Die Verwaltung von Konsignationsware mit MRPeasy

Konsignationsbestand ist eine Methode des Beschaffungs- und Bestandsmanagements, bei der die von einem Lieferanten beschafften Güter Eigentum des Lieferanten bleiben, bis sie verbraucht oder verkauft werden. Im Folgenden erfahren Sie, wie unsere in den USA autorisierten Berater, Business Solution Providers, Inc., Konsignationsbestand für einen seiner Kunden einführen konnte.

Über den Autor: Denis Baldwin (denis@businesssp.com) ist MRPeasy Implementation Engineer bei Business Solution Providers, Inc. (www.businesssp.com). Das Team von BSP ist für Sie da, sollten Sie noch mehr kreative Lösungen für Ihre Herausforderungen mit MRPeasy brauchen!

Konsignationsbestand und der Geschäftsfall

Einer unserer Kunden, Kerfkore (www.kerfkore.com), ein Produzent von Architekturpaneelen und anderen holzgeformten Waren, musste in seinem Betrieb Konsignationsbestand verwalten. Obwohl unser Kunde den Großteil seiner Produktionsgüter auf traditionelle Weise von Lieferanten bezog, bot einer seiner Lieferanten offene Konsignationsbedingungen an. Diese ermöglichten es unserem Kunden, für jene Güter erst dann zu bezahlen, wenn sie verbraucht wurden, und nicht schon bei der Beschaffung. Die Vorteile für den Cashflow waren offensichtlich, allerdings machte sich unser Kunde sorgen, inwiefern die Führung dieses Bestands, der oft zehntausende Dollar wert war, seine Bilanzen in Unordnung stürzen könnte. Was normalerweise als Vermögensposten galt, müsste in diesem Fall schließlich tatsächlich als Verbindlichkeit gesehen werden (da der Lieferant immer noch Eigentümer der in den Lagerhallen des Kunden gelagerten Güter ist und der Kunde ihm noch Geld für sie schuldet). Um die Dinge noch komplizierter zu machen, werden diese Güter manchmal von dritten Lieferanten beschafft oder vom selben Lieferanten auf Kasse nach Eingang. Es musste also eine klare Linie zwischen den verschiedenen Einflüssen gezogen werden, die diese Artikel finanziell haben könnten.

Konsignation stellt für Buchhaltung und Lagerverwaltung ein einzigartiges Problem dar, da die Güter technisch gesehen vom Kunden nicht „geschuldet“ werden, obwohl er sie bereits als Bestand führt. Das birgt Herausforderungen für die Bestandsbewertung und verzerrt diesen Bestand in der Hinsicht, dass er potenziell sowohl Vermögensposten als auch Verbindlichkeit sein kann. Laut Bedingungen zwischen dem Kunden und seinem Lieferanten sind die Güter zum Zeitpunkt des Verbrauchs zu bezahlen. Es handelt sich um relativ schnell umgeschlagene Rohmaterialien, allerdings kann ihre Haltezeit stark schwanken, von nur ein paar Tagen bis hin zu mehreren Monaten, je nach erhaltenem Konsignationsbestandsvolumen und Produktnachfrage – sowohl hinsichtlich Produktionskapazität (für Lagerfertigung) und Kundennachfrage.

Mit der Standardmethode für Beschaffung und Buchhaltung für Güter in MRPeasy müsste der Kunde einen Beschaffungsauftrag für die erwarteten Warenkosten an den Lieferanten schicken, die Artikel dann im Bestand zum gezahlten Preis erhalten und schließlich die finanzielle Belastung dieser Güter über seinen gesamten Prozess hinweg tragen. Aufgrund dessen würden Güter, die noch nicht bezahlt wurden, anscheinend sowohl den Wert der verfügbaren Güter als auch den finanziellen Einfluss der Zahlung für diese Güter betreffen.

MRPeasy hat in seinem System noch keinen Prozess für Konsignationsware integriert und diese Notlösung ist ein bisschen umständlich. Dennoch scheint sie das Ziel zu erreichen, den finanziellen Einfluss vom physischen Bestand zu trennen.

Einige zu berücksichtigende Vorbehalte

• Sie können nicht mehr als einen Artikel vom selben konsignationsausstellenden Lieferanten auf einem Beschaffungsauftrag haben. Andernfalls würde die Rechnungsstellung nicht mehr funktionieren, sprich Sie würden nicht mehrere Artikel in voller Menge erhalten und später nur einen Teil der Artikel in Rechnung stellen. Alle Teilenummern müssen mindestens eine kleine Menge auf jeden Posten des verbrauchten Beschaffungsauftrags erhalten oder gar keine Menge. Aus diesem Grund empfehlen wir für diesen Prozess, nur einen Posten pro Beschaffung zu verwenden.
• Je nach Lieferanten, müssen Sie den finanziellen Einfluss möglicherweise zu unterschiedlichen Zeiten realisieren, zum Beispiel bei Produktion, nach 30 Tagen, am Quartalsende oder alles auf einmal (sprich, Sie müssen alle erhaltenen Artikel im Intervall auf einmal verbrauchen, selbst wenn das erst Monate später der Fall ist). Diese Bedingungen unterscheiden sich von Lieferant zu Lieferant.
• Wenn Sie die Artikelkosten vor der Produktion nicht ändern, wird das Ihre Produktionskosten verzerren und sie niedriger ausfallen lassen als sie tatsächlich sind.
• YMMV, je nach Ihrer Buchhaltungsmethode. Wir empfehlen, Tests durchzuführen und sowohl MRPeasy als auch Ihr Buchhaltungssystem zwischen jedem Schritt zu auditieren, um den finanziellen Einfluss zu sehen und wie dieser erfasst wird.

Einige zu prüfende und vorzunehmende Einstellungen

Um diesen Konsignationsbestand vom restlichen betrieblichen Bestand zu trennen, wurde eine zweite Seite als „virtueller Bestandsführungsort“ für diese Artikel eingeführt. Dieser Ort wurde verwendet, um die Güter zu erhalten, so wie sie auf dem Beschaffungsauftrag spezifiziert wurden. Um das mit MRPeasy zu erreichen, müssen wir in den Systemeinstellungen der Software einige Änderungen vornehmen:

• Systemeinstellungen > Usability-Einstellungen > Mehrere Bestände und Produktionsstandorte (auf „Ja“ einstellen).
• Systemeinstellungen > Softwareeinstellungen > Mehrere Rechnungen pro Beschaffungsauftrag (auf „Ja“ einstellen“).
• Systemeinstellungen > Softwareeinstellungen > „Rechnungen und Lieferungen trennen“ (auf „Ja“ einstellen)

Den Bestandsfluss physisch und technisch trennen

Wie Sie Ihren physischen Konsignationsbestand sortieren und dessen Verwaltung berücksichtigen im Vergleich zu Ihrem restlichen Bestand hängt von Ihren räumlichen Beschränkungen und anderen Faktoren ab. Es ist jedoch wichtig anzumerken, dass sich diese Lagerstandorte finanziell und logisch/systematisch unterscheiden können, falls nötig aber physisch zusammen sein können. Wenn Sie Ihre Lagerlose sorgfältig kennzeichnen und verwalten, könnte ein physisch begrenzter gemeinsamer Bereich funktionieren, allerdings wird das nicht empfohlen.

Das bedeutet nicht, dass Sie separate Gebäude haben müssen, allerdings wird es Ihnen für die Verwaltung eine gewaltige Hilfe sein, wenn Sie Ihre Konsignationsware in irgendeiner Form abgrenzen, sei es in zwei Gebäuden, zwei Räumen, zwei Palettenstellplätzen oder mit Farbmarkierungen auf dem Boden, die die Ware kennzeichnen. Da nur ein Lieferant mit unserem Kunden Konsignationbedingungen hatte, ging die Abgrenzung dieser Artikel leicht. Es mussten nur die Artikel des Lieferanten in der BESTAND > ARTIKEL Ansicht des Lieferanten gefiltert werden.

Die verlinkte MRP-Dokumentenspur fungiert als Ihre Kontrollkette

Wenn er Güter vom Lieferanten anforderte, sendete unser Kunde einen Beschaffungsauftrag für jene Artikel an seinen Lieferanten, einschließlich der tatsächlichen Kosten, den er nach Verbrauch aller Güter bezahlen musste. Der virtuelle Standort für den Konsignationsbestand wurde als Empfangspunkt für den Beschaffungsauftrag herangezogen. Dieser Beschaffungsauftrag wurde dann gespeichert, an den Lieferanten geschickt und vor dem Speichern als „interne PDF-Datei“ heruntergeladen. Die Ausdrucke dieser Beschaffungsaufträge wurden vom Beschaffungsbeauftragten beiseitegelegt und mit dem Stempel „konsigniert, nicht bezahlt“ versehen, damit sie weiter bearbeitet werden konnten, nachdem die Materialien in der Produktion verbraucht wurden. Falls Sie sich noch mehr Rechenschaftspflicht wünschen, können Sie dem Beschaffungsauftrag-Template ein individuelles Feld hinzufügen mit „Beschaffungsauftrag (Ja-Kästchen)”, damit sie inzeilig in der Beschaffungsauftragsansicht gefiltert werden können.

Nachdem der Lieferant den Beschaffungsauftrag bestätigt hatte, bearbeitete der Beschaffungsbeauftragte des Kunden ihn, um die Kosten für die beschafften Artikel auf 0,00$ zu ändern. Der Beschaffungsauftrag wurde so gespeichert und verblieb mit Null Kosten für die bestellten Güter, bis die Produktion startbereit war.

Losverwaltung hilft… eine Menge

Wenn der Beschaffungsauftrag gespeichert wurde, wurde ein Los erstellt (Los L00232). Diese Los zeigte nun die Kosten der Güter bei 0,00$ und ihren Lagerort am Konsignationsstandort. Wir nutzen diese Losverfolgung über diesen Prozess hinweg als Referenz, da sie uns bei jedem Schritt die verbundenen Kosten zeigt.

Wenn die Bestellung vom Lieferanten empfangen wird, wird sie mit der Losnummer auf dem gedruckten Label gespeichert und in den „Lagerung-Konsignation“ Teil der Lagerhalle platziert, einem „virtuellen Standort“ innerhalb von MRPeasy. Neben den Losdetails können wir im Losverlauf außerdem die erwarteten Kosten der Güter in diesem Schritt und bei jeder Bewegung durch das System einsehen.

Der vollständige Empfang Ihres Beschaffungsauftrags an Ihrem neuen Lagerstandort

Wenn die Konsignationsbestellung eintrifft, empfangen Sie Ihre Güter genauso wie jede andere Bestellung oder Lieferung auch. Ihr Wareneingangsteam sollte bestätigen, dass der Standort (Konsignationsstandort) des Beschaffungsauftrags mit dem bestimmten Lagerstandort für die Konsignationsware übereinstimmt und das Los mit einem ausgedruckten Losetikett versehen wird. Unabhängig davon, wie viele Artikel Sie für die Produktion verwenden (und entsprechend auf einmal in die Kostenberechnung einbeziehen), erhalten Sie das gesamte Los zu diesem Zeitpunkt am Konsignationsstandort.

Ein Kunde hat später am Tag einen Auftrag für das fertige Produkt „FK200FB12“ aufgegeben, das zwei Teile des „FB1297“ Konsignationsloses benötigt, um hergestellt werden zu können. Da kein Rohmaterial auf Lager und im Hauptlagerbereich verfügbar ist, müssen 40 Stück vom Konsignationsbestand transferiert werden.

Transferaufträge: Ihre Konsignationsware wird für den Verbrauch freigegeben.

Zu diesem Zeitpunkt wird ein Transferauftrag vom virtuellen Konsignationsstandort an den Produktionsstandort aufgegeben. Da nur die Kosten für die heute verbrauchte Materialmenge berücksichtig werden sollen (und entsprechend mit dem Lieferanten abgerechnet werden), wird ein Transferauftrag über 40 Einheiten erstellt.

Die Erstellung dieses Transferauftrags schafft aus Transaktionsaufzeichnungsperspektive mehrere Dinge:

• “Von” auf den Konsignationsstandort einzustellen und „Zu“ auf den Hauptlagerbereich erzeugt eine Buchung, ein neues Los und einen Transferauftrag – 3 Stopps im Lagerverlauf, die verfolgt werden können, bei den aktuellen Kosten von 0,00$ für die Artikel.
• Der Status des Transferauftrags wird nach dem Picking auf „versandt“ eingestellt. Wenn diese Konsignationsware im gemeinsamen Bestand ankommt, stellt eine zuständige Person den Status auf „empfangen“ um und gibt damit an, dass sich die Kontrollkette nach vorne bewegt hat.
• Das vorherige Los (L00232) existiert nach diesem Transfer noch, aber mit 40 Einheiten weniger (von den 250 ursprünglich dem Konsignationsbestand zugeteilten Gütern verbleiben 210). Das kann sich durch Überprüfung der Losdetails bestätigen lassen:

Die Maßnahme hat eine neue Losnummer für 40 Einheiten erstellt, die in den Hauptbestand bewegt wurden, Los L00233. Die Artikel wurden gepickt, sowohl im Transferauftrag und physisch in der Lagerhalle, und dann in den Produktionsbereich gebracht. Wie Sie sehen können, sind die realisierten Kosten der Materialien immer noch 0,00$.

Abrechnung und Aktualisierung des Beschaffungsauftrags, Realisierung der Kosten im Moment vor der Produktion

Nach Abschluss des Transfers, doch vor Beginn des Produktionsauftrags führt die Beschaffungsabteilung drei finanziell einflussreiche Schritte aus, um die wahren Kosten in den Betrieb einfließen zu lassen.

• Aktualisierung des vorherigen Beschaffungsauftrags – Öffnen Sie den Beschaffungsauftrag, der die Kosten für die Beschaffungsware vorher bei Null festgelegt hat (PO00025) und aktualisieren Sie die Kosten im Posten für die Konsignationsware, die jetzt für den Verbrauch bereit ist.
• Erstellung der Rechnung – Erstellen Sie im Beschaffungsauftragsbericht eine verbundene Rechnung für 40 Artikel. Diese Rechnung wird über den tatsächlichen Preis des Lieferanten ausgestellt (9,25$ pro Einheit). Falls Sie keine Rechnungsnummer vom Lieferanten haben, würde ich empfehlen, die Nummer des Beschaffungsauftrags und das aktuelle Datum als Rechnungsnummer zu wählen (z.B. PO00025-10-08-2022), da später noch weitere Rechnungen an diesen Beschaffungsauftrag gebunden werden, wenn mehr Konsignationsbestand verbraucht wird.
• Vornahme einer verbundenen Zahlung – Da die Zahlungsbedingungen der Konsignationsvereinbarung aussagen, dass die Güter bei Verbrauch bezahlt werden, protokollieren Sie eine Zahlung für die eingesetzten Materialien. Falls Schwankungs- oder Ausschusspotenzial in der Produktion für dieses Rohmaterial besteht, sollten Sie diese Dokumente möglicherweise speichern, aber noch keine Schecks ausstellen oder die Artikel anderweitig ausbuchen, bis die Produktion für dieses Los an Konsignationsware tatsächlich abgeschlossen ist.

Die Produktionsauftragsverpflichtung schließt die tatsächlichen Kosten ein

Da die obigen Beschaffungstätigkeiten die Finanzen beeinflussen, aber nicht den physischen Bestand, sehen Sie keine Veränderung im Lagerverlauf, der vor Abschluss der Produktion die realisierten Kosten kennzeichnet. Da der Kunde 20 Einheiten fertiger Güter FK200FB12 produzieren musste (die unsere vorher konsignierten FB1297 enthalten), wird ein Produktionsauftrag (MO00014) mit insgesamt 40 Einheiten FB1297 verarbeitet, um 20 Einheiten fertiger Güter FK200FB12 zu erstellen.

Die erste Angabe ist, dass die Kosten der Konsignationsartikel jetzt die tatsächlichen Kosten widerspiegeln. Sehen Sie sich die Details in der Stückliste an. Der Posten für FB1297 spiegelt die tatsächlichen Kosten wider:

Prüfen Sie die Artikelberichte und den Lagerverlauf, um die Kontrollkette und die angewandten Kosten zu sehen

Finale Bestätigung, auditieren Sie den Prozess in Ihrem Buchhaltungssystem.

Um zu bestätigen, dass alle Kosten über den gesamten Prozess hinweg richtig angewandt wurden, erfolgte eine Prüfung der Lose bei jedem Schritt und des Lagerberichts über die Rohartikel. Wenn Sie Quickbooks Online verwenden, können Sie die Transaktionen in jedem Schritt einsehen sowie im Synchronisationsprotokoll zwischen MRPeasy und QBO. Prüfen Sie, dass von diesem Prozess die richtigen Konten in Ihrem Buchhaltungssystem aktualisiert werden.

Bevor Sie sich damit abfinden, Ihre Konsignationsware mit MRPeasy nicht richtig verfolgen zu können, könnten Sie dieser Notlösung eine Chance geben. Falls Sie Hilfe brauchen, können Sie uns gerne kontaktieren und eine kostenlose Prüfung Ihrer Bedürfnisse anfragen. Unser Team ist für Sie da mit stündlichem Einführungssupport für MRPeasy für Ihr ganzes Projekt, Schulungen, Integrationen und mehr.