Shopify Bestandsmanagement-Grundlagen für Hersteller und Wiederverkäufer

Ein Geschäft in Shopify einzurichten geht leicht. Dieses Geschäft dann jedoch richtig zu verwalten erfordert Arbeit. Hier sind einige Techniken und Apps, wie Sie Ihren Shopify-Bestand effektiv verwalten können

Obwohl die Wachstumsrate des Online-Handels bereits seit ein paar Jahren schrumpft, hat die Pandemie eine neue explosive Entwicklungsperiode im Online-Einzelhandel verursacht. 2021 sollen die Verkäufe im e-Commerce 4,9 Billionen US-Dollar erreichen und damit mehr als das Doppelte als vor vier Jahren.

Während der Lockdown den Online-Verkäufen wahre Flügel verlieh, hat er auch eine Umwelt geschaffen, in der einige Leute den Entschluss fassten, ein eigenes Geschäft zu gründen – entweder weil sie wegen der Pandemie die Arbeit verloren hatten oder weil ihnen wegen ihr plötzlich eine Menge Freizeit zur Verfügung stand.

Was auch immer die Ursache war, die Gründung neuer Unternehmen hat in den USA 2020 ein neues Rekordhoch erreicht.

Weltweit sind mittlerweile sogar über eine Million Unternehmen online aktiv, neu und alt, die ihre Waren auf der Einzelhandelsplattform Shopify verkaufen – einer einfach einzurichtenden, leicht zu verwendenden und zu verwaltenden E-Shop-Lösung für Unternehmen aller Größenordnungen.

Wenngleich die Shops auf der Plattform in den meisten Fällen konstantes, überschaubares Wachstum verzeichnen, erleben einige rapide Veränderungen bei sowohl Nachfrage als auch Bestand. Was auch immer der Fall sein mag, wäre es intelligent, einige Techniken zum Bestandsmanagement im Ärmel zu haben, wenn Sie als Shopify-Händler tätig sind.

Wir haben hier einen grundlegenden, umsetzbaren Leitfaden zum Bestandsmanagement erstellt, den jeder nutzen kann – egal ob Sie wiederverkaufen oder Ihre eigenen Produkte herstellen. Für Hersteller haben wir jedoch auch eine Auswahl an Shopify-Integrationen zusammengestellt, die ihnen das Leben deutlich leichter machen werden.

Warum ist Bestandsmanagement in Shopify so wichtig?

Das Bestandsmanagement umfasst Lagerung, Handling, Tracking, Analyse, Bestellung und Versand von Materialien und Waren. Es ist damit der Eckstein eines jeden Unternehmens, das physische Produkte verkauft.

Normalerweise ist im Bestand viel Kapital gebunden. Es liegt demnach am Bestandsmanager sicherzustellen, dass das in den Bestand investierte Geld nicht aufgrund exzessiver Lagerkosten, veralteter oder abgelaufener Produkte oder schlechtem Handling verlorengeht. Der Bestandsmanager muss außerdem sicherstellen, so viel Bedarf wie nötig und so wenig wie möglich zu lagern, einen gesunden Lagerumschlag ´zu gewährleisten und Überbestand und Fehlmengen zu verhindern.

Wird das Bestandsmanagement gut ausgeführt, kann es zu weniger Geschäftsausgaben und erheblichen Optimierungen beim Cashflow führen.

Lesen Sie ebenfalls diesen umfassenden Artikel über das Bestandsmanagement.

Shopify-Bestandsmanagement: 9 grundlegende Schritte

Folgendes ist die grundlegende Checkliste, die Sie befolgen sollten, wenn Sie Ihren Shop einrichten und Produkte über Shopify verkaufen. Falls Sie tiefgründigeres Wissen und Empfehlungen über das Bestandsmanagement in Shopify erhalten möchten, sollten Sie den gesamten Artikel lesen.

Definieren Sie Ihre SKUs

SKUs (Stock Keeping Units) sind einer der Bausteine eines effektiven Bestandsmanagementsystems – sowohl für Ihre physische Waren als auch für das digitale System, das sie verwaltet. Jede Artikel-, Material-, Teile-, Produkt-, Zutaten- oder Bauteileart (oder wie auch immer Sie Ihre Waren bezeichnen) hat eine einzigartige SKU-Nummer. Dieser Code ist die Grundlage, um die Waren selbst und ihre Daten sowie Bestandsniveaus und alles, was damit in Verbindung steht, zu verfolgen.

Sie können beispielsweise diesen kostenlosen SKU-Generator verwenden.

Ihre Produkte erstellen

Wenn Sie einen Shopify-Store eingerichtet haben, können Sie in der Produkte-Sektion Produkte zum Verkauf hinzufügen. Klicken Sie hierfür einfach auf „Produkt hinzufügen“, geben Sie den Produktnamen ein, fügen Sie eine detaillierte Beschreibung und Bilder Ihrer Produkte hinzu, legen Sie den Preis fest und speichern Sie SKU-Nummer, Barcode-Nummer etc. Tragen Sie sämtliche Details ein, die Ihre Produkte definieren und wichtig für den erfolgreichen Verkauf mit Shopify und die Lieferung an den Kunden sind. Sie können Ihre Produkte zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit bearbeiten oder löschen.

Für Produkte mit Varianten (Größe, Farbe usw.) können Sie Parameter hinzufügen, indem Sie auf die Option „Eine Variante hinzufügen“ klicken.

Falls Sie viele ähnliche Produkte hinzufügen müssen, für die Sie die Variantenoption jedoch nicht anwenden können, können Sie das zuerst erstellte Produkt duplizieren und dann einfach den Namen und die nötigen Details bearbeiten, um ein neues Produkt zu erstellen. Das könnte Ihnen eine Menge Zeit sparen, die Sie ansonsten für unnötige Dateneinträge hätten aufwenden müssen.

In der Sektion „Produktstatus“ Ihres Produkts können Sie wählen, ob Sie das Produkt im Shop aktiv schalten möchten oder nicht. Sie können die Verfügbarkeit auch für bestimmte Zeiten festlegen, falls Sie saisonale Produkte im Angebot haben. In dieser Sektion können Sie auch den Verkaufs-Funnel des Produkts verwalten.

Produktkollektionen erstellen

Sie können Produktkategorien erstellen, um Ihren Kunden die Navigation im Shop zu erleichtern (z.B. Schuhe für Herren, Damen, Jungen, Mädchen; Artikelarten wie Esstische, Wohnzimmertische, Stühle usw.). Sie können Ihre Produktkollektionen auf der „Kollektionen“-Seite Ihres Shopify-Admins erstellen und bearbeiten.

Mit Shopify können Sie außerdem automatisierte Kollektionen erstellen, damit Produkte automatisch einer bestimmten Kollektion hinzugefügt werden, wenn Sie gewisse Bedingungen erfüllen. Eine manuelle Kollektion schließt nur Produkte ein, die Sie ihr persönlich hinzugefügt haben. Sie eignen sich gut für die Vorbereitung von Blitzverkäufen oder besonderen Kollektionen.

Bestandsverfolgung einrichten

Wenn Sie einen Shop auf Shopify eröffnen, schaltet das System die Bestandsverfolgung nicht automatisch ein – dies müssen Sie manuell für jedes Produkt selbst vornehmen. Prüfen Sie die Option „Mengen verfolgen“ in der Bestandssektion eines Artikels, legen Sie die Menge des Artikels fest und speichern Sie. Jetzt verfolgt das System automatisch die Bestandsniveaus des Produkts und aktualisiert sie mit jedem Verkauf. Sie können die Mengen eines Artikels jederzeit manuell anpassen. Außerdem können Sie wählen, ob Sie ein Produkt weiterverkaufen oder seinen Verkauf einstellen möchten, wenn es ausverkauft ist.

Ausverkaufte Produkte verbergen

Wenn ein Produkt ausverkauft ist, können Sie Shopifys automatische Kollektionen verwenden, um diese Produkte vor Ihren Shop-Besuchern zu verbergen. Um dies zu tun, müssen Sie die Bedingungen der Kollektion ändern, damit der Lagerbestand für die Produkte größer ist als 0. Jetzt verbirgt das System die ausverkauften Waren, bis sie wieder aufgefüllt werden. Es ist ebenfalls möglich, hierfür eine separate App für das Bestandsmanagement zu verwenden.

Bestellungen verwalten

Die “Transfer”-Sektion von Shopify Inventory dient der Aufzeichnung und Verfolgung von Bestellungen. Außerdem informiert sie Sie, wann Ihre Kaufaufträge erfüllt wurden. Wenn Sie eine Bestellung an Ihren Lieferanten verschickt und bestätigt haben, können Sie eine Transferaufzeichnung für sie erstellen. Sobald die Waren bei Ihnen eintreffen, können Sie die Bestellung als abgeschlossen markieren oder die Option „Artikel erhalten“ wählen, um eine Teillieferung zu verzeichnen. Nutzen Sie eine App für das Beschaffungsmanagement von einem Drittanbieter, wenn Sie all diese Prozesse automatisieren möchten.

Nutzung von ABC (+XYZ) Analysen

Die ABC-Analyse ist eine Bestandsmanagement-Technik, die auf dem Pareto-Prinzip (der 80/20-Regel) basiert. Laut diesem Prinzip haben 80% Ihres Geschäfts mit nur 20% Ihrer geführten Artikel zu tun. Die Analyse kategorisiert Ihre SKUs in die Gruppen A, B und C, je nach Verbrauchswert – sprich der Priorität für Ihr Unternehmen. So können Sie wichtigere Artikel besser beachten und ihnen mehr Ressourcen zukommen lassen.

Shopify hat ein eigenes Modul zur ABC-Analyse. XYZ-Analysen, eine Erweiterung der ABC-Analyse, kann es jedoch nicht durchführen. Der XYZ-Teil des Prozesses zieht außerdem Verbrauchsfluktuationen der SKUs in Betracht, wodurch Sie genauere und bessere Ergebnisse erhalten.

Sehen Sie sich diesen Kurzleitfaden zur ABC- und XYZ-Analyse an.

Nutzung von anderen Bestandsmanagement-Techniken

Wenngleich Shopify Händlern bereits die grundlegendsten Notwendigkeiten zur Verwaltung Ihres Bestands anbietet, gibt es noch viele weitere Techniken zur Bestandskontrolle, die sich als nützlich erweisen könnten, den Lagerumschlag hoch und die Lagerkosten niedrig zu halten. Sie können die folgenden Techniken manuell anwenden, allerdings sind sie häufig als Funktion in einer Bestandsmanagementsoftware integriert:

Sicherheitsbestand

Der Sicherheitsbestand ist ein Puffer an Produkten oder Materialien, den Unternehmen führen, um Fehlmengen zu verhindern. Wenn Sie einen Sicherheitsbestand Ihrer SKUs haben, können Sie selbst dann Ihr Geschäft weiterführen, wenn in Ihrer Lieferkette Störungen auftreten.

Lesen Sie mehr über den Sicherheitsbestand

Bestellpunkt

Der Bestellpunkt ist das festgelegte Bestandsniveau, bei dem eine Bestellung ausgelöst werden soll, um den Bestand wieder aufzufüllen. Falls beispielsweise 100 Einheiten einer SKU auf Lager sind und der Bestellpunkt bei 20 Einheiten liegt, sollte die Bestellung erfolgen, sobald 80 Einheiten verkauft wurden.

Lesen Sie mehr über den Bestellpunkt

Kitting

Produkt-Kitting bedeutet, Bündel Ihrer Produkte zu erstellen und sie als Sets oder „Kits“ zu verkaufen, oft mit einem kleinen Rabatt. Auf diese Weise können Sie Ihren Bestand vereinfachen und mehr Produkte mit weniger Aufwand bewegen. Wenn Sie zum Beispiel Möbel produzieren, können Sie ein Set aus vier Stühlen und einen Esstisch anbieten, anstatt die Stühle und den Tisch separat zu verkaufen. So sind Käufer eher dazu geneigt, das gesamte Set von Ihnen zu kaufen, und sich nicht eines selbst zusammenzustellen, das dann aus Ihren Stühlen und dem Tisch eines anderen Unternehmens besteht.

Lesen Sie hier mehr über Kitting

Nutzung von Shopify-Apps

Wie Ihnen wahrscheinlich auffallen wird, ist das Bestandsmanagementmodul von Shopify relativ einfach gehalten – und reicht bei Weitem nicht aus, ein wachsendes Unternehmen zu verwalten. Shopify weiß das natürlich, weshalb es Partnerschaften mit hunderten Drittanbietern hat, deren Software-Lösungen auf verschiedene Problemarten spezialisiert sind.

Im Shopify App Store finden Sie Bestandsmanagementlösungen mit nur einer Funktion, wie Apps für Kitting und Bündelung, oder Apps für die Bestellpunktbenachrichtigung. Sie finden jedoch auch Suites für die Verwaltung Ihres gesamten Unternehmens, wie MRP- und ERP-Systeme.

Wenn Sie Ihr Geschäft ernst nehmen, sollten Sie eine Alles-in-Einem-App in Betracht ziehen, die von Vertrieb über Bestand bis hin zu Ihren Finanzen alles verwalten kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie Ihre eigenen Produkte fertigen – in diesem Fall sind die Fähigkeiten zur Produktionsplanung und -Steuerung eines MRP-Systems unerlässlich.

Lesen Sie mehr über Produktionsplanung und Produktionssteuerung

5 nützliche Shopify Bestandsmanagement-Apps

Wenngleich Shopify eine großartige Plattform für den Verkauf Ihrer Produkte ist, bietet es nur wenige der Funktionen an, die anspruchsvollere Händler oder Produzenten eigener Produkte benötigen.

Shopify hat zwar ein systemintegriertes Bestandsmanagementsystem, das jedoch nur funktioniert, wenn Ihr Bestand sehr simpel ist. Bei größeren Unternehmen und Herstellern ist das oft nicht der Fall.

Fertigungsunternehmen brauchen Funktionen wie Stücklistenmanagement, Produktionsplanung und -steuerung, automatische Materialbuchungen, Beschaffungsplanung usw., die ins Bestandsmanagementmodul integriert sind und die Datenverwaltung im gesamten Unternehmen vereinfachen und konsolidieren. Hierfür müssen sie sich jedoch anderweitig umschauen.

Glücklicherweise hat sich Shopify Partnerschaften mit hunderten Drittanbietern gesichert, die Händlern zusätzliche Funktionen anbieten – Shopify-Apps. Dabei handelt es sich um Integrationen zwischen Shopify und anderer Software, durch die Nutzer sowohl die großartige Handelsplattform Shopify und andere Lösungen nutzen können.

MRPeasy

MRPeasy ist ein simples und leistungsstarkes ERP-System für kleine und mittelgroße Fertigungsunternehmen und Händler. Es bietet eine reibungslose Verwaltung von Produktion, Bestand, Kunden, Einkäufen, Finanzen und Personal.

MRPeasy zentralisiert Daten des gesamten Unternehmens und ermöglicht dadurch die Automatisierung vieler Prozesse zur Unternehmenssteuerung, während Verkäufe und Bestand mit Shopfiy- synchronisiert werden. Allein durch Kundenbestellungen ist es somit möglich, automatisch Fertigungstätigkeiten nach Materialverfügbarkeit, Verkäufer-Leadzeiten und verfügbare Produktionskapazität zu planen.

Wenn die Produkte versandbereit sind, wird auch das in Shopify angezeigt. Der Bestand wird synchronisiert und die Produktionskosten und Verkäufe im Buchhaltungsmodul abgebildet.

Das System ermöglicht ebenfalls die Analyse der geschäftlichen Performance, die Erstellung von Material- und Produktkits, die Verwaltung von Barcodes und viele weitere Funktionen des Bestandsmanagements.

MRPeasy ist ab 49$/Monat erhältlich

Tier

Mit Tier können Sie Produktbündel und -Kits mit dynamischen Rabatten erstellen, die das Bestandsmanagement vereinfachen und den durchschnittlichen Bestellwert erhöhen. Es ist komplett anpassbar und sehr leicht zu verwenden. Außerdem ist ein kostenloser Plan erhältlich.

Quick Scan

Quick Scan lässt Sie Barcodes für Ihre Waren erstellen, was Tracking und Aktualisierung Ihres Bestands deutlich vereinfacht. Es funktioniert mit jedem Barcode-Scanner und lässt Sie Bestellungen nur durch Scannen eines Produktbarcodes erstellen.

Quick Scan ist ab 5$/Monat erhältlich

Stocky

Stocky ist Shopifys eigene Erweiterung für das Bestandsmanagement. Die App hilft Ihnen, Bestandsein- und -ausgänge zu verwalten, nicht verfügbaren Bestand zu verbergen, Bestellungen zu verfolgen und effektiver mit Lieferanten und Verkäufern zu kommunizieren.

Außerdem helfen Ihnen seine Analysefunktionen, einen Einblick darüber zu erhalten, welche Artikel nachgefragt sind und welche nicht. So können sie basierend auf Ihren Verkäufen bessere Nachfrageprognosen aufstellen.

Stocky ist kostenlos, aber nur für Shopify POS-Nutzer verfügbar.

QuickBooks Commerce

QuickBooks Commerce ist eine Plattform zur Unternehmenssteuerung, die sich aus einer Buchhaltungssoftware entwickelt hat. Vor kurzem hat QuickBooks TradeGecko erworben, wodurch es Nutzern ab sofort auch möglich ist, Bestands- und Bestellverwaltung zu betreiben. Auch für Hersteller sind einige Funktionen dabei, wie etwa ein Modul zur Stücklistenverwaltung.

Es ist eine gute und leicht zu verwendende Plattform für das Bestandsmanagement, lässt aber leider viele Probleme von Fertigungsunternehmen unbeantwortet.

QuickBooks Commerce ist ab 39$/Monat erhältlich

Fazit

Einen Shopify-Store zu eröffnen ist leicht; Ihren Bestand in ihm zu verwalten kann sich jedoch als schwierige Aufgabe erweisen, wenn Sie ein richtiges Geschäft aufbauen möchten. Obwohl Shopify seine eigenen Lösungen zum Bestandsmanagement anbietet, werden diese schnell ihre Nützlichkeit verlieren, sobald der Bedarf eines Unternehmens nach unterschiedlichen Funktionen wächst.

Glücklicherweise weiß Shopify, dass seine Lösungen die Anforderungen von größeren Stores und Herstellern eigener Produkte nicht erfüllen. Aus diesem Grund hat Shopify Partnerschaften mit vielen Drittanbietern von Softwares.

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