Fallstudie: Rollagranola skaliert mit MRPeasy

Lebensmittelvertriebe und Einzelhändler fordern zurecht die höchsten Standards von ihren Lieferanten und zwar nicht nur in Sachen Zutaten und Prozessen, sondern auch bei Geschäftssystemen.

Die größten Lebensmittelhersteller können Millionen für Systeme ausgeben – wie kann also ein Kleinunternehmen oder Startup eine ähnlich hohe Glaubwürdigkeit bei Käufern erreichen?

Für den in Hertfordshire ansässigen Müsliproduzenten Rollagranola lautete ein Teil der Antwort, ein  Cloud-basiertes Fertigungs-ERP-Paket von MRPeasy einzusetzen.

Inspiriert von den überlegenen Müslisorten, die er in den USA kennengelernt hat, gründete Robin Longden 2014 Rollagranola, um selbst hochwertige, „hausgemacht“ aussehende Müslis aus rein natürlichen Zutaten und ohne Industriezucker zu produzieren. Sein Unternehmen stellt mittlerweile circa 18 Sorten her, einschließlich Paleo und glutenfrei, um „die Bedürfnisse jener Kunden zu erfüllen, die sich bessere Standards wünschen und bereit sind, ein bisschen mehr für sie zu bezahlen.“

Wie viele andere Lebensmittel-Startups begann Rollagranola die Produktion zuhause und verkaufte auf lokalen Märkten. Nachdem sich der Umsatz von anfangs 60.000 Pfund pro Jahr auf aktuell eine halbe Million gesteigert hatte, entschied sich Longden nach 18 Monaten schließlich dazu, ein echtes kommerzielles Unternehmen zu werden. Diese Entscheidung schloss einerseits ein, eine 230m² große Fabrik zu finden, andererseits war sich Longden mit seinen 30 Jahren Erfahrung in der Lebensmittelindustrie bewusst, dass eine Investition in Systeme mindestens genauso wichtig war wie die Investition in die Produktion, wenn sich sein Unternehmen als vertrauenswürdige und ernsthafte Alternative für Käufer erweisen wollte.

Das bedeutete, so Longden, dass er ein System brauchte, welches den Betrieb richtig repräsentierte, dessen Einrichtung allerdings nicht lächerlich teuer sein durfte. „Müsli zu produzieren ist nicht wirklich kompliziert oder anspruchsvoll – man kann es schließlich auch zuhause machen. Wir brauchten ein System, dass Einfachheit und Klarheit beibehielt, uns aber gleichzeitig die Möglichkeit gab, neue Verkäufer ins Boot zu holen, Materialdaten zu speichern, mit beständigen Rezepten zu arbeiten und komplette Nachverfolgung zu gewährleisten. All das sind selbst bei Geschäften mit den kleinsten Einzelhändlern grundlegende Bedingungen.“

Rollagranola ist gemäß SALSA (Safe And Local Supplier Approval) Zertifizierung tätig, was jährliche Inspektionen und nachweisbare Einhaltung bewährter Fertigungspraktiken und -prozesse umfasst. Bei großen Unternehmen läuft das ähnlich ab, ist in diesem Fall jedoch „nicht so mühsam, dass es ein kleines Unternehmen komplett aus der Bahn wirft“. Firmen müssen nachweisen, dass sie vom einen Ende zum anderen komplett nachverfolgt werden können – sowohl rückwärts von Kundenbeschwerden als auch vorwärts, um zu verfolgen, wo eine verdächtige Charge Zutaten verwendet wurde. „Die Mischung aus Absicht, Fähigkeit und Systemen und Prozessen ist entscheidend“, so Longden.

Rollagranola testete ein halbes Dutzend MRP-Systeme im Rahmen derer kostenlosen Testversionen und entschied sich im Juni 2016 schließlich für MRPeasy. Longdon fand, dass das System recht leicht zu lernen war, und war vom Lizenzierungsmodell und der Preisgestaltung überzeugt. „Es hilft einem wachsenden Unternehmen wirklich sehr. Man muss keine großen Pakete [an Softwares] nehmen und kann Nutzer einzeln hinzufügen, damit die Kosten unter Kontrolle bleiben. Am entscheidendsten für uns war jedoch, dass die Verfolgbarkeit problemlos funktioniert.“

MRPeasy wurde mit einem Xero-Buchhaltungspaket und einem Shopify E-Commerce-System integriert. Unter den 400 aktuellen kommerziellen Kunden im System finden sich Kunden aus ganz Europa und weit entfernten Ländern wie Australien. Verkäufe finden auch über Ocado und der Website des Unternehmens statt. Außendienstmitarbeiter nutzen das System, um Bestellungen einzutragen und Kunden hinzuzufügen, außerdem „funktioniert es als flexibles System für die Fernarbeit sehr gut“.

Auf der Lieferantenseite gibt es circa 20 Lieferanten auf einmal, doch da viele der Zutaten – Nüsse, Samen, Öle, Gewürze – relativ spezialisiert sind und über Zwischenhändler bezogen werden, gibt es eine recht hohe Fluktuationsquote. Mit weiterem Wachstum des Unternehmens lautet das Ziel, künftig mit Großhändlern zu arbeiten, die einen höheren Kontrollgrad liefern können, um die Lieferkette zu unterstützen. Aktuell könnte Rollagranola schon den halben Bestand eines Lieferanten kaufen, was die fehlerlose Verfolgbarkeit umso wichtiger macht.

Seit der Inbetriebnahme hat Longden von einem Basis- auf ein mittleres Paket hochgestuft, auch um verschiedene Preisstrategien mit verschiedenen Kunden zu reflektieren. Es gibt auch Funktionen, die noch nicht gebraucht werden. „Wir sind kein anspruchsvoller Betrieb mit langen Lieferketten, mehreren Stücklisten oder komplexen Versandprozessen“, meint Longden. „Die Dinge, die einen robusten und soliden Betrieb sichern und die Kosten und Bestände kontrollieren werden uns im höchsten Maße von MRPeasy geboten. Wenn wir weiter wachsen, wird das System noch wichtiger und ich habe keinen Grund anzunehmen, dass es in absehbarere Zukunft nicht skalierbar sein würde.“

Longden befand den Support für schnell und effektiv. Er sagt: „MRPeasy ist nicht so groß, dass sie Drittparteien nutzen, die zwar im System trainiert wurden, aber nicht verstehen, wie man selbst versucht es zu nutzen. Wir könnten auf ein anderes Paket hochstufen, müssten dafür aber eine Menge mehr bezahlen und würden keine entscheidenden Vorteile erhalten – und MRPeasy entwickelt sich ständig weiter.

Wie am Beispiel Rollagranola zu erkennen, ist MRPeasy eine ideale Lösung für die Entwicklung von Unternehmen, die Ihre Produktivität steigern möchten.