Papierlose Produktion – Wie schaffen Sie eine papierlose Fertigungsstätte?

Papierlose Produktion bedeutet, Produktionsaktivitäten rein mit digitalen Lösungen zu verwalten, zu koordinieren und zu melden. Eine papierlose Fabrik verzeichnet normalerweise Vorteile wie die Ausmerzung von nicht-mehrwertschöpfenden Aufgaben, bessere Traceability, optimierte Produktionsplanung, kürzere Leadzeiten und mehr.

Was ist papierlose Produktion?

Papierlose Produktion ist die Verwaltung, Koordination und Reporting von Produktionsaktivitäten ohne Dokumente in Papierform als Kommunikationsmedium. In der papierlosen Produktion wird Papier durch eine  Cloud-basiere Fertigungssoftware ersetzt, die als zentraler Datenknotenpunkt fungiert und Managern wie Bandarbeitern Echtzeitdaten liefert. Arbeitsreihenfolgen, Kundenaufträge und Beschaffungsaufträge werden allesamt digital erstellt, empfangen und verwaltet, während jede mit dem Produktionsprozess verbundene Tätigkeit in der Software aufgezeichnet wird. Die Papierspur, die in manchen Branchen noch erforderlich ist, wird demnach durch eine größtenteils automatisierte digitale Spur ersetzt.

Warum eine papierlose Produktion schaffen?

Es gibt viele Vorteile für die papierlose Fertigung. Von Abfallverringerungen bis Zeitersparnissen kann Ihnen die digitale Produktion eine große Hilfe sein, wenn Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten möchten.

1. Ausmerzung von nicht-mehrwertschöpfenden Aufgaben

Die Tage sind gezählt, an denen Manager täglich Dutzende Papierstapel durchgehen mussten, um sich einen Überblick über die Geschehnisse in Ihrem Unternehmen zu verschaffen. Ein ERP-System für die Fertigung gibt Ihnen die Möglichkeit, genau zu sehen, was Ihre aktuellen Anforderungen sind, welche Waren auf Lager vorliegen und welche wann eintreffen sollen. Durch Eintrag eines Kundenauftrags ins System können Manager automatisch die benötigten Güter buchen oder fehlende Materialien bestellen und die Produktionsaktivitäten entsprechend der Ressourcen- und Arbeitsverfügbarkeit planen. Die Verwendung eines in vielen ERP-Systemen verfügbaren Barcode-Systems lässt Arbeiter schnell Artikel einscannen, anstatt ihre Daten manuell eintragen zu müssen. Dadurch werden Empfang, Picking und Versand von Gütern beschleunigt. Da außerdem jede Abteilung Zugriff auf für sie relevante Echtzeit-Daten hat, müssen keine Papierberge mehr gesammelt oder manuelle Berichte ausgearbeitet werden.

2. Bessere Traceability

Die Verfolgung von Lagerlosen und Seriennummern und die Aufzeichnung aller Bestandsbewegungen geben Ihnen die Möglichkeit, genau zu wissen und zu belegen, welches Los in welchem Produkt verwendet wurde, von welchem Lieferanten es kam, wer mit ihm Kontakt hatte und welche Kunden Artikel mit ihm erhalten haben. So können Sie selbst in den strengsten Branchen behördliche Vorschriften erfüllen, Ungereimtheiten auf ihre Grundursachen rückverfolgen und leicht Produktrückrufe organisieren, sollte eine Charge fehlerhafter Güter an den Kunden geschickt worden sein.

3. Optimierte Produktionssteuerung

In einem ERP/MRP-System lässt sich die Produktionssteuerung automatisch entsprechend der Ressourcenverfügbarkeit vornehmen. Einige Softwares ermöglichen sogar vorwärts oder rückwärts gerichtete Planung, wobei letztere für die Just-in-Time-Fertigung angewendet wird. Kundenaufträge können mit nur einem Klick in Fertigungsaufträge umgewandelt werden, genauso wie Materialien in gebuchten Bestand, während das System die optimalen Zeiten für die Produktion eigenständig findet.

4. Besseres Reporting und KPI-Tracking

Neben der Verfolgung von Bestandsbewegungen ermöglichen die besten ERP/MRP-Systeme auch Reporting auf Fabrikebene, wodurch Unternehmen die mit Produktionsaktivitäten verbrachte Zeit verfolgen und so präzise Zykluszeiten erhalten können. Mit einer Prüfungsfunktion können Produzenten weiterhin Qualitätskontrollen bei eingehenden und produzierten Gütern vornehmen. Verschiedene Kennzahlen zu Lieferantenperformance und Verkäufen lassen sich ebenfalls verfolgen. All das kann in nützliche Statistiken umgewandelt werden, die den Entscheidungsprozess unterstützen können. Ein Buchhaltungsmodul kann schließlich eingesetzt werden, um die Selbstkosten, Gewinn und Verlust und andere Finanzkennzahlen automatisch zu berechnen.

5. Kürzere Leadzeiten

Ein integriertes CRM-System lässt die Nutzer eines ERP-Systems für die Fertigung schnell auf Kundenanfragen reagieren. Die stets verfügbaren Daten hinsichtlich der auf Lager befindlichen Materialien und der Produktionskapazität helfen der Software, präzise Leadzeitschätzungen abzugeben, während sie gleichzeitig in Sekunden die Produktionskosten kalkulieren kann. Zusammen mit der Fähigkeit von ERP/MRP-Softwares, Planung, Beschaffung und andere Verwaltungsphasen der Produktion zu beschleunigen, können Leadzeiten dramatisch verkürzt werden. Demnach haben Unternehmen mit papierloser Produktion in stark umkämpften Umgebungen, in denen hohe Agilität zählt, einen großen Vorteil gegenüber jenen, die noch auf papierbasierte Methoden zurückgreifen.

6. Weniger Abfall und Ausschuss

Wenn Sie stets aktuelle Echtzeit-Daten über Ihre Bestandsniveaus haben, können Sie Ihren Bestand optimieren, sodass kein Überschuss auftritt, der möglicherweise nicht verwendet wird. Wenn Sie die Bestandsoptimierungssoftware Ihres ERP/MRP-Systems nutzen, können Sie Ihren Bestand besser organisieren und es vermeiden, dass Bestand verlegt wird und schließlich veraltet oder verdirbt. Die Qualitätssicherungsfunktionen, einschließlich Prüfungen und die Rückverfolgung auf Grundursachen von Fehlern, können Ihnen helfen sicherzustellen, dass sowohl Ihre eingehenden Materialien von Lieferanten als auch Ihre ausgehenden Produkte von hoher Qualität sind.

7. Weniger menschlicher Irrtum

Aufgrund ihrer manuellen Natur lösen papierbasierte Systeme oft Fehler aus. Ein paar kleine Fehler hören sich möglicherweise nicht gleich nach einer Katastrophe an, doch selbst die kleinsten Ungereimtheiten können leicht eine Kaskade auslösen, die Ihr Unternehmen möglicherweise lähmen kann. Papierlose Produktionssysteme, die von gut entwickelten ERP/MRP-Systemen gestützt werden, können diese Fehler in jedem Bereich vermeiden, in dem Sie zum Einsatz kommen.

Wie können Sie papierlose Produktion einführen?

Früher war die Einführung papierloser Systeme schwierig und viele Versuche scheiterten wegen der Unannehmlichkeit und den Kosten alter Produktionssoftwares. Einige der modernen Cloud-basierten ERP/MRP-Systeme wurden jedoch speziell an die Bedürfnisse von kleinen Produzenten mit geringeren Budgets und weniger IT-Wissen angepasst. So führen die meisten MRPeasy-Nutzer die Software beispielsweise selbst ein, ganz ohne Hilfe von externen Beratern und Einführungspartnern. Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um in Ihrer Einrichtung eine papierlose Produktion zu erreichen.

1. Wählen Sie eine Software, die zu Ihrem Unternehmen passt

Die Software, die Ihr papierloses Produktionsunternehmen unterstützen soll, muss Ihre Unternehmensanforderungen erfüllen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Probleme und Prioritäten genau ausarbeiten, Produkte finden, die Ihre Probleme lösen und die meisten Punkte abhaken, und rigoros kostenlose Testphasen nutzen, die bei vielen Anbietern verfügbar sind. Führen Sie niemals ein System ein, ohne sich absolut sicher zu sein, dass es die richtige Lösung für Sie ist.

2. Holen Sie alle mit an Bord

Anschließend ist es nötig, die Änderungen mit allen involvierten Personen zu kommunizieren. Zunächst sollten Manager und Führungskräfte über die Gründe für die Umgestaltung und die für sie erforderlichen Schritte informiert werden. Dann sollten die Änderungen allen Mitarbeitern erklärt werden, von Qualitätsprüfern bis Bandarbeitern – jedem, der in irgendeiner Weise von der Änderung betroffen ist. Nur wenn alle mit an Bord sind, können Sie damit anfangen, eine papierlose Produktion zu schaffen.

3. Modifizieren Sie Ihre Prozesse, um sie an die Software anzupassen

Es ist bei jedem papierlosen Fertigungssystem einfacher, Ihre Prozesse an die Software anzupassen als die Software an Ihre Prozesse. Ansonsten könnten Sie sich mit ständigen kostspieligen Software-Anpassungen konfrontiert sehen und schaffen unnötige Komplexität, die das Supportteam Ihres Softwareanbieters möglicherweise nicht lösen kann. Produktionssoftware wurde speziell auf maximale Effizienz ausgelegt und wenn Sie diese erreichen möchten, sollten Sie die Anwendungsleitlinien der Software befolgen.

4. Tragen Sie genaue Daten ein

Das Konzept „Müll rein, Müll raus“ besagt, dass ein System nur so gut ist wie die Daten, mit denen es gespeist wird. Das bedeutet, Sie müssen extrem gewissenhaft mit den Daten sein, die Sie in die Software eintragen, sowohl während der Einführung des Systems als auch während seiner Verwendung. Software ist keine Zauberlösung, die Fehler korrigieren kann, sondern vielmehr ein Werkzeug, mit dem Sie Fehler vermeiden können. Wenn Sie das System mit genauen Daten speisen, nutzt es diese Daten, um mehr genaue Daten zu erstellen, die die Effizienz und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens drastisch verbessern können.

5. Stellen Sie sicher, dass jeder die Software verwendet

Wenn eine Software eingeführt wird, aber einige Arbeiter sich entschließen, sie nicht zu verwenden, können Sie niemals ihr volles Potenzial ausschöpfen. Um die Vorteile der papierlosen Produktion zu nutzen, stellen Sie sicher, dass jeder – von Managern bis zu Bandarbeitern – sich an die neuen Prozesse hält. Das bedeutet, jede Tätigkeit und jede Bestandsbewegung in der Software aufzuzeichnen, mit der MRP-Funktion Anforderungen zu prognostizieren und zu berechnen, Produktionsaktivitäten zu planen usw. Natürlich sollten nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf die gesamte Software haben, weshalb viele Anbieter mit bestimmten Berechtigungen arbeiten. Bandarbeiter sollten beispielsweise nur Zugriff auf ihren persönlichen Produktionsplan haben und auf das Produktionsberichtmodul.

6. Prüfen Sie regelmäßig

Wie bei allen Mitarbeitern oder Maschinen auch, sollten Sie die Leistung Ihres papierlosen Produktionssystems regelmäßig überprüfen. Um das zu tun, sollten Sie einige Kennzahlen festlegen, die direkt von der Software beeinflusst werden. Diese könnten den Lagerumschlag, Angebotsgenauigkeit, Prognosegenauigkeit, Planungsgenauigkeit oder einfach die Mitarbeiterzufriedenheit umfassen.

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Die papierlose Produktion ist das Management und die Koordination von Produktionsaktivitäten, ohne Dokumente in Papierform als Kommunikationsmedium.
• In der papierlosen Produktion wird Papier durch eine Cloud-basierte Produktionssoftware ersetzt, die als zentraler Datenknotenpunkt fungiert und Manger wie Bandarbeiter mit Echtzeit-Daten versorgt.
• Die Vorteile der papierlosen Produktion sind die Ausmerzung von nicht-mehrwertschöpfenden Aufgaben, bessere Traceability, optimierte Produktionsplanung, besseres Reporting und Kennzahlenverfolgung, kürzere Leadzeiten, weniger Abfall und Ausschuss und die Verringerung von menschlichem Irrtum.
• Damit die papierlose Produktion funktionieren kann, ist es entscheidend, das richtige ERP/MRP-System zu wählen, es richtig einzuführen, und sicherzustellen, dass jede involvierte Partei es benutzt.

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