Hersteller von Linsenmessgeräten bleibt mit MRP-Implementierung vom ersten Tag an flexibel

Optimec Systems, ein Hersteller von Präzisionsmessgeräten, hat sich für die Implementierung eines MRP-Systems vom ersten Tag an entschieden. Seit vier Jahren bewältigt MRPeasy alle Komplexitäten in der Fertigung und im Bestandsmanagement.

Ein britisches High-Tech-Unternehmen für optische Messgeräte

Optimec Systems Limited (OSL) ist ein Ingenieurbüro, das hochpräzise Messgeräte für Linsenhersteller produziert. Es wurde 2020 von den erfahrenen Ingenieuren Matthew Cleere und Ben Coldrick gegründet. Die beiden hatten vorher in einem größeren Ingenieurbüro zusammengearbeitet, bis sich ihnen die Möglichkeit bot, einen Teil der Technologie zu erwerben und sich damit selbstständig zu machen.

OSL entwickelt und fertigt hochpräzise optische Linsenbildgebungssysteme. Diese Geräte mit dem Namen is830 werden für die hochpräzise Messung von Kontakt- und Intraokularlinsen, Hornhautimplantaten, Linsenformen und ähnlichen Produkten verwendet. Sie sind für moderne Linsenhersteller unverzichtbare Geräte, mit denen die Linsengeometrie mit einer Präzision im Submikrometerbereich gemessen werden kann. Die Geräte werden in der Forschung und Entwicklung, in der Qualitätskontrolle und an mehreren Stellen während des Linsenherstellungsprozesses eingesetzt.

OSL entwickelt sowohl die Hardware als auch die Software für seine Produkte firmenintern. Heute beschäftigt das Unternehmen 6 Mitarbeiter, wobei einige vertrauenswürdige Subunternehmer bestimmte Aspekte der Fertigung und Montage übernehmen. Die Produktlinie is830 wird im Inland und an Unternehmen auf europäischen, US-amerikanischen und asiatischen Märkten verkauft, wobei zu den Kunden viele wichtige multinationale Linsenhersteller gehören. OSL erwirtschaftet einen Jahresumsatz von rund einer Million Dollar und baut die Produktion stetig aus.

Cloudbasierte Fertigungssoftware war von Anfang an eine Voraussetzung

Matthew Cleere, Director of Operations, wusste, dass eine Software für das Produktionsmanagement für ein neu gegründetes Fertigungsunternehmen mit einem komplexen Produkt ein Muss ist. „Wir haben das Unternehmen als neue Einheit gegründet, daher war es eine perfekte Gelegenheit, reinen Tisch zu machen und von Anfang an etwas auf die Beine zu stellen“, sagt er.

Dank seiner umfangreichen Erfahrung in den Bereichen Fertigung und Technik hatte Matthew eine gute Vorstellung von den Anforderungen von OSL an eine Produktionssoftware. Die erste Anforderung war eine Cloud-basierte Oberfläche, da das Unternehmen während des Höhepunkts des Corona-Lockdowns gegründet wurde und das Team aus der Ferne arbeiten musste. Dies führte zu der Idee, die gesamte IT-Infrastruktur von OSL webbasiert einzurichten.

Zu den wichtigsten Anforderungen an die Funktionalität gehörten eine effiziente Lagerverwaltung, die Vergabe von Unteraufträgen und die Verwaltung von Stücklisten. Das Vorgängerunternehmen verwaltete den Bestand mithilfe von Tabellenkalkulationen und papierbasierten Systemen. Das musste geändert werden, um die Rückverfolgbarkeit der Bestände zu verbessern. „Da wir viele der von uns verwendeten Komponenten auslagern und anfangs auch ein Großteil der Montagearbeiten ausgelagert wurde, benötigten wir eine solide Lagerverwaltung, um die Arbeit der Subunternehmer und die relativ große Anzahl von Komponenten zu verwalten, da wir recht komplexe Produkte haben“, sagt Matthew.

Schließlich stand eine nahtlose Xero-Integration ganz oben auf der Liste der Anforderungen, da sich OSL von Anfang an für die Buchhaltungsplattform entschieden hatte. Es bestand die Hoffnung, dass das integrierte Lagerverwaltungssystem von Xero zunächst ausreichen würde. Es stellte sich jedoch schnell heraus, dass es nicht flexibel genug war, um die komplexen Lageranforderungen und Stücklistenstrukturen von OSL zu bewältigen.

Die Implementierung war einfach genug, um von zu Hause aus durchgeführt zu werden

Matthew stöberte im Internet und suchte nach geeigneten Kandidaten für die neue Produktionssoftware des Unternehmens. Da er insbesondere MRP-Systeme im Auge hatte, stieß er zufällig auf MRPeasy. Es schien alle Kriterien zu erfüllen und versprach außerdem Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und einen niedrigen Preis. „Ich habe ein paar andere Kandidaten getestet, aber die Funktionen von MRPeasy schienen im Allgemeinen einfacher zu bedienen zu sein, und der Datenimport war sehr einfach.“

Die Entscheidung war gefallen, und Matthew machte sich daran, das neue System zu implementieren. Der Lockdown bot dafür eine gute Gelegenheit, da die Produktionsmengen gering waren und genügend Zeit für die Einrichtung blieb. Es gelang ihm größtenteils, das System über einen Monat lang aus der Ferne zu implementieren, und er entwickelte auch einen Schulungsplan für die Mitarbeiter.

Im Juli 2020 vertraute OSL schließlich erstmals auf MRPeasy fest. Zunächst wurden einige Aufträge parallel zur Produktionsverwaltung in der vorherigen Firma abgeschlossen. Im September hatte das Team jedoch bereits vollständig auf die neue Fertigungssoftware umgestellt. „Wir haben es gut hinbekommen, die Leute für MRPeasy zu begeistern. Sie haben die Vorteile auf jeden Fall erkannt“, kommentiert Matthew.

Ein intuitives System für Benutzer mit vielen Aufgaben

Was die wichtigsten Anforderungen betrifft, so erwies sich die in MRPeasy integrierte Funktionalität für die Auftragsvergabe schnell als entscheidend, um OSL die erforderliche Flexibilität bei der Lagerverwaltung zu bieten. Das System trug auch dazu bei, die Lagerbestände zu optimieren und die Prognosen zu vereinfachen.

Für kleine Unternehmen, insbesondere solche mit komplexen und hochwertigen Komponenten, ist die Optimierung der Lagerbestände entscheidend, um ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Lieferzeiten zu gewährleisten. Matthew Cleere erklärte: „Wir fertigen auftragsbezogen, und einige kostenintensive Komponenten haben lange Lieferzeiten. Daher ist die Genauigkeit der Prognosen – die Planung der Produktion und die Festlegung eines genauen Bestätigungstermins – für uns sehr wichtig. Diese Transparenz bei der Planung und die Fähigkeit, die angegebenen Auftragsdaten einzuhalten, sind von entscheidender Bedeutung.“

Die Eigenschaft von MRPeasy, komplexe Stücklisten zu verwalten, hat auch die kundenindividuelle Anpassung erheblich erleichtert. Matthew merkt an: „Wir haben zwar keine große Produktpalette, aber wir stellen viele maßgeschneiderte Automatisierungen und optionale Extras zur Ergänzung unserer Produkte her. Die Fähigkeit von MRPeasy, komplexe parametrisierte Stücklisten zu verwalten, spart uns enorm viel Zeit.“

Ein weiterer überraschender Vorteil war die intuitive und flexible Benutzeroberfläche. Da OSL ein kleines Team ist, müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, zu vielen verschiedenen Aufgaben beizutragen. Matthew lobt die Benutzeroberfläche von MRPeasy, die Flexibilität ermöglicht: „MRPeasy hat sich als so intuitiv erwiesen, dass jedes unserer Mitglieder eine Vielzahl von Aktionen ausführen kann, ohne sich beispielsweise auf einen Beschaffungsmanager verlassen zu müssen, um Lieferungen zu buchen usw.“ Wenn jemand nicht weiterkommt, stehen das umfangreiche Benutzerhandbuch von MRPeasy, ein spezieller, auf die Software trainierter KI-Assistent oder das reaktionsschnelle Support-Ticket-System zur Verfügung, um alle auftretenden Fragen zu beantworten.

Das Verständnis der Softwareanforderungen ist für KMU von entscheidender Bedeutung

Matthew empfiehlt diese Vorgehensweise auch anderen KMU, die MRP-Software implementieren möchten, und rät dringend dazu, sich zunächst Zeit zu nehmen, um die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zu verstehen. „Das System ist in dem Sinne sehr leistungsfähig, dass es viele verschiedene Möglichkeiten bietet, die Dinge erledigt zu bekommen und Probleme zu lösen. Es ist wichtig, sorgfältig über Ihre Verfahren nachzudenken“, sagt er.

Auf unternehmensweiter Ebene schlägt Matthew außerdem vor, einen gründlichen Schulungsplan für die Mitarbeiter zu implementieren, damit sie verstehen, was sie tun und was das Management von ihnen erwartet. Es ist besser, den Mitarbeitern ein System verständlich zu machen und sie entsprechende Maßnahmen ergreifen zu lassen, als ihnen beizubringen, grobe Protokolle zu befolgen, ohne zu verstehen, was sie damit erreichen sollen.

Vier Jahre später optimiert MRPeasy weiterhin die Arbeitsabläufe von OSL und verbessert das Produktionsmanagement. Heute kümmert sich MRPeasy effektiv um die gesamte Produktion und das Bestandsmanagement des Unternehmens.

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