Tiefkühlkosthersteller steigert Effizienz um 400%
Frozen Garden stellt sowohl eigene gesunde Lebensmittelprodukte als auch White-Label-Ware für andere kleine Marken her. Um effektiv zu expandieren, entschied sich die Gründerin Allyson Straka schließlich für die Einführung eines MRP-Systems. „Als wir anfingen, produzierten wir 200 Smoothies pro Tag“, sagt sie. „Jetzt produzieren wir 1000 mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern.
Ein Kleinstadtbetrieb, der landesweit arbeitet
Frozen Garden ist ein kleiner Lebensmittelhersteller, der sich auf die Produktion gesunder Tiefkühlkost spezialisiert hat, darunter Smoothies und Körnerschalen sowie mikrowellengeeignete Fertiggerichte. Das Unternehmen mit Sitz in Valparaiso, Indiana, bezieht einen Großteil seiner Rohstoffe von regionalen Landwirten und liefert seine Produkte an Haushalte in allen unteren 48 Staaten.
Darüber hinaus stellt das Unternehmen auch Eigenmarken für andere kleine Unternehmen her. Dabei profitiert das Unternehmen von einer weitgehend ungenutzten Nische, da die meisten Hersteller von White-Label-Produkten nur Großaufträge annehmen, was für neuere Unternehmen noch unerschwinglich ist. Frozen Garden ist ein Beispiel für die Widerstandsfähigkeit und den Scharfsinn mancher Kleinunternehmen und besteht heute aus einem neunköpfigen Team, das sich einerseits für nahrhafte Lebensmittel und andererseits für Nachhaltigkeit und Geschäftsmöglichkeiten für andere Kleinunternehmen einsetzt.
Ein nationales Unternehmen, das sowohl eigene als auch fremde Produkte herstellt, mit nur neun Mitarbeitern zu führen, mag auf den ersten Blick unmöglich erscheinen. Aber Frozen Garden hat einen Trumpf im Ärmel.
Die Inhaberin kennt den Wert guter Software
Da die Gründerin Allyson Straka zuvor als QA-Ingenieurin bei Microsoft gearbeitet hat, weiß sie um den Wert guter Software. Während das Unternehmen in den ersten Jahren ein Rezeptverwaltungssystem mit einigen Funktionen zur Bestandsverwaltung und Produktionsverfolgung verwendete, wurde Frozen Garden während der Pandemie klar, dass es etwas Leistungsstärkeres brauchte.
„Das alte System konnte uns nur Kostenschätzungen liefern, nicht aber die tatsächlichen Kosten berechnen“, sagt Straka. „Es konnte nicht mit Preisänderungen bei den Zutaten umgehen, die fast wöchentlich auftraten.
Die unzuverlässigen Kostendaten waren ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung, ein besseres System zu finden, mit dem die genauen Kosten automatisch neu berechnet werden konnten, wenn sich die Preise für die Zutaten änderten, und mit dem eine detaillierte Kostenanalyse möglich war. Als Lebensmittelhersteller musste Frozen Garden aber auch die strengen FDA-Vorschriften in Bezug auf die Rückverfolgbarkeit einhalten, insbesondere bei Produktrückrufen.
„Wenn die FDA zu einer Inspektion kommt, müssen wir in der Lage sein, ihnen sofort genau zu zeigen, welche Chargen von Rohstoffen in welchen Chargen von Fertigprodukten verwendet wurden, und wir müssen Rückrufe simulieren können“, erklärt Straka. „Wir haben nicht nur uns selbst, sondern auch viele Kunden in der Lebensmittelindustrie, die nach Möglichkeiten suchten, dies automatisch zu tun.“
Implementierung ohne externe Berater
Noch vor 10 Jahren konnten kleine Hersteller nicht einmal von effektiven, erschwinglichen Softwaresystemen träumen, die es ihnen ermöglichen würden, alle wichtigen Geschäftsfunktionen an einem Ort zu verwalten. Heute hat sich die Situation drastisch geändert, und viele Anbieter bieten ihre Lösungen auch kleineren Unternehmen der Branche an. Strakas Hintergrund in der Software-Qualitätssicherung ermöglichte es ihr, eine gut informierte Entscheidung zu treffen.
„Ich arbeite seit 15 Jahren in der Softwarebranche und bin daher sehr wählerisch, was Softwares angeht“, sagt sie. „Und für kleine Hersteller gibt es in Bezug auf die Kosten und die Funktionalität von Software nicht viel, was in der Mitte liegt. Doch MRPeasy hat genau diese Mitte getroffen.“
MRPeasy ist eine ERP/MRP-Software, die speziell für kleine Hersteller mit begrenzten Budgets und ohne IT-Personal entwickelt wurde, bei denen die Mitarbeiter oft mehrere Funktionen erfüllen. Durch die Integration von Vertrieb, Einkauf, Produktionsplanung, Inventar, Fertigungsberichten und Finanzen bietet es kleinen Unternehmen ein ähnliches Toolset wie größeren Unternehmen, allerdings zu einem wesentlich niedrigeren Preis.
Die Implementierung des neuen Systems dauerte 2-3 Monate, bis Frozen Garden bereit war, das alte System abzuschalten. Die Einrichtung wurde von Straka und ihrer Büroleiterin, den beiden Personen, die das System tatsächlich nutzen, nebenbei erledigt. Die Benutzerfreundlichkeit von MRPeasy in Verbindung mit der Hilfsbereitschaft des Kundenerfolgsteams ermöglichte es dem Unternehmen, das System einzuführen, ohne externe Berater zu engagieren.
„Als Softwareexpertin bin ich beeindruckt, wie fehlerfrei die Software ist; sie ist viel besser als der Branchendurchschnitt“, sagt Straka. „Der schnelle Support von MRPeasy war ebenfalls eine große Hilfe, um das System zu verstehen und den besten Weg für uns zu finden, es zu nutzen.“
Effizienz um 400% gestiegen
Straka erklärt, dass das neue MRP-System seit seiner Einführung eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung sowohl der Entscheidungsfindung als auch der internen Prozesse gespielt hat. Durch den Einsatz einer zentralen Plattform für alles, von der Produktionsplanung und Bestandsverwaltung bis hin zur Analyse der Produktionskosten und der Verfolgung wichtiger KPIs, konnte das Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erreichen, seine Kosten unter Kontrolle halten und die Produktivität erheblich steigern.
Die Software ermöglicht es dem Unternehmen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. So ist das Unternehmen jetzt in der Lage, proaktiv Lieferanten, Rezepte und Verkaufspreise zu ändern, wenn Preiserhöhungen bei den Zutaten die Rentabilität gefährden. Darüber hinaus überwacht das Unternehmen die Produktionslaufzeiten und vergleicht sie mit historischen Werten, um Ineffizienzen in der Produktion zu erkennen und zu korrigieren.
„Als wir anfingen, produzierten wir 200 Smoothies pro Tag“, sagt Straka. „Jetzt produzieren wir 1000 mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern.“
Auf die Frage nach ihren Empfehlungen für andere kleine Hersteller, die expandieren wollen, unterstreicht Straka die Bedeutung von Daten.
„Daten sind das A und O, sie bestimmen alles“, sagt sie. „Daten bestimmen, ob Sie profitabel sind, und wenn Sie keine genauen Daten haben, können Sie Ihr Unternehmen nicht effektiv führen.“
Für Lebensmittelproduzenten und andere Hersteller, die in stark regulierten Branchen arbeiten, ist Straka der Meinung, dass ein System wie MRPeasy ein logischer Schritt nach vorn gegenüber Tabellenkalkulationen sein sollte.
„MRPeasy verfügt über alle Funktionen, die Hersteller aus Branchen wie der Lebensmittel- oder Pharmaindustrie benötigen, um die FDA-Vorschriften einzuhalten und die nächste Stufe der Effizienz zu erreichen“, erklärt sie.
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