Geschäftsprozessmanagement und -Methoden

Geschäftsprozessmanagement-Initiativen können helfen, fortlaufende Prozessoptimierungen im gesamten Fertigungsbereich voranzutreiben. Außerdem können sie gemeinsam mit anderen Software-Plattformen wie CRM, MRP oder ERP eingesetzt werden.

Fertigungsunternehmen strebten schon immer nach maximaler Effizienz. Ohne Effizienz kann eine Fabrik in ihrem Markt schließlich nicht wettbewerbsfähig bleiben, da kostspielige Ressourcen, Arbeit und Gelegenheiten ansonsten vergeudet würden. Um die optimale Effizienz aufzudecken, arbeiten Herstellungsunternehmen daran, ineffiziente Prozesse zu überarbeiten und zu verbessern, neue Prozesse zu entwickeln und diese Prozesse fortlaufend zu managen.

Um dies zu erreichen, müssen sich Unternehmen möglicherweise an Methoden zum Geschäftsprozessmanagement wenden, mit denen sie die richtigen Prozesse einrichten können. Das Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist Teil des allgemeinen Betriebsmanagements, in dessen Rahmen Manager auf spezielle Methoden zurückgreifen, um ihre Geschäftsprozesse aufzudecken, zu modellieren, zu analysieren, zu messen, zu verbessern, zu optimieren und zu automatisieren. Um dieses Ziel zu erreichen, kann eine einzelne Methode angewendet werden oder eine Kombination aus Methoden und anderen Werkzeugen, wie beispielsweise ERP und MRP oder ähnliche Softwareprogramme sowie andere formelle Programme wie TQM.

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Die Ebenen des Geschäftsprozessmanagements

Das GPM möchte Fertigungsprozesse auf Unternehmensziele ausrichten. Das System möchte bestehende Prozesse optimieren und sie anschließend durch Metriken, die Verbesserungen und Anpassungen ermöglichen, erhalten und pflegen. Es ist nur selten fabrik- oder abteilungsspezifisch und erfolgt normalerweise auf Unternehmensebene, um die maximalen Vorteile herauszuholen.

Ein unternehmensweites GPM hat drei markante Ebenen:

1. Prozessbewertung – Die Prozessbewertung wird auch „Prozess-Mapping“ genannt und stellt die Ebene dar, auf der ein Hersteller seine Kernprozesse definiert und sich darauf konzentriert, seine aktuellen Prozesse als Benchmark zu dokumentieren.
2. Prozessverbesserung – Wenn Implementierungsteams anfangen, die Elemente des GPM-Programms zu beschließen, untersuchen sie detailliert, wie diese Prozesse funktionieren und warum, um Ineffizienzen aufzudecken. Sobald der vollständige Prozess präzise gemappt wurde, arbeitet das Team Prozessverbesserungen aus und führt diese ein. Auf dieser Ebene könnten formelle Methoden wie Lean oder Six Sigma eingeführt werden.
3. Prozessautomatisierung/-optimierung – Nachdem der Prozess identifiziert und gemappt wurde und Verbesserungen implementiert wurden, kann der Einsatz von Technologie wie erweiterten Überwachungs- und Kontrollsystemen oder Analysen dabei helfen, dass System schneller zu messen als mit menschlicher Arbeitskraft. So können weitere Verbesserungen vorgenommen und das System durch Automatisierungen optimiert werden.

Prozessphasen

Durch die Formalisierung von Prozessverbesserungen im Geschäftsprozessmanagement können Prozesse in Phasen untergliedert werden. Jede detaillierte Betrachtung bringt einen Prozess von seinem natürlichen und ineffizienten Zustand zu einem immer effizienteren, bis er schließlich komplett optimiert wurde. Da das GPM den Prozess formalisiert, liefert es eine Struktur und ein Rahmenwerk für Analysen und Maßnahmen, die für jedes Projekt erfolgreich eingesetzt werden können.

Zwei Methoden zur Verwaltung der Phasen des Verbesserungsprozesses sind unter den Namen DMEMO und DMAIC bekannt.

Die Phasen von DMEMO lauten:

Designen – Fragt, wie ein Prozess bearbeitet wird und welche Schritte für ihn erfolgen müssen.

Modellieren – Fragt, warum ein Prozess auf eine bestimmte Weise erfolgt und was gemacht werden kann, um ihn zu verbessern. Außerdem möchte diese Phase nicht-benötigte Schritte entfernen und den Prozess automatisieren.

Ausführen – Dies ist der Maßnahmenschritt, bei dem Anpassungen für Verbesserungen vorgenommen werden.

Überwachen – Diese Phase verfolgt den Prozess, um zu bestätigen, ob die Ergebnisse wie erwünscht eintreten.

Optimieren – Diese Phase fragt, was außerdem noch unternommen werden kann, um den Prozess zu verbessern. Falls weitere Verbesserungen erfolgen können, können die Phasen wiederholt werden.

DMAIC ist vom Umfang her ähnlich und wird häufig mit der Six Sigma Methode angewendet.

Die Phasen von DMAIC sind:

Definieren – In dieser Phase werden Effizienz und Prozessprobleme im Hinblick auf den Kunden definiert.

Messen – Hier wird der aktuelle Prozess gemessen, um einen Benchmark aufzustellen.

Analysieren – Während der Analysephase werden Daten von der Prozessmessphase analysiert, um Ursache und Wirkung zu identifizieren.

Verbessern – Wie beim ‚Ausführen‘ bei DMEMO ist die ‚Verbessern‘-Phase bei DMAIC die Maßnahmenphase, bei der Verbesserungen unternommen werden, um den Prozess zu verändern und zu optimieren.

Kontrolle – Die Kontrollphase bei DMAIC ist die Phase zur Identifikation von Abweichungen von den neuen Prozessen, während der Anpassungen oder Korrekturen bereitgestellt werden.

Die Vorteile des Geschäftsprozessmanagements

Nicht-systematisierte und ineffiziente Geschäftsprozesse können Herstellern Geld und Marktanteile kosten. In manchen Fällen können sie sogar existenzbedrohend werden. Diese ineffizienten Prozesse beeinflussen viele Schlüsselbereiche des Fertigungsbereichs und könnten einen Welleneffekt auf Abteilungen außerhalb der Fertigung haben, wie den Einkauf, die Finanzabteilung und die Instandhaltung. Sie führen zu einer größeren Anzahl an Fehlern, unvollständigen oder fehlenden Daten und können sich sogar auf die Kultur und die Moral des Unternehmens auswirken.

Eine formelle Geschäftsprozessmanagement-Initiative bietet jedem Unternehmen viele Vorteile. Zu diesen zählen:

• Unternehmen, die GPM anwenden, erlangen die Kontrolle über ineffiziente und verschwenderische Prozesse.
• GPM kann außerdem die betriebliche Effizienz verbessern, da alle Bereiche der Fertigung unter einer einzigen systematisierten Struktur verwaltet werden.
• GPM bietet eine messbare und fortlaufende Disziplin für ständige Verbesserungen.
• Kommunikation wird verbessert, da Daten für den Erhalt eines vereinheitlichten Systems aus Silos genommen werden. Dies könnte einzelne Software-Programme zur Verwaltung vorher fragmentierter und ungleicher Subsysteme einschließen.
• Es ermöglicht mehr Kontrolle über die Produktion und hergestellte Artikel, da sie sich durch den Produktions-Workflow präzise verfolgen lassen.
• GPM kann die Bühne für die digitale Transformation eines Unternehmens bereitstellen.

GPM-Arten

Eine Geschäftsprozessmanagement-Initiative kann viele Formen annehmen. Zu den drei gängigsten GPM-Typen zählen:

• Integriert – Dies ist der automatisierteste Typ des GPM und schließt Prozesse ein, die ohne menschliches Mitwirken zwischen unterschiedlichen Software-Systemen eingeführt werden können, wie CRM, ERP, Planungs- und Beschaffungssystemen usw.
• Menschlich – In vielen Herstellungsumfeldern sind Bediener- und Technikerinterfaces mit den Elementen eines GPM-Systems entscheidend. Ein auf dem Menschen basierendes GPM könnte extrem nutzerfreundliche Interfaces, einfache Alarme und Benachrichtigungen, intuitive Dropdown-Menüs und simple Tracking-Mechanismen umfassen.
• Dokumentzentriert – Der dritte Typ ist für GPMs reserviert, die eine Handhabungskette für Autorität haben, wie Verträge, Sicherheitsanforderungen und Compliance-Prozesse.

Die meisten Hersteller werden diese Typen in Kombination einsetzen, wobei sich wahrscheinlich stark auf ein menschliches BPM verlassen wird.

Entscheidende GPM-Eigenschaften

Das Geschäftsprozessmanagement ist ein effektiver Weg, Prozessverbesserungen zu formalisieren und zu systematisieren. Zu den bekanntesten Methoden zählen Six Sigma, Lean, BP Trends, Hammer und Rummler-Brache. All diese Methoden wurde in den letzten Jahrzehnten gewinnbringend von vielen erfolgreichen Herstellungsunternehmen eingesetzt.

Jede dieser Methoden muss jedoch einige kritische Kernelemente mitbringen, wie etwa:

• Definierte Führung – Wer in der Organisation verwaltet das System und wie werden die Rollen definiert.
• Prozessverbesserung – Die Prozessverbesserung muss solide und standardisiert sein. Jede Phase muss definiert und befolgt werden.
• Metriken – Alle Methoden müssen verlässliche Echtzeit-Metriken haben, die zur Bewertung und Entscheidungsfindung herangezogen werden können.
• Synergie – Die gewählte Methode muss auf die wichtigsten Geschäftsziele ausgerichtet sein und Synergieeffekte bringen.
• Änderungsmanagement – Fortlaufende Verbesserungsmethoden und die Software- und Technologietools, die häufig mit ihnen verwendet werden, führen oft zu einer Änderung der Unternehmenskultur. Dies erfordert ein effektives Änderungsmanagement innerhalb der Organisation. Falls dies nicht verstanden und eingeplant wird, könnte die Initiative scheitern.

GPM-Initiativen können helfen, fortlaufende Prozessverbesserungen in der Fertigung voranzutreiben. Außerdem können sie gemeinsam mit Software-Plattformen wie CRM, MRP, ERP und anderen eingesetzt werden, um die Verbesserungen auf die nächste Stufe zu bringen. In den meisten Fällen lassen sie sich per API in diese Systeme einbinden, um so effektive Analysen und andere Datenverarbeitungen, Maschinenlernen und automatisierte Attribute zu erhalten.