Unternehmen für maßgefertigte Holzarbeiten expandiert mit MRP-Software

Covenant Millwork, ein Unternehmen für maßgefertigte Holzarbeiten aus Louisville, Georgia, benötigte eine Software, um die Expansion seines Betriebs zu unterstützen. „Es gibt nichts, was so gut funktioniert wie MRPeasy“, sagt Kent Holdeman, der Präsident.

Ein Holzverarbeitungsunternehmen mit zwei Abteilungen

Covenant Millwork ist ein Unternehmen für maßgefertigte Holzarbeiten aus Louisville, Georgia, das Parkett, Schränke und Möbel herstellt. Der Betrieb besteht aus zwei Abteilungen, von denen sich eine auf Bodenbeläge und Komponenten wie Treppenstufen, Fensterläden und Türen spezialisiert hat, während sich die andere auf Schränke und Möbel konzentriert. Das 2006 gegründete Unternehmen verkauft seine Produkte in den gesamten Vereinigten Staaten und hat die Erwartungen der Gründer Kent Holdeman und Ron Shultz übertroffen.

„Wir fertigen nach Maß, um ganz besondere Anforderungen zu erfüllen“, sagt Holdeman, der die Abteilung für Bodenbeläge und Fräsarbeiten leitet. “Zum Beispiel fertige ich gerade eine Haustür an, die zu einem 200 Jahre alten Haus passt.“

Verwendung eines Ein-Personen-Datenverwaltungssystems

Bis 2020 hatte sein Teil des Unternehmens 3–4 Mitarbeiter, und Holdeman konnte alles selbst verfolgen. Wenn jemand eine Frage hatte, kam er zu ihm, um Informationen zu erhalten.

„Mit 3 Personen war das okay“, sagt er.

2020 nahm das Unternehmen jedoch eine neue Bodenbelagslinie in sein Sortiment auf, was auch die Einstellung weiterer Mitarbeiter bedeutete. Holdemans Ein-Mann-Unternehmensführungssystem begann unter dieser neuen Last zu ächzen, und er beschloss, einen Berater mit einer Lösung zu beauftragen. Der Berater riet ihm, entweder jemanden einzustellen, der seine Geschäftsdaten in Excel verwalten konnte, oder ein spezielles Softwarepaket zu implementieren.

„Ich brauchte eine Software, die die Fragen der Mitarbeiter in der Produktion beantworten konnte, ohne dass ich 80 Stunden pro Woche arbeiten musste, um ihnen immer einen Schritt voraus zu sein“, sagt Holdeman.

Die Einführung der neuen Produktlinie fiel mit dem Beginn der Corona-Lockdowns zusammen. Die Menschen hatten plötzlich viel mehr Freizeit, die sie zu Hause verbrachten, was einen Boom bei der Renovierung von Häusern auslöste. Auch das Geschäft von Covenant Millworks verzeichnete einen deutlichen Aufschwung. All dies führte zu einem perfekten Sturm, durch den Holdeman nur schwer navigieren konnte.

Holdeman begann deshalb, nach Software zu suchen. Da er nur begrenzte Erfahrung mit Unternehmensverwaltungssystemen hatte, war das für ihn völliges Neuland.

„Ich wusste nicht einmal, wofür MRP oder ERP eigentlich steht“, sagt er. ‚Aber irgendwann wurde mir klar, dass ich genau das brauchte.‘

Eine Softwarelösung mit unendlichen Möglichkeiten finden

Holdeman durchsuchte das Internet nach Lösungen, las Rezensionen und verbrachte viel Zeit damit, fünf bis sechs verschiedene Systeme zu testen. Er richtete ein Konto ein und erstellte ein oder zwei Jobs für die erste Bewertung, stellte jedoch fest, dass die meisten Lösungen nur verbesserte Tabellenkalkulationen waren.

„Als ich schließlich MRPeasy fand, dauerte es etwas länger, bis ich einen Auftrag ins System reinbekam, aber mir wurde klar, dass die Möglichkeiten mit dieser Software endlos waren“, bemerkt er. ‚Außerdem erschien es mir sehr benutzerfreundlich.‘

Holdeman gefiel auch, dass es reichlich Dokumentation gab. Besonders gefielen ihm die Demovideos, in denen verschiedene Module und Funktionen des Systems erklärt wurden. All dies, zusammen mit einer langen kostenlosen Testversion, war auf der Website von MRPeasy frei zugänglich.

Was Holdeman am meisten schätzte, war die Funktionalität der Produktionssteuerung, die es ihm ermöglichte, Dinge einfach zeitlich zu verschieben. Wenn sich beispielsweise ein Auftrag verzögerte, konnte er ihn einfach per Drag-and-Drop auf den nächsten Tag oder die nächste Woche verschieben, wobei der Rest des Kalenders automatisch aktualisiert wurde. Wenn ein Auftrag aus mehreren Prozessen bestand und er einen der Vorgänge verschob, wurden auch die anderen automatisch neu geplant.

„All das habe ich in MRPeasy gefunden“, sagt er.

Die alleinige Implementierung erforderte Geduld

Holdeman begann zunächst damit, das System nur für die Verfolgung seiner eigenen Arbeit zu nutzen, und gewährte dann nach und nach anderen Mitarbeitern Zugriff. Obwohl die Implementierung ein entmutigender Prozess war, hielt er durch und schaffte es, das System ganz allein einzurichten. Heute nutzt der Großteil des Unternehmens die Software täglich.

„Ich möchte, dass sich jeder einloggen und Daten eingeben kann“, so Holdeman.

Allerdings gibt es bei jeder Veränderung auch ein wenig Widerstand. Laut Holdeman standen einige Mitarbeiter der neuen Vorgehensweise skeptisch gegenüber und es dauerte einige Monate, bis alle überzeugt waren.

Verringerung der Arbeitsbelastung der Geschäftsführung und Verbesserung der Bestandsgenauigkeit

Holdeman hat die Teambildung zu einem zentralen Grundsatz des wachsenden Unternehmens gemacht. Durch die Schaffung von Vertrauen und Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens kann er sich zurückziehen und muss nicht jeden Schritt des Betriebs im Detail überwachen. Und MRPeasy spielt dabei eine wichtige Rolle, sagt er.

„Innerhalb von sechs Monaten nach der Einführung des Programms habe ich wirklich gutes Feedback von den Mitarbeitern erhalten“, bemerkt er. „Sie können jetzt viel unabhängiger arbeiten als früher und sehen das Gesamtbild besser.“

Die neue Software hat nicht nur die Arbeitsbelastung für Holdeman verringert, sondern auch zahlreiche Vorteile für Covenant Millworks mit sich gebracht. In einem Unternehmen, in dem es früher praktisch keine Bestandsverwaltung gab und Lieferungen eher zufällig bestellt wurden, hat das neue System eine genaue Materialverfolgung eingeführt. Dies hilft Holdeman und seinem Team, Fehlmengen bei Materialien zu vermeiden, die für ihren Herstellungsprozess von entscheidender Bedeutung sind. MRPeasy hat auch die Genauigkeit der Vorlaufzeitschätzung des Unternehmens erheblich verbessert.

„Wenn ich einen Kundenauftrag eingebe“, erklärt Holdeman, „kann ich dem Kunden ein Datum nennen, an dem der Auftrag fertig sein wird, und weiß gleichzeitig sofort, welche Materialien ich zur Ausführung des Auftrags benötige.“

Ein vollständiger Überblick über den Betrieb

Holdeman hat jetzt auch einen praktischen Überblick über alle seine Kundenaufträge: welche auf die Produktion warten und welche zur Auslieferung bereit sind, welche pünktlich oder verspätet sind. Wenn Kundenaufträge bestätigt werden, können sie sofort in Fertigungsaufträge umgewandelt und automatisch eingeplant werden. Die für die Auftragserfüllung erforderlichen Materialien können mit wenigen Klicks gebucht werden. Wenn eines der Materialien nicht vorrätig ist, wird eine vorausgefüllte Bestellung für die fehlenden Waren generiert. Darüber hinaus ist die standortübergreifende Bestandsverwaltungsfunktion von MRPeasy von entscheidender Bedeutung, da Holdeman an zwei verschiedenen Standorten tätig ist.

„Jetzt weiß ich genau, was sich im Lager und was sich in der Fabrik befindet“, sagt Holdeman.

Das Team verwendet MRPeasy auch zur Verwaltung und Verfolgung von Qualitätsprüfungen und ist dabei, die Wartungsmanagement-Funktionalität einzurichten, die die Wartung von Arbeitsplätzen auf der Grundlage der vergangenen Tage oder der Betriebsstunden plant. Eine weniger verbreitete, aber dennoch wichtige Funktionalität, die Covenant Millworks nutzt, ist die Stückliste für Nebenprodukte. Damit können sie die bei der Herstellung eines Produkts entstehenden Nebenprodukte bestimmen und die Mitarbeiter können die Mengen der Nebenprodukte melden, die während der Produktion entstehen.

„Wenn wir zum Beispiel einen rustikalen Boden herstellen und ein Teil des Rohmaterials nicht dem von uns gewünschten Aussehen entspricht, können wir diesen Teil innerhalb des Systems ausschließen und ihn zurück ins Lager schicken“, sagt Holdeman. „Das hilft uns, den Bestand besser zu verfolgen, was es zu einer echt praktischen Funktion macht.“

Empfehlung an andere Hersteller

Anderen wachsenden Herstellern, die ein Produktionsmanagementsystem einführen möchten, empfiehlt Holdeman, sich den Herausforderungen der Implementierung direkt zu stellen.

„Es gab Momente während der Einrichtung der Software, in denen ich nach draußen gehen und im Wald neben unserer Anlage spazieren gehen musste, um meine Nerven zu beruhigen“, erinnert er sich. „Aber jetzt, da die Software das tut, was wir wollen, zahlt sie sich wirklich aus.“

Abschließend sagt Holdeman: „Und wenn Sie bereits Produkte vergleichen, gibt es nichts, was so gut funktioniert wie MRPeasy.“

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