Die 10 häufigsten Fehler kleiner Hersteller mit ERP-Software

ERP-Software für die Fertigung hat das Potenzial zur radikalen Umwandlung eines Unternehmens, allerdings sollten Sie sich vor diesen häufigen Fehlern in Acht nehmen, die kleine Hersteller bei der Einführung machen könnten.

1. Nicht alle Anforderungen berücksichtigen

Die Kenntnis Ihrer vollständigen Anforderungen ist im ERP-Auswahlprozess von entscheidender Bedeutung. So grundlegend dies auch klingen mag, Fertigungsunternehmen übersehen dies oft und implementieren Software entweder gemäß den Anforderungen einer einzelnen Abteilung oder um ihre dringendsten Probleme zu lösen.

Wenn ein Produktionsleiter mit der Suche nach einer geeigneten Software beauftragt wird, besteht die Gefahr, dass er sich nur auf die Anforderungen der Fertigung konzentriert und die Anforderungen anderer Abteilungen wie Einkauf, Lagerverwaltung oder Vertrieb vernachlässigt. Gelegentlich führt ein neuer Manager sogar ein System ein, mit dem er in einem früheren Unternehmen gearbeitet hat, ohne dessen Eignung für das aktuelle Unternehmen zu prüfen. Das Ergebnis ist, dass das gewählte System nicht den vollen Nutzen für das Unternehmen bringt.

Die Lösung besteht darin, mit den Stakeholdern im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten, um eine vollständigere Anforderungsliste zu erstellen.

2. Software nur kurzfristig auswählen

Es ist schon schwierig genug, die aktuellen Anforderungen Ihres gesamten Betriebs zu berücksichtigen, aber Sie müssen bei der Auswahl einer Lösung auch Ihre Zukunftspläne berücksichtigen. ERP-Software für die Fertigung sollte ein Produkt mit einem langen Lebenszyklus sein, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen mindestens 10 bis 15 Jahre lang damit wachsen können sollte. Ein rudimentäres System kann zwar kurzfristig einige Probleme lösen, aber es wird schnell an seine Grenzen stoßen, wenn es darum geht, Ihre immer komplexeren Anforderungen zu erfüllen.

Während meiner Karriere als Softwareberater hatte ich mit Unternehmen zu tun, die in weniger als zwei Jahren über ihr ERP-System hinausgewachsen sind, sodass sie den gesamten Implementierungsprozess neu starten mussten. Das ist im Grunde Geld zum Fenster hinausgeworfen.

Deshalb ist es notwendig, auch Ihre zukünftigen Anforderungen zu berücksichtigen und eine Software auszuwählen, die:

– mit dem Unternehmen mitwachsen kann;

– sich mit verschiedenen Drittanbieter-Apps integrieren lässt, um zusätzliche Funktionen zu erhalten;

– die Entwicklungsvorschläge der Kunden berücksichtigt.

3. Entwicklung maßgeschneiderter Software

Obwohl viele Manager kleiner Unternehmen behaupten, einzigartige Anforderungen zu haben, sind die Herausforderungen kleiner Hersteller sowie die von ihnen eingesetzten Prozesse bemerkenswert ähnlich. Dennoch entscheiden sich viele kleine Hersteller für die Entwicklung maßgeschneiderter Software. Dies verursacht in der Regel zusätzliche Kosten in Höhe von Zehntausenden oder Hunderttausenden von Dollar, ist aber auch mit einigen zusätzlichen Vorbehalten verbunden.

Erstens fehlt es Softwareentwicklern meist an Erfahrung in der Fertigung, was sie daran hindert, die Feinheiten der Verwaltung eines Produktionsbetriebs zu verstehen und daher eine robuste Lösung dafür zu entwickeln.

Zweitens verursacht die Aktualisierung der Software zur Beseitigung von Bugs oder zur Entwicklung zusätzlicher Funktionen zusätzliche Kosten und hängt von den Launen des Softwareentwicklers ab. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen nach einigen Jahren den Support für das individuell entwickelte System verlieren.

4. Eine schnelle Lösung suchen

Die Implementierung einer Software, die Funktionen in Ihrem gesamten Betrieb unterstützt, ist nicht einfach. Zwar gibt es Lösungen, bei denen die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund steht, doch selbst diese Systeme sind nur mit großem Aufwand einzurichten, selbst wenn ein Berater beauftragt wird, der den Großteil der Arbeit übernimmt.

Viele kleine Hersteller, die wenig bis gar keine Erfahrung mit ERP-Software haben, erwarten jedoch eine Wunderwaffe, die alle ihre Probleme auf einen Schlag löst. Sie sind nicht bereit, die entsprechenden Ressourcen für die Implementierung bereitzustellen, oder sie überstürzen die Implementierung ohne ordnungsgemäße Tests oder Datenvalidierung. Darüber hinaus hat die „eigentliche Arbeit“ oft Vorrang, und der Schwung der Implementierung geht verloren. Das Ergebnis ist ein System, das nicht funktioniert, eine Rückkehr zu früheren manuellen Methoden und Geld, das den Bach runtergeht.

Stattdessen sollten Hersteller ihre Erwartungen anpassen und erkennen, dass ERP-Software kein Zauberstab ist, sondern eine Struktur, die es dem Unternehmen ermöglicht, seine Probleme aktiv selbst zu lösen. In den meisten Fällen sollte die Implementierung ein schrittweiser Prozess sein, der mit der Bestandsverwaltung beginnt und fortgesetzt wird, sobald die vorherigen Funktionen ordnungsgemäß eingerichtet wurden. Die Festlegung realistischer kurzfristiger KPIs ist eine gute Möglichkeit, die Kapitalrendite während des Implementierungsprozesses zu demonstrieren.

5. Verwendung fehlerhafter Daten

„Garbage in, garbage out“ ist die goldene Regel des ERP, was bedeutet, dass minderwertige Daten unweigerlich zu minderwertigen Ergebnissen führen und hochwertige Daten für hochwertige Ergebnisse unerlässlich sind. Während der Implementierung denken Hersteller jedoch oft, dass die Migration aller Daten von ihrem vorherigen System auf das neue ausreicht. Dies könnte die gesamte Implementierung auf einer fehlerhaften Grundlage beginnen lassen, da die Altdaten möglicherweise beschädigt, veraltet oder im falschen Format vorliegen oder einfach nicht die neue Arbeitsweise widerspiegeln, die durch die ERP-Implementierung eingeführt wurde.

Vor der Migration sollten die Relevanz und Qualität der Daten sorgfältig überprüft werden. Es ist immer besser, bei Null anzufangen, als das System auf schlechten Daten aufzubauen.

6. Keine Zuweisung eines Implementierungsleiters

Ein eindeutiger und geeigneter Projektleiter ist unerlässlich, um das Projekt voranzutreiben und Hindernisse zu überwinden. Der Leiter sollte eine vertrauenswürdige Person sein, die im gesamten Unternehmen respektiert wird und über ein tiefes Verständnis für die Abläufe im Unternehmen verfügt. Leider ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen diese entscheidende Rolle jemandem übertragen, der nicht über die erforderliche Autorität oder das erforderliche Verständnis für das Unternehmen verfügt, was zu schlechten Ergebnissen bei der Umsetzung führt.

Wenn beispielsweise ein Gesundheits- und Sicherheitsmanager mit geringen Kenntnissen über die Fertigungsabläufe zum Projektleiter ernannt wird, kann dies zu mangelndem Respekt seitens des Teams und geringer Akzeptanz bei der Belegschaft führen. Dies kann vom ersten Tag an zu Widerstand gegen das System führen und die gesamte Umsetzung gefährden.

Um das zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass der Projektleiter nicht nur täglich mit dem System zu tun hat, sondern auch befugt ist, das Projekt voranzutreiben, Hindernisse aus dem Weg zu räumen und die Rechenschaftspflicht im gesamten Projektteam sicherzustellen.

7. Fehlende Zustimmung der Stakeholder

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung erfordert das Engagement und die Zustimmung der wichtigsten Stakeholder aus dem gesamten Unternehmen. Leider wird dies oft übersehen oder erst im Nachhinein berücksichtigt. Ohne die Unterstützung dieser fachlichen Leiter wird die Umsetzung wahrscheinlich auf erhebliche Hürden stoßen, darunter Widerstand gegen Veränderungen und mangelnde ordnungsgemäße Nutzung des Systems.

Es ist von entscheidender Bedeutung, alle wichtigen Stakeholder frühzeitig im Projekt zu identifizieren und einen klaren Plan zu entwickeln, um sie einzubinden und für das neue System zu begeistern. Regelmäßige Kommunikation, Fortschrittsberichte und die Einbeziehung in wichtige Entscheidungen können dazu beitragen, ihr Interesse und ihre Unterstützung aufrechtzuerhalten. Denken Sie daran, dass ein unmotivierter Stakeholder das Projekt zum Scheitern bringen kann, weshalb seine Beteiligung von Anfang bis Ende von entscheidender Bedeutung ist.

8. Fehlende Zustimmung der Belegschaft

Veränderungen können beunruhigend sein, insbesondere wenn es sich um neue Technologien und Prozesse handelt, die die Art und Weise verändern, wie die Leute ihre Arbeit verrichten. Ohne ein angemessenes Änderungsmanagement kann dieser natürliche Widerstand gegen Veränderungen zu erheblichen Widerständen in der Belegschaft führen und den Umsetzungsprozess untergraben.

Ein effektives Änderungsmanagement durch klare, konsistente und wechselseitige Kommunikation ist unerlässlich. Ängste direkt anzusprechen – sei es die Angst, dass Arbeitsplätze durch Technologie ersetzt werden, oder die Sorge, wie sich die täglichen Aufgaben verändern werden – kann dazu beitragen, den Widerstand zu verringern. Wenn Sie die Vorteile des neuen Systems erklären und erläutern, wie es die Arbeit erleichtert oder effizienter macht, können Sie auch skeptische Mitarbeiter für sich gewinnen. Darüber hinaus können Sie potenzielle Kritiker zu Befürwortern machen, indem Sie sie in den Prozess einbeziehen und ihnen umfassende Unterstützung bieten.

9. Unzureichende Mitarbeiterschulung

Selbst das beste ERP-System wird scheitern, wenn die Mitarbeiter nicht ausreichend geschult sind. Einer der größten Fehler kleiner Hersteller ist die Unterschätzung der Bedeutung von gründlichen und fortlaufenden Schulungen. Das System wird nur so effektiv sein wie die Menschen, die es nutzen, und ohne angemessene Schulungsmaßnahmen können die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich anzupassen, was zu Fehlern und Ineffizienz führt.

Diese Schulungen sollten nicht nur die Bedienung des Systems abdecken, sondern auch die Frage, wie es die täglichen Abläufe in den einzelnen Abteilungen oder Teams verändern wird. Durch eine klare Kommunikation dieser Veränderungen und eine praxisnahe Schulung können die Mitarbeiter das nötige Selbstvertrauen gewinnen, um das System effektiv zu nutzen, und so einen reibungsloseren Übergang und bessere Gesamtergebnisse gewährleisten.

10. Keine Integration mit anderen Systemen

ERP-Systeme sind als zentrale Drehscheibe für die Abläufe eines Unternehmens konzipiert, funktionieren aber nicht in einem Vakuum. Wenn das ERP nicht in andere bestehende Geschäftsanwendungen – wie z. B. Buchhaltungssoftware – integriert wird, kann dies zu Datenduplizierung, Fehlern und Ineffizienzen führen. Dies erhöht nicht nur die Komplexität unnötig, sondern kann auch dazu führen, dass Möglichkeiten zur Automatisierung und datengesteuerten Entscheidungsfindung verpasst werden.

Vor der Implementierung des ERP ist es wichtig, alle vorhandenen Systeme zu identifizieren, die integriert werden müssen, und entsprechend zu planen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten nahtlos zwischen den Systemen fließen, wodurch das Fehlerrisiko verringert und der gesamte Betrieb effizienter wird.

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