Prozesskostenrechnung – Ein Leitfaden für eine bessere Kostenrechnung

Um einen effektiven Preis festzulegen, müssen alle Kosten berücksichtigt werden, die für die Herstellung eines Produkts anfallen. Ist der Preis zu niedrig, deckt der Verkauf die Kosten nicht. Ist er zu hoch, riskiert das Unternehmen, sich aus dem Markt zu preisen. Es gibt zwei Hauptmethoden zur Umsetzung der Kostenrechnung. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Prozesskostenrechnung.

Was ist Prozesskostenrechnung?

Die Prozesskostenrechnung ist eine Methode der Produktionskostenrechnung, die für ähnliche Produkte mit wenigen Variationen verwendet wird. Diese Produkte werden oft in einem kontinuierlichen Produktionsprozess in großen Stückzahlen hergestellt.

Da die Produkte identisch oder nahezu identisch sind, ist es schwierig, die Produktionskosten für einzelne Einheiten direkt zu verfolgen. Beispiele für Produkte und Branchen, in denen die Prozesskostenrechnung zum Einsatz kommt, sind Farben und Lacke, Lebensmittelverarbeitung, Nahrungsergänzungsmittel und Ölraffinerien.

Wann sollte die Prozesskostenrechnung gegenüber der Auftragskalkulation bevorzugt werden?

In der Fertigung bestehen einige Produkte aus unterschiedlichen Komponenten. Andere Produkte werden aus einer Mischung verschiedener Zutaten hergestellt. Diese Unterscheidung bestimmt die verwendete Kalkulationsmethode.

Die Auftragskalkulation erfordert, dass separat identifizierbare Komponenten zusammengesetzt werden. Ein Tisch besteht beispielsweise aus verschiedenen Komponenten (Tischplatte, Beine, Beschläge) und hat klar definierte direkte Arbeitskosten. Daher sieht die Kalkulationsgleichung wie folgt aus:

Stückkosten = Teile + Arbeitskosten + zugeordnete Fertigungsgemeinkosten

Die Prozesskostenrechnung funktioniert anders. Sie suchen nach den durchschnittlichen Kosten pro Einheit oder Charge eines Produkts. In diesem Modell berücksichtigen Sie alle mit der Herstellung des Produkts verbundenen Kosten und dividieren diese durch die Anzahl der produzierten Einheiten oder das Produktionsvolumen. Die vereinfachte Kostenberechnungsformel lautet:

Stückkosten = Gesamtherstellungskosten / Anzahl oder Volumen der produzierten Einheiten

Die Prozesskostenrechnung eignet sich am besten für die Massenfertigung

Anstatt wie bei der Auftragskalkulation die Stückkosten zu verfolgen, werden bei der Prozesskostenrechnung die Kosten über den gesamten Fertigungsprozess gemittelt. Die Kosten können sowohl dem fertigen Produkt als auch dem Bestand an unfertigen Erzeugnissen (WIP) zugeordnet werden. Teilweise fertiggestellte Produkte werden genauso behandelt wie fertige Produkte, indem sie alle als gleichwertige Einheiten behandelt werden und dann die durchschnittlichen Kosten pro Einheit ermittelt werden.

Während der Informationssammlungsphase des Prozesskostenrechnungssystems werden die Kosten nach Abteilung und Fertigungsstufe tabellarisch erfasst. Die Analyse dieser Daten kann tatsächlich zur Prozessverbesserung beitragen, indem sie Bereiche aufzeigt, in denen die Effizienz gesteigert werden kann.

Methoden der Prozesskostenrechnung

Es gibt drei grundlegende Kostenrechnungsmethoden in der Prozesskostenrechnung: gewichteter Durchschnitt, FIFO (First-in, First-out) und die Standardkostenrechnung. Die Standardkostenmethode kann auch in Verbindung mit einer der beiden ersten Methoden verwendet werden. Welche Methode verwendet wird, hängt von mehreren Variablen ab. Im Folgenden finden Sie jedoch einen grundlegenden Arbeitsablauf für die Durchführung des Prozesses.

Wie führt man eine Prozesskostenrechnung durch?

1. Analysieren Sie den Bestand: Sie müssen den Produktfluss für den Abrechnungszeitraum kennen. Dazu gehören der Anfangsbestand an unfertigen Erzeugnissen, die Anzahl der während des Zeitraums begonnenen und fertiggestellten Einheiten sowie die Anzahl der unfertigen Einheiten am Ende des Zeitraums.
2. Berechnen Sie äquivalente Einheiten: Die Kostenberechnungen werden anhand der fertigen Einheiten durchgeführt. Alle unfertigen Lagerbestände müssen in ganze äquivalente Produktionseinheiten umgewandelt werden. Wenn Sie beispielsweise 500 unfertige Einheiten haben, diese aber zu 50 % fertiggestellt sind, verwenden Sie 250 als äquivalente Einheit für die Kostenberechnungen.
3. Addieren Sie die gesamten anwendbaren Kosten: Alle mit der Produktion verbundenen Kosten müssen aggregiert werden. Dazu gehören direkte Materialkosten sowie indirekte Umwandlungskosten. Beispiele für Umwandlungskosten sind direkte Arbeitskosten, Energiekosten und andere notwendige Fertigungsgemeinkosten.
4. Berechnen Sie die Stückkosten: Um die Stückkosten zu ermitteln, dividieren Sie die gesamten Produktionskosten des Abrechnungszeitraums durch die Anzahl der gesamten äquivalenten Einheiten. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die fertigen Einheiten als auch die unfertigen äquivalenten Einheiten.
5. Ordnen Sie die Kosten zu: Schließlich werden die Gesamtkosten anteilig auf die fertigen und äquivalenten Einheiten des unfertigen Produkts verteilt. Nun können die Kosten der verkauften Waren und der Wert des WIP-Bestands berechnet werden.

1. Gewichtete Durchschnittsmethode

Im Kern kombiniert diese Methode den Anfangsbestand an WIP mit den Gesamtproduktionskosten der aktuellen Periode und berechnet dann einen einzigen Wert pro äquivalenter Einheit. Dies umfasst die fertiggestellten und aus der Abteilung oder Produktionslinie übertragenen Einheiten.

Bei der gewichteten Durchschnittsmethode werden diese Durchschnittskosten einheitlich auf alle Einheiten, sowohl fertige als auch unfertige, während des Abrechnungszeitraums angewendet. Alle Einheiten werden so behandelt, als wären sie im gleichen Zeitraum begonnen und fertiggestellt worden.

Dies ist die einfachste Methode, da keine Kosten über verschiedene Zeiträume hinweg verfolgt werden müssen. Sie ist jedoch auch die ungenaueste, da sie unvollständige Produktionseinheiten einbezieht. Bei geringen Kostenschwankungen ist sie jedoch ausreichend.

2. FIFO-Methode (First-In, First-Out)

Diese Methode unterscheidet sich von der gewichteten Durchschnittsmethode dadurch, dass die Anfangsbestandskosten getrennt von den Kosten der aktuellen Periode geführt werden. Sie folgt der Reihenfolge, in der die Einheiten in die Produktion eingehen und den Prozess bis zum Ende der Periode durchlaufen.

Das Hauptmerkmal von FIFO ist, dass die Kosten der Vorperiode auf Einheiten angewendet werden, die zu Beginn der Periode bereits in Bearbeitung waren, während neu begonnene Einheiten mit den Kosten der aktuellen Periode versehen werden. Bei der FIFO-Prozesskostenrechnung werden die Stückkosten separat berechnet für:

• Einheiten, die aus dem Anfangsbestand fertiggestellt wurden
• Einheiten, die während der aktuellen Periode begonnen und fertiggestellt wurden
• Einheiten, die am Ende der Periode noch in Bearbeitung sind

Die FIFO-Prozesskostenrechnung ist zwar komplexer, bietet jedoch detailliertere Informationen und einen klareren chronologischen Überblick über die Kosten. Diese präzisere Buchführung verbessert sowohl die Kostenverfolgung als auch die Leistungsbewertung.

3. Standardkostenrechnung

Bei dieser Methode werden die Kosten durch Mittelung der jedem Prozess oder jeder Produktionsstufe zugewiesenen Kosten auf alle innerhalb eines bestimmten Zeitraums produzierten Einheiten verteilt. Die Standardkostenrechnung stützt sich auf historische Daten, die als Maßstab für die tatsächliche Produktionsleistung dienen.

Die Standardprozesskostenrechnung umfasst drei Hauptkomponenten:

• Direkte Materialkosten, berechnet durch Multiplikation der Standardpreise mit den Standardmengen.
• Direkte Arbeitskosten, ermittelt durch Multiplikation des Standardstundensatzes mit den Standardarbeitsstunden.
• Fertigungsgemeinkosten, basierend auf vorab festgelegten Sätzen für indirekte Kosten wie Stromverbrauch, Grundstücksgebühren und andere Fabrikkosten.

Die Standardkostenmethode eignet sich besonders zur Analyse von Abweichungen zwischen Ist- und Standardkosten. Diese Abweichungen helfen, Ineffizienzen zu identifizieren, Anpassungen an den Produktionsprozessen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die Standards über einen längeren Zeitraum hinweg genau bleiben.

Die Standardkostenrechnung kann auch mit einer der beiden zuvor genannten Prozesskostenrechnungsmethoden (FIFO oder gewichteter Durchschnitt) kombiniert werden, um tiefere Einblicke in das Kostenmanagement und die Preisanpassungen zu erhalten.

Die Bedeutung einer genauen Prozesskostenrechnung für kleine Fertigungsunternehmen

Kleine und mittlere Fertigungsunternehmen sind auf die Prozesskostenrechnung angewiesen, um ihre Produktivität zu steigern und ihre Kosten zu kontrollieren. Ein genaues Kostenrechnungssystem ist für fundierte Budgetentscheidungen unerlässlich. Bei richtiger Umsetzung und sorgfältiger Analyse kann eine ordnungsgemäße Prozesskostenrechnung dazu beitragen:

• Verbesserung der Preisstrategien durch Verständnis der tatsächlichen Produktionskosten.
• Reduzierung von Verschwendung durch Verfolgung der Kosten, was zu einer besseren Ressourcenzuweisung führt.
• Sicherstellung einer genauen Finanzberichterstattung, die die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und Vorschriften gewährleistet.
• Identifizierung von Innovationen in der Verarbeitung, sodass KMUs einen Teil ihres Budgets in die Forschung und Entwicklung neuer Prozesse, Produktverbesserungen und sogar in die Marktexpansion investieren können.

Weitere Vorteile, die in direktem Zusammenhang mit der Marktposition stehen, sind niedrigere Preise, höhere Gewinnmargen und oft eine Kombination aus beidem.

Prozesskostenrechnung in der modernen Fertigung – der Vorteil von Software

Die Verfolgung von Beständen und Rohmaterialien, der Prozesseffizienz und der Produktionskosten war schon immer wichtig für die Fertigung. Da jedoch die meisten KMUs heute auf einem globalen Markt konkurrieren, ist die Überwachung dieser Faktoren, die sich auf das Unternehmensergebnis und die Gewinnmargen auswirken, für den anhaltenden Erfolg von entscheidender Bedeutung. Sowohl Hardware- als auch Softwarelösungen tragen dazu bei, die Prozesskostenrechnung effizienter und genauer zu gestalten, um die tatsächlichen Kosten der Fertigprodukte zu ermitteln.

Hardware-Fortschritte für Datengenauigkeit

Hardwarebasierte technologische Fortschritte erleichtern die Verfolgung der Produktionskosten an kritischen Punkten im Prozess. Beispielsweise werden häufig IoT-fähige Sensoren, Zähler und Messgeräte zur Datenerfassung eingesetzt.

Diese Geräte verfolgen den Verbrauch von Gas, Wasser und Strom. Sensoren können auch die Prozesseffizienz verfolgen und Engpässe in Produktionslinien identifizieren. Mithilfe von IoT-vernetzten Systemen kann der Verbrauch von Ressourcen in Fertigungsprozessen nach Zeit oder Ort getrennt und erfasst werden. Die indirekten Kosten können dem Bereich oder der Abteilung zugeordnet werden, die zur Berechnung der Gesamtgemeinkosten herangezogen werden.

Während die Erfassung und Analyse der unzähligen Datenpunkte in einem Betrieb früher eine mühsame Aufgabe für den Menschen war, unterstützen Prozessüberwachungslösungen den Menschen heute mit einer Geschwindigkeit, Genauigkeit und Analytik, die in der Vergangenheit nicht möglich waren.

Wie Software zur Prozesskostenrechnung beiträgt

Fertigungssoftwarelösungen arbeiten mit ihren menschlichen Kollegen zusammen, um Bestände zu verfolgen, Aufträge zu planen und natürlich auch Prozesskosten zu berechnen. Da diese Programme in Echtzeit arbeiten, tragen ihre Geschwindigkeit und Genauigkeit dazu bei, viele Facetten der Fertigungsindustrie zu verbessern.

MRP-Software (Materials Requirement Planning) umfasst alle Fertigungsressourcen. Dazu gehören die Verfolgung von Anlagen, die direkte Arbeitsleistung und -zuweisung, Gemeinkosten, Finanzbuchhaltung und Komponentenkosten.

Durch die Möglichkeit, Betriebskosten, Arbeitsaufwand und andere Ausgaben im Zusammenhang mit Produktionsprozessen zu überwachen und zu melden, kann eine genaue Analyse der Fertigungskosten für die Prozesskostenrechnung erstellt werden.

MRP-Software eliminiert Spekulationen und das Potenzial für menschliche Fehler. Diese Lösungen sind skalierbar und so konzipiert, dass ihre Leistungsfähigkeit mit dem Wachstum und der Expansion des Herstellers mitwächst. Dies erleichtert es einem Unternehmen, seinen Gewinn zu steigern.

5 wichtige Erkenntnisse zum Verständnis der Prozesskostenrechnung

1. Die Prozesskostenrechnung wurde speziell für die kontinuierliche Prozessfertigung entwickelt, bei der große Mengen identischer oder ähnlicher Produkte hergestellt werden. Nahezu jedes gemischte Produkt, das nicht montiert wird, profitiert von der Prozesskostenrechnung. Beispiele hierfür sind Farben, verarbeitete Lebensmittel, Arzneimittel und petrochemische Produkte.
2. Es gibt drei Methoden für die Prozesskostenrechnung:
   • Die gewichtete Durchschnittsmethode ist ein vereinfachter Ansatz für stabile Kostensituationen. Sie kombiniert den Anfangsbestand mit dem Bestand der aktuellen Periode, um die Stückkosten zu ermitteln.
   • Die FIFO-Methode (First-in, First-out) verfolgt den Anfangsbestand und die Kosten der aktuellen Periode separat und liefert so eine chronologisch genaue Analyse.
   • Die Standardkostenmethode verwendet historische Daten als Benchmarks für die Leistungsbewertung. Sie kann mit beiden vorherigen Methoden kombiniert werden.
3. Technologische Fortschritte bei Hardware (IoT-fähige Geräte) und Software (MRP-Systeme) ermöglichen es Unternehmen, ihre Prozesskosten genauer und präziser als bisher zu verfolgen.
4. Die geschäftlichen Auswirkungen eines effektiven Prozesskostenrechnungsprogramms sind messbar:
   • Es ermöglicht eine genauere Preisstrategie.
   • Es unterstützt die Reduzierung von Verschwendung und eine bessere Ressourcenzuweisung.
   • Die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und Vorschriften wird verbessert.
   • Es fördert Innovationen, indem es Bereiche für Prozessverbesserungen aufzeigt.
5. Eine genaue Prozesskostenrechnung ist der Schlüssel zum Erfolg für kleine und mittlere Prozessfertiger, die auf dem globalen Markt bestehen wollen. Sie hilft ihnen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, indem sie fundierte Entscheidungen über ihre Prozesskosten treffen können, anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen.

Häufig gestellte Fragen

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