Produktionsplanung mit Excel – Möglichkeiten und Einschränkungen

Excel und andere Tabellenanwendungen werden seit Jahrzehnten für die Produktionsplanung verwendet. Sie eignen sich zwar als praktikable erste Lösung für Kleinstunternehmen, doch wachsende Geschäfte sollten frühzeitig nach etwas Skalierbarerem Ausschau halten.

Produktionsplanung mit Excel – Früher und heute

Excel und andere Tabellenanwendungen sind seit Verbreitung der Computertechnologie die erste Wahl für kleine und mittelgroße Unternehmen als Geschäftsmanagement-Tools. Diese Software-Lösungen waren ein bahnbrechender Schritt von Stift-und-Papier-Methoden der Produktionsplanung und Buchhaltung dank ihrer Möglichkeit, Kalkulationen zu automatisieren und visuelle Abbildungen von Daten zu erstellen.

Ab 1979, nach der Einführung der ersten Tabellenanwendung, entwickelten sie sich schnell zu einer wichtigen Säule im Geschäftsmanagement, größtenteils auch weil sie weitaus preiswerter waren als die unverhältnismäßig teuren MRP-Systeme jener Zeit. Jahr für Jahr wurden die Tabellen komplexer und detaillierter und es schien, als wären sie eine absolut praktikable Option für die Verwaltung eines Kleinunternehmens.

Und das waren sie auch.

Heute gibt es allerdings ein „Aber“.

Da MRP-Systeme inzwischen größtenteils Cloud-basiert, nutzerfreundlicher und erschwinglicher geworden sind, wenden sich mehr und mehr kleine Unternehmen von Tabellen ab und entscheiden sich für diese Software. Den Grad an Integration und Effizienz zu erreichen, wie wir ihn in ERP/MRP-Systemen sehen können, ist mit Tabellen unmöglich zu erreichen. Außerdem ist die Verwaltung von unglaublichen Datenmengen in Excel extrem anfällig für menschliche Fehler, die sich mit der Zeit ansammeln und zu echten Kopfschmerzen entwickeln können.

Da auch kleinere Unternehmen vermehrt auf ERP-Systeme wechseln, sehen sich ihre Konkurrenten außerdem auch zu diesem Wechsel gezwungen, um mit ihnen auf derselben Stufe zu bleiben.

Das heißt nicht, dass Excel für die Verwaltung eines Unternehmens ungeeignet ist – tatsächlich kann ein Unternehmen in den Startlöchern mit Tabellen gut zurechtkommen. Je größer das Unternehmen jedoch wird, desto offensichtlicher wird es, dass es seine Aufgaben deutlich effizienter und einfacher handhaben könnte.

Produktionsplanung mit Excel – Vor- und Nachteile

Excel und andere Tabellen-Software wird seit über 40 Jahren in der Produktionsplanung verwendet, was bedeutet, dass es absolut möglich ist, Ihre Unternehmensressourcen mit ihnen zu verwalten. Die wenigen Vorteile, die Ihnen Tabellen bieten, müssen jedoch mit den Nachteilen abgewogen werden, die mit der Verwendung einer simplistischen Lösung für das Unternehmensmanagement einhergehen.

Vorteile

1. Erschwinglichkeit

Der Hauptgrund, warum Unternehmen auch heute noch Tabellenanwendungen nutzen, ist ihre Erschwinglichkeit. Microsoft Excel ist kostenlos beim Kauf eines PCs enthalten und Google Sheets ist sogar komplett ohne Kosten erhältlich. Es gibt außerdem Freeware-Anwendungen wie OpenOffice und LibreOffice, die kostenlose Tabellenanwendungen bereitstellen.

2. Wenig Ausbildung nötig

Die meisten Menschen haben heutzutage bereits etwas Erfahrung mit Excel oder anderen digitalen Tabellen. Das heißt, Sie können Zeit und Geld für Ausbildungsmaßnahmen für sich selbst und Ihre Mitarbeiter sparen, bis sie das System grundlegend beherrschen. Um ein Experte zu werden, ist es jedoch trotzdem nötig, das System umfassend zu studieren.

3. Breitflächig verfügbare Support-Materialien

Da Tabellen eine der am häufigsten verwendeten Softwares der Welt sind, gibt es eine gewaltige Menge an Support-Materialien für sie im Internet. Von Gebrauchsanleitungen von Microsoft bis hin zu ganzen Foren über Excel ist die Problembehandlung relativ einfach, wenn Sie Tabellen verwenden.

4. Kostenlose Vorlagen

Neben einer Litanei an breitflächig verfügbaren Support-Materialien können Tabellen-Anwender auch viele verschiedene Templates im Internet finden. Einige der komplexeren kosten Geld, allerdings werden Sie mit Sicherheit auch viele nützliche kostenlose Vorlagen finden können.

5. Funktioniert mit anderen Systemen

Die Daten von Excel und Google Sheets integrieren sich gut mit anderen Systemen, beispielsweise mit Buchhaltungs-Software oder E-Commerce-Plattformen, was den Datenimport von einem System ins andere erleichtert. Dadurch können Nutzer Daten aus der Tabelle entweder migrieren (normalerweise durch Erstellung einer CSV-Datei und deren Upload in eine andere Software) oder Daten von der anderen Software abrufen und sie in der Tabelle hochladen, um individuelle Berichte oder Graphen zu erstellen, die in der anderen Software nicht verfügbar sind.

6. Cloud-basierte Optionen erhältlich

Eine der Schwächen von Tabellen war früher, dass sie die Zusammenarbeit erschwerten, weil Änderungen an Tabellen nicht automatisch mit allen Nutzer geteilt wurden. Sobald jemand eine Änderung vornahm, musste die Tabelle per E-Mail an den nächsten Nutzer geschickt werden, der dann wiederum seine eigenen Änderungen durchführte. Heute bieten Lösungen wie Google Sheets und Microsoft 365 Cloud-basierten Zugriff auf Tabellen, wodurch sie für viele Nutzer gleichzeitig verfügbar sind.

7. Funkioniert gut für Kleinstunternehmen

Selbst wenn Tabellen heute nicht mehr die beste Option für die Unternehmensverwaltung sind, erfüllen sie ihren Zweck immer noch gut in Kleinstunternehmen mit 1-10 Mitarbeitern, in denen der Workflow weniger intensiv und kompliziert ist.

Nachteile

1. Menschlicher Irrtum

Manuelle Dateneintragungen, die bei der Verwendung von Tabellen erforderlich sind, sind anfällig für menschliche Fehler. Ein Bericht der University of Hawaii zeigt, dass 88% aller Tabellen Fehler enthalten; ein weiterer Bericht von Coopers und Lybrand, dass 90% aller Tabellen mit mehr als 150 Zeilen fehlerhaft sind. Bei gewaltigen Datenmengen, die ins System eingetragen werden, wie es bei der Produktionsplanung der Fall ist, können sich scheinbar winzige Fehler schnell aufschichten und zu einem Datenalbtraum entwickeln.

2. Dateneinträge brauchen Zeit

Wenn große Datenmengen fortlaufend ins System eingetragen werden müssen, vergeuden Sie eine Menge Zeit und Aufwand dafür – und falls Sie extra einen Mitarbeiter dafür einstellen, verschwenden Sie eine Menge Geld. Das würde jedoch einen der wichtigsten Vorteile der Produktionsplanung mit Excel anstatt einem MRP-System zunichtemachen – den niedrigen Preis.

3. Nicht intuitiv und umständlich

Tabellen sind berüchtigt dafür, schwerfällig zu sein. Und je komplexer sie werden, desto schwerfälliger werden sie. Excel bietet außerdem nur wenig Freiheit für dynamische Produktionsplanung und Prozessautomatisierung, was Produktionspläne zu statischen Monolithen macht, die manuell aktualisiert werden müssen, sollten sich Produktionskapazität, Ressourcenverfügbarkeit oder Auftragsprioritäten ändern.

4. Expertenanwendung erfordert umfassende Ausbildungsmaßnahmen

Die Grundlagen von Excel lassen sich in ein paar wenigen Tagen lernen. Um zu einem Experten in Excel zu werden, schätzt Microsoft jedoch, dass Sie das System circa 150 Stunden lang lernen und üben müssen.

5. Offline-Version erschwert die Zusammenarbeit

Wenn Sie Tabellen immer noch auf die traditionelle Art nutzen, also durch Speichern auf Ihrem PC und Teilen per E-Mail, ist es schwer, einen kollaborativen Workflow zu schaffen, in dem Daten sofort mit allen Teilnehmern geteilt werden. Da die Produktionsplanung jedoch ein auf Zusammenarbeit basierender Prozess ist, könnte sich das zu einer großen Einschränkung entwickeln.

6. Unflexibilität

Wenn ein Unternehmen Excel nutzt, gibt es normalerweise eine Person, die für die Erstellung und Pflege der Tabelle zuständig ist. Oft hat diese Person ihre eigene besondere Art, ihre Arbeit zu erledigen, was zu Problemen führen kann, wenn sie das Unternehmen verlassen sollte. Diese „besondere Art“ könnte manchmal im Konflikt dazu stehen, was in Support-Materialien im Internet als beste Verfahren gelten, und demnach langfristig nicht tragbar sein.

7. Skaliert nicht gut

Tabellen skalieren einfach nicht gut. Je größer das Unternehmen wird, desto unpraktischer und schwerfälliger werden die Dokumente. Die Dateneintragung wird schließlich zu einem Fulltime-Job und das Risiko für Datenfehler steigt Stück für Stück an. Auf der anderen Seite flacht ein MRP-System die Komplexitätskurve ab und macht die Skalierung des Systems mühelos.

MRP-Systeme – die bessere Alternative

Tabellen mögen eine simple und preiswerte Lösung für Kleinstunternehmen sein, um ihre Produktionsplanung und ihr Unternehmensmanagement zu beginnen, allerdings überwiegen letzten Endes dennoch die Nachteile.

Das gilt insbesondere für heute, wo der Markt mit verschiedenen MRP- und ERP-Systemen gesättigt ist, die preiswerte Cloud-basierte Software bieten, welche genau an kleine und mittelgroße Unternehmen angepasst ist. Diese modernen Systeme liefern KMUs in Echtzeit sofort zugriffsbereite Daten über Produktionspläne, verfügbare Kapazitäten, Bestandsniveaus, Verkäufe, Einkäufe, Finanzen usw.

Im Gegensatz zu Tabellen sind gut konstruierte MRP-Systeme auch dynamisch, intuitiv und leicht zu navigieren. Sie automatisieren einen gewaltigen Teil der Dateneintragungsaufgaben, die mit Excel extrem viel Zeit kosten würden. Dank des hohen Automatisierungsgrads werden außerdem menschliche Fehler minimiert, wodurch Ihre Daten präziser und verlässlicher sind.

Da ERP/MRP-Systeme Unternehmen dazu bringen, ihre Prozesse zu standardisieren, können sie das Unternehmen in eine gut geölte Maschine umwandeln, die sich viel schneller skalieren lässt als das mit der Verwendung von Tabellen möglich wäre. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Wahl einer Produktionsplanungssoftware eine Aufgabe ist, die Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten. Während die richtige Wahl Ihr Unternehmen auf den Pfad des Erfolgs bringen kann, könnte Sie die falsche Wahl viel Zeit und Geld kosten.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Excel und andere Tabellenanwendungen waren seit der Verbreitung von Computertechnologie die erste Wahl als Unternehmensmanagement-Tool für kleine und mittelgroße Unternehmen.
• Da ERP/MRP-Systeme jedoch immer preiswerter und anwenderfreundlicher werden, verlieren Tabellen immer mehr an Boden.
• Excel und andere Tabellen mögen zwar preiswert und zugänglich sein und eine Menge Support-Materialien und Integrationsmöglichkeiten haben, sind allerdings auch fehleranfällig, zeitaufwändig, unpraktisch, unflexibel und notorisch schwer zu skalieren.
• Wenngleich Excel in Kleinstunternehmen mit 1-10 Mitarbeitern immer noch effektiv für die Produktionsplanung eingesetzt werden kann, sind spezialisierte Software-Lösungen, die mehr Effizienz und Genauigkeit bieten, die bessere Wahl für größere Unternehmen.
• ERP/MRP-Systeme bringen Unternehmen dazu, ihre Prozesse zu standardisieren, was das Geschäft in eine gut geölte Maschine umwandelt, die viel schneller skalieren kann als das mit Tabellen möglich wäre.

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