Supplier Performance Management – Bewährte Verfahren für Hersteller

Das Supplier Performance Management (SPM) ist ein wichtiger Prozess in der Lieferkette für jeden Hersteller oder Händler, der seine Rohstoffe oder andere Artikel von externen Anbietern bezieht. Ein effektives SPM kann eine Fülle von internen Vorteilen bringen und dazu beitragen, die Beziehungen zu den Lieferanten zu verbessern.

Was ist Supplier Performance Management?

Supplier Performance Management, kurz SPM oder zu Deutsch „Leistungsmanagement für Lieferanten“, ist ein Geschäftsprozess, der sich auf die Messung, Bewertung und Verbesserung der Lieferantenbeziehungen eines Unternehmens konzentriert. Es ist ein Teilbereich des Lieferkettenmanagements und des Beschaffungsmanagements. Das SPM umfasst einen proaktiven und beständigen Ansatz für das Management der Lieferantenleistung mit dem Ziel, Kosten zu senken, Risiken zu mindern und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.

Das Supplier Performance Management zielt darauf ab, dass die eingehenden Waren von hoher Qualität sind und zu optimalen Kosten eingekauft werden, die Lieferanten mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen und das Unternehmen besser gegen Störungen in der Lieferkette geschützt ist.

Der Prozess umfasst ein Gleichgewicht zwischen quantitativen und qualitativen Kennzahlen, um sicherzustellen, dass die Lieferanten die Qualitäts- und Effizienzstandards erfüllen und gleichzeitig Kosteneinsparungen und Innovationen unterstützen. Regelmäßige Überprüfungen und eine transparente Kommunikation sind unerlässlich, um das SPM zu einem strategischen Instrument für die Aufrechterhaltung einer wettbewerbsfähigen und reaktionsschnellen Lieferkette zu machen.

Vorteile des Supplier Performance Managements

Das Supplier Performance Management bietet eine Reihe von Vorteilen, die den Beschaffungsprozess und die Beziehungen zu den Lieferanten erheblich verbessern, den Ruf eines Unternehmens stärken und die internen Prozesse optimieren können.

Ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis ist einer der Hauptvorteile des Supplier Performance Managements. Indem das SPM sicherstellt, dass Unternehmen Waren erhalten, die ihren geschäftlichen Anforderungen und Vertragsbedingungen entsprechen, erhöht es die Investitionsrendite. Es bindet Lieferanten an die vereinbarten Standards und stellt dadurch nicht nur die Qualität sicher, sondern fördert auch die Verantwortlichkeit und verringert die Wahrscheinlichkeit minderwertiger Leistungen.

Risikomanagement ist ein weiterer entscheidender Vorteil des SPM. Durch die genaue Überwachung der Lieferantenleistung können Unternehmen die mit ihren Verträgen verbundenen Risiken proaktiv steuern. Dieser Ansatz ist unerlässlich, um Probleme zu minimieren, die andernfalls zu Lieferunterbrechungen, Qualitätsmängeln und Sicherheitsproblemen führen könnten, die allesamt schwerwiegende finanzielle und rufschädigende Auswirkungen haben könnten. Durch SPM erhalten Unternehmen die Möglichkeit, Ursachen frühzeitig zu erkennen und umgehend Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Dies trägt dazu bei, den Gewinn des Unternehmens weiter zu sichern.

SPM trägt auch zur Verbesserung der Lieferantenbeziehungen bei. Wenn die Leistungskennzahlen und -erwartungen klar sind, ist es wahrscheinlicher, dass die Lieferanten sie verstehen und erfüllen. Offene und ehrliche Diskussionen über die Leistung können Vertrauen und Transparenz schaffen, was stärkere, kooperativere Partnerschaften hervorbringt. Dies wiederum kann zu einem dokumentierten Nachweis der Fähigkeiten der Lieferanten führen, der für künftige Beschaffungsentscheidungen von unschätzbarem Wert ist. Indem sie sicherstellen, dass nur kompetente Lieferanten für spätere Aufträge ausgewählt werden und dies auch kommuniziert wird, können Unternehmen eine qualitativ hochwertige Lieferantenbasis aufrechterhalten.

Schließlich kann SPM auch die organisatorische Effizienz fördern, indem es die internen Prozesse optimiert. Es richtet verschiedene Abteilungen auf die Ziele des Lieferantenmanagements aus und fördert so eine zusammenhängende Strategie für die Verwaltung von Verträgen und Lieferantenverpflichtungen. Diese interne Abstimmung stellt sicher, dass sich alle Beteiligten ihrer Rolle bei der Überwachung der Lieferanten bewusst sind, was zu einem effizienteren und effektiveren Betrieb der Lieferkette führt.

Wie kann man die Leistung von Lieferanten messen?

Das Lieferkettenmanagement als Ganzes ist ein komplexer und dynamischer Prozess. Es gibt im Grunde so viele verschiedene Beziehungen zwischen Unternehmen wie es Lieferanten gibt. Aus diesem Grund kann die Durchführung von SPM in der Form und in Abhängigkeit von den Lieferanforderungen sehr unterschiedlich sein. Es handelt sich um einen iterativen Prozess, der ständig verbessert und optimiert wird, um letztlich ein System zu entwickeln, das dem Zweck eines Unternehmens am besten dient. Hier sind die wichtigsten Richtlinien für die Erstellung einer Lösung für das Lieferantenmanagement.

1. Wählen Sie die richtigen Kennzahlen

Die Auswahl der richtigen Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) ist entscheidend, um die Leistung der Lieferanten mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Diese Kennzahlen sollten die strategische Bedeutung der einzelnen Lieferanten widerspiegeln und eine Reihe von Leistungsaspekten abdecken.

Um Ihre Ziele zu verdeutlichen, können die Kennzahlen in vier Schlüsselbereiche unterteilt werden: Qualität, Lieferung, Kosten und Reaktionsfähigkeit oder Flexibilität. Schauen wir uns jeden dieser Bereiche zusammen mit Beispielen für KPIs an, die Sie berücksichtigen sollten.

• Qualitäts-KPIs messen, wie gut die Lieferanten die Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf die Qualität der erhaltenen Waren erfüllen, aber auch Dinge wie die Genauigkeit der Bestellungen und die Qualität des gesamten Services. Beispiele für Qualitäts-KPIs sind Fehlerquote, Rückgaberate, Vertragstreue (auch bekannt als Supplier Compliance Rate), Auftragsgenauigkeit, Qualität des Kundendienstes usw.
• Bei den Liefer-KPIs geht es um die Beurteilung der Fähigkeit des Lieferanten, den Lieferplan einzuhalten, sowie um die Liefergeschwindigkeit. Zu den relevanten KPIs gehören pünktliche Lieferungen, On-Time, and In-Full Lieferungen (auch bekannt als DIFOT oder OTIF), die Vorlaufzeit, die durchschnittliche Verspätung, usw.
• Kosten-KPIs bewerten die finanziellen Auswirkungen der Beschaffung wie den Einkaufspreis, aber auch die Gesamtkapitalrendite (ROI) der Lieferanten. Beispiele für KPIs in dieser Kategorie sind die Total Cost of Ownership (TCO), die alle Kosten im Zusammenhang mit dem Kauf, der Lieferung, der Nutzung, der Wartung und der Entsorgung eines Produkts berücksichtigen, sowie die Kosten pro Einheit, die Kostenwettbewerbsfähigkeit oder die Kosten für schlechte Qualität.
• Flexibilitäts- und Reaktionsfähigkeits-KPIs messen die Fähigkeit der Lieferanten, sich an Nachfrageänderungen oder unerwartete Marktverschiebungen anzupassen. Dazu gehören die Fähigkeit, Eilaufträge zu bewältigen, die Bereitschaft zur Zusammenarbeit bei der Problemlösung und die allgemeine Agilität angesichts von Störungen in der Lieferkette. Zu den zu verfolgenden KPIs gehören z.B. die Volumenflexibilität, die die Fähigkeit eines Anbieters widerspiegelt, seinen Betrieb zu vergrößern oder zu verkleinern, oder die Reaktionszeit, in der er neue oder geänderte Aufträge annehmen kann.

Es lohnt sich zu bedenken, dass die Leistung neben den quantitativen KPIs auch qualitativ gemessen werden kann. Dabei handelt es sich um Messgrößen, die auf menschlicher Interpretation beruhen, wie z.B. die Zufriedenheit mit der Kundenbetreuung oder das Maß, mit dem es den Lieferanten gelingt, ihre Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern. Diese können, wenn sie konsequent durchgeführt werden, weitere wertvolle Einblicke in die Leistung der Lieferanten liefern.

Lesen Sie mehr über KPIs für die Fertigung und das Bestandsmanagement.

2. Erstellen Sie eine Lieferanten-Scorecard

Sobald die relevanten KPIs gesammelt sind, werden sie in einer Lieferanten-Scorecard zusammengestellt. Eine gut konzipierte Scorecard bietet Einblicke in die Leistungstrends der Lieferanten im Laufe der Zeit. Dies kann zu fundierteren strategischen Entscheidungen führen, z. B. zur Identifizierung von Möglichkeiten für die Entwicklung von Lieferanten, zur Verhandlung von Verträgen oder sogar zum Wechsel zu anderen Lieferanten, sollte dies erforderlich sein.

Im Wesentlichen ist eine solide Lieferanten-Scorecard das zentrale Dokument des SPM-Prozesses und ein strategisches Instrument, das die Effizienz der Beschaffung steigert und zur Aufrechterhaltung einer leistungsstarken Lieferkette beiträgt.

3. Messen und sammeln Sie die Performance

Als Nächstes werden die Daten zu den ausgewählten Kennzahlen gesammelt und nachverfolgt. Die Verfolgung der Lieferantenperformance anhand der in der Scorecard festgelegten Kriterien ist von entscheidender Bedeutung. Dieser Prozess setzt voraus, dass Sie die Qualität und Aktualität der Daten sicherstellen, die für eine genaue Analyse unerlässlich sind. Das Beschaffungsteam sollte so geschult werden, dass es konsequent nach den Richtlinien für das Leistungsmanagement von Lieferanten arbeitet, die es einführt.

Viele der Metriken können während des Tagesgeschäfts der Beschaffungsabteilung und des restlichen Unternehmens im laufenden Betrieb gemessen werden. Die Automatisierung, die moderne Beschaffungssoftware mit sich bringt, kann jedoch das Sammeln und Zusammenstellen großer Teile der erforderlichen Daten vereinfachen.

4. Analysieren Sie die Daten

Als Nächstes werden die Leistungsdaten analysiert, um Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen und Strategien für die Lieferantenentwicklung zu formulieren. Lieferanten können mit Benchmarks verglichen und eingestuft werden, und statistische Analysen können zusätzliche Erkenntnisse aus den Daten liefern.

Abgesehen von den verwertbaren Informationen über die Leistung der Lieferanten sollten die Daten auch zu Erkenntnissen darüber führen, wie eine klarere SPM-Politik aufgestellt werden kann. Dies trägt dazu bei, tote Winkel bei der Leistungsmessung aufzudecken und die Metriken bei Bedarf neu zu wählen.

5. Kommunizieren Sie die Ergebnisse

Die Ergebnisse Ihres SPM-Prozesses sollten den Lieferanten klar mitgeteilt werden. Zu einem effektiven Supplier Performance Management gehört eine transparente Kommunikation mit den Lieferanten – dies hilft bei der Lösung von Problemen, trägt aber auch zum Aufbau von Kooperationsbeziehungen für zukünftige Verbesserungen bei.

Wenn Sie den Prozess des Supplier Performance Managements für alle Beteiligten transparent machen, schaffen Sie außerdem die Grundlage für eine gemeinsame Entwicklung. Die Lieferkette wirkt sich auf Ihr gesamtes Unternehmen aus. Deshalb sollten auch andere Beteiligte als die Beschaffungsabteilung auf dem Laufenden gehalten werden, indem die Ergebnisse der Bewertungen an sie weitergegeben werden.

Die Finanzabteilung könnte die Daten zum Beispiel nutzen, um festzustellen, ob ein Lieferant insolvenzgefährdet ist oder nicht. Ein klarer Überblick über die Risiken im Zusammenhang mit der Lieferung von Materialien könnte dem Unternehmen auch helfen, diese frühzeitig zu minimieren.

6. Kontinuierliche Verbesserung

Wie bereits erwähnt, ist SPM ein iterativer Prozess. Daher kann es ein leistungsfähiges Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung der Beschaffungs- und Lieferkettenprozesse sein. Dies bedeutet vor allem, dass die Leistungskennzahlen und -ziele regelmäßig überprüft werden, damit sie sich mit den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens und der Marktdynamik weiterentwickeln.

Zur Umsetzung der kontinuierlichen Verbesserung gehört die systematische Überprüfung von Lieferantendaten, die Ermutigung und Befähigung von Lieferanten zur Innovation und die Förderung eines Umfelds, in dem Feedback zu positiven Veränderungen führt. Es bedeutet auch, Verbesserungen anzuerkennen und zu belohnen, was die Lieferanten motivieren kann, ein höheres Leistungsniveau beizubehalten.

Bewährte Verfahren für das Supplier Performance Management

• Fördern Sie ein effektives Management der Lieferantenbeziehungen. Die regelmäßige Überwachung und Überprüfung der Lieferanteninteraktionen ist der Schlüssel zur Erhaltung einer starken Lieferantenbasis. Eine konsequente Überwachung kann dazu beitragen, verbesserungswürdige Bereiche und Möglichkeiten zur Stärkung der Partnerschaften zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Lieferanten die Qualitäts- und Leistungsstandards Ihres Unternehmens einhalten.
• Setzen Sie realistische und erreichbare Ziele für Ihre Lieferanten. Bei der Festlegung von Leistungskennzahlen ist es wichtig, die aktuellen Fähigkeiten und Ressourcen des Lieferanten zu berücksichtigen. Die Festlegung erreichbarer Ziele ermutigt die Lieferanten, die Erwartungen zu erfüllen, ohne ihre Kapazitäten zu überfordern, was zu besseren Ergebnissen und einer geringeren Belastung der Lieferantenbeziehung führen kann.
• Stimmen Sie die Ziele der Lieferanten mit der Unternehmensstrategie ab. Die Ziele der Zulieferer sollten die umfassenderen strategischen Ziele Ihres Unternehmens direkt unterstützen. Indem Sie sicherstellen, dass die Lieferanten verstehen, wie sich ihre Leistung auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt, können Sie eine gemeinsame Vision schaffen, die beide Parteien auf gemeinsame Ziele hinführt.
• Kommunizieren Sie das SPM-System effektiv. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Stakeholder und alle relevanten Abteilungen über die SPM-Prozesse informiert sind und ihre Rolle innerhalb des Systems verstehen. Eine wirksame Kommunikation fördert die Zusammenarbeit und einen einheitlichen Ansatz für das SPM.
• Verwalten Sie Lieferantenrisiken strategisch. Identifizieren Sie potenzielle Risiken innerhalb der Lieferkette und arbeiten Sie mit den Lieferanten zusammen, um Strategien zur Risikominderung zu entwickeln. Ein strategisches Risikomanagement trägt dazu bei, Unterbrechungen zu vermeiden und die Integrität der Lieferkette zu erhalten.
• Pflegen Sie eine gesunde Lieferantenbasis. Die Pflege eines vielfältigen und zuverlässigen Pools von Lieferanten schützt Ihre Lieferkette vor potenziellen Marktschwankungen und lieferantenspezifischen Risiken. Ein gesunder Lieferantenstamm trägt zur Robustheit und Anpassungsfähigkeit Ihrer gesamten Lieferkette bei.

Wann sollten Sie sich nach einem neuen Lieferanten umsehen?

Lieferantenbeziehungen sind dynamisch, und selbst Lieferanten mit langjähriger guter Leistung können in Schwierigkeiten geraten und müssen irgendwann ersetzt werden. Hier sind einige der roten Fahnen, auf die Sie achten sollten und die Sie veranlassen könnten, sich nach einem anderen Lieferanten umzusehen. Kommunikation ist jedoch das A und O – es könnte sinnvoll sein, um eine Erklärung zu bitten und zu versuchen, alle Probleme zu lösen, bevor Sie entschiedenere Maßnahmen ergreifen.

• Ständig verspätete oder unvollständige Lieferungen. Wenn sich die Leistung des Lieferanten in Bezug auf die Lieferzeiten oder unvollständige Lieferungen von Monat zu Monat verschlechtert oder durchgehend unterdurchschnittlich ist, könnte es an der Zeit für einen Lieferantenwechsel sein.
• Die Qualität verschlechtert sich. Es ist völlig in Ordnung, hin und wieder ein paar fehlerhafte Artikel zu erhalten, außer bei sehr teuren Materialien. Wenn schlechte Qualität jedoch eher zur Regel als zur Ausnahme wird, sollten Sie sich nach einem neuen Lieferanten umsehen.
• Die Kontaktaufnahme ist schwierig. Wenn Anrufe und E-Mails ständig unbeantwortet bleiben, ist das ein Zeichen dafür, dass der Lieferant – aus welchen Gründen auch immer – Ihrem Geschäft keine Priorität einräumt.
• Die Preise steigen unabhängig von den Markttrends weiter an. Preiserhöhungen, die in keinem Zusammenhang mit offensichtlichen Veränderungen auf dem Markt stehen oder die der Lieferant nur widerwillig erklärt, sind ein Hinweis darauf, dass der Lieferant in finanziellen Schwierigkeiten steckt.
• Unterdurchschnittlicher Kundenservice. Fehlender persönlicher Kontakt, keine Dankbarkeit für das Geschäft, wiederholte Nachfragen nach denselben Informationen, Beschwerden Ihrer Mitarbeiter usw. – Ein schlechter Kundenservice kann selbst die beste Preisgestaltung und Genauigkeit zunichtemachen.
• Ständige Fehler bei der Rechnungsstellung. Fehler in der Rechnungsstellung können auf Probleme in der Buchhaltung des Lieferanten hinweisen, was für alle Beteiligten Anlass zur Sorge ist.

Bei der Suche nach einem neuen Lieferanten sollten Sie unbedingt nach Partnern suchen, die nicht nur die erforderlichen Qualitäts- und Lieferstandards erfüllen, sondern auch mit den Werten und strategischen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Suchen Sie nach Lieferanten mit robusten Prozessen, nachweislicher Zuverlässigkeit und der Fähigkeit, sich an veränderte Marktanforderungen anzupassen.

Wie kann Fertigungssoftware beim Supplier Performance Management helfen?

Moderne Fertigungssoftware bietet Unternehmen eine Fülle von Tools, die den SPM-Prozess unterstützen und eine bessere Kontrolle über die Lieferkette ermöglichen. Sie ermöglicht die Verfolgung von KPIs in Echtzeit, zentralisiert die Kommunikationskanäle und automatisiert die Datenerfassung. All dies setzt wertvolle Zeit für strategische Analysen frei, die ansonsten für administrative Aufgaben aufgewendet werden müsste.

Durch die Integration verschiedener Aspekte des Lieferkettenmanagements, von der Bestandskontrolle bis zur Auftragsabwicklung, bietet Fertigungssoftware wie MRPeasy eine nahtlose Möglichkeit zur Überwachung der Zuverlässigkeit, Qualität und Reaktionsfähigkeit von Lieferanten. Es wird einfacher, Trends zu erkennen, Risiken zu identifizieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen, die die Effizienz der Lieferkette steigern können. Dadurch dass die Software zudem historische Daten speichern kann, hilft sie auch bei der genauen Beurteilung der langfristigen Leistung und Zuverlässigkeit eines Lieferanten.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Supplier Performance Management (SPM) ist ein strategischer Geschäftsprozess, der sich darauf konzentriert, die Lieferantenbasis eines Unternehmens zu bewerten und zu verbessern, die Lieferanten auf die Geschäftsanforderungen abzustimmen und die Lieferantenbeziehungen zu verwalten.
• Das Supplier Performance Management bietet eine Reihe von Vorteilen wie die Verbesserung des Beschaffungsprozesses, die Minderung von Risiken in der Lieferkette, die Förderung von Lieferantenbeziehungen und die Verbesserung des Rufs eines Unternehmens.
• Der SPM-Prozess kann in seinem Aufbau sehr unterschiedlich sein. Zu den Kernelementen gehören jedoch die Auswahl der zu messenden Kennzahlen, die systematische Bewertung der Lieferantenleistung, die Bestätigung und Analyse der Daten, die Kommunikation der Ergebnisse und die Förderung der kontinuierlichen Verbesserung.
• Zu den bewährten Praktiken für das Supplier Performance Management gehören die aufmerksame Überwachung der Lieferantenbeziehungen, die Festlegung realistischer Ziele, die sich an den Fähigkeiten der Lieferanten orientieren, die Sicherstellung, dass diese Ziele die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen, die effektive Kommunikation der SPM-Prozesse im gesamten Unternehmen, das strategische Management von Lieferantenrisiken und die Pflege einer vielfältigen und zuverlässigen Lieferantenbasis.

Häufig gestellte Fragen

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