ERP- und MRP-Einführung – Wie Sie Ihre internen Prozesse analysieren

Ein entscheidender Schritt bei der Einführung eines ERP- oder MRP-Systems ist, die internen Prozesse Ihrer Organisation tiefgründig zu analysieren und Prozessflussdiagramme aktueller und neuer Prozesse zu erstellen.

Ein Prozessflussdiagramm ist ein Chart, der sämtliche notwendigen Schritte eines bestimmten Prozesses darstellt. Durch die Erstellung eines Prozessflussdiagramms können Organisationen Bereiche zur Verbesserung und Veränderung ausfindig machen und angehen. Diese Diagramme könnten folgendes umfassen:

1. Den Fluss von Ressourcen (Materialien, Personal).
2. Den Fluss von Informationen.
3. Die zugehörigen Aufgaben innerhalb eines Prozesses.
4. Die zu treffenden Entscheidungen während eines Prozesses
5. Die Verbindungen zwischen den verschiedenen Phasen eines Prozesses.
6. Die Veränderungen an Besitz und Verantwortlichkeiten während eines Prozesses.
7. Den Workflow innerhalb eines ERP- oder MRP-Systems.

Was ist ein Prozessflussdiagramm?

Ein Prozessflussdiagramm ist ein Bild oder eine Zeichnung, die die sequenziellen Schritte eines Prozesses grafisch darstellt. Es ist auch als Prozesskarte oder Flowchart bekannt.

Jeder Schritt in einem Prozess wird in einem Kästchen dargestellt, die alle mit in Prozessrichtung verlaufenden Pfeilen verbunden sind, was die Abfolge von Ereignissen markiert. Jede Karte beginnt und endet an einem bestimmten Punkt und es gibt Inputs und Outputs sowie Entscheidungspunkte, an denen der Prozess verschiedene Pfade einschlagen kann.

Geschäftsbereiche, die nicht aufgezeichnet werden können

Es gibt Bereiche, die beim Entwurf eines Prozesses für die Einführung eines ERP- oder MRP-Systems miteinbezogen werden sollten und sich auf unterschiedlichen Ebenen befinden könnten. Auf höherer Ebene kann ein Prozessflussdiagramm alle Bereiche des Unternehmens integrieren. Auf unteren Ebenen kann es einen bestimmten Prozess detaillierter aufzeigen. Die miteingeschlossenen Bereiche könnten sein:

• Betrieb, wie etwa Bestellerfüllung, Produktion, Bestand, Beschaffung.
• Verkäufermanagement
• Verkaufsprozesse
• Buchhaltung
• Finanzen
• Personal

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Die Vorteile eines Prozessflussdiagramms

Für Geschäftsprozesse lauten die Vorteile, ein Prozessflussdiagramm zu haben, wie folgt:

• Es ist eine Karte, die auf einen Blick dabei hilft, einen gesamten Prozess zu verstehen.
• Es hilft, betriebliche Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
• Es hilft, interne Verfahren zu standardisieren und zu erhalten.
• Es hilft, aktuelle Prozesse zu dokumentieren.
• Es hilft, Rollen und Besitz zuzuweisen und Verantwortlichkeiten festzulegen.

Die Schritte für die Anwendung eines Prozessflussdiagramms zur Prozessoptimierung

Das Prozessflussdiagramm hilft, die markanten Eigenschaften eines Prozesses zu verstehen. Es gibt viele Werkzeuge für das Design eines Prozessflussdiagramms, von Stift und Papier oder Microsoft Word bis hin zu diversen Software-Lösungen. Prozesskarten lassen Sie Ihre Verfahrensweisen infrage stellen, um Organisationsprozesse zu optimieren.

Die Schritte zur Anwendung von Prozessflussdiagrammen zur Optimierung von Prozessen und die Einführung von ERP- oder MRP-Software lauten:

• Ein Team zuteilen und den Umfang bestimmen

Während dieser Phase legen Sie Ihr operatives Team (Projektmanager, Vermittler und Assistenten) sowie Projekt-Deadlines fest. Sie definieren den Umfang des Projekts und seine Grenzen, Ziele und erwartete Ergebnisse.

• Daten sammeln

In dieser Phase muss Ihr Team Informationen zum Abbilden der aktuellen Situation sammeln, indem Beobachtungen und Interviews mit Mitarbeitern durchgeführt und historische Daten gesammelt werden.

Es sollten alle Prozessparameter und -einschränkungen identifiziert und miteingeschlossen werden. Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und Situationen.

• Datenanalyse und Abbildung der aktuellen Situation

In dieser Phase analysieren Sie die gesammelten Daten und erstellen Prozessflussdiagramme verschiedener Prozesse.

Es ist wichtig, einen Prozess so abzubilden, wie er tatsächlich ausgeführt wird, und nicht wie er mutmaßlich oder idealerweise abläuft. Das Prozessflussdiagramm sollte wie ein Foto der aktuellen Situation sein.

Es gibt standardisierte Symbole, die bei der Darstellung des Flussdiagramms verwendet werden sollten. Sie zeigen sämtliche involvierten Aufgaben, von Anfang bis Ende, sowie die Entscheidungsfindungsroute und die Beziehungen untereinander. Am Ende des Artikels können Sie die gängigsten Flowchart-Symbole finden.

• Problemidentifizierung

In dieser Phase müssen Sie die wichtigsten Prozessprobleme identifizieren, mit denen sich Ihr Unternehmen konfrontiert sieht. Versuchen Sie zu diagnostizieren, welche Prozesse ineffizient, verwirrend oder unklar sind. Vielleicht stehen einige Prozesse in direktem Widerspruch zueinander oder blockieren andere Prozesse. Finden Sie heraus, wo „der Ball fallengelassen“ wird. Es könnte Probleme geben, klaren Besitz oder Verantwortlichkeiten zu haben.

Wenn Sie ein ERP- oder MRP-System einführen, sollten Sie alle Prozesse identifizieren, die davon betroffen sind und wahrscheinlich verändert werden sollten.

• Entwicklung eines neuen, verbesserten Prozesses

Brainstormen Sie den Prozess mit kritischer Einstellung und beziehen Sie stets Ihre Teammitglieder und die Arbeiter mit ein, die für diese Prozesse verantwortlich sind.

Diskutieren Sie die ideale Prozesssequenz und legen Sie sie fest und definieren Sie klare Verantwortlichkeiten sowie detaillierte Anweisungen, wie der Prozess reibungslos von einem Schritt zum nächsten verlaufen soll, bis er abgeschlossen ist. Entwerfen Sie daraufhin ein überarbeitetes Prozessflussdiagramm.

Denken Sie daran, dass dies nur ein Entwurf ist und viele Änderungen auftreten werden, wenn Sie die nächsten Schritte angehen.

• Test des neuen, verbesserten Prozesses

Jetzt ist es an der Zeit, sich in die Praxis zu begeben und den Pilottest zu starten.

Das ist die Gelegenheit, die Unterschiede zwischen Plan und wirklicher Situation zu prüfen. Messen Sie die Performance und stellen Sie Beobachtungen an, damit Sie den Plan mit der Wirklichkeit abgleichen können.

So können Sie:

• Nutzlose Schritte oder Aufgaben eliminieren.
• Fehlende Schritte hinzufügen.
• Unterprozesse kombinieren.
• Unnötige Schritte reduzieren.
• Aktivitäten vereinfachen.
• Anweisungen, Verantwortlichkeiten und Besitz verdeutlichen.
• Und entscheiden, ob der neue Prozess besser ist als der ursprüngliche.

• Dokumentation des finalen Flussprozesses

Präsentieren Sie Ihrem Team das finale Prozessflussdiagramm. Dokumentieren Sie den Flowchart in den operativen Verfahren. Denken Sie daran, hierfür konventionelle Symbole zu verwenden. Dieses Dokument enthält mindestens die folgenden Daten:

• Den Namen des Prozesses oder der Unterprozesse
• Prozess- / Unterprozess-Inputs
• Prozess- / Unterprozess-Outputs
• Prozess- / Unterprozess-Grenzen
• Prozess- / Unterprozess-Aktivitäten
• Rollen der Mitglieder
• Genehmigungen und Dokumentationsdaten

• Den Flowchart Ihres Prozesses aktuell halten.

Von jetzt an findet eine kontinuierliche Optimierungsschleife statt und es beginnt ein iterativer Prozess. Jedes Mal, wenn Raum für Verbesserungen auftritt oder der Prozess sich verändert, müssen Sie den Flowchart aktualisieren. Kümmern Sie sich beim ersten Mal jedoch nicht um jedes noch so kleine Detail – bereiten Sie aber darauf vor, dies künftig als Teil Ihrer Optimierungsgewohnheiten zu sehen!

Abschließende Tipps für die Einführung von ERP- und MRP-Systemen

Die Einführung von ERP- oder MRP-Systemen ist ein komplexer Prozess, der eine lange Zeit dauert sowie Ressourcen und die Mitarbiet Ihrer Teammitglieder erfordert. Deshalb sollten Sie die obigen Tipps berücksichtigen, um eine erfolgreiche Einführung sicherzustellen, wenn Sie Ihre internen Prozesse analysieren:

• Erkennen Sie das größere Ganze des gesamten Prozesses.
• Halten Sie die Konzentration auf Ihrem Hauptziel.
• Arbeiten Sie sich vom Allgemeinen ins Detail vor.
• Perfektion kommt nicht über Nacht, sondern mit jedem einzelnen Schritt.
• Beziehen Sie Ihre Teammitglieder bei der Prozessabbildung mit ein.
• Die Einführung eines ERP-/MRP-Systems wird Ihre Unternehmensprozesse zum Positiven verändern.

Zu verwendende Symbole bei der Prozessgestaltung

Die folgende Tabelle zeigt die gängigsten Symbole, die beim Entwurf von Prozessflussdiagrammen verwendet werden sollten.