Chargenverfolgung – Ein einfacher Leitfaden

Die Chargenrückverfolgung ist eine Funktion, auf die kein Serienfertiger oder Chargenproduzent verzichten sollte. In diesem Leitfaden gehen wir auf die Grundlagen der Chargenverfolgung ein und zeigen, wie MRP-Software bei der Chargenverfolgung helfen kann.

Was ist Chargenverfolgung?

Unter Chargenverfolgung versteht man die Fähigkeit eines Produktions- oder Bestandsverwaltungssystems (IMS), Produktchargen während ihres gesamten Herstellungsprozesses und in der Lieferkette zu überwachen und zu verfolgen. Eine Charge ist eine Gruppe identischer Produkte oder Komponenten, die zusammen hergestellt werden oder im Falle von Unterbaugruppen einen einzelnen Herstellungsprozess gemeinsam verlassen.

Wie der Name schon sagt, ist die Chargenverfolgung nur für Arbeitsabläufe in der Chargenproduktion anwendbar, bei denen mehrere identische Artikel oder “Chargen” von Waren auf einmal hergestellt werden. Die Chargenproduktion ist vor allem bei Prozessherstellern üblich, aber auch diskrete Hersteller haben oft Teile ihrer Arbeitsabläufe in einem Chargenprozess eingerichtet.

Die Chargenverfolgung wird erreicht, indem den hergestellten Waren Chargennummern zugewiesen werden und die verschiedenen darin enthaltenen Daten entweder mit Hilfe von Rückverfolgungssoftware oder mit manuellen Methoden verfolgt werden. Leistungsfähige IMS- oder Produktionsmanagementsysteme mit Chargenverfolgungsfunktionalität erzeugen und vergeben beispielsweise automatisch Chargennummern. Diese können dann in Form von Etiketten oder Barcodes ausgedruckt und mit Klebeband an die fertigen Produkte oder Regale geheftet werden oder mithilfe von Bildverarbeitungssystemen physischen Gegenständen zugewiesen werden.

Die Chargennummern können so angepasst werden, dass sie eine Fülle von Informationen über die Produktcharge enthalten, z. B. das Herstellungsdatum, das Verfallsdatum, die beteiligten Arbeitsstationen, Informationen über die Arbeitswege, die Rohstoffquellen usw. In der modernen Fertigungslandschaft ist die Rückverfolgbarkeit äußerst wichtig, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, Rückrufe und RMAs zu bearbeiten, die Qualitätskontrolle zu vereinfachen, die Lagerbestände zu optimieren und die Kontrolle über das Fertigungssystem und die Lieferkette insgesamt zu verbessern.

Chargennummern vs. Losnummern

Obwohl die beiden Begriffe oft synonym verwendet werden, unterscheiden sich Chargennummern technisch gesehen von Losnummern. Wie wir bereits erklärt haben, ist eine Charge eine Gruppe von identischen Produkten, die zusammen hergestellt werden. Alle Produkte in einer Charge haben eine gemeinsame Chargennummer. Ein Los hingegen ist ein Begriff aus der Lagerhaltung, der eine bestimmte Menge bezeichnet – ein “Los” von Materialien, das zur gleichen Zeit und vom gleichen Lieferanten gelagert oder beschafft wird.

Ein Lagerlos besteht immer aus identischen Artikeln mit der gleichen Chargennummer. Eine große Anzahl von Waren mit der gleichen Chargennummer kann jedoch im IMS unterschiedliche Losnummern haben. Zum Beispiel, wenn sie in kleineren Mengen abverkauft werden oder wenn ein Lieferant im Laufe der Zeit mehrere kleinere Warenpartien an einen Hersteller schickt, die alle aus einer großen Charge stammen.

Der Hauptunterschied zwischen der Verfolgung von Losen und Chargen ist recht simpel. Die Losverfolgung ermöglicht die Rückverfolgung der Charge oder Chargen, die an ein bestimmtest Lose gesendet oder gelagert wurde(n), während die Chargenverfolgung die Rückverfolgung eines bestimmten Produkts bis zum Herstellungsprozess ermöglicht, z.B. bis zu der spezifischen Arbeitsstation und dem Kundenauftrag, von dem es stammt.

Es ist erwähnenswert, dass die Chargenverfolgung in der Inventarisierungssoftware meist durch die Losverfolgung realisiert wird.

Lesen Sie mehr über die Losverfolgung in der Fertigung.

Was ist der Unterschied zwischen Chargennummern, SKU-Codes und Seriennummern?

Lassen Sie uns auch den Unterschied zwischen Chargennummern und anderen gängigen Inventarkennungen – SKU-Codes und Seriennummern – klären.

Ein SKU-Code ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die jeder Komponente oder jedem Produkt der gleichen Art in einem Inventarsystem zugewiesen wird. Wenn ein Muffinhersteller beispielsweise viele verschiedene Muffinsorten herstellt, hat jede Muffinsorte einen anderen SKU-Code und alle Muffins dieser Sorte haben denselben SKU-Code.

Während eine einzelne Charge von Produkten alle denselben SKU-Code und dieselbe Chargennummer haben, hat die nächste Charge desselben Produkts denselben SKU-Code, aber eine neue Chargennummer. Wenn eine bestimmte Warenpartie an zwei verschiedenen Orten gelagert wird, können beide jedoch auch unterschiedliche Chargennummern haben, obwohl sie dieselbe Chargennummer haben.

Seriennummern hingegen unterscheiden sich sowohl von SKU-Codes als auch von Chargennummern dadurch, dass sie jedem einzelnen Produkt oder jeder Komponente separat zugewiesen werden. Die Verfolgung von Seriennummern wird in der Regel nicht in Arbeitsabläufen der Chargenproduktion verwendet, insbesondere in der Prozessfertigung. Wenn jedoch eine Rückverfolgbarkeit pro Artikel erforderlich ist, können sowohl Serien- als auch Chargennummern gemeinsam verfolgt werden.

Die Bedeutung der Chargenverfolgung

Jeder moderne Produktions- oder Vertriebsbetrieb kann von einer durchgängigen Rückverfolgbarkeit profitieren, unabhängig davon, ob diese durch die Verfolgung von Chargen-, Los- oder Seriennummern oder eine Kombination dieser Verfahren erreicht wird. Sehen wir uns nun die wichtigsten Vorteile an, die die Chargenverfolgung mit sich bringen kann.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Viele Branchen und Märkte verlangen von Unternehmen, dass sie Aufzeichnungen über ihre Herstellungsprozesse und ihren Vertrieb führen. Prominente Beispiele sind die Pharmaindustrie, die Lebensmittel- und Getränkeindustrie, die Automobilindustrie und die Elektronikindustrie. Ein robustes System zur Chargenrückverfolgung vereinfacht die Erfüllung dieser Anforderungen, vereinfacht den Audit-Prozess, verringert das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung und hilft vor allem sicherzustellen, dass die Produkte den Qualitäts- und Sicherheitsstandards entsprechen. Die Chargenverfolgung trägt auch dazu bei, die Transparenz der Abläufe zu demonstrieren und das Vertrauen der Aufsichtsbehörden zu stärken.

Rückverfolgung des Verfallsdatums

Neben der Einhaltung von Vorschriften liegt einer der wichtigsten Vorteile der Verwendung von Chargennummern in der Möglichkeit, das Verfallsdatum von verderblichen Waren zu verfolgen. Die Verfolgung des Verfallsdatums verhindert den versehentlichen Verkauf oder die Verwendung abgelaufener Produkte und vereinfacht die Verwaltung von Produktrotationen enorm. Dies ist besonders wichtig für die Lebensmittelsicherheit und die pharmazeutische Produktion, wo der Verzehr von Produkten, deren Haltbarkeitsdatum überschritten ist, zu Gesundheitsrisiken führen kann. Die Verfolgung des Verfallsdatums kann aber auch in finanzieller Hinsicht nützlich sein, um Verluste durch Verderb zu verhindern oder sogar zeitlich begrenzte Werbeaktionen zu verwalten.

Genaue Inventarreihenfolge

Im Hinblick auf die Bestandsverwaltung und die Sequenzierung hilft die Chargenverfolgung, Bestandsbewertungsmethoden wie FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out) und FEFO (First-Expired, First-Out) zu erleichtern. Diese Methoden sind entscheidend für die Verringerung von Veralterung und Verschwendung, da die Bestände nach ihrem Produktions- oder Verfallsdatum sortiert und geordnet werden können – Informationen, die über die Chargeninformationen der Bestände leicht zugänglich sind. FIFO stellt sicher, dass der älteste Bestand zuerst verwendet oder verkauft wird, LIFO erreicht das Gegenteil und FEFO priorisiert die Verwendung von Artikeln, die näher an ihrem Verfallsdatum liegen. Die oben genannten Methoden wirken sich auch auf unterschiedliche Weise auf den Gewinn und die steuerlichen Anforderungen eines Unternehmens aus und bieten mehr Kontrolle über die Finanzen eines Unternehmens.

Qualitätskontrolle und Q/A

Die Chargenverfolgung ist ein Eckpfeiler der effektiven Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung. Sie ermöglicht es Herstellern, die Qualität ihrer Rohstoffe und Produkte während des gesamten Produktionsprozesses zu überwachen. Durch die Rückverfolgung von Chargen kann jedes Qualitätsproblem schnell auf eine bestimmte Charge eingegrenzt werden, was den Umfang der erforderlichen Qualitätskontrollen einschränkt und die Problemlösung schneller und kostengünstiger macht. Dies vereinfacht die Aufrechterhaltung hoher Standards für die Produktqualität und trägt auch zur Verbesserung des Markenrufs bei.

Leichtere Rückrufe und RMAs

Im Falle eines Produktrückrufs oder einer RMA (Return Merchandise Authorization) vereinfacht die Chargenverfolgung den Rückrufprozess erheblich. Wenn ein Problem mit einem Artikel auftritt, kann ein Unternehmen die Chargennummer verwenden, um die Ursache des Problems zu ermitteln und gegebenenfalls die gesamte Charge vom Markt zu nehmen. Auf diese Weise kann ein einziger Erstattungs- oder Umtauschfall ein Grund dafür sein, eine ganze Charge zur Qualitätskontrolle zu bestimmen. Dieser gezielte Ansatz stellt eine zusätzliche Kontrollebene dar und minimiert die finanziellen und rufschädigenden Auswirkungen von Qualitätsproblemen. Darüber hinaus hilft die Chargenrückverfolgung dem Kundensupport, einen effizienteren Service zu bieten, da er mehr Informationen über das Produkt hat und weiß, wie er geeignete Maßnahmen ergreifen kann.

Chargenverfolgung mit Rückverfolgbarkeitssoftware

Die manuelle Chargenverfolgung kann eine entmutigende Aufgabe sein, insbesondere für Unternehmen mit komplexen Vertriebsketten und großen Lagerbeständen. Die manuelle Rückverfolgung beinhaltet die Verwaltung umfangreicher Aufzeichnungen in Tabellenkalkulationen, die bekanntermaßen anfällig für Fehler und Versäumnisse sind. Manuellen Methoden mangelt es auch an der Geschwindigkeit und dem Echtzeit-Datenzugriff, die für eine effiziente Entscheidungsfindung erforderlich sind, insbesondere wenn ein Unternehmen beginnt, sein Produktionsvolumen zu vergrößern.

Der Einsatz einer Bestandsmanagementsoftware oder eines MRP-Systems mit integrierten Funktionen zur Chargenverfolgung bietet dagegen erhebliche und kostengünstige Vorteile. Diese Art von Software automatisiert große Teile des Verfolgungsprozesses. Sie gewährleistet eine genaue und effiziente Datenverwaltung und vereinfacht gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und die Qualitätskontrolle. Darüber hinaus bietet sie einen Echtzeit-Einblick in die Lagerbestände und -bewegungen.

MRPeasy’s Lösung für die Chargenverfolgung

Die Chargen- und Losverfolgungsfunktion von MRPeasy ist ein Beispiel für die Effizienz, die mit einem fortschrittlichen MRP-System erreicht werden kann. MRPeasy erzeugt automatisch eindeutige Chargennummern für jedes gekaufte Material und für jeden Produktionslauf. Während der Produktionsplanung schlägt MRPeasy vor, aus welchem Los die Materialien entnommen werden sollen, entweder nach dem FIFO- oder dem FEFO-Prinzip, und hilft bei der Verwaltung von Buchungen, um Überbuchungen zu vermeiden. Die Mitarbeiter erhalten detaillierte Anweisungen, welche Materialien sie entnehmen sollen, einschließlich Losnummern, Mengen und Standorte.

Für jeden Verkauf zeichnet MRPeasy die spezifischen Lagerpartien auf, aus denen die Produkte gebucht werden, und ermöglicht so eine lückenlose Rückverfolgbarkeit. Fehlerhafte Produkte können schnell zu bestimmten Produktionsvorgängen oder Materialeinkäufen zurückverfolgt werden, was eine effiziente und gezielte Problemlösung ermöglicht. Das System zeichnet auch die tatsächlichen Kosten jeder Charge auf, was eine genaue Bestandsverwaltung und Kostenanalyse ermöglicht.

Wenn ein Produkt für die Qualitätskontrolle vorgesehen ist, wird das entsprechende Lagerlos unter Quarantäne gestellt, bis es überprüft wurde. Für Artikel, die bei der Qualitätskontrolle durchfallen oder vom Kunden zurückgegeben werden, können in der Software Service- oder Reparaturaufträge geplant werden. MRPeasy bietet außerdem zusätzliche Funktionen wie die Verfolgung einzelner Seriennummern innerhalb von Lagerpartien und die Möglichkeit, Notizen und Dateien, wie z.B. Zertifikate, an einzelne Lagerpartien anzuhängen.

Insgesamt bietet die Chargenverfolgungsfunktion von MRPeasy eine umfassende Lösung für die Verwaltung der Chargenverfolgung. Sie beseitigt viele der Herausforderungen, die mit manuellen Methoden verbunden sind, und ermöglicht es dem Unternehmen, sich mehr auf das Kerngeschäft und weniger auf administrative Aufgaben zu konzentrieren.

Die wichtigsten Kernpunkte

• Die Chargenrückverfolgung bezieht sich auf die Fähigkeit, relevante Informationen über Waren, die in Chargen produziert werden, über die gesamte Lieferkette hinweg zu verfolgen und zu überwachen. Die Chargenverfolgung ist nur auf Arbeitsabläufe in der Chargenproduktion anwendbar.
• Die Chargenverfolgung wird erreicht, indem jeder Charge von Fertigwaren eindeutige Chargennummern zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine durchgängige Rückverfolgbarkeit, d.h. es wird eine Spur von Produktions- und Logistikdaten zu Lieferanten, verwendeten Materialien und Arbeitsplätzen usw. hinterlassen, während das Produkt die Lieferkette bis zum Endkunden durchläuft.
• Die Rückverfolgbarkeit ist äußerst wichtig, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, Rückrufe und RMAs defekter Artikel zu bearbeiten, die Qualitätskontrolle zu vereinfachen, die Lagerbestände zu optimieren und die Kontrolle über das Produktionssystem und die Lieferkette insgesamt zu verbessern.
• Die Chargenverfolgung ist technisch mit manuellen Methoden möglich. Eine spezielle Software zur Produktionsverfolgung oder eine Rückverfolgungsfunktion, die in ein kompetentes Bestandsmanagementsystem integriert ist, bietet jedoch eine weitaus kosteneffizientere Lösung, da sie große Teile des Rückverfolgungsprozesses automatisiert und menschliche Fehler im Zusammenhang mit der Verwaltung großer Datensätze mithilfe von Tabellenkalkulationen eliminiert.

Häufig gestellte Fragen

Ihnen könnte ebenfalls gefallen: Lieferkettenmanagement in der Fertigung – Beste Verfahren für KMUs