Was sind Fehlmengen und wie können Sie sie vermeiden?

Fehlmengen können zwar darauf hindeuten, dass ein Produkt beliebt ist, sind jedoch in der Regel kostspielige Fehler in der Bestandsverwaltung, die besser vermieden als im Nachhinein behoben werden sollten. In diesem Artikel erfahren Sie, was Fehlmengen sind, wie sie entstehen und was Unternehmen tun können, um sie zu vermeiden.

Was ist eine Fehlmenge?

Eine Fehlmenge oder ein Fehlbestand liegt vor, wenn ein Lagerartikel, für den eine Nachfrage besteht, nicht auf Lager ist. Mit anderen Worten: Fehlmengen sind Situationen, in denen Rohstoffe, Baugruppen oder Fertigprodukte ohne Lagerbestand ausstehende Fertigungs- oder Kundenaufträge haben.

Fehlmengen sind das Gegenteil von Überbeständen – eine Situation, in der ein Lagerbestand wesentlich höher ist als die Nachfrage. Fehlmengen sind der Fluch von Herstellern, Distributoren und Einzelhändlern gleichermaßen, da sie zu schwerwiegenden Unterbrechungen in der Lieferkette, Engpässen in den Fertigungszyklen und zu Problemen bei der Auftragserfüllung führen können.

Fehlmengen vs. Nicht vorrätig vs. Lieferrückstand

Technisch gesehen stellen Artikel ohne Lagerbestand keine Fehlmenge dar, es sei denn, eingehende Fertigungs- oder Kundenaufträge schaffen eine Nachfrage nach ihnen. Nicht vorrätige Artikel können zum Verkauf angeboten oder in Fertigungsaufträge gebucht werden, bevor sie auf Lager sind, vorausgesetzt, es wird eine angemessene Lagerbestandskontrolle durchgeführt.

Bei Fertigwaren würde man in diesem Fall von Vorbestellbarkeit sprechen – eine Situation, in der Waren in Verkaufsaufträge aufgenommen werden können, bevor sie auf Lager sind. Dies setzt ein leistungsfähiges Vertriebsmanagementsystem voraus, das in der Lage ist, nicht vorrätige Artikel zu berücksichtigen. Einzelhändler und Distributoren sollten darauf achten, dass die Lieferkettenlogistik komplizierter wird, wenn Lieferrückstände erlaubt sind.

Nicht vorrätige Artikel können auch in Produktionsaufträgen oder in der laufenden Produktion nützlich sein. Dabei handelt es sich um gekaufte Materialien oder Baugruppen, die auf Lager sein sollten, aber noch nicht eingetroffen sind. Mithilfe eines leistungsfähigen MRP-Systems können erwartete Artikel beispielsweise im Voraus in Fertigungsaufträgen gebucht werden. Bei keinem der oben genannten Fälle würde es sich demnach um eine Fehlmenge handeln.

Häufige Ursachen für Fehlmengen

Fehlmengen können viele verschiedene Ursachen haben, darunter vor allem schlechte Prognosen, Probleme beim Bestandsmanagement und Unterbrechungen in der Lieferkette. In vielen Fällen können Fehlmengen durch vorausschauende Planung zwar minimiert oder vermieden werden, doch sie können auch jederzeit schnell durch plötzliche Probleme in der Lieferkette oder durch einen plötzlichen Anstieg der Nachfrage entstehen. Lassen Sie uns einige der häufigsten Ursachen für Fehlmengen besprechen.

Schlechtes Cashflow-Management

Ein schlechtes Cashflow-Management kann erheblich zu Fehlmengen beitragen. Wenn Unternehmen nicht über ausreichende Liquidität verfügen, müssen sie möglicherweise den Kauf neuer Bestände verschieben, was zu Engpässen führen kann. Diese Situation wird häufig durch eine schlechte Finanzplanung oder unerwartete Ausgaben, die das Budget belasten, noch verschärft. Ein unzureichender Cashflow kann ein Unternehmen auch daran hindern, Mengenrabatte oder Notfall-Nachbestellungen in Anspruch zu nehmen.

Optimierung des Lagerbestands

Eine unzureichende Bestandsoptimierung und ungenaue Bestandsaufzeichnungen sind die Hauptursachen für Fehlmengen. Wenn Bestandsdaten nicht regelmäßig aktualisiert werden oder Unstimmigkeiten nicht schnell behoben werden, kann es in Unternehmen entweder zu Überbeständen oder zu Fehlmengen kommen. Eine unzureichende Optimierung der Lagerbestände kann auf eine ineffiziente Lagerverwaltung, eine fehlende Integration der Bestandssysteme, menschliches Versagen oder andere Gründe zurückzuführen sein.

Ineffiziente Auftragsverwaltung

Verzögerungen bei der Auftragsbearbeitung, Fehler bei der Auftragsabwicklung oder Kommunikationsprobleme zwischen Abteilungen können ebenfalls dazu führen, dass der Bestand schneller aufgebraucht ist, als er wieder aufgefüllt werden kann. Wenn eine Kundenbestellung beispielsweise nicht richtig erfasst wird, wird der Bestandsmanager möglicherweise nicht aufgefordert, den Bestand aufzufüllen, was zu einer unerwarteten Fehlmenge führt. Durch die Straffung der Auftragsabwicklungsabläufe und die Einführung schlanker Lagerverwaltungspraktiken können diese Risiken für Fehlmengen verringert werden.

Schlechte Leistung der Lieferanten

Schlechte Leistungen von Lieferanten sind ein weiterer kritischer Faktor, der zu Fehlmengen führen kann. Lieferanten, die nicht pünktlich liefern, Waren von schlechter Qualität liefern oder ihre Bedingungen häufig ändern, können die Lieferkette unterbrechen und zu ständigen Fehlmengen im Lagerbestand führen. Unternehmen, die stark von einem einzigen Lieferanten abhängig sind, sind besonders anfällig für diese Probleme.

Der Aufbau enger Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten, die Diversifizierung der Lieferantenbasis und die regelmäßige Bewertung der Lieferantenleistung können dazu beitragen, diese Risiken zu minimieren.

Unzureichende Genauigkeit bei der Bedarfsvorhersage

Ein weiterer häufiger Grund für Fehlmengen ist eine unzureichende Bedarfsprognose. Ungenaue Prognosen können auf die Verwendung veralteter Daten, die Nichtberücksichtigung von Markttrends oder die Nichtberücksichtigung von Kundenfeedback im Prognoseprozess zurückzuführen sein. Wenn der Bedarf unterschätzt wird, kann es vorkommen, dass Unternehmen nicht genügend Produkte auf Lager haben, um die Nachfrage zu decken, was zu Fehlmengen führt. Automatisierte Analysen oder Master Production Schedules können dazu beitragen, die Genauigkeit der Bestandsvorhersagen zu erhöhen.

Logistikprobleme

Unterbrechungen in der Lieferkette können plötzliche und unerwartete Probleme mit dem Lagerbestand verursachen, einschließlich Fehlmengen. Diese Unterbrechungen können durch politische Instabilität, Transportprobleme, plötzliche Änderungen der behördlichen Vorschriften usw. verursacht werden. Die Vernetzung moderner globaler Lieferketten bedeutet, dass eine Unterbrechung in einem Teil der Welt regionale oder sogar globale Auswirkungen haben kann.

Um die Auswirkungen von Unterbrechungen in der Lieferkette zu minimieren, sollten Unternehmen Notfallpläne entwickeln, einen präventiven Ansatz für das Supplier Performance Management wählen und in Tools zur Transparenz der Lieferkette investieren.

Plötzliche Nachfrageschübe

Plötzliche Nachfrageschübe, die durch saisonale Trends, Werbeaktionen oder unerwartete Marktentwicklungen ausgelöst werden, können häufig zu Fehlmengen führen. Wenn die Kundennachfrage unerwartet stark ansteigt, können Unternehmen Schwierigkeiten haben, den Bestand schnell genug aufzufüllen, um die Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Dies kann zu Umsatzverlusten und Unzufriedenheit bei den Kunden führen.

Um plötzliche Nachfrageschübe zu bewältigen, sollten Unternehmen flexible Lagerhaltungsstrategien wie Sicherheitsbestände oder Just-in-Time-Lagerhaltungssysteme einsetzen. Die Analyse historischer Verkaufsdaten und die Beobachtung von Markttrends können ebenfalls dazu beitragen, potenzielle Nachfrageschübe vorherzusehen und sich darauf vorzubereiten.

Die Auswirkungen von Fehlmengen

Fehlmengen können sich auf verschiedene Weise auf ein Unternehmen auswirken. In jedem Fall beeinflussen sie jedoch letztendlich die Kundenbindung und den Ruf der Marke. Hier sind einige der negativen Folgen, die Fehlmengen für Unternehmen haben können:

• Verlust von Umsatz und Einnahmen. Fehlmengen führen zu Umsatzeinbußen, da Kunden sich an die Konkurrenz wenden, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Dies wirkt sich direkt auf die Einnahmen aus und kann aufgrund der nun geringeren Kundentreue auch zukünftige Umsätze beeinträchtigen. Eine anhaltend hohe Fehlmengenquote kann den Marktanteil erheblich schmälern und die finanzielle Stabilität von Unternehmen schwächen.
• Erhöhte Betriebskosten. Neben den Umsatzeinbußen verursachen Fehlmengen auch zusätzliche Kosten in Form von Eilversandgebühren, Überstundenzuschlägen, Kosten für die Notfallauffüllung usw. All diese Faktoren belasten das Budget und verringern die Rentabilität insgesamt.
• Geringere Kundenzufriedenheit. Die Verfügbarkeit von Produkten ist ein wichtiger Faktor für die Kundenzufriedenheit. Fehlmengen wirken sich hier erheblich aus und führen zu Frustration und Unzufriedenheit, wenn Produkte nicht verfügbar sind. Dies kann zu negativen Bewertungen, geringerer Kundentreue und weniger Folgegeschäften führen.
• Rückerstattungen und Kosten für Lieferrückstände. Neben den höheren Betriebskosten sind bei Fehlmengen häufig Rückerstattungen oder die Verwaltung von Lieferrückständen erforderlich, die zusätzliche Kosten und Verwaltungsaufwand verursachen. Die Bearbeitung dieser Vorgänge kann zeitaufwändig und teuer sein und die Ressourcen weiter belasten. Häufige Fehlmengen und ungeplante Lieferrückstände schaden der Rentabilität und erschweren die Bestandsverwaltung.
• Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens. Regelmäßige Fehlmengen können den Ruf eines Produktions- oder Einzelhandelsunternehmens schädigen. Dies kann sich auf die Beziehungen zu direkten Kunden, Einzelhandelspartnern, Interessengruppen und Lieferanten auswirken.
• Gestörte Produktionssteuerung. Fehlmengen bei wichtigen Rohstoffen oder Komponenten können zu erheblichen Störungen in der Produktionssteuerung führen, was wiederum zu Verzögerungen und längeren Ausfallzeiten führt. Dies wirkt sich auf die Produktionsleistung des Herstellers aus und kann sich auf nachfolgende Produktionszyklen auswirken.

Wie Sie die Kosten von Fehlmengen berechnen

Die negativen Auswirkungen von Fehlmengen zu quantifizieren, ist unerlässlich, um die damit verbundenen finanziellen Belastungen zu verstehen. Hierbei stehen Ihnen einige Möglichkeiten zur Verfügung. Zum Beispiel können alle durch eine Fehlmenge verursachten Expressversandkosten oder Überstunden einfach zusammengezählt werden. Dies gilt auch für Transaktionsgebühren und Verwaltungsaufwand bei der Bearbeitung von Rückerstattungen oder Lieferrückständen.

Eine wichtige Kennzahl zur Berechnung der Kosten von Fehlmengen ist der entgangene Verkaufswert, der den Umsatzverlust für eine Lagerhaltungseinheit (SKU) mit ausstehender Nachfrage angibt. Um den entgangenen Verkaufswert zu berechnen, müssen Sie den Verkaufspreis pro Artikeleinheit mit der Anzahl der aufgrund einer Fehlmenge nicht verkauften Einheiten multiplizieren. Die Anzahl der letztgenannten Einheiten können Sie ermitteln, indem Sie die durchschnittlichen Verkaufszahlen für den Artikel mit der Dauer der Fehlmenge multiplizieren.

Verlorener Verkaufswert = Durchschnittlicher Tagesumsatz x Dauer der Fehlmenge in Tagen x Preis pro Einheit

Wenn beispielsweise der durchschnittliche Tagesumsatz für einen Artikel 10 Einheiten beträgt, die Fehlmenge 5 Tage anhält und der Verkaufspreis pro Einheit 40 US-Dollar beträgt, würde sich der entgangene Umsatz wie folgt berechnen:

Verlorener Verkaufswert = 10 × 5 × 40 = 2.000 $

Wie können Sie Fehlmengen vermeiden?

Wie wir gesehen haben, ist die Vermeidung von Fehlmengen für die Aufrechterhaltung einer hohen Kundenzufriedenheit und einer optimalen Produktionskapazität sowie die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs von entscheidender Bedeutung. Zum Abschluss dieses Artikels möchten wir Ihnen einige effektive Methoden zur Vermeidung von Fehlmengen und zur Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände vorstellen.

Sicherheitsbestand und Bestellpunkt

Sicherheitsbestände sind zusätzliche Lagerbestände, die zur Vermeidung von Fehlmengen bei unerwarteten Nachfrageschwankungen oder Lieferverzögerungen gehalten werden. Sie dienen als Puffer bei Nachfrageschwankungen und Lieferverzögerungen. Um den optimalen Sicherheitsbestand zu ermitteln, sollten Unternehmen historische Verkaufsdaten analysieren, die Schwankungen der Nachfrage prognostizieren und die Vorlaufzeiten berücksichtigen. Die Analyse von Produktions- oder Verkaufsdaten kann bei der Berechnung angemessener Sicherheitsbestände hilfreich sein.

Ein Bestellpunkt (Reorder Point oder ROP) ist der Lagerbestand, bei dem neue Bestände bestellt werden sollten, um den Lagerbestand aufzufüllen, bevor er zur Neige geht. Er wird auf der Grundlage der Vorlaufzeit und der Nachfragequote eines Artikels sowie gegebenenfalls des Sicherheitsbestands berechnet. Durch die Festlegung genauer Nachbestellpunkte können Unternehmen die Auffüllung des Lagerbestands sicherstellen und teilweise automatisieren.

Lieferanten- und Lieferkettenmanagement optimieren

Ein effektives Lieferantenmanagement ist entscheidend, um Fehlmengen zu vermeiden. Der Aufbau starker Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten gewährleistet eine zeitnahe und kontinuierliche Lieferung von Waren. Durch die Diversifizierung der Lieferantenbasis kann das Risiko von Lieferkettenunterbrechungen verringert werden, sollte sich nur auf einen einzigen Hauptlieferanten verlassen werden und dieser nicht liefern können. Unternehmen sollten die Leistung der Lieferanten regelmäßig anhand von Kriterien wie pünktliche Lieferung, Qualität und Flexibilität bewerten.

Auch das Management logistischer Herausforderungen ist wichtig, um Fehlmengen zu vermeiden. Dazu gehören die Optimierung der Logistik, die Lieferkettenplanung, die Aufrechterhaltung einer klaren Kommunikation mit Lieferanten und Logistikdienstleistern usw.

Verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Bedarfsprognosen

Eine genaue Bedarfsprognose ist für die Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände und die Vermeidung von Fehlmengen unerlässlich. Eine effektive Prognose umfasst die Analyse historischer Verkaufsdaten, Markttrends und saisonaler Schwankungen, um den zukünftigen Bedarf vorherzusagen. Durch fortschrittliche Analysen und maschinelle Lernmodelle kann die Genauigkeit der Prognose verbessert werden, indem Muster identifiziert und datengestützte Vorhersagen getroffen werden.

Produktionsplanungssoftware kann eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Prognosegenauigkeit spielen. Diese Tools integrieren verschiedene Datenquellen, bieten Echtzeit-Einblicke und erleichtern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Durch den Einsatz dieser Art von Software können Unternehmen genauere Prognosen erstellen und die Lagerbestände an die tatsächliche Nachfrage anpassen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlmengen verringert wird.

Erhöhen Sie die Genauigkeit und Rückverfolgbarkeit Ihrer Bestände

Unpräzise Bestandsdaten können zu falschen Lagerbeständen führen, was entweder zu Überbeständen oder Fehlmengen führt. Durch die Implementierung moderner Bestandsverwaltungssysteme können Unternehmen eine höhere Bestandsgenauigkeit erzielen, indem sie die Dateneingabe automatisieren und den Bestand in die Bereiche Verkauf und Beschaffung integrieren.

Auch die Rückverfolgbarkeit ist im Bestandsmanagement von entscheidender Bedeutung. Durch die Verfolgung des Bestands entlang der gesamten Lieferkette können Unternehmen Abweichungen schnell erkennen und beheben und so sicherstellen, dass die Lagerbestände korrekt ausgewiesen werden. Moderne Bestandsmanagementsysteme bieten Funktionen wie Barcode-Scanning und RFID-Technologie, die das Risiko von Fehlmengen verringern, indem sie systemweite Transparenz über die Lagerbewegungen schaffen.

Implementieren Sie kontinuierliche Verbesserungspraktiken und Just-in-Time (JIT)

Praktiken zur Kontinuierlichen Verbesserung wie Lean-Inventory-Management, Six Sigma und andere CI-Modelle können Unternehmen dabei helfen, ihre Lagerhaltungsprozesse weiter zu optimieren. So konzentriert sich beispielsweise das Lean-Inventory-Management auf die Reduzierung von Verschwendung und die Optimierung der Lagerbestände, um sicherzustellen, dass Unternehmen genau die richtige Menge an Lagerbeständen vorhalten.

Just-in-Time (JIT)-Bestandsmanagement ist eine weitere effektive Strategie zur Vermeidung von Fehlmengen. JIT zielt darauf ab, die Lagerhaltungskosten zu senken, indem Waren erst dann geliefert werden, wenn sie im Produktionsprozess benötigt werden, wodurch die Lagerbestände minimiert werden. Die Umsetzung von JIT erfordert eine enge Abstimmung mit den Lieferanten und eine gut organisierte Lieferkette, um eine termingerechte Lieferung zu gewährleisten. Praktiken zur kontinuierlichen Verbesserung und JIT fördern einen proaktiven Ansatz beim Bestandsmanagement und verbessern so die allgemeine betriebliche Effizienz und Zuverlässigkeit.

Implementieren Sie eine Bestandsmanagementsoftware

Die Implementierung einer robusten Bestandsmanagementsoftware (IMS) ist eine der effektivsten Methoden zur Vermeidung von Fehlmengen. Eine gute IMS zentralisiert Bestandsdaten, automatisiert Nachbestellprozesse und lässt sich in andere Geschäftssysteme wie Fertigung und Einkauf integrieren. So wird sichergestellt, dass die Lagerbestände mit der Produktionssteuerung und den Lieferzeiten der Lieferanten übereinstimmen.

Ein IMS kann auch optimale Sicherheitsbestände berechnen, automatische Nachbestellpunkte festlegen und Echtzeit-Einblicke in den Lagerstatus bieten. Es kann fortschrittliche Analysen nutzen, um die Nachfrageprognose zu verbessern und Einblicke in die Lagerleistung zu bieten. Durch die Zentralisierung der Bestandszählung und die Bereitstellung genauer Berechnungen der Vorlaufzeit ist ein IMS bei Weitem das leistungsstärkste Einzelwerkzeug, um Unternehmen dabei zu helfen, optimale Lagerbestände zu halten und das Risiko von Fehlmengen zu minimieren.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Eine Fehlmenge liegt vor, wenn ein nachgefragter Artikel nicht auf Lager ist, was zu Unterbrechungen in der Lieferkette und zu Problemen bei der Auftragsabwicklung führt.
• Fehlmengen sind nicht mit ausverkauften Artikeln zu verwechseln, da sie sich speziell auf Situationen beziehen, in denen eine Nachfrage besteht, der Bestand jedoch nicht verfügbar ist.
• Zu den Hauptursachen für Fehlmengen gehören ein schlechtes Cashflow-Management, eine unzureichende Bestandsoptimierung, ein ineffizientes Auftragsmanagement, eine schlechte Leistung der Lieferanten, eine ungenaue Nachfrageprognose, logistische Probleme und plötzliche Nachfrageschübe.
• Es ist wichtig, die Kosten von Fehlmengen zu quantifizieren, um ihre finanziellen Auswirkungen zu verstehen, einschließlich entgangener Umsätze, erhöhter Betriebskosten und der Bearbeitung von Rückerstattungen oder Lieferrückständen.
• Die Vermeidung von Fehlmengen ist für die Aufrechterhaltung der Kundenzufriedenheit, einen reibungslosen Betrieb und die Sicherung der Rentabilität des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Zu den wirksamen Strategien gehören die Verwendung von Sicherheitsbeständen und Meldebeständen, die Optimierung des Lieferantenmanagements, die Erhöhung der Genauigkeit von Nachfrageprognosen, die Verbesserung der Bestandsgenauigkeit und -rückverfolgbarkeit sowie die Verwendung einer robusten Bestandsmanagementsoftware.

Häufig gestellte Fragen

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