wenn Materialien in Teilen geliefert werden, können Hersteller ihre Produktion fortsetzen, anstatt auf die Lieferung der gesamten Bestellung warten zu müssen.
• Weniger Lagerbelastung. Wenn die Ankunft von Waren gestaffelt erfolgt, können Unternehmen Staus im Lager reduzieren, insbesondere im Wareneingangsbereich.

Aus Sicht des Lieferanten bieten Teillieferungen folgende Vorteile:

• Schlankere Lagerbestände. Wenn Waren versandt werden, sobald sie fertig sind, können Unternehmen mit geringeren Lagerbeständen arbeiten und so die Lagerkosten senken.
• Weniger Verzögerungen. Einen Teil einer Bestellung früher als den Rest liefern zu können, ist in den meisten Fällen besser, als die gesamte Bestellung zu verzögern.
• Höhere Kundenzufriedenheit. Wenn wichtige Artikel früher als der Rest der Bestellung eintreffen, kann der Kunde seinen Betrieb ohne Unterbrechungen fortsetzen.

Die Nachteile von Teillieferungen

Teillieferungen können auch Probleme verursachen, unabhängig davon, ob Sie der Empfänger oder der Lieferant sind.

Die Nachteile von Teillieferungen für Kunden sind:

• Erhöhte Komplexität des Managements. Mehrere Sendungen bedeuten oft auch einen höheren Zeitaufwand für Aufgaben wie Bestellung, Lieferkoordination, Zahlung und Buchhaltung sowie Auftragsverfolgung.
• Geringerer Lagerpuffer. Wenn nur die Artikel geliefert werden, die sofort benötigt werden, bleibt kein Platz für einen Sicherheitsbestand, sodass es bei einem plötzlichen Anstieg der Nachfrage zu Fehlmengen kommen könnte, die den gesamten Betriebsablauf stören könnten.

Die Nachteile von Teillieferungen für Lieferanten sind:

• Höhere Betriebskosten. Die Erfüllung von Teillieferungen stellt für den Lieferanten eine größere Belastung dar, da mit der Anzahl der Sendungen auch die Büro- und Kundendienstaufgaben zunehmen. Wenn weniger Artikel auf einmal versendet werden, steigen auch die Versandkosten pro Einheit.
• Erhöhte logistische Komplexität. Je höher die Anzahl der Sendungen, desto komplizierter wird die Logistik, da die Lieferpläne immer enger werden und das Lieferpersonal überlastet ist. Die Verwaltung von Produktretouren erhöht die Komplexität zusätzlich.
• Risiko für den Ruf. Falls er nicht in der Lage ist, vollständige Bestellungen zu erfüllen, kann das den Ruf des Lieferanten beeinträchtigen, da Kunden ihn als unzuverlässig oder unorganisiert wahrnehmen könnten.

Die Verwaltung von Teillieferungen als Kunde

Die effiziente Verwaltung von Teillieferungen als Empfänger zielt darauf ab, die Komplexität zu reduzieren, die Nachverfolgung zu verbessern und Verzögerungen oder Fehler zu minimieren. So verwalten Sie Teillieferungen effektiv:

Legen Sie Prioritätsartikel fest

Zunächst müssen Sie bestimmen, welche Artikel für Ihr Unternehmen unerlässlich sind, und dies mit Ihrem Lieferanten kommunizieren. Gibt es Materialien, die für die Sicherstellung eines reibungslosen Produktionsprozesses unerlässlich sind? Haben Sie Produkte, die Ihre Kunden in erster Linie benötigen? Markieren Sie diese Artikel und teilen Sie sie Ihrem Lieferanten mit. Durch die Priorisierung wichtiger Komponenten stellen Sie sicher, dass Ihr Betrieb nicht zum Stillstand kommt, während Sie auf weniger wichtige Artikel warten.

Kommunizieren Sie Erwartungen

Eine klare Kommunikation mit Ihrem Lieferanten ist für eine reibungslose Abwicklung von Teillieferungen unerlässlich. Legen Sie von Anfang an klare Erwartungen in Bezug auf Lieferpläne, die Priorität bestimmter Artikel und die maximal akzeptablen Verzögerungen für die restlichen Teile der Bestellung fest. Sorgen Sie für eine offene Kommunikation, um etwaige Probleme, die durch verspätete oder unvollständige Lieferungen entstehen könnten, schnell zu lösen. Stellen Sie sicher, dass der Lieferant versteht, welche Artikel kritisch sind und welche später geliefert werden können, und fordern Sie für jede Lieferung Aktualisierungen oder Sendungsverfolgungsnummern an.

Wenn Ihr Produktionsprozess von bestimmten Vorlaufzeiten abhängt, sollte Ihr Lieferant über sie genau informiert sein, damit er Ihre Lieferungen entsprechend koordinieren kann. Missverständnisse in dieser Phase können zu verspäteten oder unvollständigen Lieferungen führen, die Ihre Geschäftsprozesse stören.

Planen Sie zusätzliche Kosten ein

Teillieferungen sind oft mit zusätzlichen Versandkosten verbunden, was die Gesamtbeschaffungskosten erhöhen kann. Es ist wichtig, auf diese zusätzlichen Kosten vorbereitet zu sein, die Bearbeitungs-, Transport- und Verwaltungskosten für die Abwicklung mehrerer Sendungen umfassen können.

Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie immer im Voraus eine Aufschlüsselung der potenziellen Zusatzkosten von Ihrem Lieferanten anfordern. Sie können diese Gebühren auch im Rahmen Ihres Vertrags aushandeln, insbesondere wenn Sie erwarten, regelmäßig Teillieferungen zu erhalten. Wenn Sie ein Budget für diese Zusatzkosten haben, können Sie unerwartete finanzielle Belastungen vermeiden.

Nutzen Sie ein ERP-System mit Teillieferungsfunktion.

Die Nutzung eines ERP-Systems wie MRPeasy mit integrierter Funktionalität für Teillieferungen kann die Verwaltung mehrerer Lieferungen vereinfachen. Mit dieser Art von Software können Sie jede Lieferung in Echtzeit verfolgen und sicherstellen, dass Ihr Team genau weiß, was eingegangen ist und was noch aussteht.

So können Sie MRPeasy zur Verwaltung von Teillieferungen verwenden:

• Erstellen Sie eine Bestellung mit der vollständigen Liste der von Ihnen bestellten Artikel. Wenn der Lieferant nicht die gesamte Bestellung auf einmal ausführen kann, können Sie Teillieferungen melden, die ebenfalls in der Bestellung erfasst werden.
• Aktualisieren Sie die Lagerbestände, wenn Teillieferungen eintreffen. MRPeasy aktualisiert automatisch den Bestand der eingegangenen Artikel, während die Bestellung für den Rest der Lieferung offen bleibt. So spiegelt Ihr Bestand den tatsächlichen Lagerbestand jederzeit wider.
• Verfolgen Sie den Fortschritt der Auftragserfüllung. Bei jedem gemeldeten Wareneingang wird das System automatisch aktualisiert und die Bestellung aufgeteilt, bis die gesamte Bestellung abgeschlossen ist. So hat Ihr Team einen klaren Überblick über die verbleibenden Artikel.
• Dokumentenkontrolle und Rechnungsstellung. MRPeasy kann separate Rechnungen für die erhaltenen Artikel erfassen, sodass Ihre Buchhaltung korrekt und mit den physischen Lieferungen synchronisiert ist.

Mit einem ERP-System, das Teillieferungen unterstützt, können Sie komplexe Aufträge mühelos verwalten, Lieferfristen im Auge behalten und das Risiko von Fehlern oder verpassten Lieferungen reduzieren.

Teillieferungen als Lieferant verwalten

Die effiziente Verwaltung von Teillieferungen als Lieferant erfordert einen proaktiven Ansatz, um die Kundenerwartungen zu erfüllen und gleichzeitig interne Prozesse zu optimieren. So verwalten Sie Teillieferungen effektiv:

Priorisieren Sie nach Kundenbedürfnissen

Bei der Abwicklung von Teillieferungen ist es wichtig, Prioritäten auf der Grundlage dessen zu setzen, was Ihr Kunde am dringendsten benötigt. Beginnen Sie damit, die Produkte zu identifizieren, die für den Geschäftsbetrieb oder die Produktionsprozesse des Kunden unerlässlich sind. Dabei handelt es sich in der Regel um Artikel, die bei einer Verzögerung zu einem Stillstand auf Kundenseite führen könnten.

Wenn Sie beispielsweise einen Kunden aus der Fertigungsindustrie beliefern, benötigt dieser möglicherweise bestimmte Bauteile, um seine Produktionslinie weiterzuführen. Diese sollten für den Versand priorisiert werden, auch wenn andere, weniger kritische Artikel noch nicht versandbereit sind. Indem Sie sich zuerst auf die Artikel mit hoher Priorität konzentrieren, steigern Sie die Kundenzufriedenheit und stellen sicher, dass Ihre Teillieferungen den größten Mehrwert bieten.

Besprechen und klären Sie die Prioritäten des Kunden, bevor Sie den Auftrag bearbeiten, und passen Sie Ihre Logistik- und Abwicklungsprozesse entsprechend an.

Kommunizieren Sie effektiv

Eine effektive Kommunikation ist unerlässlich, um Verwirrung zu vermeiden und den Kunden genau wissen zu lassen, was er von jeder Teillieferung erwarten kann. Informieren Sie den Kunden ab dem Zeitpunkt der Auftragserteilung über die Möglichkeit mehrerer Lieferungen und geben Sie detaillierte Informationen darüber, was in jeder Charge enthalten sein wird.

Sobald die Teillieferungen unterwegs sind, geben Sie dem Kunden Echtzeit-Updates über Sendungsverfolgungsnummern, voraussichtliche Liefertermine und Fortschrittsberichte. Diese Transparenz lässt Sie Kundenerwartungen besser erfüllen und Frustrationen minimieren. Wenn es zu Verzögerungen oder Änderungen im Lieferplan kommt, teilen Sie diese umgehend mit, um negative Überraschungen zu vermeiden.

Eine gute Kommunikation erstreckt sich auch auf interne Teams – stellen Sie sicher, dass Ihre Lager-, Logistik- und Kundensupport-Teams über den Zeitplan und den Inhalt jeder Teillieferung informiert sind. Dies reduziert Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Stellen Sie eine genaue Rechnungsstellung sicher

Die Abwicklung von Teillieferungen kann den Rechnungsstellungsprozess erschweren. Achten Sie unbedingt auf eine korrekte Rechnungsstellung, die nur genau das widerspiegelt, was tatsächlich geliefert wurde. Eine falsche Rechnungsstellung kann zu Unzufriedenheit bei den Kunden oder sogar zu Streitigkeiten führen, was die Beziehungen schädigen kann.

So stellen Sie eine korrekte Rechnungsstellung für Teillieferungen sicher:

• Stellen Sie Rechnungen pro Lieferung aus. Wenn Ihr Kunde es vorzieht, senden Sie Rechnungen für jede Teillieferung, anstatt auf die Erfüllung der gesamten Bestellung zu warten. Achten Sie darauf, dass diese Rechnungen mit den gelieferten Artikeln übereinstimmen und alle vereinbarten Versand- oder Bearbeitungsgebühren enthalten.
• Stellen Sie Sammelrechnungen aus. Bieten Sie Kunden, die weniger Rechnungen bevorzugen, die Möglichkeit einer Sammelrechnung an, sobald alle Teile der Bestellung erfüllt sind. Dies trägt zur Rationalisierung der Buchhaltungsprozesse des Kunden bei.
• Dokumentieren Sie klar. Stellen Sie sicher, dass alle Sendungen mit Packlisten und klaren Angaben zu den versendeten Artikeln, den Mengen und etwaigen zusätzlichen Kosten dokumentiert werden.

Durch eine sorgfältige Verwaltung des Rechnungsstellungsprozesses können Sie Unstimmigkeiten oder Abrechnungsprobleme vermeiden und eine gute finanzielle Beziehung zu Ihren Kunden aufrechterhalten.

Nutzen Sie ein ERP-System mit Teillieferungsfunktion.

Ein ERP-Systems wie MRPeasy mit Teillieferungsfunktion ist für die effektive Verwaltung von teilgelieferten Bestellungen von entscheidender Bedeutung. Mit dieser Art von Software können Sie den Fortschritt der Auftragserfüllung überwachen, den Lagerbestand verfolgen und eine genaue Kundenkommunikation sicherstellen, während Sie gleichzeitig den vollen Überblick über Ihre Lager- und Versandprozesse behalten.

So kann MRPeasy bei der Verwaltung von Teillieferungen helfen:

• Verfolgen Sie den Fortschritt von Kundenbestellungen. Die farbcodierte Auftragsstatusüberwachung in MRPeasy macht die Verfolgung des Auftragsfortschritts einfach. Sie können genau überwachen, was bereits versendet wurde und was noch zu erfüllen ist, indem Sie einfach auf die Kundenbestellung klicken und ganz einfach neue Teillieferungen erstellen. Diese Transparenz ist sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Kunden von Vorteil, wenn sie nach Updates fragen.
• Bestandskontrolle. Das System stellt sicher, dass Ihr Bestand bei jeder Teillieferung genau wiedergegeben wird. Wenn Artikel gebucht und versandt werden, werden die Lagerbestände automatisch aktualisiert, wodurch Fehlmengen oder Überbestände vermieden werden.
• Rechnungsintegration. MRPeasy lässt Sie Rechnungen für jede Teillieferung erstellen, sodass Ihre Rechnungsstellung mit dem Lieferstatus jeder Bestellung übereinstimmt. Dadurch wird das Risiko von Rechnungsfehlern minimiert und ein reibungsloser Finanzprozess gewährleistet.

Durch den Einsatz von ERP-Tools wie MRPeasy können Sie die Verwaltung von Teillieferungen vereinfachen und Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Bei Teillieferungen werden einzelne Bestellungen in mehreren Chargen geliefert. Diese Vorgehensweise kann aufgrund von Lagerengpässen, beschädigten Artikeln oder spezifischen Vereinbarungen erfolgen und hilft Kunden, wichtige Artikel früher zu erhalten.
• Zu den Vorteilen für Kunden gehören ein schnellerer Zugang zu wichtigen Artikeln, weniger Produktionsausfälle und eine geringere Belastung des Lagerraums.
• Für Lieferanten gehören zu den Vorteilen von Teillieferungen eine schlankere Lagerverwaltung, weniger Verzögerungen und eine höhere Kundenzufriedenheit.
• Zu den Nachteilen für Kunden gehören eine erhöhte Komplexität des Managements, höhere Verwaltungskosten und das Risiko von Lagerbeständen.
• Zu den Nachteilen für Lieferanten gehören höhere Betriebskosten, eine komplexere Logistik und ein potenzielles Reputationsrisiko.
• Kunden sollten kritische Artikel priorisieren, klare Erwartungen an die Lieferanten kommunizieren und ERP-Systeme nutzen, um Sendungen effizient zu verfolgen.
• Lieferanten sollten sich auf die Prioritäten der Kunden konzentrieren, eine transparente Kommunikation aufrechterhalten und ERP-Systeme für die Bestandskontrolle und eine genaue Rechnungsstellung verwenden.

Häufig gestellte Fragen

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