Wie können Sie effektiv Kommunikation in einem Produktionsunternehmen betreiben?

Da für die Auslösung jeglicher Tätigkeiten der Austausch von Informationen notwendig ist, stellt die Kommunikation einen entscheidenden Bestandteil eines jeden Produktionsunternehmens dar. Ihre Kommunikationsprozesse und -praktiken zu verbessern, kann sich demnach erheblich auf die Effizienz Ihres Unternehmens auswirken.

Was ist Kommunikation in der Produktion?

Die Kommunikation in der Produktion ist der Austausch von Informationen, die mit dem Herstellungsprozess zusammenhängen, zwischen zwei beliebigen Parteien aus der Lieferkette des produzierten Produkts. Das schließt Kontakte mit Lieferanten und Kunden ein sowie Interkationen zwischen Abteilungen und Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens.

Kommunikation ist unvermeidlich. In jedem Unternehmen müssen sich Personen untereinander austauschen, um Dinge in Bewegung zu bringen und fertigzustellen, z.B. indem eine Bestellung aufgegeben oder ein Produktionsplan versendet wird. Doch obwohl die Kommunikation die Grundlage und das Herzblut eines jeden Betriebs ist, könnte es vor allem vielen Produktionsunternehmen guttun, ihre Kommunikation zu verbessern.

Ein effektiverer Informationsaustausch könnte zu sehr realen Vorteilen führen, wie weniger Unfällen am Arbeitsplatz, besserer Produktionseffizienz, höherer Produktqualität und gesteigerter Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Andererseits könnten suboptimale Kommunikationspraktiken, insbesondere jene, die sich auf Stift-und-Papier-Methoden verlassen, zu schlechten Arbeitsbedingungen, unnötiger Verschwendung, geringer Produktqualität, verspäteten Lieferungen und unzufriedenen Kunden und Mitarbeitern führen.

Wie können Sie die Kommunikation in der Produktion verbessern?

Es gibt mehrere direkte und indirekte Möglichkeiten, die Kommunikation in einem Produktionsunternehmen zu verbessern. Von der Ermutigung zu sozialen Interaktionen bis hin zum Angebot einer Infrastruktur für den Informationsaustausch haben wir hier einige Ansätze für Sie, mit denen Sie einen enger verbundenen Betrieb schaffen können.

Bieten Sie Schulungen an

Schulungen über Sicherheit, neue Technologien und in der Einrichtung eingesetzte Maschinen sind ein Muss für alle beteiligten Parteien. Mehr Schulungen sind jedoch nicht unbedingt gleichbedeutend mit besserer Ausbildung. Schulungsmaßnahmen müssen klar, fokussiert und präzise sein und die gelernten Lektionen später mithilfe von ergänzenden Materialien gefestigt werden, die an Ihre Mitarbeiter ausgehändigt, an Wänden in der Nähe der Maschinen aufgehängt oder Anweisungsordnern beigefügt werden. Eine effiziente Methode, das Onboarding neuer Mitarbeiter zu verbessern, lautet, ihnen einen erfahrenen Partner zuzuteilen, der sie einerseits anlernt und ihnen andererseits auch die Unternehmenswerte näherbringt.

Schaffen Sie Gemeinschaftsbereiche

Gemeinschaftsbereiche in der Einrichtung, wie ein Speisesaal oder eine Küche, erfüllen neben ihrem offensichtlichen Zweck noch einen zweiten. Schließlich sind sie die Orte, an denen sich Leute treffen und austauschen, deren Arbeit nicht direkt miteinander zusammenhängt. Verschiedene Abteilungen kommen in diesen Räumen zusammen, um zu interagieren und durch Unterhaltungen neue Perspektiven zu gewinnen. Diese Gemeinschaftsbereiche fördern dadurch nicht nur den Teamgeist, sondern fungieren auch als Brutkästen für frische Ideen, die zu Verbesserungen führen könnten.

Organisieren Sie Veranstaltungen

Teambuilding-Veranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit, Beziehungen am Arbeitsplatz zu verbessern und zu kräftigen. Mitarbeitern eine Chance zu geben, außerhalb ihrer Arbeitsroutine miteinander zu interagieren, lässt sie eine tiefere Verbindung zueinander schaffen, die wiederum den Teamgeist, die Kommunikation am Arbeitsplatz und schlussendlich auch ihre Arbeitseffizienz steigern könnte. Solche Veranstaltungen lassen sich allerdings auch mit Lieferanten und Kunden aus genau denselben Gründen abhalten. Zwanglosere Interaktionen mit Ihren Lieferanten und Kunden können wichtige Beziehungen stärken und helfen Ihnen oft, zu verbessernde Bereiche aufzudecken und möglicherweise einzuführende neue Ideen zu finden.

Treffen Sie sich regelmäßig

Regelmäßige Meetings bedeuten nicht, wann immer möglich ein Meeting zu vereinbaren. Es finden so viele unnötige Meetings statt, die besser eine E-Mail oder Textnachricht hätten sein sollen. Sie sollten dennoch nicht vor regelmäßigen Meetings zurückscheuen. Ein wöchentliches Team-Meeting ist tatsächlich eine großartige Methode, Updates zu geben und Aktivitäten zu koordinieren.

Nutzen Sie Fertigungsberichte

Die wichtigsten produktionsbezogenen Einblicke kommen aus der Fertigung und es ist eine Todsünde der Produktion, diese Daten nicht zu sammeln. Zu den grundlegenden Dingen, die Mitarbeiter melden sollten, zählen Arbeits- und Maschinenzeiten (sprich die Zeit, die mit der Arbeit an einem Produkt verbracht wurde), verbrauchte Materialien und fertige Produkte. Diese drei Berichtsarten lassen Sie Feedback an Fertigungsmanager und -mitarbeiter geben sowie die Fertigungskosten, die Gesamtanlageneffektivität, die Mitarbeiterproduktivität und viele weitere wichtige Kennzahlen kalkulieren, mit denen Sie die Effizienz Ihres Betriebs steigern können.

Schaffen Sie eine Kommunikationsinfrastruktur

Das Beste, das Sie für maximale Kommunikationseffizienz unternehmen können, ist jedoch, eine logische und effektive Kommunikationsinfrastruktur zu errichten, die Ihr gesamtes Unternehmen integriert und den Kommunikationsprozess standardisiert.

• Arbeiten Sie Standardverfahren für die Kommunikation aus. Definieren Sie eine Entscheidungskette, die für bestimmte Themen verantwortlichen Personen, welche Kommunikationskanäle mit welchen Dringlichkeitsstufen verwendet werden usw.
• Nutzen Sie visuelle Hinweise und Ausdrucke mit Anweisungen. Markieren Sie verschiedene Bereiche und Bestandsarten, stellen Sie Schilder und Sicherheitsplakate auf, kleben Sie Bewegungskorridore auf den Böden ab, hängen Sie Anleitungen in der Nähe von Maschinen auf usw. Eine gute Fertigungs- und Lagerhallenorganisation sind immer wichtige Faktoren für eine effektive Kommunikation in der Produktion.
• Führen Sie Software ein. Es gibt verschiedene Softwarearten mit unterschiedlichem Komplexitätsgrad, die die Kommunikation am Arbeitsplatz erheblich verbessern können. Von einfachen Messaging-Apps über Cloud-basierte Plattformen zum Teilen von Dokumenten bis hin zu vollausgereiften Cloud-basierten ERP-Systemen – wenn Ihnen und Ihren Mitarbeitern sofort verfügbare Echtzeitdaten über die Geschehnisse in Ihrem Unternehmen geboten werden, können Sie mit verbesserter unsichtbarer Effizienz handeln.

Wenngleich Standardverfahren und visuelle Hinweise seit jeher wichtige Faktoren der Unternehmenskommunikation sind, entwickelt sich heutzutage auch Software schnell zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne kleine Produktionsunternehmen.

Nützliche Apps zur Verbesserung der Kommunikation

Wahl und Einführung einer Software sind immer mit viel Aufwand verbunden. In Anbetracht so vieler verfügbarer Optionen wird es immer schwerer, die Nadel im Heuhaufen zu finden – sprich eine Software, die genau zu Ihrem Unternehmen passt. Zunächst sollten Sie also ausarbeiten, was genau Sie in Ihrer Software brauchen, um Ihre Lösungsart zu bestimmen. Hier sind einige grundlegende Softwarearten, mit denen Sie die Kommunikation in der Produktion verbessern können.

E-Mail und Messaging-Apps

E-Mails und Messaging-Apps sind eine simple und effektive Methode, mit Ihrem Team zu kommunizieren. Mit E-Mails können Sie Dokumente, Produktionspläne, Besprechungsprogramme usw. verschicken, während Sie mit Messaging-Apps dringendere Informationen wie kurzfristige Änderungen oder Verspätungen kommunizieren können. Diese Apps schicken Benachrichtigungen an die Smartphones der Empfänger, damit diese innerhalb von Sekunden informiert werden. Messaging-Apps eignen sich außerdem gut für informelle Teamgespräche und viele von ihnen unterstützen auch Sprach- und Videoanrufe.

Beispiele: Skype, Facebook Messenger

Kollaborative Apps

Kollaborative Apps gehen noch einen Schritt weiter als simple Messaging-Apps und lassen sich auch verwenden, um Dokumente zu teilen und zu bearbeiten, Projekte zu managen, Aufgaben zu erstellen und zu verfolgen und vieles mehr. Personen können Teams zugeteilt werden, die ihre privaten Messaging-Kanäle für die Kommunikation nutzen können, während sich allgemeinere Themen in größeren Gruppen diskutieren lassen. Diese Apps haben oft auch mobile Unterstützung, damit Mitarbeiter Benachrichtigungen auf Ihren Smartphones über neue Aufgaben oder Nachrichten empfangen können.

Beispiele: Slack, Google Workspace

ERP-Systeme für die Produktion

MRP- und ERP-Systeme sind zu einem fundamentalen Bestandteil vieler moderner Produktionsunternehmen geworden. Diese Systeme wurden dafür entwickelt, Informationen über jeden wichtigen Teil einer Organisation in Echtzeit auszutauschen: Kundenaufträge, Bestand, Produktionsplanung, Materialbedarf, Beschaffungen, Finanzen, Teammanagement und mehr.

Diese Softwares sind normalerweise ein eng verwobenes Informationsnetzwerk, in dem ein kleiner Input Informationen durch das gesamte System ziehen kann, um beispielsweise Produktionskosten oder Leadzeiten für neue Kundenaufträge, Produktionspläne mit neu hinzugefügten Fertigungsaufträgen, Statistiken für wichtige Einblicke über Ihre Effizienz und vieles mehr zu liefern. Einige ERP/MRP-Systeme lassen Sie außerdem Anhänge und Notizen zu Arbeitsstationen und Aufträgen hinzufügen, um zusätzliche Informationen und Anweisungen zu vermitteln.

Nutzer können zudem Nutzerberechtigungen zugeteilt werden, sodass das Verkaufsteam beispielsweise nur auf das CRM zugreifen kann, der Einkauf nur beschaffungs- oder bestandsbezogene Daten sieht, Fabrikarbeiter nur auf ihre persönlichen Produktionspläne und ihr Reporting-Modul zugreifen können und so weiter.

Wenn diese präzisen Echtzeit-Informationen immer nur einen Klick entfernt sind, können Mitarbeiter hinsichtlich der Daten für ihre Aufgaben immer auf dem neuesten Stand bleiben. Bestandsplaner können den Materialbedarf für einen bestimmten Zeitraum sehen, Produktionsplaner können sofort präzise Zeitpläne erstellen und Verkäufer können in Minuten Angebote mit genauen Preisen und Leadzeitschätzungen abgeben. Kurz gesagt lässt sich alles, was im Unternehmen vor sich geht, in einem einzigen simplen System verfolgen und prüfen, was die Kommunikation in der Produktion, im Unternehmen und mit Kunden und Lieferanten blitzschnell macht.

Beispiele: MRPeasy, SAP

Die wichtigsten Schlüsselpunkte

• Die Kommunikation in der Produktion ist der Austausch von Informationen hinsichtlich des Produktionsprozesses zwischen zwei Parteien, die Teil der Lieferkette eines Produkts sind.
• Ein effektiverer Informationsaustausch kann zu sehr realen Vorteilen führen, wie weniger Unfälle am Arbeitsplatz, besserer Produktionseffizienz, höherer Produktqualität und gesteigerter Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.
• Suboptimale Kommunikationspraktiken hingegen können zu schlechten Arbeitsbedingungen, unnötiger Verschwendung, geringer Produktqualität, verspäteten Lieferungen und unzufriedenen Kunden und Mitarbeitern führen.
• Die Kommunikation in der Produktion kann verbessert werden, wenn eine Infrastruktur für den Informationsaustausch angeboten sowie Bedingungen für soziale Interaktionen am Arbeitsplatz geschaffen werden.
• Heutzutage wird gemeinhin Software eingesetzt, um die Kommunikation intern wie extern zu verbessern.

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