Wie können Sie die Vorlaufzeiten in Ihrer Lieferkette reduzieren?

Die Reduzierung der Vorlaufzeiten ist für Hersteller von entscheidender Bedeutung, insbesondere angesichts steigender Kundenerwartungen und eines harten Wettbewerbs. In diesem Artikel erläutern wir, wie Sie Ihre Vorlaufzeiten durch eine bessere Planung der Lieferkette, eine optimierte Produktion und ein verbessertes Lieferantenmanagement reduzieren können.

Was sind Vorlaufzeiten?

Die Vorlaufzeit ist eine Metrik, die die benötigte Gesamtzeit misst, um einen Prozess abzuschließen. Ein klassisches Beispiel ist die Kundenvorlaufzeit, die die Zeit von der Auftragserteilung durch den Kunden bis zur Lieferung oder Fertigstellung verfolgt.

Ein gutes Vorlaufzeit-Management ist der Schlüssel zur Einhaltung von Fristen, zur Verfolgung der Produktionseffizienz und zur Kundenzufriedenheit. Kürzere Vorlaufzeiten können einem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie Aufträge schneller ausliefern und Fehlmengen vermeiden.

Die verschiedenen Arten von Vorlaufzeiten

Sehen wir uns die drei grundlegenden Arten von Vorlaufzeiten und ihre Auswirkungen auf die Lieferkette an.

Die Materialvorlaufzeit (auch Auftragsvorlaufzeit oder Lieferantenvorlaufzeit) ist die Zeit, die Ihre Lieferanten benötigen, um die für Ihren Produktionsstart benötigten Rohstoffe zu liefern. Wenn zwischen der Aufgabe Ihrer Bestellungen und dem Erhalt der Rohstoffe eine längere Vorlaufzeit liegt, verzögert sich Ihr gesamter Produktionsprozess. Dies verlängert natürlich auch die Vorlaufzeit für Ihre Kunden.

Die Produktionsvorlaufzeit der bezieht sich auf die Zykluszeit, die benötigt wird, um das Produkt herzustellen, sobald Sie die Materialien zur Verfügung haben. Die Uhr beginnt zu laufen, wenn Sie den Fertigungsauftrag erhalten, und stoppt, sobald Ihr fertiges Produkt für die Auftragsabwicklung bereit ist.

Die Kundenvorlaufzeit ist, wie bereits erwähnt, die Gesamtzeit von der Bestellung eines Kunden bis zum Erhalt des fertigen Produkts. Sie umfasst die Material- und Produktionsvorlaufzeiten sowie die zusätzliche Zeit, die für die Produktlieferung benötigt wird. Die Kundenzufriedenheit kann direkt mit Ihrer Kundenvorlaufzeit in Zusammenhang gebracht werden, da sich der rechtzeitige (oder sogar vorzeitige) Erhalt eines Artikels positiv auf Ihren Ruf auswirkt. Zufriedene Kunden hinterlassen eher eine positive Bewertung und werden auch in Zukunft mit Ihnen Geschäfte machen.

Warum sind Vorlaufzeiten wichtig?

Lange Vorlaufzeiten können viele Probleme verursachen und beispielsweise Ihre Lieferkette stören und zufriedene Kunden verärgern. Schauen wir uns genauer an, warum Vorlaufzeiten wichtig sind.

Frustrierte Kunden

Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, erwartet er, dass er die bestellte Ware zum versprochenen Zeitpunkt erhält. Verstreicht dabei zu viel Zeit, kann sich anfängliche Begeisterung in Frustration verwandeln. Wenn der versprochene Liefertermin überschritten wird, suchen Kunden möglicherweise nach anderen Unternehmen, die schneller liefern können. Verzögerungen wirken sich auch negativ auf das Vertrauen der Kunden aus und schaden der Kundenbindung.

Geringere Produktionseffizienz

Längere Vorlaufzeiten können auch den internen Betrieb stören und sich auf Ihre Produktionseffizienz auswirken. Wenn es zu lange dauert, bis Materialien oder Teile eintreffen, kann sich Ihr Produktionsprozess verlangsamen oder sogar zum Stillstand kommen. Dies kann zu Leerlaufzeiten für Mitarbeiter und Geräte führen, was nicht nur Ressourcen verschwendet, sondern auch die Produktionskosten insgesamt erhöht.

Aufgeblähte Lagerbestände

Frustrierte Kunden sind zwar eigentlich schon Grund genug, doch lassen Sie uns auch den zusätzlichen Lagerbestand nicht vergessen, den Sie aufgrund langer Vorlaufzeiten möglicherweise bereithalten. Manchmal sind lange Vorlaufzeiten nicht Ihre Schuld. Es kann sein, dass Ihre Lieferanten langsam sind oder die Bedarfsprognosen unvorhersehbar sind. Viele Unternehmen halten es für einfacher und sicherer, einen zusätzlichen Sicherheitsbestand als Puffer vorrätig zu haben. Dies hat jedoch mehrere Nachteile:

• Sie binden Ihr Geld. Zusätzlicher Lagerbestand bedeutet, dass Sie einen erheblichen Teil Ihres Kapitals in Produkten gebunden haben, die nicht verkauft wurden. Dies verringert Ihren Cashflow.

• Sie benötigen mehr Lagerfläche. Je mehr Lagerbestand Sie halten, desto mehr Lagerfläche brauchen Sie. Dies kann zu höheren Fertigungsgemeinkosten, wie z. B. Miete, Nebenkosten und Versicherungen.

• Sie riskieren, dass Ihre Produkte veralten. Je länger ein Produkt herumliegt, desto größer ist die Gefahr, dass es veraltet und unverkäuflich wird. Am Ende müssen Sie möglicherweise Preisnachlässe gewähren oder das Produkt vollständig abschreiben.

Zusätzlichen Lagerbestand vorrätig zu halten, ist eine kurzfristige Lösung, die zu langfristigen Problemen führen kann. Anstatt sich auf überschüssigen Lagerbestand zu verlassen, sollten Sie eine der folgenden Strategien umsetzen, um Ihr Lieferkettenmanagement zu verbessern.

5 Schritte zur Reduzierung Ihrer Vorlaufzeiten

Wie bereits erwähnt, können lange Vorlaufzeiten zu verärgerten Kunden und unüberschaubaren Lagerbeständen führen. Die gute Nachricht ist, dass Sie Maßnahmen ergreifen können, um Wartezeiten zu verkürzen. So geht’s:

1. Implementieren Sie die Just-in-Time-Strategie

Eine effektive Lagerverwaltung bedeutet, dass gerade genug Bestand vorhanden ist, um Kundenaufträge zu erfüllen. Diese sogenannte Just-in-Time-Lagerverwaltung (JIT) läuft so ab, dass sie weder viel Geld binden noch die Lagerkosten erhöhen.

Damit JIT funktioniert, müssen Sie Beziehungen zu zuverlässigen und vorzugsweise lokalen Lieferanten aufbauen, die Ihre Rohstoffe rechtzeitig liefern können. Idealerweise sollten Sie auch Schritte unternommen haben, ein geeignetes Lagerverwaltungssystem einzurichten. Ihr System sollte die Lagerbestände in Echtzeit verfolgen und bei Bedarf automatische Nachbestellpunkte einbeziehen.

JIT eliminiert nicht den gesamten Sicherheitsbestand. Es hat sich dennoch bewährt, einen kleinen Sicherheitsbestand für wichtige Artikel zu halten, für den Fall, dass es zu unerwarteten Verzögerungen oder Nachfragespitzen kommt. Durch die Einführung von JIT reduzieren Sie jedoch überschüssige Bestände und setzen Kapital frei, das Sie an anderer Stelle in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

2. Bauen Sie engere Beziehungen zu Ihren Lieferanten auf

Wenn Sie die Vorlaufzeiten verkürzen möchten, beginnen Sie mit Ihrem Beschaffungsprozess und Ihren Lieferanten. Der Aufbau enger Lieferantenbeziehungen ist unerlässlich. Konzentrieren Sie sich auf Folgendes:

• Zuverlässigkeit. Wählen Sie Lieferanten, die stets pünktlich liefern. Zuverlässigkeit ist wichtiger als nur der niedrigste Preis.
• Gute Kommunikation. Suchen Sie nach Lieferanten, die gut kommunizieren können. Wenn Ihr Lieferant nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums auf Anrufe oder E-Mails reagiert, kann es zu Verzögerungen kommen, die den gesamten Produktionsprozess stören. Ihre Lieferanten sollten Sie über den Status Ihrer Bestellungen und mögliche Verzögerungen auf dem Laufenden halten.
• Diversifizierung. Sie sollten zwar versuchen, starke Beziehungen zu wichtigen Lieferanten aufzubauen, sich aber nicht nur auf einen einzigen Lieferanten verlassen. Es ist besser, mehrere Anbieter zur Verfügung zu haben, falls auf Seiten Ihres Hauptlieferanten etwas schief geht.

3. Optimieren Sie die Produktionssteuerung

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Produktionszeitpläne richtig zu gestalten. Hier ist ein kurzer Überblick:

• Priorisieren Sie Aufträge. Konzentrieren Sie sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben. Priorisieren Sie Aufträge nach Kundenwichtigkeit, Fristen und/oder Ressourcenverfügbarkeit
• Verwenden Sie intelligente Planungstools. Investieren Sie in Planungssoftware, mit der Sie detaillierte Pläne erstellen und effizient verwalten können. Diese Tools können Faktoren wie Maschinenverfügbarkeit, Personalkapazität, Materialversorgung usw. berücksichtigen.
• Minimieren Sie Ausfallzeiten. Identifizieren und beheben Sie Engpässe in Ihrem Produktionsprozess. Dies kann eine Umstrukturierung Ihres Arbeitsablaufs, eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitsbelastung oder eine Aufrüstung der Ausrüstung erfordern, um alles schneller voranzutreiben.
• Bleiben Sie flexibel. Geräte können ausfallen, Materialknappheit kann zu unerwarteten Verzögerungen führen usw. Deshalb sollten Sie immer ein gewisses Maß an Flexibilität in Ihren Betrieb halten. Vermeiden Sie es, sich an einen starren Zeitplan zu binden, der keine Änderungen zulässt.
• Identifizieren Sie Engpässe. Wenn es in Ihrem Produktionsprozess Engpässe gibt, finden Sie heraus, worin diese bestehen, und beheben Sie sie. Eine Lösung kann in einer Umstrukturierung des Arbeitsablaufs oder einer Aufrüstung der Ausrüstung bestehen. Tun Sie, was nötig ist, um Ihren Prozess zu optimieren.
• Überwachen und optimieren Sie. Behalten Sie Ihren Produktionsplan genau im Auge. Verwenden Sie Echtzeitdaten, um potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie eskalieren. Außerdem sollten Sie sich dazu verpflichten, Ihre Planungspraktiken regelmäßig zu überprüfen und zu verfeinern. Bitten Sie Ihr Team um Feedback und nehmen Sie Anpassungen vor, um die betriebliche Effizienz zu verbessern.

4. Identifizieren und beseitigen Sie Verschwendung

Die Reduzierung von Verschwendung in Ihrem Produktionsprozess kann eine Schlüsselrolle bei der Verkürzung der Vorlaufzeit spielen. Lassen Sie uns besprechen, wie die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung Ihren Produktions- und Lieferprozess beschleunigen können.

• Führen Sie eine Verschwendungsprüfung durch. Beginnen Sie damit, jeden Schritt Ihres Produktionsprozesses zu untersuchen, um Ineffizienzen zu finden. Achten Sie auf häufige Formen von Verschwendung, wie unnötige Wartezeiten, übermäßige Materialbewegungen oder zu hohe Lagerbestände. Die Beseitigung dieser Ineffizienzen trägt dazu bei, Verzögerungen zu reduzieren.
• Verwenden Sie Lean-Tools. Mithilfe von Lean-Manufacturing-Tools wie der Wertstromanalyse (Value Stream Mapping, VSM) können Sie den Produktionsprozess visuell darstellen und Bereiche erkennen, in denen Verschwendung zu Verzögerungen führt. Durch die Identifizierung von Engpässen oder unnötigen Schritten können Sie die Zeit verkürzen, die für den Übergang von einer Phase zur nächsten benötigt wird.
• Setzen Sie sich Ziele. Sobald Sie Bereiche mit Verschwendung identifiziert haben, setzen Sie sich SMART-Ziele (spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert), um diese zu reduzieren. Wenn beispielsweise ein zu hoher Lagerbestand Ihre Abläufe verlangsamt, sollten Sie versuchen, die Lagerbestände über einen festgelegten Zeitraum zu reduzieren. Durch die Festlegung spezifischer, messbarer Ziele können Sie Verschwendung, die zu langen Vorlaufzeiten beiträgt, direkt angehen.
• Standardisieren Sie Prozesse. Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOPs) können die Variabilität beseitigen, die häufig zu Verschwendung führt. Wenn Aufgaben standardisiert und wiederholbar sind, läuft die Produktion bei sich wiederholenden Aufgaben reibungsloser.

5. Verwenden Sie die richtige Software

Das mag hart klingen, aber es ist die Wahrheit: Wenn Sie sich bei der Verwaltung Ihrer Lieferkette auf Tabellenkalkulationen verlassen, verschwenden Sie Zeit und bremsen Ihr Unternehmen aus. Heutzutage verändert künstliche Intelligenz ganze Branchen. Die Verwendung von Excel für komplexe Vorgänge ist also so, als würden Sie versuchen, trotz GPS mit einer alten Papierkarte zu navigieren.

Verlassen Sie sich nicht auf veraltete Methoden und manuelle Dateneingaben, sondern nutzen Sie Software, die Aufgaben automatisieren, Echtzeitdaten bereitstellen und Ihnen auf einen Blick einen Überblick über Ihre Abläufe verschaffen kann. MRPeasy wurde beispielsweise speziell dafür entwickelt, Ihre Effizienz zu steigern und gleichzeitig Ihre Abläufe zu vereinfachen. Es kann die Vorlaufzeit drastisch reduzieren, indem es:

• die Rückverfolgbarkeit der Bestände erhöht. MRPeasy bietet eine Echtzeit-Bestandsverfolgung, mit der Sie jederzeit den genauen Standort und Status von Materialien und Produkten einsehen können. Diese verbesserte Sichtbarkeit verhindert, dass Bestände verlegt oder übersehen werden.
• Vorlaufzeiten von Lieferanten auf der Grundlage realer Daten schätzt. Verfolgen Sie die Leistung von Lieferanten anhand historischer Daten, um die Vorlaufzeiten für eingehende Materialien genau einschätzen zu können. Anstatt sich auf grobe Schätzungen oder Vermutungen zu verlassen, können Sie mit MRPeasy frühere Liefermuster einsehen und die zukünftige Leistung vorhersagen. Das bedeutet weniger Überraschungen und zuverlässigere Produktionspläne.
• Die Produktion im Voraus plant. Mit MRPeasy können Sie die Produktion auf der Grundlage des Pipeline-Bestands planen und steuern. Sie können die Produktion sogar planen, bevor die Materialien auf dem Weg sind, basierend auf den prognostizierten Vorlaufzeiten. Dieser proaktive Ansatz hilft, Leerlaufzeiten in der Produktion zu reduzieren, selbst bei großen Aufträgen.
• Genaue Vorlaufzeiten für Kunden angibt. MRPeasy verwendet Echtzeitdaten, um Sie Ihren Kunden präzise Vorlaufzeitschätzungen geben zu lassen. Durch die Berücksichtigung von Faktoren wie aktuelle Lagerbestände, Vorlaufzeiten der Lieferanten, Produktionskapazität usw. ermöglicht MRPeasy von Anfang an zuverlässigere Liefertermine.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Die Vorlaufzeit misst die Gesamtzeit, die benötigt wird, um einen Prozess von der Auftragserteilung bis zur Lieferung abzuschließen. Sie ist eine entscheidende Kennzahl für die Nachverfolgung der Effizienz und Kundenzufriedenheit.
• In der Fertigung werden viele verschiedene Arten von Vorlaufzeiten verwendet, wie z. B. Materialvorlaufzeit, Produktionsvorlaufzeit und Kundenvorlaufzeit, die sich jeweils auf verschiedene Stufen der Lieferkette auswirken.
• Die Verkürzung der Vorlaufzeit ist entscheidend für die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, die Steigerung der Produktionseffizienz und die Reduzierung des Bedarfs an überschüssigen Lagerbeständen. Kürzere Vorlaufzeiten verschaffen einen Wettbewerbsvorteil.
• Fertigungssoftware kann Prozesse automatisieren, Echtzeitdaten verfolgen und Produktionssteuerungen optimieren und so Unternehmen dabei helfen, Vorlaufzeiten zu verkürzen und die betriebliche Effizienz insgesamt zu verbessern.

Häufig gestellte Fragen

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