Fallstudie: Wie Exacta Technologies seine Produktivität mit MRPeasy erhöhen konnte

Während er Analgen wechselte und versuchte sich in der Pandemie zu orientieren, fand der Serverhersteller Exacta Technologies die Ressourcen, eigenständig ein neues MRP-System einzuführen.

Über Exacta Technologies

Exacta Technologies ist ein Computerhardware-Unternehmen, das sich auf Design, Konfiguration und Fertigung kundenindividueller Hochleistungsserver und Arbeitsstationen spezialisiert. Das britische Unternehmen wurde 2011 gegründet und produzierte zunächst maßgefertigte Plattformen für Softwareanbieter, wodurch diese Unternehmen neben ihrer Software auch Hardware anbieten und somit die bestmögliche Nutzererfahrung sicherstellen konnten.

Heute produzieren Exacta Technologies und seine drei Tochterunternehmen – Platform, Blackcore und Proline – kundenindividuelle Hardware-Plattformen, Server und Arbeitsstationen für all jene, die hochleistungsfähiges Computing benötigen. Das Unternehmen erwirtschaftet jährlich 8 Millionen Pfund Umsatz und hat 25 Mitarbeiter.

Der Wechsel von Sage

Aufgrund des Wachstums der vergangenen Jahre wechselte das Unternehmen von einem Paket des unteren Spektrums von Sage zu einem anderen System, das ihm mehr Funktionen als schlichte Buchhaltung und Bestandsmanagement ermöglichte.

„Sage war ziemlich limitiert, allem voran, weil wir keine Produktionsplanung mit ihm betreiben konnten – dafür musste Microsoft Excel herhalten“, sagte Chris Landen, Operations Manager von Exacta Technologies. „Die manuellen Dateneinträge machten das System natürlich fehleranfällig und wir wussten, dass das nicht skalierbar war; und am Ende hatten wir das Gefühl, wir hätten eine Grenze erreicht. Wir wollten zur nächsten Stufe vorrücken, Workflows automatisieren, unsere Bestellungen besser managen und im Grunde genommen unseren gesamten Betrieb optimieren.“

Nachdem es sich im Sommer 2019 für eine Veränderung entschloss, fand das Unternehmen schnell Gefallen an Xero, dank seiner großartigen Methode zur Datenpräsentation. Sage nur für Xero auszutauschen fühlte sich jedoch wie ein Schritt nach hinten an, weil Xero selbst die grundlegendsten Funktionen für das Bestandsmanagement fehlten, die selbst Sage anbot. Außerdem enthielt es keine Funktionen fürs Produktionsmanagement, die Exacta benötigte, wie Stücklisten, Produktionsplanung, Steuerung, Reporting, Untervergaben usw.

„Es hätte aus betrieblicher Sicht keinen Sinn ergeben“, sagt Landen. „Wir zogen es also auch in Betracht, uns eine fortgeschrittenere Version von Sage zu holen. Die von Xero angebotenen Integrationen haben das Blatt jedoch gewendet.“

Die beste Xero-Integration

Aus einer Litanei an Xero-Apps – Drittanbieter-Softwares, die mit dem Buchhaltungsmodul integriert werden – schafften es anfangs vier Fertigungs-Suites auf die Shortlist: Unleashed, Katana, Fishbowl und MRPeasy.

„Wir wussten, dass wir noch nicht auf einem Niveau produzierten, das uns SYSPRO oder SAP in Erwägung ziehen ließ“, so Landen. „Eine unserer größten Anforderungen an das System war, dass es sich leicht bedienen lassen musste.“

Nach vielen Tests und Versuchen verblieben Unleashed und MRPeasy als finale Kandidaten. Nach fünf Monaten Untersuchungen und Analysen verschiedener Systeme entschied sich Exacta Technologies schließlich dafür, MRPeasy grünes Licht zu geben.

MRPeasy hat gewonnen wegen seiner ausgezeichneten Balance aus Anwenderfreundlichkeit und seiner Funktionsfülle, die normalerweise nur von größeren Systemen zu erwarten ist“, erklärt Landen. „Außerdem wollten wir unsere Tabellen loswerden – die Produktionsplanungsfunktion von MRPeasy war also auch ein entscheidender Faktor.“

Erleichterte Einführung mit Support-Materialien

Obwohl die Entscheidung für MRPeasy bereits im Dezember 2019 gefällt wurde, begann der Einführungsprozess nicht vor März 2020, weil das Unternehmen zwischenzeitlich in eine neue, moderne Produktionseinrichtung umzog. Ab den Frühlingsmonaten fing das Exacta-Team an, am neuen System zu üben, um dabei aufkommende mögliche Probleme zu finden und zu lösen.

„Der Wechsel auf ein neues System war anfangs etwas einschüchternd aufgrund der komplexen Natur unseres Unternehmens. Wir haben beispielswiese ein breites Spektrum an Stücklisten – darunter Matrix-Stücklisten – und arbeiten mit Subunternehmen“, erinnert sich Landen. „Wir wollten sichergehen, dass das System – und das Unternehmen – bereit für die Einführung ist.“

Zum Lernen der Grundlagen, gäbe es keine bessere Lösung, als sich mit den Online-Support-Dokumenten und -Videos vertraut zu machen, die MRPeasy auf seiner Website bereitstellt.

Die Support-Materialien sind einer der größten Pluspunkte des Systems“, sagt er. „Immer wenn wir ein Problem haben, können wir uns sicher sein, dass wir eine Lösung finden werden, wenn wir uns etwas Zeit nehmen, uns mit der Software und den Anleitungen vertraut zu machen. Die Hilfedateien helfen wirklich enorm. Alles ist per Selbstbedienung möglich. Die Dokumentation ist klar, präzise und wissensbasiert, sodass jeder alleine auf Lösungen kommen kann. Der persönliche Support ist da nur ein Plan B, der jedoch nichtsdestotrotz weiteren Mehrwert schafft.

Ein Nutzen für jede Funktion

Das Einführungsteam verbrachte knapp zwei Monate damit, das System zu studieren. Ab Mai fing es an, Daten einzutragen und am 1. Juni wurde das System schließlich gestartet. Zunächst nutzte Exacta nur MRPeasys Kernfunktionen und machte eine Übergangsphase durch, während der das Unternehmen eine Funktion nach der anderen schrittweise hinzufügte.

Wir müssen immer noch hinter ein paar Aspekte kommen und sie verbessern, aber der gesamte Prozess war bemerkenswert reibungslos“, sagt Landen. „Im Grunde genommen finden wir für jede Funktion von MRPeasy einen Nutzen, weshalb wir uns für das Enterprise-Konto entschieden haben. Wir planen allerdings, noch weiter aufzustufen, damit wir Zugriff auf die API-Funktion bekommen.“

Positives Feedback von Kunden, Lieferanten und Angestellten

Es ist schwer für Landen, die von MRPeasy gebrachten Verbesserungen für das Unternehmen präzise zu beurteilen, weil einfach nicht viel da war, mit dem die neuen Daten hätten verglichen werden können. Er betont jedoch, dass es viel wichtiger sei als jede Zahl, jetzt die Tools zu besitzen, um Verbesserungen vorzunehmen und die Unternehmensprozesse zu analysieren und zu optimieren.

Seitdem wir damit angefangen haben, Arbeiterberichte zu nutzen, haben wir Daten aus der Fertigungsebene gesammelt, die uns mehr Sichtbarkeit in die Fertigung liefert“, erklärt Landen. „Mit Sage und Excel war es sehr schwer, präzise Berichte wie diese zu bekommen; jetzt können wir die Daten viel schneller verarbeiten und Einblicke in die Effizienz unserer Arbeiter erhalten.“

Es mag zwar nicht viele Zahlen geben, die Landens Behauptungen stützen, doch Landen weiß, dass sich einiges im Unternehmen verbessert hat. Das positive Feedback von Kunden, Lieferanten und Arbeitern spräche schließlich für sich.

Wir können unseren Kunden jetzt viel genauere Informationen über Preise und Lieferzeiten geben. Diese ziehen das neue, sauberere Angebotssystem unserem alten vor“, so Landen. „Account Manager haben mehr Sichtbarkeit in den Zustand der Kundenbeziehung. Die Lieferantenperformance verbessert sich, weil wir Kaufprozesse beschleunigen und Betriebsmittel effizienter planen können. All diese Verbesserungen werden an den Kunden weitergereicht und auf uns reflektiert.

Empfehlungen für andere Hersteller

Als er gefragt wurde, ob er anderen Herstellern, die eine ERP-Software in Erwägung ziehen oder ihr altes System gegen ein anderes austauschen möchten, eine Empfehlung aussprechen könnte, meint Landen:

„Sie müssen akzeptieren, dass die Einführung eines neuen Systems ein komplexer Prozess ist, der echte, konzentrierte Anstrengungen erfordert. Sie müssen bereit sein, viele Arbeitsstunden dafür aufzuwenden, um ein Expertennutzer zu werden. Wenn Sie den Einführungsprozess schneller und reibungsloser gestalten möchten, könnten Sie die Hilfe von Beratern in Anspruch nehmen; die Einführung von MRPeasy ist dagegen auch ohne Hilfe von extern absolut machbar. Wir können MRPeasy wärmstens empfehlen. Es ist leistungsstark, leicht zu lernen und zu verwenden und hat einen vernünftigen Preis. Und ich kann nicht genug betonen, wie hilfreich die Support-Dokumente sind.“

Artikel erstmals veröffentlicht auf Zenoot.com