Die Erkenntnisse eines Fertigungsberaters nach Hunderten von Projekten

Tim Grant, Gründer der Fertigungsberatungsfirma Business Solution Providers, hat Hunderte von Software-Implementierungsprojekten geleitet. Hier sind einige der Erkenntnisse, die er im Laufe der Jahre gewonnen hat.

Vom Rechnungswesen zur Fertigung

Business Solutions Providers ist ein Beratungsunternehmen für die Fertigungsindustrie aus Nevada. Das Unternehmen wurde 2003 vom Buchhalter Tim Grant als allgemeiner Buchhaltungs- und Buchführungsservice gegründet. Nach einigen Jahren stellte Grant jedoch fest, dass die Bedürfnisse seiner Kunden aus den Bereichen Lieferkette und Fertigung von den Softwareanbietern nicht gut bedient wurden. Mit seiner früheren Erfahrung als Controller in einem Fertigungsunternehmen beschäftigte er sich eingehend mit den Problemen, die das Bestands- und Fertigungsmanagement für KMU mit sich brachte, und damit, wie spezialisierte Software diese Probleme lösen könnte.

„Es war ein unterversorgter Markt“, sagt er.

Grant erstellte ein Portfolio von Bestands- und Fertigungssystemen und erwarb gleichzeitig ein Zertifikat in der Fertigung und im Bestandsmanagement von der Association for Supply Chain Management (ASCM), einer weltweit führenden Autorität auf diesem Gebiet. Dies half ihm, das Vertrauen seiner Zielgruppe zu gewinnen, und ermöglichte es seiner Beratungsfirma, zu einem sechsköpfigen Team zu wachsen, das Hunderte von Beratungs- und Implementierungsprojekten für KMU in ganz Nordamerika durchgeführt hat.

Hersteller müssen Geschäftsprozesse integrieren

Während seiner Tätigkeit als Berater für Fertigungssoftware hat Grant auch den Übergang zu Cloud-basierten Lösungen miterlebt. Heute betreut er fast ausschließlich Kunden, die auf die Cloud umsteigen möchten.

„In der Regel versuchen diese Unternehmen, von Tabellenkalkulationen und anderen Arten interner Dokumente wegzukommen“, sagt er. „Meistens verwenden sie nur QuickBooks oder ein sehr altes Legacy-System und erzielen damit nicht die gewünschte Effizienz.“

Laut Grant benötigen ihre Kunden Unterstützung bei Themen wie Bestandsverfolgung und Produktionsplanung bis hin zu Kostenmanagement sowie der Integration und Skalierung ihres Geschäfts. Integration ist hier ein Schlüsselbegriff, wobei Grant die Notwendigkeit betont, Datensilos zu beseitigen – separate Systeme, die wichtige Geschäftsinformationen ohne Interkonnektivität speichern.

“Unsere Kunden wissen, wie man Dinge produziert; darin sind sie Experten“, so Grant. “Aber sie geben auch zu, dass es ihnen an Erfahrung mit Software mangelt, insbesondere wenn es um die Integration mehrerer Anwendungen geht.“

Für eine erfolgreiche Implementierung ist die Abstimmung von entscheidender Bedeutung

Grant und sein Team folgen bei jedem neuen Kunden einem bestimmten Plan. Nach dem ersten Gespräch füllen die Kunden einen Fragebogen aus, der den Beratern ein besseres Verständnis über das Unternehmen gibt und sie sehen lässt, ob es sowohl zu Business Solution Providers als auch zu einer der von ihnen unterstützten Softwarelösungen passt. In anderen Fällen hat der Kunde bereits mit der Implementierung einer der Lösungen begonnen, benötigt aber zusätzliche Unterstützung, um das System ordnungsgemäß einzurichten.

Sollte das Unternehmen passen, beginnt der Implementierungsprozess mit einem Kick-off-Meeting, an dem die Leiter aller relevanten Abteilungen teilnehmen. Ziel dieses Meetings ist es, das Beratungsteam vorzustellen, klare Erwartungen zu formulieren und Projektmeilensteine und Zeitpläne festzulegen. Dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass alle Parteien von Anfang an auf einer Linie sind.

Projekte dauern im Durchschnitt 6–8 Wochen

In der ersten Phase der Implementierung liegt der Schwerpunkt auf der Datenmigration. Dabei werden Daten aus den Altsystemen des Kunden in die neue Software übertragen, damit alle Informationen korrekt formatiert und einsatzbereit sind. Zu den in dieser Phase integrierten Daten gehören in der Regel Lieferantenlisten, Kundendatenbanken, Stücklisten und Routing-Details.

„In der ersten Woche bis zu zehn Tagen dreht sich alles um Daten“, sagt Grant. ‚Wenn die Daten erfasst sind und wir ein Schulungssample eingerichtet haben, gehen wir zur Entwicklung des Workflow-Prozesses über.‘

Während der Workflow-Entwicklungsphase stellt das Team detaillierte Fragen, um die täglichen Abläufe des Kunden zu verstehen, einschließlich der Interaktionen mit Lieferanten, der Auftragsabwicklung und des Einkaufs. Diese Informationen werden verwendet, um die Benutzer durch das System zu führen und ihnen dabei zu helfen, sich mit verschiedenen Modulen wie Einkauf und Produktion vertraut zu machen.

Die Schulungen werden in der Regel aus der Ferne durchgeführt, entweder einzeln oder in kleinen Gruppen, sodass alle Benutzer mit dem neuen System vertraut sind. Kurz vor Abschluss bereitet das Team den Kunden auf die Inbetriebnahme des neuen Systems vor und erläutert die erforderlichen Vorbereitungen und Dateneinstellungen. Gelegentlich werden auch Schulungen vor Ort angeboten, um auf spezifische Bedürfnisse einzugehen.

„Insgesamt dauert ein Projekt wie dieses in der Regel 6 bis 8 Wochen“, sagt er.

Berater beseitigen Komplexität

Die Vorteile der Beauftragung eines erfahrenen Implementierungsberaters liegen auf der Hand. Zunächst einmal wird der Kunde weitgehend entlastet, da er nur die erforderlichen Unterlagen und Daten bereitstellen, seine Präferenzen erläutern und an Schulungen teilnehmen muss. Der Implementierungspartner richtet das System ein und passt es an. Zweitens hilft die Beauftragung eines Beraters zu verhindern, dass das System eingerichtet wird, ohne es vollständig zu verstehen, was den Implementierungsprozess erschweren und zu minderwertigen Ergebnissen führen könnte.

Das soll nicht heißen, dass der Kunde nicht in den Implementierungsprozess eingebunden werden muss. Laut Grant besteht das größte Hindernis in der Erwartungshaltung des Kunden, dass die Berater das System selbst einrichten und es dann dem Unternehmen übergeben. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert jedoch die ständige Einbindung des Kunden, da während des gesamten Prozesses viele Mikroentscheidungen getroffen werden müssen.

„Wenn der Kunde aufgeschlossen und engagiert ist, läuft die Implementierung in der Regel sehr gut“, so Grant.

Nach der Inbetriebnahme des Systems bieten Grant und sein Team auch einen Nachbetreuungsservice an, um etwaige unmittelbare Probleme zu lösen oder neue Mitarbeiter zu schulen. Sobald der Kunde das System selbstständig nutzen kann, gilt das Projekt als erfolgreich abgeschlossen.

„Vier Monate nach Abschluss führen wir in der Regel einen zusätzlichen Anruf durch, um zu sehen, ob alles reibungslos läuft und ob zusätzliche Hilfe benötigt wird“, sagt Grant. „Normalerweise brauchen die Kunden zu diesem Zeitpunkt keine zusätzliche Unterstützung mehr.“

Die Begegnung mit MRPeasy war ein Wendepunkt

Eines der wichtigsten Softwaresysteme, bei deren Implementierung Business Solution Providers Hersteller unterstützt, ist MRPeasy, ein MRP/ERP-System, das speziell für Hersteller mit bis zu 200 Mitarbeitern entwickelt wurde.

Grant machte sich 2019 mit der Software vertraut, als ein Kunde ihn um Hilfe bei der Implementierung bat. Diese erste Begegnung mit MRPeasy markierte einen bedeutenden Wendepunkt in seiner Erfahrung mit Fertigungssoftware. Da er zuvor mit Desktop-basierten Lösungen gearbeitet hatte, stellte er fest, dass diese weniger integriert und für die Benutzer schwieriger zu meistern waren. Der Wechsel zur Online-Plattform von MRPeasy war eine Offenbarung; er war sofort beeindruckt von ihrer Einfachheit und der unkomplizierten Benutzeroberfläche. Diese Anwenderfreundlichkeit stand in krassem Gegensatz zu den Systemen, mit denen er in der Vergangenheit zu tun hatte, und seine ersten Erfahrungen mit der Implementierung von MRPeasy bestätigten seinen ersten Eindruck, indem sie schnell ihren Wert unter Beweis stellten und es zu seiner bevorzugten Wahl für zukünftige Projekte machten.

Bald darauf benötigte ein anderer Kunde Hilfe bei der Verwaltung seines Fertigungsbetriebs und Grant erkannte, dass es ein großes Interesse an einer solchen Lösung gab. Er nutzte sein Netzwerk von QuickBooks-Buchhaltern, die selbst nur ungern mit Fertigungs- oder Lagerverwaltungssoftware arbeiteten, und sicherte sich so zusätzliche Projekte, die es ihm ermöglichten, sich als autorisierter MRPeasy-Berater zertifizieren zu lassen.

„Viele Buchhalter wollen nicht mit Kunden aus der Lagerverwaltung oder Fertigung zusammenarbeiten, weil sie mit Konzepten und Prozessen zu tun haben, die sie nicht gewohnt sind“, erklärt Grant. „Also habe ich bekannt gemacht, dass wir diese Fertigungssoftware unterstützen, und dadurch eine ganze Menge Aufträge erhalten.“

Unterstützung für Hersteller beim Verständnis ihrer Abläufe

Laut Grant bietet MRPeasy Herstellern unschätzbare Tools, insbesondere durch seine Funktionen für die Produktionsplanung und das Bestandsmanagement. Hervorzuheben sind auch die Funktionen der Plattform zur Produktionssteuerung, die es Kunden ermöglichen, Fertigungsaufträge visuell zu verwalten und die Produktionskapazität an verschiedenen Arbeitsplätzen zu bewerten. Diese Funktionalität umfasst die Möglichkeit, Aufträge einfach über eine Drag-and-Drop-Oberfläche zu planen und neu zu planen, um verfügbare Materialien und Arbeitskräfte aufeinander abzustimmen und die Produktionszeitpläne zu optimieren.

„Diese MRPeasy-Funktionen vermitteln Herstellern sofort einen Eindruck davon, was innerhalb bestimmter Zeitvorgaben realistisch machbar ist“, so Grant.

Darüber hinaus unterstützt MRPeasy komplexe Produktkonfigurationen mit seinen Matrix- und mehrstufigen Stücklisten (BOMs), was besonders für anpassbare Produkte und solche, die aus vielen lokal gefertigten Unterbaugruppen bestehen, nützlich ist. So können Unternehmen die Produktions- und Materialplanung für komplexe Produkte vereinfachen und mühelos BOMs mit verschiedenen Parametern erstellen.

„Viele unserer Kunden stellen Artikel her, die in verschiedenen Größen, Farben oder mit anderen Merkmalen erhältlich sind“, erklärt Grant. “Mit MRPeasy können sie diese Produkte gruppieren und dann nach Bedarf duplizieren und anpassen.“

Die Software integriert auch externe Tools wie Scanner zur Verwaltung von Etiketten und Barcodes, wodurch diese Prozesse nahtlos ablaufen. Neuere Ergänzungen wie der Master Production Schedule (MPS) und Prognose-Tools erweitern die Möglichkeiten von MRPeasy weiter und lassen die Kunden Produktionsmengen genau planen und Über- oder Unterbestände vermeiden.

Ein Gleichgewicht zwischen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit

Grant ist der Meinung, MRPeasy sei die beste Option für kleine Hersteller, vor allem weil es eine beispiellose Balance zwischen robuster Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit biete. Produktionsmanagementsysteme sind dafür bekannt, dass sie aufgrund der vielen Details, die bei der Durchführung eines Produktionsvorgangs eine Rolle spielen, schwierig zu bedienen sind. MRPeasy hat dies geändert, indem es den Schulungsprozess vereinfacht und sicherstellt, dass die Mitarbeiter von Anfang an effektiv mit der Software arbeiten können.

Darüber hinaus ermöglicht MRPeasy Unternehmen, die Software an ihre spezifischen betrieblichen Anforderungen anzupassen, indem verschiedene Funktionen ein- oder ausgeschaltet werden. Dadurch wird die Software besser navigierbar, indem alles, was der Kunde nicht benötigt, entfernt wird. Grant kam zu dem Schluss, dass selbst die kompliziertesten Funktionen so intuitiv gestaltet sind, dass sein Team sie den Kunden in wenigen Minuten leicht erklären kann und ihnen zeigt, wie sie funktionieren und wie sie ihre Abläufe verbessern werden.

„Wenn die Lösung klar und benutzerfreundlich ist, engagieren sich die Teams mit mehr Enthusiasmus und Beteiligung für die Umsetzung“, glaubt Grant. “Und MRPeasy ist bei weitem das Beste, was es in Sachen Benutzerfreundlichkeit gibt.“

Ein Lösungsanbieter, der seinen Kunden zuhört

Grant schätzt auch die Reaktionsfähigkeit des Entwicklungsteams von MRPeasy. Alle MRPeasy-Kunden können das Ticketing-System nutzen, um Entwicklungsvorschläge einzureichen, und wenn mehrere verschiedene Kunden dieselbe Funktionalität anfordern, erhält sie eine höhere Priorität in der Produkt-Roadmap. Nachdem Grant beispielsweise einen Vorschlag zur Integration von MRPeasy in die Fulfillment-Plattform Ware2Go eingereicht hatte, dauerte es nur wenige Monate, bis die Integration abgeschlossen war.

„MRPeasy hört seinen Kunden und Implementierungsdienstleistern zu, wenn es um Vorschläge zur Verbesserung des Produkts geht“, sagt Grant. ‚Viele Softwarelösungen sind nicht so reaktionsschnell.‘

Und Ware2Go ist nur eine von vielen Drittanbieter-Integrationen, die MRPeasy seinen Kunden anbietet. Zu den bemerkenswerten Apps, die in MRPeasy integriert wurden, gehören QuickBooks, Xero, Shopify, WooCommerce, BigCommerce, Pipedrive und ShipStation. Die Konnektivität mit dem Integrations-Hub Zapier kann für die weitere Integration mit Hunderten anderer Anwendungen genutzt werden.

„Alle wettbewerbsfähigen SaaS-Produkte erweitern ihre Technologie-Stacks um mehrere Integrationen, und MRPeasy ist definitiv an vorderster Front dabei“, sagt Grant.

100 Implementierungen in 5 Jahren

Als Beweis für die Effektivität und Benutzerfreundlichkeit der Software haben Grant und sein Team in den letzten fünf Jahren rund 100 MRPeasy-Implementierungen durchgeführt.

Einer ihrer Kunden ist BusBoard, ein kanadischer Hersteller von Prototyp-Leiterplatten. Die Inhaberin Patty Corneck sagt: „Als unser Unternehmen wuchs, erkannten wir die Notwendigkeit, die Verwaltung unseres Lagerbestands und unserer Auftragsabwicklungsprozesse zu optimieren und zu verbessern. Business Solution Providers war äußerst hilfreich bei der Schulung in der Nutzung von MRPeasy und QuickBooks Online und bei der Anpassung an unser Unternehmen.“

Grant sieht eine glänzende Zukunft sowohl für Business Solution Providers als auch für MRPeasy, da kleine Hersteller immer häufiger auf Fertigungssoftware zurückgreifen. Da die Digitalisierung langsam, aber sicher zur Norm wird, werden Lösungen, die Benutzerfreundlichkeit mit robuster Funktionalität verbinden, im Mittelpunkt des modernen Fertigungsmanagements stehen.

„Die Verfolgung der Fertigung hat endlich die dunklen Zeiten von vor 40 bis 50 Jahren hinter sich gelassen“, betont Grant. „Wir leben in einer Zeit, in der Geschwindigkeit, Teamarbeit und Aktivität ständig zusammenfallen müssen. MRPeasy macht dies für moderne Fertigungsunternehmen möglich.”

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